Planen mit der Plantafel für Mitarbeiter
Grundlegende Informationen zu Personaleinsatzplanung & Projektmanagement finden Sie unter Erste Schritte PEP.In diesem Dokument wird beschrieben, wie die Plantafel für Mitarbeiter für die Planung von Einsätzen & Vorgängen verwendet werden kann.
Hinweis zu Einsätzen & Vorgängen
 | Die Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede von Einsätzen und Vorgängen werden im Dokument Begriffsdefinition Einsatz & Vorgang erläutert. |
Zuordnen von Mitarbeitern
Mitarbeiter können auf einfache Art und Weise zu Vorgängen/Einsätzen zugeordnet werden. Dies erfolgt durch Ziehen von Einsätzen und Vorgängen auf den Eintrag in der Mitarbeiterliste der Plantafel.
Dabei können die Einsätze & Vorgänge sowohl aus den Reitern "Vorgänge" bzw. "Aktueller Vorgang" der Mitarbeiterplantafel als auch aus anderen Fenstern gezogen werden.
Als Start und Ende der neu erstellten Mitarbeiterzuordnung werden Start und Ende des Vorgangs verwendet.
Beispiel 1: Zuordnen durch Ziehen aus dem Reiter "Vorgänge"
 | Im Reiter "Vorgänge" kann über die Combobox auf Einträge gefiltert werden, wo es noch fehlende Mitarbeiterzuordnungen gibt. Durch Ziehen des Vorgangs aus der Liste direkt auf den Mitarbeiter wird der Mitarbeiter dem Vorgang zugeordnet und der Balken in der Gantt-Zeile des Mitarbeiters gezeichnet.  Ergebnis nach Ziehen:  |
Beispiel 2: Zuordnen durch Ziehen aus dem Reiter "Aktueller Vorgang"
| Im Reiter "Aktueller Vorgang" wird der im Gantt ausgewählte Vorgang dargestellt. Das bedeutet, es gibt bereits eine Mitarbeiterzuordnung. Um den Vorgang einem zusätzlichen Mitarbeiter zuzuordnen, kann der Vorgang auch hier heraus auf einen Mitarbeiter gezogen werden.  |
Beispiel 3: Zuordnen durch Ziehen aus dem Fenster "Einsätze"
| Auch das Ziehen aus den Einsätzen auf den Mitarbeiter der Mitarbeiterplantafel erstellt eine neue MA-Zuordnung.  |
Ändern des Planungszeitraums
Das Anpassen der Start- und Endezeiten erfolgt durch Verschieben des Balkens im Gantt.
Dabei sind für das Verschieben der Balken mehrere Entscheidungen zu treffen:
- Darf der Balken, der die Mitarbeiterzuordnung darstellt, nur innerhalb des Planungszeitraums des Vorgangs verschoben werden?
- Sollen beim Verschieben eines Balkens die Start- und Endezeiten der anderen Mitarbeiterzuordnungen desselben Vorgangs auch mitangepasst werden?
- Sollen die Balken minutengenau angepasst werden oder soll das Verschieben anhand eines gewissen Zeitrasters erfolgen?
Steuerung des Planungszeitraums
Ob beim Verschieben eines Balkens die geplanten Start- und Ende-Zeiten der einzelnen Mitarbeiterzuordnung oder die des gesamten Vorgangs/Einsatzes angepasst werden, wird über die Einstellung "Vorgang statt MAZ verschieben" im Fenstermenü unter Ansicht → Gantt gesteuert.
Diese Einstellung steht in Wechselwirkung mit der Einstellung MAZ steuert (MAZ-Strg) am jeweiligen Vorgang/Einsatz:
# | Einstellung "Vorgang statt MAZ verschieben" | Einstellung "MAZ steuert" | Balken verschieben |
1 | Nein → MA-Zuordnungen werden angepasst | Aus → Vorgang steuert | Der Balken darf nur innerhalb des Planungszeitraums des Vorgangs bewegt werden. Wird der Balken außerhalb des Vorgangszeitraums bewegt, wird beim Auslassen eine Hinweismeldung ausgegeben und der Balken verbleibt an der ursprünglichen Position. |
2 | Nein → MA-Zuordnungen werden angepasst | Ein → MAZ steuert | Der Balken darf zeitlich beliebig bewegt werden. |
3 | Ja → Vorgang wird angepasst | Aus → Vorgang steuert | Der Balken darf zeitlich beliebig bewegt werden. Es werden alle Mitarbeiterzuordnungen des Vorgangs, deren Start- und Endezeiten nicht übersteuert wurden, mitangepasst. Einschränkungen dabei sind: Gibt es Mitarbeiterzuordnungen, deren Start- und Ende-Zeit übersteuert worden sind und durch Anpassung des Vorgangszeitraums außerhalb dieses Vorgangszeitraums liegen würden, kann der Balken nicht verschoben werden. Es wird eine Hinweismeldung ausgegeben und der Balken verbleibt an der ursprünglichen Position. |
4 | Ja → Vorgang wird angepasst | Ein → MAZ steuert | Der Balken kann in dieser Konstellation zwar bewegt werden, nach Auslassen des Balkens wird er allerdings an die ursprüngliche Position zurückversetzt. |
Beispiele zur Einstellkonstellation #1: MA-Zuordnungen verschieben
Für die unten angeführten Beispiele wurde jeweils die folgende Konstellation an Einstellungen verwendet:
- Die Ansichtseinstellung Vorgang statt MAZ verschieben ist auf Nein gestellt.
- Am Vorgang ist die Einstellung MAZ steuert auf Aus gestellt.
Beispiel für das Verschieben einzelner Mitarbeiterzuordnungen
| → Der Planungszeitraum am Vorgang entspricht dem Planungszeitraum der einzelnen MA-Zuordnungen. → Der Planungszeitraum auf den einzelnen MA-Zuordnungen ist nicht übersteuert. Ausgangszustand:  Das Verschieben des Balkens ist in dieser Konstellation nicht zulässig, weil der neue Planungszeitraum der Mitarbeiterzuordnung außerhalb des Planungszeitraums des Vorgang liegen würde. Beim Auslassen wird ein Hiweis angezeigt, dass Soll- und Endedatum außerhalb des zulässigen Bereiches liegen. Im Anschluss wird der Balken wieder an die ursprüngliche Position verschoben.  |
Beispiel 2 für das Verschieben einzelner Mitarbeiterzuordnungen
| Ist der Planungszeitraum des Vorgangs größer als jener der einzelnen Mitarbeiterzuordnung, kann der Balken innerhalb des Vorgangsplanungszeitraums verschoben werden. → Der Planungszeitraum am Vorgang entspricht NICHT dem Planungszeitraum der einzelnen MA-Zuordnungen. → Der Planungszeitraum auf den einzelnen MA-Zuordnungen ist übersteuert. Ausgangszustand:  Ein einzelner Balken wird verschoben und dadurch der Planungszeitraum der MA-Zuordnung angepasst:  Wird der Balken allerdings über den Vorgangszeitraum hinaus verschoben, kommt es wieder zu der Meldung, dass Soll- und Endedatum außerhalb des zulässigen Bereiches liegen. |
Beispiele zur Einstellkonstellation #2: MA-Zuordnungen verschieben
Für die unten angeführten Beispiele wurde jeweils die folgende Konstellation an Einstellungen verwendet:
- Die Ansichtseinstellung Vorgang statt MAZ verschieben ist auf Nein gestellt.
- Am Vorgang ist die Einstellung MAZ steuert auf Ein gestellt.
Beispiel 3 für das Verschieben einzelner Mitarbeiterzuordnungen
| → Der Planungszeitraum am Vorgang wird aus dem Planungszeitraum der einzelnen MA-Zuordnungen abgeleitet. → Der Planungszeitraum auf den einzelnen MA-Zuordnungen ist übersteuert.  Durch Verschieben des Balkens wird der Planungszeitraum der MA-Zuordnung angepasst und dadurch in Folge auch der Planungszeitraum des Vorgangs.  |
Beispiele zur Einstellkonstellation #3: Vorgänge verschieben
Beispiel für Verschieben des gesamten Vorgangs
| Ausgangskonstellation (entspricht in der Tabelle oberhalb der Konstellation #3)
 Bei Verschieben des Balkens wird nach Auslassen des Balkens in der neuen Kalenderwoche auch der zweite Balken mitverschoben:  |
Einstellen eines Planungsrasters
Es kann mithilfe der Planungsperiode aus den Einstiegsfeldern eingestellt werden, dass das Verschieben eines Balkens nicht minutengenau erfolgt, sondern anhand eines eingestellten Rasters.
Die Einstellungen werden über die Felder Bearbeitungsraster, Dauer Bearbeitungsraster und Bearbeitungsraster-Modus auf der Planungsperiode getroffen.
Beispiel
| Folgende Einstellungen sind auf der Planungsperiode, die im Fenster "Plantafel für Mitarbeiter" ausgewählt wird, vorgenommen worden:  Bearbeitungsraster: 1 Woche (über die Felder "Dauer Br" sowie "Bearbeitungsraster") Modus für den Bearbeitungsraster: Ausfüllen Die Planungsperiode wird im entsprechenden Einstiegsfeld hinterlegt. Somit erfolgt das Verschieben wochengenau und der Balken wird an den einzelnen Wochen ausgerichtet:  |
Zuordnen von Mitarbeitern & zeitliches Planen
Durch Ziehen von Einsätzen und Vorgängen auf den Gantt-Bereich der Mitarbeiterplantafel wird der Mitarbeiter zugeordnet und zusätzlich kann durch die Position beim Auslassen auch der Planungszeitraum angepasst werden.
Die Einsätze & Vorgänge können dabei wieder aus den Reitern "Vorgänge" bzw. "Aktueller Vorgang" der Mitarbeiterplantafel als auch aus anderen Fenstern auf das Gantt gezogen werden.
Auch bei diesen Aktionen werden die Einstellungen "Vorgang statt MAZ verschieben", "MAZ steuert" und eines eingestellten Bearbeitungsrasters berücksichtigt.
Zuordnungen kopieren
Das Kopieren von MA-Zuordnungen (auf denselben Mitarbeiter bzw. andere Mitarbeiter) kann durch die Funktionen "Balken kopieren" sowie "Balken einfügen" im Kontextmenü des Gantt-Balkens erfolgen. Beim Einfügen der Balken werden wiederum die Einstellungen "Vorgang statt MAZ verschieben" sowie zum Planungsraster berücksichtigt.
Wenn Vorgang statt MAZ verschieben auf Ja gestellt ist, übernimmt der eingefügte Balken (die neu angelegte Mitarbeiterzuordnung) Soll-Anfang und Soll-Ende vom Vorgang. Die zeitliche Position des Mauszeigers wird dabei ignoriert, die Mitarbeiterposition steuert, für welchen Mitarbeiter die Zuordnung angelegt wird.
Wenn Vorgang statt MAZ verschieben auf Nein eingestellt ist, wird der Startzeitpunkt für die neu erstellte Mitarbeiterzuordnung anhand der aktuellen Mausposition im Gantt ermittelt. Ist der Bearbeitungsraster der Planungsperiode auf die Ausprägungen "Anfang" oder "Ausfüllen" gestellt, dann wird der Startzeitpunkt, der sich aus der Mauszeigerposition ergibt, am Bearbeitungsraster ausgerichtet. Die ursprüngliche Dauer der MA-Zuordnung bleibt erhalten und richtet sich nicht am Raster aus, selbst wenn "Ausfüllen" eingestellt ist.
Beispiel: Balken kopieren & einfügen
| Am gewählten Balken wird über das Kontextmenü die Funktion "Balken kopieren" aufgerufen.  Bei der Ansichtseinstellung Vorgang statt MAZ verschieben = Ja wird bei Ausführen der Funktion "Balken einfügen" der Balken dort eingefügt, wo der Vorgang aktuell eingeplant ist – es wird also die zeitliche Position des Mauszeigers ignoriert:  Der Balken wird auf der Zeile von Mitarbeiter "Herbert Zirbenegger" eingefügt, die zeitliche Position wird anhand des Vorgangszeitraums ermittelt:  Bei der Ansichtseinstellung Vorgang statt MAZ verschieben = Nein wird bei Ausführen der Funktion "Balken einfügen" der Balken anhand der zeitlichen Position des Mauszeigers eingefügt. Achtung: Es gelten hier auch die Regelungen zur Einstellung "MAZ steuert" am Einsatz/Vorgang. Ist der Vorgang das steuernde Element (MAZ steuert = Nein), darf der Balken nur innerhalb des Planungszeitraums des Vorgangs einfügt werden. Ausgangszustand: Die Einstellung "MAZ steuert (MAZ-Strg)" am Vorgang wurde auf "Ja" geändert.   Ergebnis nach Aufruf der Funktion "Balken einfügen": Der Balken wird in der Kalenderwoche eingefügt, wo der Mauszeiger positioniert gewesen ist.  Der eingestellte Bearbeitungsraster ist beim Einfügen ebenso berücksichtigt worden – es werden die Balken immer für eine ganze Kalenderwoche positioniert. |
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