Bankauszugsverbuchung mit Vorerfassungsbelegen

 Grundlegende Informationen zur Bankauszugsverbuchung bzw. Vorerfassung Buchungen finden Sie unter Bankauszugsverbuchung bzw. Vorerfassung Buchungen.

In der Bankauszugsverbuchung besteht die Möglichkeit, Buchungen aus dem Vorerfassen Buchungen (Eingangsrechnungsbuch, Ausgangsrechnungsbuch) anzeigen zu lassen und die Kontierung automatisch auf die angegebenen Erfolgskonten zu übernehmen.

Diese Funktion wird dann verwendet, wenn Sie die Rechnungen im Vorerfassen Buchungen bzw. BMD Com BaKaWa auf Personenkonten erfassen möchten, jedoch in der Buchhaltung direkt der Aufwand oder Erlös bei der Zahlung gebucht werden soll.

Unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten hinterlegen Sie, welche Belege (Kunden/AR bzw. Lieferanten/ER) Sie über die Vorerfassung in der Bankauszugsverbuchung zuordnen wollen.

Beachten Sie dabei, dass diese Einstellung nur dann verwendet werden darf, wenn Sie in Ihrer Buchhaltung ohne Offene-Posten-Verwaltung arbeiten!

Hinweis 

Sobald dieses Kennzeichen gesetzt ist, können im Vorerfassen Buchungen bzw. in der BMD Com keine Bankbuchungen mehr erfasst werden. Es wird ein entsprechender Hinweis unterhalb der Einstiegsfelder angezeigt. Kassenbuchungen können weiterhin erfasst werden, jedoch ohne Auszifferung.

Damit Sie Buchungen vorerfassen können, müssen zuerst die jeweiligen Bücher angelegt werden.

Die Neuanlage eines Buches erfolgt im Feld "Buch". Steigen Sie dazu mit F4 in die Suchmaske ein und legen Sie unter Bücher → Neu oder mit F5 ein neues Buch an.

In der folgenden Maske können Sie die dazugehörigen Daten erfassen:

 Felder Vorerfassungsbuch

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Hinweis 

Ein Bankbuch ist in diesem Fall nicht nötig, da die Zahlungen in weiterer Folge über die Bankauszugsverbuchung durchgeführt werden. Wird bei der Buchanlage der Vorerfasstyp "Bankbuch" ausgewählt, erscheint folgender Hinweis:

Sobald alle Stammdaten und Bücher vorhanden sind, können sowohl im Vorerfassen Buchungen als auch in der BMD Com BaKaWa Buchungen erfasst werden.

Nähere Informationen zum Erfassen von Buchungen im Vorerfassen finden Sie unter Vorerfassen Buchungen in der NTCS und zur Erfassung in der BMD Com unter BaKaWa BMD Com.

Hinweis 

Eine Verbuchung der Eingangsrechnungs- bzw. Ausgangsrechnungsbücher ist nicht möglich, da die Kontierungen in weiterer Folge in die Bankauszugsverbuchung geladen werden. Kassenbuchungen können wie gewohnt verbucht werden.

Wenn Sie am FIBU-Stamm die Einstellung für die Übernahme aus der Vorerfassung getroffen haben, benötigen Sie in der Bankauszugsverbuchung keine weiteren Einstellungen dazu. Beim Einlesen werden die Belege aus der Vorerfassung überprüft und - wenn möglich - automatisch auf die entsprechenden Erfolgskonten zugeordnet. Dokumente aus der Vorerfassung werden dabei ebenfalls auf die zugeordneten Zahlungen übernommen.

Die Erfassung Ihrer Rechnungen erfolgt nicht im Buchungsprogramm, sondern die Ein- und Ausgangsrechnungen werden im BaKaWa BMD Com bzw. Vorerfassung Buchungen erfasst.

Die Überprüfung wird auch dann durchgeführt, wenn keine Kontierungen in der Vorerfassung vorhanden sind. In solchen Fällen wird trotzdem versucht, die Zahlung anhand von Volltextsuche bzw. bestehenden Regeln auf ein Konto zuzuordnen.

Das Einlesen der Telebankingdateien erfolgt wie gewohnt in der Bankauszugsverbuchung. Am Bankauszugskreis oder in den Parametern sind keine zusätzlichen Einstellungen notwendig.

Beim Prüfen der Regeln bzw. bei der Volltextsuche werden die Belege nicht in der FIBU gesucht, sondern auf die Vorerfassung zugegriffen. Dabei werden die Belege des aktuellen Wirtschaftsjahres überprüft und versucht, die Zahlungen den jeweiligen Belegen zuzuordnen. Danach wird auch im Vorjahr nach offenen Belegen in der Vorerfassung Buchungen gesucht und diese ggf. zugeordnet. Die Prüfung des Vorjahres ist notwendig, weil die Zahlungen teilweise wesentlich später erfolgen und sonst die Vorjahresbelege nicht zugeordnet würden.

Um die Belege in der Vorerfassung richtig zu ermittelt, empfehlen wir das Arbeiten mit der Volltextsuche. Dabei werden die Belegnummern aus dem Verwendungszweck mit jenen aus der Vorerfassung verglichen.

Um die Volltextsuche zu aktivieren, müssen die Parameter Volltextsuche Kundenzahlungen (Volltextsuche Lieferantenzahlungen) und Beleglänge für Volltextsuche Kundenzahlungen (Beleglänge Volltextsuche Lieferantenzahlungen) angepasst werden.

Um fehlerhafte Zuordnungen zu vermeiden, geben Sie die Beleglänge unbedingt richtig an!

Hinweis 

Eine detaillierte Beschreibung zur Volltextsuche finden Sie in der Dokumentation zur Bankauszugsverbuchung unter Volltextsuche.

Die Volltextsuche wird automatisch beim Einlesen der Telebankingdatei durchgeführt. Bei der Volltextsuche werden die Belegnummern (mit der im Parameter hinterlegten Stellenanzahl) aus dem Verwendungszweck der Zahlung ausgelesen und mit den Belegnummern in der Vorerfassung verglichen. Wenn eine Rechnungsnummer in der Vorerfassung gefunden wird, dann wird das entsprechende Erfolgskonto als Kontierung in die Bankauszugsverbuchung übernommen.

Wenn eine Zahlung anhand der Vorerfassung kontiert wurde, dann wird dies in der Zahlungsinformation angeführt. Als zusätzliche Info wird das ursprüngliche Personenkonto ebenfalls angegeben.

Hinweis 

Über die Volltextsuche werden auch Mehrfachzahlungen und Skontoabzüge erkannt!

Hinweis 

Ist in der Vorerfassung kein Sachkonto angegeben, dann wird die Buchung ebenfalls zugeordnet - jedoch in der Bankauszugsverbuchung auf das "Technische Gegenkonto" kontiert und als "unvollständig" gekennzeichnet. Um die Bankauszugsverbuchung in die Fibu verbuchen zu können, müssen solche Zahlungen manuell korrigiert bzw. auf das richtige Konto zugewiesen werden.

Wenn mittels Volltextsuche kein Konto ermittelt wurde, dann wird versucht, die Zahlung anhand des angegebenen Betrages zuzuordnen. Verglichen wird dabei der "Zlg-Betrag" aus der Bankauszugsverbuchung mit dem "Betrag" aus der Vorerfassung Buchungen. Eine zusätzliche Parametereinstellung ist dafür nicht notwendig.

Gibt es allerdings zwei (oder mehr) Belege mit dem gleichen Betrag in der Vorerfassung, dann kann keine automatische Zuordnung erfolgen.

Grundsätzlich empfehlen wir die Zuordnung der Rechnungen über die Volltextsuche. Die Anlage von Regeln ist für diese Rechnungen nicht notwendig.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass zuerst immer versucht wird, die Zahlungen anhand der Volltextsuchen zuzuordnen. Nur wenn damit keine Zuordnung möglich ist, werden die Regeln herangezogen.

Gibt es Regeln in der Bankauszugsverbuchung, dann werden diese für die Prüfung herangezogen. In solchen Fällen erfolgt die Zuordnung in mehreren Schritten:

Hinweis 

Um den Buchungstext der zugeordneten Belege auf die Zahlungen in der Bankauszugsverbuchung zu übernehmen, steht Ihnen die Textvariable "$RechnungsText$" zur Verfügung. Hinterlegen Sie die Variable in der Bankauszugsverbuchung → FIBU-bezogene Einstellungen für Bankauszugsverbuchung → Verbuchung im Parameter Variabler Buchungstext für Sachkontobuchungen.

Können die Rechnungen und Zahlungen nicht automatisch zugeordnet werden, dann haben Sie die Möglichkeit, eine manuelle Zuordnung vorzunehmen.

Dazu steht Ihnen unter "Funktionen" der Punkt "Vorerfassung Buchungen" zur Verfügung.

Wenn Sie eine Rechnung manuell zuordnen möchten, dann stellen Sie sich auf die entsprechende Zahlung und starten Sie die Funktion. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen alle noch nicht zugeordneten Rechnungen angezeigt werden.

Wählen Sie die gewünschte Rechnung durch Doppelklick in der Spalte "Auswahl" aus und übernehmen Sie diese auf die Zahlung.

Wie bei der automatischen Zuordnung wird das Erfolgskonto auf die Zahlungsbuchung übernommen.

Ist in der Vorerfassung kein Konto angeführt, dann können Sie die Buchung ebenfalls (inkl. Dokument) in die Bankauszugsverbuchung übernehmen.

Die betroffene Zahlung wird als unvollständig gekennzeichnet und als Kontonummer vorübergehend das technische Gegenkonto eingetragen.

Um die Zahlung in die Fibu verbuchen zu können, muss die Kontierung manuell richtiggestellt werden.

Bei der manuellen Zuordnung von Belegen aus der "Vorerfassung Buchungen" wird geprüft, ob der ausgewählte Betrag lt. Beleg(en) mit dem Zahlbetrag in der Bankauszugsverbuchung übereinstimmt. Wenn nicht, erscheint die Meldung "Zahlungsbetrag stimmt nicht mit dem Betrag aus der "Vorerfassung Buchungen" überein! Sollen die Belege in der "Vorerfassung Buchungen" als vollständig bezahlt gekennzeichnet werden?"

Wählen Sie die Option "Vollständig bezahlt", dann werden die Belege im "Vorerfassen Buchungen" als vollständig bezahlt gekennzeichnet (Farb-Cd "blau" - verbucht).

Wählen Sie die Option "Rest bleibt offen", dann werden die Belege im "Vorerfassen Buchungen" als unvollständig gekennzeichnet (Farb-Cd "rot" - unvollständig). Die Teilbeträge werden in die Spalte "Zahlungsbetrag" in der Vorerfassung Buchungen übernommen.

Wenn Sie mehrere Rechnungen manuell zu einer Zahlung zuordnen, dann kann es vorkommen, dass der Zahlbetrag niedriger ist als der Gesamtbetrag aller ausgewählten Belege. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Rechnungen mit Skontoabzug bezahlt wurden. Für diese Fälle ist es notwendig zu hinterlegen, wie die Beträge in der Bankauszugsverbuchung aufgeteilt werden sollen. Dazu steht Ihnen in der Bankauszugsverbuchung unter Extras → Einstellungen für Bankauszugsverbuchung → "Allgemein" der Parameter Restbetrag aliquotieren zur Verfügung.

Bei der Standardeinstellung "0 - Nein" werden die ausgewählten Beträge vollständig in der Bankauszugsverbuchung zugeordnet. Der offene Restbetrag muss manuell auf ein eigenes Konto zugewiesen werden.

Bei der Einstellung  "1 - Ja" wird der Differenzbetrag von 44,07 (siehe Beispiel oben) aliquotiert.

Sehr häufig kommt es vor, dass mehrere Rechnungen gemeinsam bezahlt werden. Sind die Rechnungsnummern beispielsweise im Verwendungszweck angegeben, dann können auch solche Zahlungen kontiert werden. In diesen Fällen werden alle Rechnungen aus der Vorerfassung zugeordnet und automatisch eine Zahlungsaufteilung in der Bankauszugsverbuchung erzeugt.

Rechnungen in der Vorerfassung:

Zahlung in der Bankauszugsverbuchung:

Achtung! 

Aufteilungszeilen, die aufgrund von Zuordnungen aus der Vorerfassung erzeugt wurden, dürfen nicht manuell gelöscht werden. Wenn Sie die Löschfunktion dennoch starten, erhalten Sie den Hinweis "Zu dieser Zahlung wurden Buchungen aus der Vorerfassung zugeordnet. Um die Aufteilungen zu löschen, führen Sie bitte die Funktion "Zuordnung auflösen aus". Zusätzliche, manuell erfasste Aufteilungszeilen können wie gewohnt gelöscht werden.

Wenn eine Zahlung zu einer falschen Vorerfassung zugeordnet wurde, dann können Sie diese Zuordnung mit der Funktion "Zuordnung auflösen" trennen.

Durch Starten der Funktion wird die Zuordnung aufgelöst und der Status/Farbcode des Datensatzes in der Vorerfassung Buchungen wird wieder zurückgesetzt.

Wenn die Zuordnung der Rechnungen zur Zahlung aufgelöst wird, dann wird auch die Dokumentenzuordnung verworfen. Wenn dem Datensatz ein Dokument aus der Vorerfassung zugeordnet ist, dann erscheint nach Aufruf der Funktion folgende Meldung: "Wenn die Zuordnung der Rechnungen zur Zahlung aufgelöst wird, wird auch die Dokumentenzuordnung verworfen."

Mit der Option "Dokumentenzuordnung verwerfen" können Sie entscheiden, ob das Dokument zur Zahlung zugeordnet bleibt, oder ob diese Zuordnung ebenfalls verworfen wird.

Wurden in der Vorerfassung Dokumente zu den entsprechenden Buchungen erfasst, dann werden diese Dokumente auch in die Bankauszugsverbuchung übernommen. Sie erkennen ein solches Dokument am Symbol  in der Spalte "Dokumententyp Zahlung". Wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen, wird der Text "Dokument aus Vorerfassung Buchungen" angezeigt.

Die Übernahme des Dokuments funktioniert auch dann, wenn aufgrund der Einstellungen in der Bankauszugsverbuchung auch ein Kontoauszugsdokument zu den Zahlungen zugeordnet wurde. Beide Dokumente können durch Anklicken des Dokumentensymbols geöffnet werden.

Hinweis 

Werden Dokumente aus der Vorerfassung übernommen, dann kann die Beschreibung des Dokuments auch in der Bankauszugsverbuchung angezeigt werden. Blenden Sie sich dazu das Feld "Beschreibung" in der Bankauszugsverbuchung ein. Damit können Sie beispielsweise nachlesen, was beim Hochladen des Dokuments als Beschreibung angegeben wurde.

Die Vorerfassten Rechnungen werden nicht in die FIBU verbucht. Um ein irrtümliches Verbuchen zu vermeiden, steht die Funktion "Verbuchen" nicht zur Verfügung.

Jene Rechnungen, die bereits in die Bankauszugsverbuchung übernommen wurden, werden automatisch als Verbucht gekennzeichnet und werden daher bei den nächsten Auszifferungen auch nicht mehr berücksichtigt.

Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden, bleiben in der Vorerfassung mit dem Kennzeichen Erfasst gespeichert.

Hinweis 

Wenn Sie den Bankauszugskreis schließen oder die Zahlungen mit "Schließen/Zahlungen löschen" aus dem Bankauszugskreis löschen, dann wird der Status/Farb-Code der Rechnungen in der Vorerfassung wieder zurückgesetzt.

Die weitere Verarbeitung der Bankauszugsverbuchung erfolgt wie gewohnt. Um die Verbuchung der Zahlungen in die FIBU zu starten, müssen alle Zahlungen kontiert werden. Jene Zahlungen die zusätzlich in der Datei angegeben sind (wie z. B. Zinsen etc.) können Sie manuell oder mittels Regeln kontieren.

Danach kann die Verbuchung gestartet werden.