Updatebeilage LEA 2020
Sehr geehrte NTCS Anwenderin! Sehr geehrter NTCS Anwender!
Mit dem NTCS Update 2020.23.01 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Leistungserfassung und -abrechnung.
Inhalt
Organisation und Stammdaten
Artikel-Selbstkosten-Preise
Sie haben ab sofort im Fenster "Artikelpreise" über zwei neue Reiter die Möglichkeit, Selbstkosten-Preise für Artikel anzulegen und infolgedessen, Artikel und Barauslagen mit Selbstkosten zu bewerten.
Dies kann beispielsweise eingesetzt werden, um die Kosten für weiterverrechnete Fremdleistungen abzubilden.
Nähere Details finden Sie in der Hilfe zu den Artikelpreisen.
Leistungserfassung
Leistungserfassung bei Archivierung
Im Zuge der manuellen Archivierung im Vordergrund kann ab sofort ein Leistungserfassungs-Dialog aufgerufen werden, um Leistungen sofort im Zuge der Archivierung erfassen zu können. Ob ein Leistungserfassungsdialog aufgerufen werden soll, kann einerseits via Parameter generell definiert und andererseits je Dokumentenkategorie geregelt werden.
Nähere Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Hilfe namens Leistungserfassung bei Archivierung.
Stoppuhr
Mit der Version 23.01 steht Ihnen die neue Stoppuhr zur Verfügung. Die Optimierung des Fensters "Stoppuhr" ermöglicht Ihnen künftig eine einfachere und schnellere minutengenaue Erfassung Ihrer Leistungen. Zudem wurde das Fenster modernisiert und neu gestaltet:
Die wesentlichen Änderungen umfassen folgende Punkte:
- Vereinfachung der Start- und Stopp-Funktionalitäten
- Integration der Leistungsvorlagen
- Öffnen des Fensters: Entscheiden Sie, ob bei Start des Fensters auch sofort die Zeitnehmung beginnen soll oder ob Sie diese manuell starten.
- Schließen der NTCS: Entscheiden Sie, ob die Zeitnehmung nach dem Schließen der NTCS weiterlaufen soll oder ob sie in diesem Zuge automatisch gestoppt wird.
- Darüber hinaus steht diese Funktionalität im BMD Web und BMD Mobile zur Verfügung.
Weitere Informationen zu den vielfältigen Möglichkeiten finden Sie in der überarbeiteten Fensterhilfe Stoppuhr.
BMD Web und BMD Mobile: KI-Favoriten zur raschen Leistungserfassung
Die KI-Favoriten dienen zur rascheren Erfassung von Leistungen. Auf Basis von bereits erfassten Leistungen schlägt das Programm dem Anwender Leistungen vor, die mit einem Klick in die Leistungserfassung übernommen werden können. Dabei werden häufiger verwendete Leistungen weiter oben angeführt als weniger häufig verwendete.
Durch Einfügen des gewünschten Favoriten über die Schaltfläche "Favorit übernehmen" wird der Favorit als Leistung am gewünschten Tag eingefügt und der Fokus direkt auf das Feld "Std" gesetzt, sodass Sie im Optimalfall nur noch die gewünschte Zeit eingeben müssen. Sofern eine Zeiterfassung in Betrieb ist, wird die noch offene Restzeit sofort beim Einfügen eines Favoriten in der Spalte "Std" übernommen.
Näheres zu diesem Thema erfahren Sie in der Hilfe zu den BMD Web Fenstern Tageserfassung und Einzelerfassung.
Neuanlage/Änderung von LOHN-Reisekosten nach LEA Tagesabschluss
Wird mit der LOHN-Reisekosten-Erfassung gearbeitet, so gibt es Fälle, in denen eine nachträgliche Änderung der LOHN-Reisekosten auch eine Änderung in den Leistungen der LEA bewirken soll.
Die Leistung und die Dienstreise sind über die Reise-ID miteinander verknüpft. Wenn im Nachhinein Änderungen von Arbeitsberichten bzw. Spesen durchgeführt werden müssen, so muss das über die Dienstreise-Erfassung erfolgen – egal, ob diese über das Lohn-Menü oder direkt aus der Leistungserfassung (Funktionen – Reisekosten-Erfassung) aufgerufen wird. Aus diesem Grund sind auch die Funktionen "Bearbeiten" und "Löschen" von Leistungen, die mit Dienstreisen verknüpft sind, in der Leistungserfassung gesperrt.
Mit der Einstellung "Reisekosten-Änderung nach Tagesabschluss zulässig" kann definiert werden, ob Änderungen der LOHN-Reisekosten auch nach dem Setzen des Tagesabschlusses bzw. der Autorisierung in der LEA noch zulässig sind.
Nähere Informationen zu diesem Thema sowie die Behandlung aller möglichen Änderungs-Varianten im Programm finden Sie in der Hilfe zum Thema Anbindung an die Reisekostenerfassung.
Wochenerfassung: nicht ausführbare Funktionen
Wenn eine Funktion in der Wochenerfassung nicht ausführbar ist, wird ab jetzt ein Hinweis in der BMD Startleiste angezeigt, warum diese Funktion nicht ausgeführt werden kann.
Fakturierung
Honorarnoten: Abrechnungsstatistik
Im Fenster "Honorarnoten" besteht nun die Möglichkeit, in einem eigenen Reiter eine Abrechnungsstatistik mithilfe des eingebetteten Showprogramms anzeigen zu lassen. Die gewünschte Auswertung kann im LEA Parameter Abrechnungsstatistik hinterlegt werden.
Dies ermöglicht Ihnen beispielsweise, die Daten früherer Honorarnoten des betroffenen Rechnungsempfängers zur aktuellen Honorarnote auf einen Blick zu sehen (z. B. Honorar, DB, Selbstkosten ...) und dynamisch auswerten zu können.
Die Auswertung wird danach mit den Filterfeldern des Smart-Interfaces anhand des Showprogramms im dafür geschaffenen Reiter geladen. Dieser Reiter trägt den Namen des gewählten Smart-Interfaces:
Nähere Informationen zur Thematik und zum Showprogramm finden Sie in unserer Onlinehilfe zum Fenster Honorarnoten.
Honorarnoten: Nicht ausführbare Funktionen
Wenn eine Funktion in "Honorarnoten" nicht ausführbar ist, wird ab jetzt ein Hinweis in der BMD Startleiste angezeigt, warum diese Funktion nicht ausführbar ist. Wird mit dem Mauszeiger über betroffene Funktions-Schaltflächen unten im Fenster navigiert, so erscheint dieser Hinweis zusätzlich neben dem Mauszeiger:
Rechnungsbearbeitung: Anzeige Erklärungen zu Symbolen
In der Rechnungsbearbeitung wird jetzt bei allen Symbolen ein Hinweis angezeigt, welche Bedeutung das jeweilige Symbol hat, wenn der Mauszeiger auf dem Symbol platziert wird:
Zusätzlich steht unter dem Menüpunkt "Hilfe" ein Schnelleinstieg in das Onlinehilfe-Dokument "Bedeutung der Symbole in der Honorarnote" zur Verfügung, wo Sie weitere Informationen zur
Bedeutung der Symbole finden:
Bedeutung der Symbole finden:
Rechnungsbearbeitung: Info anzeigen
In der Bearbeitung der Honorarnote werden in den oberen Fensterleisten folgende zusätzliche Informationen angezeigt, da diese Informationen im Zuge der Rechnungsbearbeitung relevant sind, und diese dadurch erleichtert werden soll:
Obere Programmleiste:
- Rechnungsart: (Rechnung, Gutschrift, Storno ...)
- Rechnungsstatus oben in Klammer: (Offen, Geändert, Mit Rechnungsnummer, Abgeschlossen ...)
- Fibu verbucht: Wenn die Rechnung bereits verbucht ist, dann wird der Text "Bereits in Fibu verbucht" angezeigt.
- Buchungstext
Untere Programmleiste:
- Neben der Belegnummer wird auch das Post-Versanddatum angeführt, sofern ein Versanddatum auf dem Rechnungs-Datensatz steht.
Auswertungen
Auswertungsübersicht und -stapel - E-Mail je
Mit der Aktivierung des Feldes "E-Mail je" am Smart-Interface einer Auswertung kann ab sofort zusätzlich zur bereits bestehenden Möglichkeit "E-Mail je Mitarbeiter" auch eine E-Mail je Projektleiter, Kun-/Ma-Abteilungsleiter oder Kun-/Ma-Geschäftsführer ausgelöst werden.
Es ist somit möglich, jeder gewünschten Person eine Auswertung über die für sie interessanten Leistungen per Mail als PDF-Datei zukommen zu lassen - automatisch im Hintergrund über den NTCS Stapel oder über eine entsprechende Spalte im Smart-Interface:
Um den E-Mail-Versand von Auswertungen zu aktivieren, ist das Feld "E-Mail je" umbenannt mit der gewünschten Auswahlmöglichkeit zu befüllen:
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Feldhilfe zum Smart-Interface unter "E-Mail je" sowie im Hilfe-Beitrag Stapel Auswertungen Spezial.
Spezialspalte "Prozent je Teilsumme"
Im Spaltendesigner steht ab sofort eine neue Spezialspalte namens "Prozent von Teilsumme" zur Verfügung, die dazu verwendet werden kann, einen Prozentanteil eines Teil-Ergebnisses zu ermitteln:
Beispiel
 | Bei einer Mitarbeiter-Auswertung, wo die Spezial-Spalte "Prozent von Teilsumme" einen Bezug auf die Datenspalte "Stunden" und auf die Sortierspalte "Bezugsjahr" nimmt, würde das Ergebnis beispielsweise so aussehen:  In den Gesamtsummen-Zeilen übergeordneter Sortierspalten wird für diese Spezial-Spalte keine Summe mehr gebildet, da diese keinen Sinn machen würde. |
Hilfestellung zur LEA JahresÜbernahme
Mit dieser Jahresupdatebeilage möchten wir außerdem auf unsere Dokumentation zur LEA Jahresübernahme hinweisen: Informationen zur LEA Jahresübernahme. Die einzelnen Punkte dieses Hilfedokuments sollten vor dem Jahreswechsel durchgegangen werden.
Zusätzlich bieten wir ein 
Lernvideo "LEA Jahresübernahme" und ein Webseminar zum Thema LEA Jahreswechsel 2019 auf 2020 an (siehe Seminarangebot).
Lernvideo "LEA Jahresübernahme" und ein Webseminar zum Thema LEA Jahreswechsel 2019 auf 2020 an (siehe Seminarangebot).