Umstellung E/A-Rechner - Bilanzierer

 Grundlegende Informationen zum Buchen finden Sie unter Buchen.

Eine Umstellung vom Einnahmen-Ausgaben-Rechner auf einen Bilanzierer ist entweder im Zuge der Jahresumstellung oder unterjährig (rückwirkend) möglich. Wir empfehlen, die Umstellung mit Jahreswechsel durchzuführen.
Ist zusätzlich auch eine Umstellung der Versteuerungsart notwendig, sind alle dafür erforderlichen Schritte in der Onlinehilfe angeführt (Umstellung Versteuerungsart bei der Umsatzsteuer, Versteuerungsart bei der Vorsteuer).

Für die Umstellung mit Jahreswechsel sind folgende Schritte notwendig:

Wird mit der E/A-Rechner-Automatik gearbeitet, werden beim Buchen der offenen Posten die tatsächlichen Erfolgskonten durch die E/A-Verrechnungskonten lt. Fixkonten ersetzt.

Im Zuge der Umstellung müssen daher die Salden der E/A-Verrechnungskonten auf die tatsächlichen Erfolgskonten umgebucht werden.

Wurden die Verrechnungskonten bereits im Zuge der Jahresübernahme eröffnet, müssen die EB-Buchungen im 1. Monat des neuen Wirtschaftsjahres mit dem Buchungssymbol "UB" oder "BU" auf das tatsächliche Erfolgskonto umgebucht werden. Hierbei ist zu beachten, dass am Buchungssymbol die Steuerberechnung deaktiviert wird.

Zu Beginn wird das Kontoblatt des E/A-Verrechnungskontos aufgerufen. Hier ist der EB-Saldo, der umgebucht werden muss, ersichtlich.

Umbuchung Erlöse:

Umbuchung Aufwände:

Hinweis 

Am Buchungssymbol muss die Steuerberechnung deaktiviert werden.

Hinweis 

Wenn mehrere Erfolgskonten verwendet werden, kann die Umbuchung sowohl einzeln je offenen Posten, als auch gesamt je Erfolgskonto erfolgen.

Der Saldo der E/A-Verrechnungskonten muss nach der Umbuchung auf null sein.  

Sobald alles umgebucht wurde, wird die E/A-Rechner-Automatik am FIBU-Stamm deaktiviert. Ab diesem Zeitpunkt sind Erlöse und Aufwände sofort erfolgswirksam.

Im neuen Jahr werden die AR und ER nicht wie im Vorjahr auf die Verrechnungskonten, sondern direkt auf die Erfolgskonten gebucht. Die Zahlungen zu den offenen Posten aus dem Vorjahr können wie gewohnt verbucht und ausgeziffert werden.

Ist es nicht möglich, die Umstellung mit Jahreswechsel durchzuführen, weil im laufenden Jahr bereits mit der E/A-Automatik gebucht wurde, müssen die Verrechnungskonten rückwirkend aufgelöst werden.

Hierzu sind folgende Schritte notwendig:

Zu Beginn wird die E/A-Rechner Automatik am FIBU-Stamm deaktiviert.

Ab diesem Zeitpunkt werden die Erlöse und Aufwände sofort erfolgswirksam.

Anschließend wird der EB-Saldo des Verrechnungskontos auf die tatsächlichen Erfolgskonten umgebucht.

Diese Umbuchung erfolgt im 1. Monat des Wirtschaftsjahres, mit dem Belegsymbol "UB" oder "BU". Hierbei ist zu beachten, dass am Buchungssymbol die Steuerberechnung deaktiviert wird! Dieser Schritt ist identisch wie bei der Umstellung mit Jahreswechsel.

Zusätzlich zu den EBs müssen bei der unterjährigen Umstellung auch die laufenden Buchungen am Verrechnungskonto aufgelöst werden. Hier empfiehlt es sich, die Auflösung monatlich durchzuführen.

Damit ist gewährleistet, dass die monatlichen Auswertungen korrekt sind.

Für die Umbuchung der laufenden Buchungen gibt es drei Varianten:

Diese Art der Umbuchung empfiehlt sich besonders dann, wenn die Anzahl der offenen Posten überschaubar ist. Auch hier ist darauf zu achten, dass die Steuerberechnung am Buchungssymbol deaktiviert ist.

Die Vorgehensweise ist identisch wie bei der Umstellung mit dem Jahreswechsel.

Diese Variante empfiehlt sich ebenfalls, wenn nicht sehr viele offene Posten vorhanden sind. Dazu wird das Kontoblatt des Verrechnungskontos aufgerufen (in jenem Jahr in dem der OP eingebucht wurde).

Anschließend wird über die Combobox auf die offenen Posten gefiltert.

Mittels Rechtsklick auf der jeweiligen Buchung kann die automatische Umbuchung gestartet werden.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem die weiteren Details für die Umbuchung festgelegt werden. Hier ist es wichtig, dass am ausgewählten Buchungssymbol zuvor die Steuerberechnung deaktiviert wird.

Bis auf die Kontonummer werden alle notwendigen Felder vorbefüllt. Im Feld „Kto-Nr“ wird das tatsächliche Erfolgskonto eingetragen.

Diese Vorgehensweise wird für alle offenen Posten fortgeführt. Danach muss der Saldo der E/A-Verrechnungskonten auf null sein.

Besonders wenn es sich um sehr viele offene Posten handelt, kann die Umbuchung über eine Import-Datei hilfreich sein. Dazu wird über das Kontoblatt der Verrechnungskonten gearbeitet.

Wichtig ist hierbei, dass das Kontoblatt aus jenem Jahr herangezogen wird, in dem die offenen Posten eingebucht wurden, da nur hier auf die OP-Kennzeichen gefiltert werden kann.

Am Kontoblatt kann über die Combobox von „Alle“ auf „Offene Posten“ umgestellt und somit auf die offenen Posten gefiltert werden.

Über „Spalte hinzufügen“ kann die Ansicht für den Export aufbereitet werden. Besonders wichtig sind dafür die Spalten „E/A-Buch.KontoNr“ und „OP-Betrag“.

Anschließend können die Buchungen über Extras → Exportieren als CSV exportiert und mithilfe der Schnittstellenbeschreibung (Import Buchungen) zu einer geeigneten Import-Datei angepasst werden.

Vor dem Import muss die Datei wie folgt angepasst werden.:

Die zuvor eingefügte Spalte „E/ABuch.KontoNr“ wird durch die „Kto-Nr“ ersetzt. Außerdem müssen Buchungssymbol, Buchcode und Betrag entsprechend angepasst werden.

Erlöse:

Aufwände:

Der Saldo der E/A-Verrechnungskonten muss auch hier nach dem Import wieder auf null sein.

Im neuen Jahr werden die AR und ER nicht wie im Vorjahr auf die Verrechnungskonten, sondern direkt auf die Erfolgskonten gebucht.

Die Zahlungen zu den vorhandenen offenen Posten können wie gewohnt verbucht und ausgeziffert werden. Auch der Skonto wird richtig berücksichtigt, da die E/A-Automatik deaktiviert wurde und dieser damit direkt erfolgswirksam wird.

Wird eine Buchhaltung von Bilanzierer auf Einnahmen-Ausgaben-Rechnung umgestellt, gilt es grundsätzlich die Entscheidung zu treffen, ob in der Buchhaltung weiterhin offene Posten geführt werden oder nicht.

Wird auf die offenen Posten verzichtet, sind keine E/A-Rechner-Einstellungen zu treffen.
Die offenen Posten aus dem Vorjahr können ohne Veränderung des Erfolges auslaufen, da die Rechnungen bereits im Vorjahr erfolgswirksam waren.

Neue Rechnungen werden erst bei Zahlung direkt auf die Erfolgskonten gebucht. Somit gibt es keinen zeitlichen Unterschied mehr zwischen dem Einbuchen der Rechnung und dem Einbuchen der Zahlung.

Werden weiterhin offene Posten geführt, wird die Buchhaltung auf einen Einnahmen/Ausgaben-Rechner umgestellt. Die erforderlichen Grundeinstellungen für die E/A-Rechner-Automatik finden Sie hier.
Die offenen Posten wurden bereits im Vorjahr erfolgswirksam und dementsprechend auch bereits in der GuV ausgewiesen. Da das Jahr bereits als Bilanzierer abgeschlossen wurde, ist hier betreffend den offenen Posten im neuen Jahr nichts weiter zu beachten.

Auch wenn im Zuge der Zahlung ein Skonto berücksichtigt wird, ändert sich nichts, da dieser erst bei der Zahlung erfolgswirksam ausgebucht wird. Für die neu gebuchten offenen Posten greift die Automatik, sobald die Grundeinstellungen für die E/A-Automatik aktiviert wurden.