Feldauswahl Seriennummern-Dokumente: Alle Felder

Folgende Felder stehen Ihnen in der Dokumentenübersicht gesamt zur Verfügung:

Angesehen am

Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn ein Benutzer in der BMD Com-Mandantenplattform das freigegebene Dokument das erste Mal öffnet. Dieses Feld kann manuell nicht verändert werden, sondern wird nur, wie oben beschrieben, durch das Ansehen des Dokuments im BMD Com befüllt.

Anhang

In diesem Feld können Sie anhand des Büroklammer-Symbols

erkennen, ob bei der archivierten E-Mail auch ein Anhang dabei ist. Dieses Feld kann von Ihnen nicht bearbeitet werden. Bei der Archivierung von E-Mails, entweder über das Outlook AddIn oder per Drag & Drop, wird dieses Feld automatisch aktiviert, sobald es sich um eine E-Mail mit Anhang handelt.

Arbeitsschein-Nr.

Handelt es sich beim archivierten Dokument um einen Arbeitsschein, wird Ihnen in diesem Feld die Arbeitsscheinnummer angezeigt.

Archiv-Nr.

In diesem Feld wird die Nummer des Archivs angezeigt, in dem das zugeordnete Dokument archiviert ist.

Archiv-Nr.

In diesem Feld wird Ihnen die Nummer des Archivs angezeigt, unter dem diese Dokumentenkategorie erfasst ist.

Archivname

In diesem Feld können Sie das Archiv nach Ihren Wünschen bezeichnen (z. B. Standardarchiv).

Hinweis

Wenn Sie die Funktion Mandantenarchiv erstellen ausführen, wird automatisch ein Name für das Archiv vorgeschlagen. Dieser Vorschlag setzt sich zusammen aus dem Wort Mandantenarchiv und der Firmennummmer, für die das Archiv angelegt wird. Sie können diesen Vorschlag aber jederzeit mit Ihrem Wunschnamen überschreiben.

Art.-Bez.

Hier wird die Bezeichnung des Artikels oder der Tätigkeit eingetragen.

Wenn das Feld Ausdruck auf Rechnung derart eingestellt ist, dass der Artikel/die Tätigkeit auf der Rechnung angedruckt wird, wird die Bezeichnung als Rückfallebene (nämlich dann, wenn kein Rechnungstextbaustein für den Artikel/die Tätigkeit vorhanden ist) herangezogen.

Mit der F8-Funktion gelangen Sie in die Übersetzungs-Verwaltung, wo fremdsprachige Bezeichnungen des Artikels/der Tätigkeit eingegeben werden können, welche auf fremdsprachigen Rechnungen angedruckt werden (wenn weder ein Rechnungstext für die Fremdsprache noch für die Standardsprache vorhanden ist).

Art.-Nr.

Artikelnummer, welche im Fenster Seriennummern für die jeweilige Serienummer verwendet werden darf. In weiteren Fenstern - wie z. B. in der Dispoliste - wird hier nur eine Artikelnummer angezeigt, wenn zu diesem Artikel auch eine Seriennummer existiert.

BelegNrFIBU

In diesem Feld wird die Belegnummer, unter der dieses Dokument in der FIBU verbucht wurde, angezeigt.

Beispiel

Mit der Funktion "Ausdruck Rechnung mit Nummer" in der Verwaltung der Honorarnoten wird der Honorarnote eine Belegnummer zugewiesen und das Dokument archiviert. Die durch diese Funktion vergebene Belegnummer wird bei den archivierten Dokumenten in dieses Feld geschrieben.

benachr.

In diesem Feld können Sie definieren, ob der Kunde bereits benachrichtigt wurde oder nicht.

Betreff

In diesem Pflichtfeld müssen Sie für das zu archivierende Dokument einen Betreff vergeben. Diesen können Sie nach Ihren Vorstellungen vergeben, über das Diskettensymbol

vor diesem Feld können Sie diesen speichern, um ihn bei einer folgenden Dokumentenarchivierung wiederzuverwenden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Betreff.

Hinweis

Bei der Archivierung über Drag & Drop wird in diesem Feld automatisch der Name des Dokuments vorgeschlagen, welches Sie ins DMS ziehen. Sollten Sie das Dokument auf ein bereits archviertes Dokument im DMS ziehen, wird der Betreff von diesem Dokument als Vorschlag in dieses Feld übernommen.

Hinweis

Bei der Archivierung von E-Mails wird der E-Mail Betreff in dieses Feld übergeben. Bei der Archivierung von Anhängen können Sie über den Parameter Anhang archivieren entscheiden, ob der Name des Anhangs oder der Betreff der E-Mail in dieses Feld übernommen werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter→ BMD Office-Add-ins → Sonstige Einstellungen.

Betreff bei LEA Honorarnoten

Der Betreff für das Dokument der LEA Honorarnote ermittelt sich aus jenen Texten und Steuerungszeichen, die in den Druckereinstellungen für Ablaufarten im Feld Betreff beim Archivieren hinterlegt sind.

Bezeichnung

In diesem Feld können Sie eine detailliertere Bezeichnung der Dokumentenkategorie vornehmen.

Check-out

In diesem Feld wird Ihnen angezeigt, ob sich ein Dokument in Bearbeitung befindet, und somit für andere Benutzer gesperrt ist. Bei Dokumenten, die durch Sie selbst in Bearbeitung sind, wird in dieser Spalte das Symbol

angezeigt. Bei Dokumenten, die von anderen Benutzern zur Bearbeitung geöffnet sind, wird Ihnen folgendes Symbol

angezeigt.

Der Check-out-Status kann nur von dem Benutzer, der das Dokument zur Bearbeitung geöffnet hat, aufgehoben werden. Dazu muss eine der beiden Funktionen Arbeitskopie archivieren oder Arbeitskopie verwerfen ausgeführt werden, zu finden unter "Funktionen → Dokumente in Bearbeitung" im Fenstermenü.

Hinweis

Grundsätzlich ist das Verwerfen einer Arbeitskopie nur für den Bearbeiter selbst möglich, außer wenn ...

der aktuelle Benutzer der Berechtigungsgruppe Admin oder BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist.
der Check-out-Ort des Dokuments gleich dem aktuellen Computer ist. Das bedeutet Folgendes: Der Computername, welcher im Feld "Check-out-Ort" steht, des aktuellen Benutzers, muss gleich sein wie der Computername, auf dem das Dokument ausgecheckt wurde.
im Feld "Check-out-Ort" kein Eintrag vorhanden ist.

Hinweis

Beachten Sie, dass beim Einchecken einer Arbeitskopie zusätzlich zum Benutzer auch der Arbeitsplatz geprüft wird, an dem das Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt wurde. Weitere Informationen dazu erhalten Sie beim Feld Check-out-Ort.

Check-out-Datum

In diesem Feld wird der Zeitpunkt angezeigt, ab dem das Dokument zur Bearbeitung geöffnet ist. Dieses Feld wird automatisch geleert, wenn das bearbeitete Dokument wieder ins DMS zurückarchiviert wird oder die Änderungen verworfen werden.

Check-out-User-ID

In diesem Feld wird die User-ID jenes Mitarbeiters angezeigt, der das Dokument zur Bearbeitung geöffnet hat.

Hinweis

Das Speichern des Check-out-Users hat zur Folge, dass die Änderungen nur eingecheckt werden können, wenn der Benutzer, der das Dokument ausgecheckt hat, das Dokument auch wieder eincheckt.

Verworfen werden können die Änderungen dieses Dokuments hingegen auch von einem anderen Benutzer. Dieser bekommt aber die Abfrage, ob er dieses Dokument wirklich freigeben will, weil dadurch die Änderungen des anderen Benutzers verloren gehen.

Datei-Nr.

In diesem Feld wird die Nummer des Dokuments angezeigt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden. Mit dieser Nummer wird das physische Dokument im Serververzeichnis, welches im Pfad definiert wurde abgelegt.

Datum

In diesem Pflichtfeld müssen Sie das Datum der Archivierung eintragen. Standardmäßig werden hier das aktuelle Tagesdatum und die Uhrzeit vorgeschlagen, zu dem Sie die Archivierung gestartet haben. Sie können aber jederzeit selbst ein von Ihnen gewünschtes Datum vergeben. Die Ermittlung des vorgeschlagenen Datums hängt auch von der Einstellung des Parameters Dokumentendatum aus Dateidatum ab. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Dieser Parameter wirkt sich bei allen Arten der Archivierung aus. Egal ob die Archivierung im Dialog, im Hintergrund, per Drag & Drop, über einen Dokumentenimport etc. erfolgt.

Hinweis

Beim Import von Dokumenten bzw. beim Archivieren im Dialog erfolgt eine Datumsprüfung, wenn dieses Datum von außerhalb an NTCS übergeben wird. Ist das übergebene Datum, ausgehend vom Tag der Archivierung, älter als 15 Jahre bzw. liegt das Datum mehr als 5 Jahre in der Zukunft, wird automatisch das aktuelle Tagesdatum in die Archivierungsmaske übergeben, ansonsten wird das ermittelte Datum übergeben.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Zeilenverrechnung

Anhand dieses Datums wird im Rahmen der Zeilenverrechnung (genauer: Weiterverrechnung der SVS-Abfragen) geprüft, ob das betreffende SVS-Dokument in den Ermittlungszeitraum fällt. Weitere Informationen erhalten Sie in der Themendokumentation SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen.

DN-Nr

Dieses Feld wird durch die Archivierung aus der Lohnverrechnung 5.5 befüttert. (In der NTCS ist dieses Feld nicht mehr relevant.)

Dok

In diesem Feld wird die ID-Nummer der Dokumentenzuordnung angezeigt. Diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht bearbeitet werden.

DokNr

In diesem Feld wird die Dokumentennummer angezeigt, unter der das zugeordnete Dokument im DMS archiviert ist.

DokNr

In diesem Feld wird die Nummer des Dokuments dargestellt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden.

DOK_GELOESCHT

Dieses Feld gibt Aufschluss darüber, ob das Dokument gelöscht wurde und in den gelöschten Dokumenten zu finden ist. Bei gelöschten Dokumenten wird in diesem Feld der Wert "1" angezeigt.

Entlehner

In diesem Feld können Sie jene Person eintragen, die sich dieses Buch (Dokument) ausleiht. Bei diesem Feld handelt es sich um ein reines Infofeld, welches keine Auswirkungen auf andere Bereiche im NTCS hat.

Erst-Dat

In diesem Feld wird jenes Datum angezeigt, an dem diese Dokumentenzuordnung erstellt wurde.

Erst-Dat

In diesem Feld wird das Datum der Archivierung des Dokuments angezeigt.

Ersteller

In diesem Feld wird die User-ID jenes Benutzers angezeigt, der diese Dokumentenzuordnung erstellt hat.

Erstellungstyp

In diesem Feld wird angezeigt, ob diese Zuordnung manuell (= 1) oder automatisch (= 0) erstellt wurde.

0	Wird die Dokumentenzuordnung sofort im Zuge der Archivierung hergestellt, zum Beispiel beim Drag & Drop eines noch nicht archivierten Dokuments auf einen Datensatz oder beim Papierlos buchen, dann wird als Erstellungstyp "0" in dieses Feld geschrieben. Das bedeutet, es handelt sich um eine automatisch erstellte Dokumentenzuordnung.
1	Wenn Sie ein bereits archiviertes Dokument einem Datensatz (Aufgabe, Buchung, Rechnung ...) zuordnen, egal ob Sie diese Zuordnung per Drag & Drop oder über die Funktion "Dokument zuordnen" erstellen, wird als Erstellungstyp "1" in dieses Feld geschrieben. Das bedeutet, es handelt sich dabei um eine manuell erstellte Dokumentenzuordnung.

Hinweis Paket FIBU

Wenn es sich um eine im Paket FIBU erstellte Dokumentenzuordnung handelt, dann gelten folgende spezielle Regeln für den Erstellungstyp.

Die Erstzuordnung gilt immer als automatische Dokumentenzuordnung.
Jede weitere Dokumentenzuordnung gilt dann als automatische Dokumentenzuordnung, wenn Archivnummer und Kategorie gleich der Erstzuordnung sind.
Wenn bei einer weiteren Dokumentenzuordnung entweder die Archivnummer oder die Dokumentenkategorie ungleich der Erstzuordnung ist, dann gilt diese Dokumentenzuordnung als manuell.

Dieser Erstellungstyp wird auch aktualisiert, wenn die Dokumentenkategorie bei einem zugeordneten Dokument nachträglich geändert wird.

Wird bei einer Dokumentenzuordnung die Kategorie geändert auf die der Erstzuordnung, dann wird der Erstellungstyp auf automatisch gesetzt.
Wird bei einer Dokumentenzuordnung die Kategorie geändert abweichend der Erstzuordnung, dann wird der Erstellungstyp auf manuell gesetzt.

Farb-Cd

In diesem Feld können Sie einen Farbcode für die Dokumentenzuordnung hinterlegen. Dieses Feld dient auch zur Kategorisierung mit Hilfe von verschiedenen Farben. Wenn Sie vor diesem Feld auf den blauen Pfeil klicken, wird Ihnen die Farbcodetabelle angezeigt, aus der Sie einen auswählen können. Die Farbcodes mit der dazugehörigen Bezeichnung können Sie an Ihre Wünsche anpassen.

Hinweis

Der hier eingegebene Farbcode gilt nur für diese Dokumentenzuordnung, aber nicht generell für dieses Dokument im DMS.

FarbCd-Tab

Wenn Sie der Aufgabe einen Farbcode zugewiesen haben, wird in diesem Feld der Wert "106" angezeigt.

Firma

In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der der im Feld Sachbearbeiter hinterlegte Mitarbeiter geführt wird.

Freifeld 01

Dieses 80-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 02

Dieses 80-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 03

Dieses Freifeld kann individuell verwendet werden, es bietet Ihnen die Möglichkeit ein Datum einzugeben.

Freifeld 04

Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.

Freifeld 05

Dieses numerische Freifeld mit 15 Vorkomma- und 9 Nachkommastellen kann individuell verwendet werden.

Freifeld 06

Dieses 5-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 1

Dieses 255-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 2

Dieses 255-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 3

Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.

Freifeld 4

Dieses Freifeld kann für eine Ja/Nein-Abfrage individuell verwendet werden.

Freifeld 5

Dieses Freifeld kann für eine weitere Datumseingabe individuell verwendet werden.

Freifeld 6

Dieses Freifeld kann für eine weitere Datumseingabe individuell verwendet werden.

Freifeld 7

Dieses 9-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 8

Dieses 9-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freigabe Kd.

In diesem Feld können Sie definieren, ob das Dokument für den Kunden im BMD Com zur Verfügung stehen soll und er in diesem Zuge eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten soll.

Hinweis

Durch die Auswahl einer Dokumentenkategorie bei der Neuanlage eines Dokuments wird dieses Feld automatisch mit dem Wert im Feld "Freigabe für Kunde Vorschlag" von der Dokumentenkategorie befüllt.

Wenn Sie in diesem Feld die Ausprägung Freigabe mit E-Mail-Info auswählen, können Sie über den Parameter Mailtext Dokumentenfreigabe steuern, wie der Text der E-Mail ermittelt werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokument versenden.

Hinweis

Wird das Dokument in einem Unterschriftenprozess einem BMD Com-Benutzer zum Unterzeichnen zugeordnet, wird dieses Feld automatisch auf "Freigegeben" gesetzt. Wird der Unterschriftenprozess abgebrochen, wird das Feld wieder auf "Keine Freigabe" gesetzt. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.

FTP-Pfad

In diesem Feld können Sie einen FTP-Pfad hinterlegen, um eine Kopie des Dokuments aus dem DMS auf einen FTP-Server hochzuladen. Mit der Funktion FTP-Gesamtupdate in der Dokumentenübersicht unter Extras im Fenstermenü können Sie den Upload auf den FTP-Server starten.

Gelöscht

Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke verwendet.

Hauptkategorie

In diesem Feld können Sie die Hauptkategorie auswählen, zu der Sie die Dokumentenkategorie zuordnen möchten. Hauptkategorien dienen zur Gruppierung und Filterung in allen Dokumentenlisten über eine Combobox.

Herkunft

Herkunft des Dokuments zur Seriennummer. Folgende Ausprägungen sind möglich:

Seriennummer
Artikel
Lebenslauf
Ressource
Rechnung
Lieferschein
Auftrag
Auftragsposition
Vorgang
Service: Rechnung
Service. Lieferschein
Service: Auftrag
Service: Auftragsposition
Service: Vorgang
Einsatz: Instandhaltung
Einsatz mit Servicedaten
Meldungen

Institution

In diesem Feld können Sie eine Institution hinterlegen, die von diesem Dokument betroffen ist.

Jahr

In diesem Einstiegsfeld können Sie das Jahr eintragen, zu dem die Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen. Dieses Einstiegsfeld bezieht sich auf das gleichnamige Feld Jahr am Dokument.

Kategorie neu

Wenn Sie die Funktion Archive zusammenführen ausführen, wird Ihnen in diesem Feld die Bezeichnung der Dokumentenkategorie im neuen Archiv angezeigt. Standardmäßig wird Ihnen hier die gleiche Bezeichnung vorgeschlagen, die diese Dokumentenkategorie im alten Archiv hatte, Sie können die Bezeichnung aber jederzeit abändern.

Kommentar

In diesem Feld können Sie einen Zusatztext zum Dokument erfassen.

KPersNr

In diesem Feld können Sie die Kontaktperson hinterlegen, die mit dem Dokument in Verbindung steht.

Kundenkonzern

Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke verwendet.

In diesem Feld wird im Fenster Archive zusammenführen die Art der Kategorie angezeigt. (z. B. Dokumentenkategorien, Hauptkategorien, Schlagwörter ...)

In diesem Feld wird Ihnen das Erkennungskennzeichen für die Kategorie angezeigt. Bei Dokumentenkategorien steht in diesem Feld der Wert "4".

L-User

In diesem Feld wird die User-ID jenes Benutzers angezeigt, der diese Dokumentenzuordnung zuletzt bearbeitet hat.

Lfd-Nr

In diesem Feld wird die laufende Nummer des zugeordneten Dokumentendatensatzes angezeigt. Diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht bearbeitet werden.

lfd. Nr

In diesem Feld wird die laufende Nummer des Dokuments angezeigt. Dokumente werden je Archivstamm automatisch fortlaufend nummeriert und die vergebene Nummer kann nicht verändert werden.

Ma-Kurzname

In diesem Feld wird der Kurzname des Mitarbeiters angezeigt, der als Sachbearbeiter am Dokument eingetragen ist.

Matchcode

In diesem Feld können Sie den Matchcode des Dokuments erfassen. Standardmäßig wird der von Ihnen eingegebene Betreff automatisch in das Feld Matchcode geschrieben. Sie können den Matchcode jederzeit überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen.

Mitarb-ID

In diesem Feld wird die Personen-ID jenes Mitarbeiters angezeigt, der im Feld "Sachbearbeiter" hinterlegt ist. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und Personen-Nr., z. B.: MA20001.

Name Dienstnehmer

Dieses Feld wird durch die Archivierung aus der Lohnverrechnung 5.5 befüttert. ((In der NTCS ist dieses Feld nicht mehr relevant.)

Not-Nr

Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke verwendet.

Notiz

Hier können Sie eine Notiz zu dieser Dokumentenzuordnung erfassen, wenn Sie auf das Symbol

vor diesem Feld klicken. Beim Erfassen einer Notiz werden Sie auch nicht in der Anzahl der Zeichen, die verwendet werden können, eingeschränkt.

Hinweis

Die hier eingegebene Notiz gilt nur für diese Dokumentenzuordnung, aber nicht generell für dieses Dokument im DMS.

Notiz

Hier können Sie eine Notiz zu diesem Dokument erfassen. Beim Erfassen einer Notiz werden Sie auch nicht in der Anzahl der Zeichen, die verwendet werden können, eingeschränkt.

Nr./Kurz-Bez.

In diesem Feld können Sie der Dokumentenkategorie eine Nummer bzw. Kurzbezeichnung (z. B. AR, ER etc.) geben. Die Kurzbezeichnung muss innerhalb eines Archivs eindeutig sein, sowohl bei den Hauptkategorien als auch bei den zugeordneten Dokumentenkategorien. Sollten Sie eine Bezeichnung vergeben die bereits verwendet wird, bekommen Sie eine Hinweismeldung, dass diese Bezeichnung nicht möglich ist, da eine Dokumentenkategorie mit gleicher Bezeichnung schon existiert.

Ordner

In diesem Feld können Sie den Ordner eintragen, in dem die Dokumente abgelegt werden sollen. Dieses Feld dient als reines Informationsfeld und hat keine Auswirkung auf andere Bereiche im NTCS.

Orig.-Dok.-Nr.

In diesem Feld wird die Nummer des Dokuments angezeigt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden.

Originaldokument

In diesem Feld wird der Pfad bzw. der Name des Originaldokuments vor der Archivierung angezeigt. Bei der Archivierung können Sie über den blauen Pfeil

vor dem Feld, das gewünschte Dokument im Explorer suchen und auswählen.

Hinweis

Es wird standardmäßig jenes Verzeichnis geöffnet, welches Sie im Parameter Sammelverzeichnis hinterlegt haben. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. Sollten Sie in diesem Parameter kein Verzeichnis definiert haben, sollte standardmäßig immer das zuletzt geöffnete Verzeichnis aufgerufen werden.

Über dieses Symbol

vor dem Feld gelangen Sie direkt in den BMD Scan. Im BMD Scan können Sie dann Dokumente einscannen bzw. bereits eingescannte Dokumente splitten und die gewünschten Seiten in die Dokumentenarchivierungsmaske übergeben.

Dieses Symbol

ermöglicht mehrere Dokumente gleichzeitig zu archivieren. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschten Dokumente auswählen und jedem Dokument einen Betreff zuweisen können. Die Person bzw. die Dokumentenkategorie können Sie bei gleichzeitiger Archivierung mehrerer Dokumente nicht für jedes Dokument individuell bestimmen. Das heißt, diese Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Dokumente auf die gleiche Person und Dokumentenkategorie archivieren wollen. Zusätzlich werden auch alle Zuordnungen von Projekten, Artikeln, Sachkonten, Kostenrechnungen etc. auf alle in diesem Schritt archivierten Dokumente übernommen.

Hinweis

Bei gleichzeitiger Archivierung mehrerer Dokumente ins DMS werden je Dokument die entsprechenden Folgedialoge für die Aufgabenanlage, Poststückanlage, Leistungsanlage etc. angezeigt. Grundsätzliche Voraussetzungen für die Anzeige dieser Dialoge sind die entsprechenden Einstellungen auf der Dokumentenkategorie bzw. auf den entsprechenden Feldern am Dokumentendatensatz selbst.

Sollten Sie einen dieser Dialoge abbrechen, erhalten Sie folgende Abfragemeldung, bei der Sie entscheiden können, ob die folgenden Dialoge angezeigt werden sollen oder nicht. Bei "Dialoge anzeigen" wird nur diese eine Anlage einer Leistung, Aufgabe etc. verworfen, alle weiteren Neuanlagedialoge erscheinen. Wenn Sie hier abbrechen, werden zwar die Dokumente archiviert, aber die Dialoge zur Anlage von Aufgaben, Leistungen etc. erscheinen für alle weiteren Dokumente nicht mehr.

Die Meldung, ob die weiteren Dialoge angezeigt werden sollen, kommt nur dann, wenn tatsächlich auch Dialoge angezeigt würden. Kommt kein weiterer Dialog, erscheint auch keine Meldung.

Welches dieser beiden Symbole (

) vor dem Feld angezeigt wird, können Sie über den Parameter F8-Funktion bei Originaldokument, unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen steuern.

Hinweis Verweise

Wenn Sie über diese Funktion mehrere Dokumente gleichzeitig archivieren, können automatisch vom Hauptdokument ausgehend Verweise auf alle anderen Dokumente dieser Sammelarchivierung erstellt werden. Weitere Informationen zu Verweisen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenverweise.

Hinweis

Beachten Sie bei der Archivierung von Dokumenten den Parameter Max. Dateigröße in MB. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren:

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Bearbeiten Dokumente.

Hinweis Originaldokument bei LEA Honorarnoten

Nach dem Pfad wird der Name des Originaldokuments angezeigt. Bei LEA Honorarnoten ermittelt sich dieser Name aus dem Betreff des Dokuments und ist somit gleichlautend wie dieser. Der Betreff und der Name des Originaldokuments werden in den Druckereinstellungen für Ablaufarten anhand der im Feld Betreff beim Archivieren hinterlegten Texte und Steuerungszeichen generiert.

Passwort

In diesem Feld ist ersichtlich, ob das Dokument passwortgeschützt ist oder nicht.

Person/Institution

In diesem Einstiegsfeld können Sie die Person bzw. Institution auswählen, zu der die Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen.

PostLfdNr

In diesem Feld wird die laufende Nummer des Poststückes aus der INFO30 - Post angezeigt.

Projekt-Nr

In diesem Feld können Sie ein bzw. mehrere Projekte hinterlegen, welche im Bezug zu diesem Dokument stehen. Mit dem blauen

F4-Pfeil können Sie ein Projekt aus dem Projektsuchdialog auswählen und dem Dokument zuordnen. Über das

F8-Symbol können Sie diesem Dokument mehrere Projekte zuordnen, wobei das Hauptprojekt zusätzlich in dieses Feld übernommen wird.

Hinweis

Je nachdem wie der Parameter Anzeige alle Projekte gesetzt ist, werden im Projektsuchdialog nur die Projekte des eingegebenen Kunden bzw. alle erfassten Projekte angezeigt. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Projekte → Allgemein.

Achtung!

Wenn Sie die Ausprägung Aktueller Kunde/Lieferant gewählt haben, können bei manueller Archivierung in NTCS nur Projekte ausgewählt werden, die auch einen Bezug zur gewählten Person haben.

Diese Prüfung erfolgt aber beim Import von Dokumenten nicht. Es werden die übergebene Person und das übergebene Projekt auf dem Dokument gespeichert ohne Prüfung, ob die Dokumentenperson und die Projektperson übereinstimmen.

Reihenfolge

In diesem Feld wird Ihnen die Reihenfolge angezeigt, nach der die zugeordneten Dokumente sortiert dargestellt werden. Die Reihenfolge innerhalb einer Dokumentenzuordnung können Sie im Fenster Dokumente zuordnen mit den vertikalen gelben Pfeilen verändern.

Sachbearbeiter

In diesem Einstiegsfeld können Sie den Mitarbeiter auswählen, zu dem die Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt werden sollen.

Hinweis

Das Feld "Sachbearbeiter" am Dokument befüllt sich automatisch mit dem Mitarbeiter, der gerade das Dokument archiviert, wenn die User-ID am Mitarbeiterstamm mit dem Mitarbeiter verknüpft ist.

Ist die User-ID mit dem Mitarbeiter nicht verknüpft, bleibt das Feld leer.

Sachbearbeiter

In diesem Feld können Sie den Sachbearbeiter eintragen, der für die Bearbeitung des Dokuments zuständig ist. Standardmäßig wird Ihnen beim Archivierungsvorgang der Mitarbeiter vorgeschlagen, mit dem Sie zurzeit im NTCS angemeldet sind.

Beim Archivieren von E-Mails hängt der Vorschlag in diesem Feld vom Parameter Ermittlung Sachbearbeiter bei Mailarchivierung ab. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Hinweis

Bei der Archivierung in ein Mandantenarchiv verhält sich der Vorschlag in diesem Feld abweichend vom eigenen Archiv. Hier wird standardmäßig des Feld leer vorgeschlagen und Sie können dann einen Sachbearbeiter auswählen, der unter der Firma angelegt ist, die am Archiv hinterlegt ist. Der aktuell angemeldete Mitarbeiter darf hier nicht automatisch vorgeschlagen werden, weil dieser nicht unter der Mandantenfirma geführt wird, sondern unter der eigenen Firma läuft. Im DMS dürfen nur Personen einem Dokument zugeordnet werden, die unter der Firma des ausgewählten Archivs geführt werden.

SachbearbNr

In diesem Feld wird der Name des Mitarbeiters angezeigt, der als Sachbearbeiter am Dokument eingetragen ist.

SachbearbNr

In diesem Feld wird die Nummer des Mitarbeiters angezeigt, der als Sachbearbeiter am Dokument eingetragen ist.

Ser.-Nr. (int)

Seriennummer (intern).

In der Auftragserfassung kann direkt im Feld "Ser-Nr. (int)" auf der Auftragsposition die gewünschte Seriennummer hinterlegt werden.

Bei einer Positionsmenge > 1 ist das Feld inaktiv. Ist bereits eine Seriennummer erfasst worden und Sie erhöhen die Menge, kommt ein entsprechender Hinweis:

Die Seriennummer der Auftragsposition wird auf den Liefervorschlag übernommen.

Die Eindeutigkeit der internen Seriennummer wird durch folgenden Parameter geregelt:

Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstelllungen → WWS Parameter → PPS & WWS allgemein → Zusatztabelle Seriennummer:

Verknüpft

Zeigt an, ob das aktuelle Dokument durch das Erstellen einer Verknüpfung entstanden ist.

Vermerk

In diesem Feld können Sie eine zusätzliche Information zu dieser Dokumentenzuordnung erfassen.

Hinweis

Der hier eingegebene Vermerk gilt nur für diese Dokumentenzuordnung, aber nicht generell für dieses Dokument im DMS.

Versionen

Anhand dieses Symbols

können Sie erkennen, ob für dieses Dokument bereits mehrere Dokumentenversionen vorhanden sind. Weitere Informationen zu den Dokumentenversionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen.

Verteilt

In dieser Spalte wird Ihnen angezeigt, ob das Dokument bereits an mehrere Personen/Institutionen bzw. Archive verteilt wurde. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendes Symbol dargestellt

. Weitere Informationen zum Verteilen von Dokumenten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verteilen an Personen bzw. Archiv.

Verweise

Anhand dieses Symbols

können Sie erkennen, ob dieses Dokument bereits mit anderen zu einem Verbund zusammengeschlossen wurde. Weitere Informationen zu den Dokumentenverweisen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenverweise.

Virtuell/extern

In diesem Feld können Sie entscheiden, ob Sie an Stelle einer normalen Archivierung eines Dokuments ein virtuelles oder ein externes Dokument erstellen möchten.

Virtuelles Dokument

Unter einem virtuellen Dokument versteht man nur den Dokumentendatensatz, ohne dass diesem ein physisches Dokument zugeordnet ist. Wenn Sie diese Ausprägung wählen, wird der Eintrag aus dem Feld "Originaldokument" gelöscht und nur ein Datensatz im DMS gespeichert. Wenn Sie generell nur virtuelle Dokumente archivieren möchten, können Sie den Parameter Virtuelle Speicherung unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Spezielle Parameter" auf Ja stellen.

Externes Dokument

Wenn Sie ein externes Dokument speichern, wird die physische Datei, welche im Feld Originaldokument ausgewählt ist, beim Speichern nicht auf den Speicherpfad des Archivs verschoben, sondern bleibt im Ursprungsverzeichnis liegen und wird auch in weiterer Folge von dort geöffnet.

Hinweis

Zum Beispiel können hier sehr große Dateien, bei denen der Archivierungsvorgang (d. h. die Übertragung der Datei über den Archivierungsdienst auf das Serververzeichnis) lange dauern würde, als externe Dokumente gespeichert, und aus dem DMS zum Ansehen geöffnet werden.

Workflow

Anhand dieses Symbols

ist ersichtlich, ob zu diesem Dokument bereits ein DMS-Workflow gestartet wurde. Mit einem Doppelklick auf das Symbol gelangen Sie in das Fenster Workflowinstanzen, in dem Sie sich den aktuellen Status bzw. den Fortschritt des Workflows ansehen können.

Sollten Sie einem Dokument mehr als einen Workflow zugeordnet haben, kommt beim Doppelklick auf das Workflowsymbol

das Fenster Workflowinstanz auswählen. In diesem Fenster können Sie dann die gewünschte Workflowinstanz auswählen, zu der Sie den aktuellen Status sehen möchten.

Hinweis

Wenn Sie eine Dokumentenverknüpfung mit der Funktion Verknüpfung erstellen anlegen, wird die Workflowinstanz nicht auf das verknüpfte Dokument übernommen.

Weitere Informationen zum DMS-Workflow erhalten Sie in der Dokumentation zum Workflow.

Zeichnungs-Nr.

In diesem Feld können Sie eine Zeichnungsnummer eintragen. Dieses Feld dient als reines Informationsfeld und hat keine Auswirkung auf andere Bereiche im NTCS.

Änd-Dat

In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung dieser Dokumentenzuordnung angezeigt.

Änd-Dat

In diesem Feld wird Ihnen das Datum der letzten Änderung des Dokuments im DMS angezeigt.

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