Updatebeilage LEA 2021
Sehr geehrte NTCS Anwenderin! Sehr geehrter NTCS Anwender!
Mit dem NTCS Update 2021.24.01 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Leistungserfassung und -abrechnung.
Organisation und Stammdaten
Mitarbeiterermittlung für Firmenbuchauszug und WiEReG-Auszug
Für Barauslagen, die im Zuge eines WiEReG-Auszuges oder eines Firmenbuchauszuges erstellt werden, kann künftig statt des fix hinterlegten Mitarbeiters der Benutzer herangezogen werden, der den entsprechenden Auszug abruft. Sie finden die entsprechenden Einstellungen unter Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Ordner Leistungserfassung → Auto-Buchungen jeweils beim Firmenbuchauszug bzw. beim WiEReG-Auszug:
Weitere Informationen dazu finden Sie in den LEA Parametern unter Firmenbuchauszug und WiEReG-Auszug.
Pauschalen für Kunden oder Rechnungsempfänger
Mit dem neuen LEA Parameter "Pauschale für" unter Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Honorarnoten → Pauschale kann gesteuert werden, ob angelegte Pauschalen ausschließlich für die Leistungen des betroffenen Kunden oder für alle Leistungen des Rechnungsempfängers (unabhängig vom Kunden der Leistung) angewandt werden sollen.
Steht dieser LEA Parameter auf der Ausprägung "Kunde" (= Standard), werden nur noch jene Leistungen mit der Pauschale des Kunden bewertet, die auch für diesen Kunden erfasst worden sind (unabhängig vom Rechnungsempfänger der Leistung).
Bei der Ausprägung "Rechnungsempfänger" werden im ersten Schritt die Pauschalen der Kunden der einzelnen Leistungen angewandt. Sind für die Kunden der Leistungen jedoch keine Pauschalen vorhanden, so wird jene Pauschale angewandt, die für den Rechnungsempfänger der Leistung angelegt worden ist. Diese wird auf alle betroffenen Leistungen der Honorarnote angewandt.
Leistungserfassung
Projektwochenerfassung
Ab sofort steht Ihnen das neue Leistungserfassungs-Fenster "Projektwochenerfassung" zur Verfügung, in dem Sie schnell für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig gleichlautende Leistungen erfassen können. Dieses Fenster kombiniert die vielfältigen Möglichkeiten der bereits bestehenden Fenster Projektleistungserfassung und Wochenerfassung:
- Erfassung von verteilten Wochen-Leistungen durch Mehrfachzuordnung von Mitarbeitern im Feld "Mitarbeiter"
- Kontrolle der Einzel-Leistungen im Bereich "Arbeitsberichte"
- Tagesabschluss- und Autorisierungs-Funktionen sind pro Woche ausführbar
- Überleitung der Leistungen in andere Programmteile (AVE, Dienstreise, LOHN, KORE) über die aus der Projektleistungserfassung bekannten Reiter
- Erweiterbare Feldauswahl über den LEA Parameter "Felder "Von", "Bis" und "Pause" anzeigen, wenn mit Von-/Bis-Zeit gearbeitet wird
Nähere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Projektwochenerfassung.
Neugestaltung der Leistungserfassungs-Fenster
Die Fenster Tageserfassung, Einzelerfassung und Barauslagen wurden modernisiert, woraus sich für Sie folgende Vorteile ergeben:
- Einstiegsfeld Dienstverhältnis:
Wenn Sie mit aktivem Dienstverhältnis-Modus (CRM Parameter Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma steht auf "Ja") arbeiten, haben Sie künftig mit der F8-Funktion vor dem Feld die Auswahlmöglichkeit, entweder immer die Leistungen des Hauptdienstverhältnisses oder die Leistungen des Dienstverhältnisses passend zum Datum anzeigen zu lassen. Außerdem druckt es neben dem Einstiegsfeld die Bezeichnung des Dienstverhältnisses und jene Information an, ob es sich um ein (nicht) ruhendes Dienstverhältnis handelt. - Rasche Leistungserfassung durch KI-Favoriten:
Auf Basis von bereits erfassten Leistungen schlägt Ihnen das Programm an dieser Stelle benutzerbezogen Leistungen vor, die mit einem Klick in die Leistungserfassung übernommen werden können. Bei aktiviertem CRM Parameter "Leistungserfassung mit KI-Favoriten" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → LEA wird der Fensterteil KI-Favoriten fix eingeblendet. - Komfortable Kopier-Funktionen:
Künftig haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich zu einer einzigen Leistung auch die Leistungen eines gesamten Tages mit der Funktion
zu kopieren und die Leistungen des gesamten Tages an einem oder mehreren Tagen schnell einzufügen.
Diese Punkte finden Sie hier exemplarisch anhand der Tageserfassung dargestellt:
Nähere Informationen zu den Fenstern und den möglichen Funktionen entnehmen Sie bitte den einzelnen Fensterhilfen.
Neugestaltung der Tagesabschluss-Fenster
Die Fenster Tagesabschluss Mitarbeiter, Tagesabschluss Geschäftsführer, Tagesabschluss Abteilungsleiter und Tagesabschluss Abteilung wurden ebenso modernisiert und optimiert.
Folgende Änderungen und Vorteile ergeben sich dadurch für Sie:
- Das Einstiegsfeld "Monat" kann nun komfortabel als Zahl eingegeben werden, was einen besseren Eingabefluss ermöglicht.
- Die Legende liefert eine Übersicht über die Bedeutung der Farben und Symbole der Liste und wurde überarbeitet.
- Die Funktionen zu den einzelnen Leistungen finden Sie künftig direkt in der obersten Zeile des Bereichs "Arbeitsberichte" und daher direkt dort, wo diese benötigt werden.
- Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine einzelne Zelle zeigen, erhalten Sie weitere Informationen zum Zustand des markierten Tages.
Außerdem stehen ab sofort die beiden optionalen Bereiche "Zeitbuchungen" und "Soll-/Iststunden" zur Verfügung, sofern die LEA Parameter "Zeiterfassung" und "Soll-/Iststunden anzeigen" aktiviert sind. Diese wurden in das Standardlayout der Tagesabschluss-Fenster integriert.
Die Bereiche zeigen den Wert des selektierten Tages eines Mitarbeiters an:
Nähere Informationen zu den Fenstern und den möglichen Funktionen entnehmen Sie bitte den einzelnen Fensterhilfen sowie der Dokumentation LEA Tagesabschluss und Autorisierung.
Mitarbeiter ausblenden in Tagesabschluss-Fenstern
Über das neue Feld "Leistungserfassung" am Mitarbeiterstamm können Sie nun einzelne Mitarbeiter in den Tagesabschluss-Fenstern (Tagesabschluss Mitarbeiter, Tagesabschluss Geschäftsführer, Tagesabschluss Abteilungsleiter und Tagesabschluss Abteilung) ausblenden, indem Sie das Häkchen beim Feld entfernen. Das Feld steht standardmäßig auf "Ja".
Die Möglichkeit, einen Mitarbeiter mit nicht aktiver Leistungserfassung (Feld ist nicht angehakt) per F4/F8-Suche in diesen Fenstern auszuwählen, besteht jedoch weiterhin. Auf die Leistungserfassungs-Fenster hat die Einstellung keine Auswirkung.
Hinweis auf Tagesabschluss in Maßnahmen Mitarbeiteraustritt
Künftig wird beim Austritt eines Mitarbeiters geprüft, ob in der Leistungserfassung noch relevante Tage gefunden werden, für die noch kein Tagesabschluss durchgeführt worden ist. Ist dies der Fall, erhalten Sie im Fenster der Maßnahmen Mitarbeiteraustritt folgenden Hinweis und können sofort mit Doppelklick auf die Zeile in das Fenster Tagesabschluss Mitarbeiter wechseln, um die offenen Tage schnell und komfortabel abzuschließen:
- Wenn es sich um einen fiktiven Mitarbeiter handelt (Feld Fiktiv im Mitarbeiterstamm).
- Wenn das Feld Leistungserfassung im Mitarbeiterstamm des betroffenen Mitarbeiters deaktiviert ist.
- Wenn noch nie Leistungen für den betroffenen Mitarbeiter vorhanden waren.
Fakturierung
Zeitverzögerter E-Rechnungs-Versand: Leistungsverzeichnis je Kunde
Künftig kann bei elektronischen Rechnungen kundenbezogen gesteuert werden, ob und welches Leistungsverzeichnis gemeinsam mit der Honorarnote im Zuge des Rechnungsdrucks verschickt wird. Dazu gibt es unter Stammdaten → LEA → Kundeneinstellungen → Reiter Stammdaten zwei neue Felder:
Über diese Felder kann geregelt werden, ob beim Ausführen des Rechnungsstapels mit der Ausprägung "Honorarvorschläge je Rechnung drucken" im Feld "Auswahl" (unter Honorarvorschlag) eine Auswertung mitgeschickt werden soll, und wenn ja, welche. Die Einstellung muss beim Rechnungsempfänger getroffen werden.
Somit müssen ab jetzt keine separaten Rechnungsstapel für Kunden mit und ohne Auswertung gemacht werden, sondern nur ein einziger Lauf. Wird im Feld "Honorarvorschlag/Leistungsverzeichnis" keine Auswertung gewählt, obwohl das Feld "Honorarvorschlag/Leistungsverzeichnis erstellen" auf "Ja" steht, so wird jene Auswertung verwendet, die direkt im Rechnungsstapel ausgewählt worden ist.
Weitere Informationen zum automatischen Versand des Leistungsverzeichnisses finden Sie unter Zeitverzögerter Rechnungsversand mit Leistungsverzeichnis.
Honorarnoten-Freigabe mit Workflow
Künftig kann mithilfe eines LEA Workflows ein Freigabeprozess in der Honorarverrechnung abgebildet werden. Durch die Aktivierung der LEA Parameter "Workflow" bzw. "Workflow bei Storno/Gutschrift" unter Honorarnoten → Allgemein wird im Aufbereitungsdialog das Feld "Workflow" eingeblendet, in dem der gewünschte Workflow ausgewählt werden kann, der beim Aufbereiten auf die Honorarnoten geschrieben wird.
Somit können Sie beispielsweise jenen Ablauf automatisieren, in dem eine zentrale Stelle (z. B. Sekretariat) die Honorarnoten auf- bzw. vorbereitet und mit der Funktion "Freigabe" an den zuständigen Bearbeiter per Aufgabe weitergibt. Mit der Aufgabe kann auch ein internes WF-Leistungsverzeichnis (Auswertung) erstellt werden, in welchem die verrechneten Leistungen angeführt werden. Durch das Ausführen der Aufgabe wird die entsprechende Honorarnote in "Honorarnoten" zur Endkontrolle geöffnet und mit Schließen des Fensters sofort freigegeben, delegiert oder nochmals zur Überarbeitung an die zentrale Stelle geschickt.
Die zentrale Stelle erhält über das Feld "Workflowstatus" einen Überblick über den Status der Rechnungen im Prozess. Sie kann jene Rechnungen drucken, die an dieser Stelle den Status "Freigegeben" aufweisen oder die Rechnungen "In Bearbeitung" nochmals vor einer erneuten Freigabe bearbeiten.
Nähere Informationen zu den Möglichkeiten, zur Erstellung und Hinterlegung des Workflows und exemplarische Abläufe finden Sie in der Hilfe Honorarnoten-Freigabe mit Workflow.
Dokumentenzuordnung in den Honorarnoten
Neben dem bestehenden Feld "Dok", welches für die Anzeige des Rechnungsdokumentes (z. B. beim Ausführen der Funktion "Rechnung ansehen") zur Verfügung steht, wurde die Dokumentenzuordnung in "Honorarnoten" eingebaut. Dafür stehen sowohl die Spalte 
als auch die gewohnten DMS-Funktionen im Menü unter Funktionen zur Verfügung.
als auch die gewohnten DMS-Funktionen im Menü unter Funktionen zur Verfügung.
Bereits archivierte Dokumente aus dem DMS können der Honorarnote über die DMS-Funktionen zugeordnet werden. Diese werden jedoch beim E-Mail-Versand der Honorarnoten NICHT berücksichtigt. In der Zuordnung werden außerdem folgende automatisch erzeugte Dokumente abgelegt, deren Zuordnung niemals durch die DMS-Funktionen verändert werden kann:
- Rechnungsdokument nach Ausdruck der Rechnung mit Nummer
- internes Leistungsverzeichnis/Kontrollausdruck der Honorarnoten-Freigabe mit Workflow
- externes Leistungsverzeichnis des Zeitverzögerten E-Rechnungs-Versands (per Mail)
- Dokument zur XML-Rechnung
Nähere Informationen finden Sie in der Fensterhilfe Honorarnoten.
Auswertungen
Neugestaltung der Auswertungs-Fenster
Die Fenster Auswertungsübersicht und Auswertungsdesigner wurden modernisiert, woraus sich für Sie beispielsweise folgende Vorteile ergeben:
- Auswertungsübersicht:
Das Menü der Auswertungsübersicht wurde zur schnelleren Handhabung überarbeitet und Sie können künftig direkt aus diesem Fenster den Auswertungsdesigner starten.
- Auswertungsdesigner:
Zusätzlich wurde auch in diesem Fenster das Menü optimiert und eine Möglichkeit geschaffen, den Spaltendesigner zur markierten Auswertung vom Menü aus aufzurufen, ohne dabei die Auswertung mit F6 bearbeiten zu müssen. Außerdem finden Sie nun die Funktionen zu den Auswertungstypen direkt im linken Bereich unter Funktionen oder im Popup-Menü der rechten Maustaste, was eine schnellere Navigation ermöglicht.
Weitere Informationen zu den Fenstern finden Sie natürlich in den jeweiligen Fensterhilfen und unter Ablaufdokumentation Auswertungsdesigner.
Flexibles Importsystem für Standardauswertungen
Beim Import der Standardauswertungen im Auswertungsdesigner unter Funktionen → Import/Export → Standardauswertungen importieren ist es künftig möglich, die zu importierenden Standardauswertungen vorab zu selektieren und in diesem Zuge auch die Musterauswertungen in einer Vorschau anzusehen. Sie müssen daher nicht mehr alle Standardauswertungen importieren, um die gewünschten Standardauswertungen zu erhalten und können direkt in diesem Fenster entscheiden, ob Sie die entsprechende Auswertung benötigen oder nicht:
Diese komfortable Importmöglichkeit besteht ebenso, wenn Sie die Standardauswertungen unter Stammdaten → Schnittstellen → Import → LEA über die F8-Funktionalität beim Feld "Auswertungen" importieren.
Weitere Informationen zum Import der Standardauswertungen finden Sie unter Standardauswertungen importieren.
Neue STB Standardauswertungen
Beim Auswertungstyp "Honorar- und DB-Statistiken" stehen Ihnen die beiden neuen Auswertungen ABC-Analyse und DB-Analyse je Mitarbeiter zur Verfügung.
Falls Sie diese beiden Auswertungen benötigen, dann importieren Sie diese bitte im Auswertungsdesigner unter Standardauswertungen importieren.
Neue PLE Standardauswertungen
Für PLE-Kunden stehen 18 neue Standardauswertungen zur Verfügung.
Falls Sie diese Auswertungen benötigen, dann importieren Sie diese bitte im Auswertungsdesigner unter Funktionen → Import/Export → Standardauswertungen importieren, indem Sie den gesamten Ordner "UNT" oder die gewünschten Auswertungen einzeln anhaken.
Falls Sie diese Auswertungen benötigen, dann importieren Sie diese bitte im Auswertungsdesigner unter Funktionen → Import/Export → Standardauswertungen importieren, indem Sie den gesamten Ordner "UNT" oder die gewünschten Auswertungen einzeln anhaken.
Nähere Informationen zu den PLE Standardauswertungen finden Sie unter LEA Standardauswertungen UNT.
Datenspalten nach Sortierkriterien filtern
Für Datenspalten gibt es jetzt die Möglichkeit, mit dem neuen Feld "Daten-Filter" die Daten nach bestimmten, vordefinierten Kriterien zu filtern.
Mit dem blauen F4-Pfeil gelangen Sie in das neue Fenster Daten-Filter, in dem Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen können.
Es stehen fünf Filtermöglichkeiten zur Verfügung:
In den jeweiligen Feldern "Kunde", "Mitarbeiter", "Tätigkeit/Artikel", "Tätigkeitsgruppe" und "Tätigkeitshauptgruppe" können Sie dem Filterkriterium mit F4 bzw. mit F8 einen oder mehrere Datensätze zuordnen.
Beispiel
PEP für Steuerberater
Menü-Umstellungen PEP STB
Die Menüführung der Personaleinsatzplanung für STB wurde vereinfacht und übersichtlicher gestaltet. Die für die Planung wichtigen Fenster (Planungsobjekte, Planungsobjekte/Mitarbeiter, Mitarbeiterkapazitäten berechnen, Übersicht Mitarbeiterkapazitäten) sind an der gewohnten Stelle aufrufbar. Die anderen Fenster, die für den Standardbenutzungsablauf nicht nötig sind, wurden in einem Untermenü zusammengefasst und können bei Bedarf mittels Parameter eingeblendet werden.
Der Parameter kann unter Stammdaten → Planung → Parameter → PEP & PM - Allgemein / BDE / KM → Allgemeine Einstellungen → Planungsobjekte → Weitere Funktionen im Menü anzeigen eingestellt werden.
Planungsobjekt beenden aus Checkliste
Über die Checklisten (z. B. Bilanzcheckliste mit erweiterter Funktionalität/Fibu-Checkliste) ist es nun möglich, ein Planungsobjekt zu beenden und somit den Verrechnungsstatus des Arbeitsganges auf "Fertig" zu setzen, wenn die Tätigkeit Planungsobjekt beenden in der Checkliste ausgeführt wird. (Vorausgesetzt, diese Tätigkeit ist Teil eines Checklistenabschnitts (BMD NTCS Funktion → Projekt- und Einsatzplanung → Spezial → Checkliste → Planungsobjekt beenden).)
Beim Arbeiten mit LEA Arbeitsgängen kann dadurch die abrechnende Stelle erkennen, dass der Arbeitsgang (= das Planungsobjekt) fertig für die Verrechnung ist und die weiteren Schritte in der Honorarverrechnung ausführen.
Beim Arbeiten mit LEA Arbeitsgängen kann dadurch die abrechnende Stelle erkennen, dass der Arbeitsgang (= das Planungsobjekt) fertig für die Verrechnung ist und die weiteren Schritte in der Honorarverrechnung ausführen.
Zu beachten ist, dass dieser Punkt in der Checkliste auszuführen ist, da ansonsten der betreffende Checklistenabschnitt nicht 100 % erreichen kann, was somit auch eine Sicherheitsstufe darstellt.
Ermittlung von LEA Arbeitsgängen bei mehreren Planungsobjekten je Kunde, Tätigkeitsgruppe und Jahr
Werden für einen Kunden mehrere Planungsobjekte für ein Jahr unter der gleichen Tätigkeitsgruppe erzeugt (z. B. aufgrund mehrerer FIBUs und damit einhergehender Bilanzprojekte unter einer Firma), so war dies bislang nicht praktikabel in der Leistungserfassung abbildbar, wenn mit LEA Arbeitsgangregeln im Modus "Ohne Projekt" gearbeitet wurde.
Ab sofort erscheint in diesem Fall folgende Meldung, wenn das Programm feststellt, dass es mehrere gültige Planungsobjekte für die betroffene Leistung gibt:
Der Anwender kann im Zuge dieser Meldung entscheiden, auf welches Projekt sich diese Leistung bezieht.
In weiterer Folge wird das Projekt automatisch auf die Leistung geschrieben und das entsprechende Planungsobjekt ermittelt.
Im Zuge einer Umbuchung wird in weiterer Folge lediglich festgestellt, ob das Planungsobjekt noch zum ermittelten Projekt passt. Wenn dem so ist, wird das Planungsobjekt auf der Leistung unangetastet belassen. Andernfalls wird das Planungsobjekt geleert und nicht mehr neu ermittelt.
Hilfestellung zur LEA Jahresübernahme
Mit dieser Updatebeilage möchten wir außerdem auf unsere Dokumentation zur LEA Jahresübernahme hinweisen: Informationen zur LEA Jahresübernahme. Die einzelnen Punkte dieses Hilfedokuments sollten vor dem Jahreswechsel durchgegangen werden.
Zusätzlich bieten wir ein 
Lernvideo "LEA Jahresübernahme" und ein Webseminar zum Thema LEA Jahreswechsel 2019 auf 2020 an (siehe Seminarangebot).
Lernvideo "LEA Jahresübernahme" und ein Webseminar zum Thema LEA Jahreswechsel 2019 auf 2020 an (siehe Seminarangebot).