Umgründungen in Verbindung mit der NTCS LEA
Grundlegende Informationen zur Leistungserfassung finden Sie unter Leistungserfassung und -abrechnung.Überblick
Dieses Dokument enthält die einzuhaltenen Vorgehensweisen, wenn eine eigene Kanzlei umgegründet wird. Es werden alle geschilderten Fälle mit/ohne Änderung der UID-Nummer sowie Steuernummer erläutert, da nicht in allen Fällen eine neue UID-Nummer sowie Steuernummer vergeben wird. Dabei werden folgende drei Fälle unterschieden, wobei lediglich auf LEA Aspekte eingegangen wird:
- Änderung der Firmenstammdaten (Name und/oder Rechtsform)
- Fusionierung von Firmen (Kanzleien) innerhalb einer Datenbank und Firmengruppe
- Trennung von Firmen (Kanzleien) innerhalb einer Datenbank und Firmengruppe
Achtung!
 | Für alle sonstigen Fälle, die aufgrund ihrer Komplexheit und Variabilität in diesem Dokument nicht beschrieben werden können, ist es zwingend nötig, BMD zu konsultieren. Derartige Umgründungen, Trennungen oder Fusionierungen sind ausschließlich in enger Begleitung durch BMD realisierbar. |
Varianten
Hier finden Sie die detaillierte Beschreibung der genannten Varianten der Umgründung.
Änderung der Firmenstammdaten (Name und/oder Rechtsform)
Diese Variante stellt die einfachste Variante der Umgründung dar. Dabei ändert sich der Firmenname und/oder die Rechtsform der Firma.
Folgende Schritte sind vorzunehmen, wenn es sich um eine derartige Umgründung handelt:
- Solange sich weder die Steuernummer noch die UID-Nummer dadurch ändern, sind diese Änderungen einfach im Firmenstamm der betroffenen Firma vorzunehmen, sobald diese gültig sind.
- Bevor die ersten Rechnungen mit den neuen Firmendaten geschrieben werden können, müssen folgende Dinge erledigt werden:
- Alle zu stellenden Rechnungen mit den "alten" Firmendaten müssen gedruckt, verbucht und abgeschlossen werden. Die danach noch offenen Leistungen können reibungslos in Rechnungen mit neuen Firmendaten abgerechnet werden.
- Die notwendigen Schritte der FIBU und BILANZ müssen durchgeführt sein und gegebenenfalls muss bereits eine entsprechende neue FIBU für die Firma im aktuellen Jahr existieren.
- Die Firmenköpfe/-füße, das Briefpapier sowie sämtliche Rechnungsformulare müssen auf die neuen Firmendaten angepasst werden, sofern die "alten" Firmendaten an diesen Stellen fix hinterlegt worden sind.
- Sollte bei der betroffenen Firma mindestens eine Registrierkasse in Betrieb sein, so beachten Sie bitte zusätzlich den Punkt Notwendige Schritte in Verbindung mit Registrierkassen in diesem Dokument.
Achtung!
| Aus Sicht der NTCS LEA darf für den oben genannten Zweck eine neue Firma niemals ohne Rücksprache mit BMD angelegt werden. Es wird in all diesen Fällen davon ausgegangen, dass die Änderung der Firmenstammdaten unter obiger Anleitung genügt, um alle Erfordernisse, die durch die Umgründung entstehen, abzudecken. |
Fusionierung von Firmen (Kanzleien) innerhalb einer Datenbank und Firmengruppe
Dieser Geschäftsfall liegt vor, wenn zwei oder mehr Firmen innerhalb einer Firmengruppe und Datenbank fusioniert und mit einer einzigen Firma fortgeführt werden.
Folgende Schritte sind vorzunehmen, wenn es sich um eine derartige Umgründung handelt:
- Falls sich die Firmendaten (Name und/oder Rechtsform) der übrig bleibenden Firma ändern, so ist vorzugehen, wie unter dem Punkt Änderung der Firmenstammdaten (Name und/oder Rechtsform) beschrieben.
- Zusätzlich ist zu gewährleisten, dass für künftige Leistungen die korrekte Verrechnungsfirma ermittelt wird. Details hierzu finden Sie in der Hilfe zum Thema Verrechnungsfirma.
Sollte es nötig sein, auch bereits erfasste Leistungen noch auf die neue Verrechnungsfirma umzustellen, so ist dies mithilfe des Korrekturprogramms Leistungen aktualisieren möglich, nachdem die Einstellungen zur Ermittlung der Verrechnungsfirma korrekt getroffen worden sind. - Außerdem ist sicherzustellen, dass die firmenbezogenen LEA Stammdaten wie Stundensätze, Preise, Nachlässe, Einstellungen rund um die Druckereinstellungen für Ablaufarten und Ausdrucksmodelle u. v. m. bei Bedarf angepasst oder entsprechende neue firmenbezogene LEA Stammdaten für jene Firma angelegt werden, die fortgeführt wird.
Achtung!
| In diesem Fall ist es meist nötig, Kontakt mit BMD aufzunehmen, da sich viele damit in Zusammenhang befindliche Folgefragen ergeben. Folgende Fragen können beispielsweise relevant sein, wobei diese Fragen nur einen kleinen Ausblick darauf geben, welchen Themen man sich stellen muss:
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Trennung von Firmen (Kanzleien) innerhalb einer Datenbank und Firmengruppe
Dieser Geschäftsfall liegt vor, wenn aus ursprünglich einer Firma künftig zwei oder mehr Firmen innerhalb einer Firmengruppe und Datenbank entstehen und diese fortgeführt werden.
Folgende Schritte sind vorzunehmen, wenn es sich um eine derartige Umgründung handelt:
- Falls sich die Firmendaten (Name und/oder Rechtsform) der bestehenden Firma ändern, so ist vorzugehen, wie unter dem Punkt Änderung der Firmenstammdaten (Name und/oder Rechtsform) beschrieben.
- Zusätzlich ist zu gewährleisten, dass für künftige Leistungen die korrekte Verrechnungsfirma ermittelt wird. Details hierzu finden Sie in der Hilfe zum Thema Verrechnungsfirma.
Sollte es nötig sein, auch bereits erfasste Leistungen noch auf die neue Verrechnungsfirma umzustellen, so ist dies mithilfe des Korrekturprogramms Leistungen aktualisieren möglich, nachdem die Einstellungen zur Ermittlung der Verrechnungsfirma korrekt getroffen worden sind. - Außerdem ist sicherzustellen, dass die bisher firmenbezogenen LEA Stammdaten wie Stundensätze, Preise, Nachlässe, Einstellungen rund um die Druckereinstellungen für Ablaufarten und Ausdrucksmodelle u. v. m. bei Bedarf angepasst oder enstprechende neue firmenbezogene LEA Stammdaten für die betroffenen Firmen angelegt werden.
Achtung!
| In diesem Fall ist es meist nötig, Kontakt mit BMD aufzunehmen, da sich viele damit in Zusammenhang befindliche Folgefragen ergeben. Folgende Fragen können beispielsweise relevant, wobei diese Fragen nur einen kleinen Ausblick darauf geben, welchen Themen man sich stellen muss:
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Notwendige Schritte in Verbindung mit Registrierkassen
Nachfolgende Schritte sind nötig, wenn bei der durch die Umgründung betroffenen Firma mindestens eine Registrierkasse betrieben wird. Details dazu, wie die einzelnen Schritte zu bewerkstelligen sind, finden Sie in der Dokumentation LEA Kassenanbindung.
- Die Registrierkasse und die Signatureinheit müssen im FinanzOnline-Portal planmäßig außer Betrieb genommen werden.
Die Außerbetriebnahme der Registrierkasse erfolgt über die Kassenerfassung mittels Schlussbeleg. - Im Kassenstamm (Signatureinheit) wird über den Aufruf "Meldung an Finanzamt" die Signatureinheit ordnungsgemäß abgemeldet.
- Im Anschluss wird mit den korrekt hinterlegten Stammdaten die Kasse wieder im FinanzOnline-Portal angemeldet und die neue Kasse in Betrieb genommen.
Achtung!
| Wird durch die Umgründung eine neue Steuernummer/UID-Nummer vergeben, so ist die bestehende Signatureinheit nicht mehr gültig! Es ist demnach eine neue Signatureinheit notwendig! |
| Wenn sich im Zuge der Umgründung auch die FinanzOnline-Zugangsdaten ändern, so sind diese vor der Anmeldung der neuen Kasse und Signatureinheit in den CRM Parametern korrekt zu hinterlegen. |
