Updatebeilage LEA 2019
Sehr geehrte NTCS Anwenderin! Sehr geehrter NTCS Anwender!
Mit dem NTCS Update 2018.21.45 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Leistungserfassung und -abrechnung.
Mit dem NTCS Update 2018.21.45 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Leistungserfassung und -abrechnung.
Inhalt
Leistungserfassung
Rasche Leistungserfassung mithilfe von Leistungsvorlagen
Mithilfe von Leistungsvorlagen können nun wiederkehrende Leistungen schnell und effizient in die Leistungserfassung eingefügt werden. Diese Vorlagen können Sie unter Stammdaten → LEA → Leistungsvorlagen mitarbeiterbezogen vordefinieren und danach mit folgender Funktion in die Leistungserfassung einfügen:
Ebenso kann eine bestehende Leistung ausgehend von der Leistungserfassung mit der Funktion "Zu Vorlagen hinzufügen" als Vorlage definiert werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie in unserer Onlinehilfe zum Fenster "Leistungsvorlagen".
Import Telefonprotokolle
Die bestehende Möglichkeit zum Import von Telefonprotokollen in die Leistungserfassung wurde erweitert.
Bisher konnte lediglich eine einzige Tätigkeit im Parameter "Tätigkeit für Telefonprotokoll" hinterlegt werden, auf der alle Leistungen aus Telefonprotokollen gelandet sind. Künftig ist es möglich, am "Bereich" des Telefonprotokolls, sowie am Telefonprotokoll direkt eine eigene Tätigkeit zu hinterlegen.
Des Weiteren finden Sie in den LEA Parametern unter Leistungserfassung → Auto-Buchungen → Telefonprotokoll den neuen Parameter "Tätigkeit für verr. Telefonprotokolle", in dem eine Tätigkeit speziell für verrechenbare Telefonprotokolle hinterlegt werden kann.
Nähere Informationen zur Hinterlegung und zur Ermittlungslogik der Tätigkeiten beim Import des Telefonprotokolls in der Leistungserfassung finden Sie in unserer Onlinehilfe zum Thema "Import Telefonprotokolle".
Übergabe der Dokumentenzuordnung aus ER-Kontrolle/Buchen
Beim Erfassen von Barauslagen aus der ER-Kontrolle oder aus dem Fenster "Buchen" wird künftig die Dokumentenzuordnung der Eingangsrechnung/des Buchungssatzes an die daraus entstehende(n) Barauslage(n) übergeben. Das bedeutet, dass die Dokumente der Eingangsrechnung/Buchung auch direkt aus der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung) angesehen werden können.
Bei einer nachträglichen Änderung der Dokumentenzuordnung der Eingangsrechnung/Buchung wird die Dokumentenzuordnung der damit zusammenhängenden Barauslage(n) ebenfalls aktualisiert.
Fakturierung
BMD Com als modernes Rechnungsportal: Stellen Sie LEA-Honorarnoten online zu
Für die Zustellung von LEA Honorarnoten steht künftig neben den Varianten "Versand per E-Mail" und "Ausdruck" auch die Zustellung via BMD Com zur Verfügung. Statt die Honorarnote per E-Mail zu versenden, wird sie ausschließlich über die Freigabe in der BMD Com-Online-Klientenplattform zugestellt - ganz im Sinne eines modernen Rechnungsportals.
Es stehen zwei Varianten der Zustellung zur Verfügung:
- Die unmittelbare Zustellung via BMD Com im Zuge des Ausdrucks mit Rechnungsnummer:
Bei dieser Variante wird die Honorarnote beim Ausdruck mit Rechnungsnummer im eigenen Archiv platziert und sofort via BMD Com freigegeben. Der entsprechende BMD Com-Benutzer erhält im gleichen Moment eine E-Mail mit der Information über die Freigabe. - Die zeitverzögerte Zustellung via BMD Com nach erfolgtem Ausdruck mit Rechnungsnummer über den Reiter "Versandbereite E-Rechnungen" (Honorarnoten):
Bei dieser Variante wird die Honorarnote beim Ausdruck mit Rechnungsnummer lediglich im eigenen Archiv platziert. Die Honorarnote wird in den Reiter "Versandbereite E-Rechnungen" verschoben. Durch die Betätigung der Funktion "E-Rechnung versenden" wird sie via BMD Com freigegeben. Der entsprechende BMD Com Benutzer erhält im gleichen Moment eine E-Mail mit der Information über die Freigabe.
Eine Voraussetzung für beide Varianten ist, dass zwingend das BMD Archiv verwendet werden muss. Zusätzlich ist dafür zu sorgen, dass bei allen betroffenen Ablaufarten (Honorarnote, Akonto, Gutschrift, Storno ...) in den Druckereinstellungen der betroffenen Ausdrucksmodelle die Archivierung aktiv ist.
Bitte beachten Sie vor der Verwendung dieser neuen Zustellungsart von Honorarnoten unbedingt die Hilfe zum Thema "Honorarnoten-Zustellung via BMD Com". Sollten Sie Hilfe bei der Einrichtung benötigen, so wenden Sie sich bitte an termin@bmd.at.
Nachträgliches Ändern von umgelegten Leistungen
Wurden einzelne Bestandteile einer bereits vollständigen Umlage aus der Honorarnote entfernt oder zur Honorarnote hinzugefügt, so war bislang eine Neuaufbereitung der Honorarnote notwendig, damit die Umlage korrekt neu berechnet wurde.
Künftig erscheint beim nachträglichen Ändern von bereits umgelegten Leistungen eine entsprechende Meldung, wenn dies über eine der folgenden Funktionen geschieht:
- Leistungen entfernen
- Ausbuchen
- Neue Leistung
- Neue Barauslage
- Leistungen hinzufügen
- Storno Ausbuchung
So wie es beim Umbuchen von Leistungen bereits bislang der Fall war, wird künftig bei oben angeführten Aktionen festgestellt, ob es sich bei einer/mehreren der markierten Leistungen um eine Umlageleistung handelt und wenn ja, wird folgende Meldung ausgegeben:
Damit diese Funktionalität auch für die Funktion "Änderung Bezugszeitraum" genutzt werden kann, muss der LEA Parameter "Bezugszeitraum-Regeln in Rechnungsbearbeitung prüfen" aktiviert werden, welche die Prüfung der Bezugszeitraum-Regeln in der Rechnungsbearbeitung in Kraft setzt.
Artikel für Firmenbuchauszug
Wenn für einen Mandanten ein Firmenbuchauszug über Compass erstellt wird, können die Kosten automatisch in die LEA übergeleitet werden. Bisher konnte jedoch nur ein Artikel für alle Arten des Firmenbuchauszugs angegeben werden, auf den die Kosten übernommen werden sollen.
Da jedoch für die unterschiedlichen Arten des Firmenbuchauszugs auch unterschiedliche Kosten anfallen, ist es nun möglich über einen eigenen neuen Parameter den "Artikel für Auszug mit hist. Daten" anzugeben.
Näheres finden Sie in der Hilfe zu den LEA Parametern zum Thema "Firmenbuchauszug".
Import von Zahlungsinformationen via Stapel
Der Import von Zahlungen aus der FIBU ist ab sofort ebenfalls via Stapel möglich, um regelmäßig Zahlungsinformationen zu Honorarnoten aus der FIBU in die NTCS holen zu können.
Für weitere Informationen hierzu beachten Sie bitte die Hilfe zum Stapelschritt "Import Zahlungseingänge".
Summen-Anzeige/-Berechnung - "Leistungsdetail" und "Leistung hinzufügen"
Sowohl in der Liste des Leitungsdetails als auch beim Hinzufügen von offenen Leistungen wird für die Spalten der Stunden, Mengen und Beträge eine Summenzeile angeboten (z. B. Stunden, verrechenbare Stunden, Selbstkosten, Honorar, Nachlass). In diesem Zusammenhang wurden folgende Erweiterungen vorgenommen, die das Arbeiten in der Rechnungsbearbeitung weiter erleichtern sollen:
- Beim Hinzufügen von Leistungen werden für die offenen Leistungen (linker Fensterteil) und für die ausgewählten Leistungen (rechter Fensterteil) jeweils eigene Summen errechnet. Damit sind der Gesamtstand der offenen Leistungen und die Summe der ausgewählten Leistungen ersichtlich.
- Im Fenster bzw. Fensterteil "Leistungsdetail" wird künftig bei einer Mehrfachauswahl von Leistungen die Summe der markierten Leistungen errechnet. Bei nur einer markierten Leistung werden alle Leistungen summiert (bisheriges Standardprogrammverhalten).
Die Summe einer Mehrfachauswahl steht nur im Leistungsdetail zur Verfügung. Beim Hinzufügen offener Leistungen ist eine Mehrfachauswahl nicht möglich.
Auswertungen
Datenspalte "Bezahlt": Zahlungsinformationen zu Honorarnoten
Die Spalte "Bezahlt" gibt im Fenster "Honorarnoten" darüber Auskunft, in welcher Höhe Honorarnoten bereits bezahlt sind. Diese Spalte steht ab sofort in den Auswertungen als Datenspalte zur Verfügung. Damit können künftig auch Zahlungen zu Honorarnoten ausgewertet werden.
Die Zahlungsinformationen für Akontos und Teilrechnungen sind weiterhin über die eigens dafür vorhandenen Spalten " Akonto bezahlt" und " Teilrechnung bezahlt" auszuwerten .
Neue Spezialspalte "Laufende Summe"
Ab sofort ist eine neue Spezialspalte namens "Laufende Summe" in den Auswertungen verfügbar. Mit dieser kann eine laufende Summe in Bezug auf eine zweite Spalte gedruckt werden. Um diese Spalte verwenden zu können, muss diese im Spaltendesigner einfügt werden und eine Referenzspalten definiert werden, aufgrund welcher die laufende Summe errechnet werden soll.
Beispiel
 | Die Laufende Summe wird mit der Referenzspalte "Stunden" gebildet.  |
Organisation und Stammdaten
Ermittlung Stundensätze aus NTCS LOHN
Ab sofort können Mitarbeiter-Stundensätze aus dem NTCS LOHN ermittelt und in die NTCS LEA importiert werden. Dafür steht das Fenster "Ermittlung Stundensatz aus Lohn" unter Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Hilfsprogramme zur Verfügung, welches bislang lediglich zur Stundensatzermittlung aus dem BMD 5.5 LOHN diente.
Sofern die Funktionalität für die Stundensatzkalkulation aus dem NTCS LOHN konfiguriert wurde, wird bei Start der genannten Funktion folgendes Fenster geöffnet:
Im Feld "Firma" ist die Lohnfirma und im Feld "Mitarbeiter" sind der oder die Dienstnehmer auszuwählen, für den/die Stundensätze kalkuliert werden sollen. Das Berechnungsjahr/Der Berechnungsmonat gibt an, welche Lohn-Abrechnungsperiode für die Kalkulation an den NTCS LOHN übergeben werden soll.
Das Feld "Stundensatz gültig ab" muss mit dem Datum befüllt werden, ab dem der Stundensatz in der NTCS LEA gültig sein soll. Das Feld "Modus" bietet die Möglichkeit zu entscheiden, ob nur neue Stundensätze angelegt, oder auch ein bestehender Stundensatz aktualisiert werden soll, wenn für den betroffenen Mitarbeiter bereits ein Stundensatz mit gleichem Gültig-Ab-Datum existiert.
Wird die Funktion mit "Ok" gestartet, so werden entsprechende Stundensätze ermittelt und als LEA Stundensätze angelegt. Die Berechnung erfolgt (unter Berücksichtigung der eingegebenen Werte) mithilfe von LOHN-Formeln, die zuvor in den dafür vorgesehenen LEA Parametern hinterlegt werden müssen. Damit Sie diese Funktion bestmöglich einsetzen können, hat BMD bereits drei gängige Varianten der Stundensatzermittlung als Standard-Formeln zur Verfügung gestellt.
Näheres zu dieser Funktionalität, sowie zu den LEA Parametern, die hierbei relevant sind, und den Standard-Formeln für die Berechnung finden Sie in der Hilfe zum Fenster "Ermittlung Stundensatz aus Lohn".
Pauschalen: Pauschalvorlage für mehrere Kunden erstellen
Mittels der F8-Funktion können Sie die Funktion "Erzeuge Kundenpauschale" auf dem Reiter Pauschalvorlagen nun für mehrere Kunden gleichzeitig einsetzen, indem Sie mehr als einen Kunden zuordnen. Es wird dabei aus einer Pauschalvorlage je eine Kundenpauschale mit dem gleichen Betrag erstellt.
Die erzeugten Pauschalen werden anschließend im Fenster Pauschalen unter dem Reiter "Kundenpauschalen" je Kunde angeführt.
Variabler Import von Artikelpreisen
Künftig können Artikelpreise, so wie es für Stundensätze bereits möglich ist, über einen variablen CSV-Import importiert werden. Diese Importmöglichkeit orientiert sich in puncto Datei-Aufbau, Voraussetzungen und Ermittlungslogiken sehr stark am System des variablen CSV-Imports von Stundensätzen.
Damit können beispielsweise Firmen-/Kunden-/Kundenkonzern-/Projekt-Artikelpreise im großen Stil durch den Import neuer Preise erhöht/verringert werden. Im Zuge dessen wird der Vorgänger-Artikelpreis automatisch mit dem Ab-Datum des neuen Preises beendet.
Weitere Informationen rund um diese Funktionalität, sowie ein genaue Beschreibung des Datei-Aufbaus finden Sie in der Hilfe zum Thema "Import Artikelpreise Variabel".
Hilfestellung zur LEA-JahresÜbernahme
Mit dieser Jahresupdatebeilage möchten wir außerdem auf unsere Dokumentation zur LEA-Jahresübernahme hinweisen: Informationen zur LEA-Jahresübernahme. Die einzelnen Punkte dieses Hilfedokuments sollten vor dem Jahreswechsel durchgegangen werden.
Zusätzlich bieten wir ein 
Lernvideo "LEA-Jahresübernahme" und ein Webseminar zum Thema LEA Jahreswechsel 2018 auf 2019 an (siehe Seminarangebot).
Lernvideo "LEA-Jahresübernahme" und ein Webseminar zum Thema LEA Jahreswechsel 2018 auf 2019 an (siehe Seminarangebot).