CTR Auswertungen mit Smart-Interface
Grundlegende Informationen zum Controlling finden Sie in der Dokumentation Erste Schritte.
Inhalt
Allgemeines
Auswertungen mit Smart-Interface (SMI) sind eine der diversen Auswertungsmöglichkeiten im Controlling. Ausdrucke aus den Gruppen BWA und Budget, Finanzplan langfristig und Planbilanz, Finanzplan kurzfristig und Bonitätsanalyse können, sofern die entsprechenden Lizenzen vorhanden sind, über ein Smart-Interface gestartet werden.
Ein SMI bietet den Vorteil, bestimmten Benutzern in der NTCS bereits vordefinierte Auswertungen zur Verfügung zu stellen, die ganz einfach gestartet werden können ohne sämtliche Auswertungsfelder einstellen zu müssen. Die getroffenen Voreinstellungen können dann nur mehr von dazu berechtigten Usern geändert werden (Auswertung, Firma, FIBU, Gliederungsschema, ...).
Zusätzlich zu den Voreinstellungen können in der Feldauswahl hingegen jene Felder hinterlegt werden, die der einzelnen Benutzer dann selbständig einstellen soll/darf (Auswertungsperiode, Istwerte bis Monat, ...). Durch die Wahlmöglichkeit, welche Felder beim Auswerten selbständig definiert werden können, kann daher auch begrenzt werden, was die Benutzer auswerten und einstellen dürfen.
Ein Smart-Interface ermöglicht also die individuelle Anpassung des Fensters für die Auswertungseinstellungen. Es kann eingestellt werden, welche Felder das Einstiegsfenster aufweisen soll, zusätzlich können Voreinstellungen für die Auswertung je Smart-Interface getroffen werden.
Wird beispielsweise in den Voreinstellungen als Von-Bis-Periode für die Auswertung 1-12 hinterlegt, werden diese Felder jedoch nicht mit in die Feldauswahl des Smart-Interfaces übernommen, dann hat der NTCS User beim Start dieser Auswertung keine Möglichkeit, den Auswertungszeitraum zu ändern. Das funktioniert natürlich auch für alle anderen Felder.
Zudem werden Ausdrucke mit Smart-Interface auch für die Bereitstellung von Auswertungen in der BMD Com bzw. im BMD Web benötigt.
Außerdem können sie auch im Kunden-, Mitarbeiter- und Projektnavigator ausgedruckt werden. Dazu muss der jeweilige Navigator in den Einstellungen des SMI aktiviert werden.
Auswertungen mit Smart-Interface können über Datenbesitzergruppen nur für bestimmte Benutzer zum Ansehen und Bearbeiten berechtigt werden. Zusätzlich sollten auch die notwendigen Berechtigungen überprüft werden.
Hinweis
 | Für einen besseren Überblick, welche Auswertungen vorhanden sind, kann bei den Einstiegsfeldern die Firma "leer" gelassen werden. Dadurch werden alle vorhandenen Auswertungen (allgemein oder firmenbezogen) angezeigt. In dieser Ansicht sind jedoch keine Neuanlagen und kein Kopieren bzw. keine Änderungen in den Voreinstellungen möglich - dazu ist die Hinterlegung einer Firma nötig. Es können jedoch Auswertungen gestartet werden, zudem sind beispielsweise Änderungen der Feldauswahl und das Erfassen von Notizen möglich.  |
Anlage
Anlage SMI-Ausdrucke
In der linken Bildschirmhälfte kann der Auswertungstyp ausgewählt werden - es wird also entschieden, ob ein SMI im Paket Controlling für einen Ausdruck aus der Gruppe BWA und Budget, Finanzplan langfristig und Planbilanz, Finanzplan kurzfristig oder Bonitätsanalyse angelegt werden soll:
Je nach Auswahl kann dann in der rechten Bildschirmhälfte ein Smart-Interface angelegt werden. Mit "+ (F5)" startet die Neuanlage eines SMI entweder für die in den Einstiegsfeldern hinterlegte Firma oder global für alle Firmen (dazu muss später in den Einstellungen die Auswahl Global getroffen werden, in den Einstiegsfeldern muss jedenfalls eine Firma eingegeben werden):
Feldauswahl Smart-InterfaceHinweis
| Werden bei einem globalen Smart-Interface Einstellungen abgespeichert, die in einer anderen Firma nicht vorhanden sind (z.B. ein bestimmtes Budgetmodell), erscheint beim Start der Auswertung in der anderen Firma die Hinweismeldung "Für folgende Felder konnten die entsprechenden Werte nicht geladen werden...". Die Auswertung wird, wenn möglich, ohne die vorhandene Einstellung erstellt.  |
Beispiel
 | Anlage SMI "Budgetauswertung GF". Der Geschäftsfürer soll beim Start des Ausdrucks nur mehr den von/bis Zeitraum, die Anzeige der Istwerte bis zu einem bestimmten Monat, die Budgetmodelle und das Planjahr auswählen müssen. In der Feldauswahl werden die gewünschten Felder, die bei Ausdruckstart dem GF zur Verfügung stehen sollen, definiert:   In den Voreinstellungen werden der gewünschte Ausdruck und zum Beispiel ein Gliederungsschema hinterlegt - diese Einstellungen werden beim Start des Smart Interfaces nicht mehr abgefragt:   Wird anschließend dieser Ausdruck mit Smart-Interface gestartet, öffnet sich die Ausdrucksmaske mit nur mehr den Feldern, die laut eingestellter Feldauswahl noch befüllt werden müssen:  |
Hinweis
| Werden die Felder für Firma und FIBU nicht über die Feldauswahl eingeblendet, wird die Auswertung mit der in den Einstiegsfeldern hinterlegten Firma und der jeweils aktuellen FIBU gestartet. |
Anlage Kategorien
Je Auswertungstyp können individuelle Kategorien angelegt werden um vorhandene SMIs besser filtern zu können. Dazu muss man in der linken Bildschirmhälfte ein SMI auswählen, bearbeiten und im Feld Kategorie eine vorhandene Auswertungskategorie auswählen oder neu anlegen:
Anschließend steht in der Hauptübersicht rechts oben eine Combobox zur Verfügung, mit der man gezielt auf eine Kategorie einschränken kann:
Hinweis
| Kategorien werden firmenbezogen (für die Firma die in den Einstiegsfeldern hinterlegt ist) angelegt. Wenn eine Kategorie für alle Firmen existieren soll, muss vor Anlage der Kategorie das Feld Firma auf Alle (=leer) gestellt werden. |
Start Auswertung mit Smart-Interface
Mit dem Startsymbol (F3) oder einem Doppelklick kann die vorbereitete, markierte Auswertung jederzeit über das Smart-Interface gestartet werden:
Es stehen dann nur die zuvor in der Feldauswahl definierten Felder zur Verfügung, die Voreinstellungen werden fix berücksichtigt - sie können nur dann geändert werden, sie in der Feldauswahl auch vorkommen:
Wie gewohnt kann schließlich die Auswertung gedruckt, als Vorschau aufgerufen oder ins Excel exportiert werden.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Starten | Startet den Auswertungsdialog für das gewählte Smart-Interface. |
 Ansehen | Zeigt die getroffenen Einstellungen für das gewählte Smart-Interface. |
 Neu | Neuanlage Smart-Interface |
 Bearbeiten | Ermöglicht das Bearbeiten der getroffenen Smart-Interface Einstellungen. |
 Löschen | Löscht das gewählte Smart-Interface. |
 Duplizieren | Kopiert eine Auswertung mit Smart-Interface inkl. der getroffenen Voreinstellungen auf eine neue Nummer. |
 Smart-Interface importieren | Mit dieser Funktion kann ein Smart-Interface importiert werden. |
 Smart-Interface exportieren | Mit dieser Funktion kann ein Smart-Interface exportiert werden. |
 Aktivieren/Deaktivieren | Mit dieser Funktion kann ein Smart-Interface aktiviert/deaktiviert werden. Über die Ansicht kann zwischen aktiven und inaktiven Smart-Interfaces gewechselt werden. |
 Nur aktive Daten anzeigen | Zeigt nur aktive Smart-Interfaces. |
| Nur inaktive Daten anzeigen | Zeigt nur inaktive Smart-Interfaces. |
| Alle Daten anzeigen | Zeigt alle Smart-Interfaces, unabhängig davon, ob aktiv oder inaktiv. |
Hinweis
| Die Einstellungen eines Smart-Interfaces können anstatt der gespeicherten Feldauswahl in einem Ausdrucksstapel verwendet werden. Weiters kann ein Smart-Interface für Ausdrucke mit der Einstellung "Freigabe BMD Com" in BMD Com zur Verfügung gestellt werden! |
Berechtigung von Auswertungen mit Smart-Interface
Für Auswertungen mit Smart-Interface gibt es bei den Berechtigungen eigene Ausprägungen. Je nachdem, mit welchen Rechten die betroffene Nutzergruppe ausgestattet werden soll, können die gewünschten Funktionen freigegeben oder gesperrt werden. Damit nicht jeder, der ins SMI einsteigen darf, sämtliche Auswertungen starten kann, muss zum Beispiel die Neuanlage eines SMI Eintrages gesperrt werden:
Achtung!
 | Sollen die betroffenen Benutzer keine "normalen" Auswertungen (Reporting BWA und Budget, BWA und Budget drucken) starten dürfen, so sind die entsprechenden Punkte extra zu sperren:  |
Hinweis
| Einzelne Auswertungen mit Smart-Interface können zudem über Datenbesitzergruppen nur für bestimmte Benutzer zum Ansehen und Bearbeiten berechtigt werden. |
