Elektronischer Kassenbeleg
Grundlegende Informationen zur Kasse finden Sie unter Kasse - Stammdaten und Kasse - Tägliches Arbeiten.Allgemein
Unternehmen haben seit 01.01.2016 die Verpflichtung, bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen.
Neben der gängigen Variante des Ausdrucks über Bon- oder Belegdrucker ist es auch möglich, den Beleg elektronisch zu erstellen. Unter einem elektronischen Beleg ist z. B. der Versand des Belegs per E-Mail zu verstehen.
Grundvoraussetzung dafür ist, dass der elektronische Beleg unmittelbar im Zusammenhang mit der Bezahlung durch die Registrierkasse erstellt und signiert wird.
Externe Quelle
 | Nähere Informationen zur Belegerteilungspflicht finden Sie unter: |
E-Mail-Versand des Kassenbelegs
Der E-Mail-Versand des Kassenbelegs kann über mehrere Varianten erfolgen.
Die Ausgangssituationen und notwendigen Einstellungen werden in den folgenden Kapiteln näher beschrieben.
Bondruck mit Versand per E-Mail an Bestandskunden
Bei dieser Variante wird der Kassenbeleg grundsätzlich am Bondrucker gedruckt. Dafür ist in den Kassenstammdaten (Paket WWS → Stammdaten → Kassen → Kassen) im Bereich "Geräte" der Bondruck aktiviert und der entsprechende Drucker hinterlegt.
In der Kassenerfassung wird nur dann ein Kunde erfasst, wenn es sich um einen Stammkunden handelt.
Wird ein Stammkunde ausgewählt, soll dieser den Bon zusätzlich zum Ausdruck auch per E-Mail erhalten.
Ablauf
In der Kassenerfassung wird in den Kopfdaten der entsprechende Stammkunde ausgewählt und es werden die Bonpositionen erfasst. Mit der Funktion "Bezahlen" wird der Bon abgeschlossen und der Bondruck angestoßen.
Ist am Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt und die Rechnung per E-Mail aktiviert worden, erfolgt zuerst der Bondruck und zusätzlich wird der E-Mail-Versand des Belegs angestoßen. Ob dieser im Vorder- oder Hintergrund erfolgt, hängt von den entsprechenden Einstellungen ab.
Einstellungen
Die folgenden Einstellungen sind für diesen Ablauf zu treffen.
Kundenstammdaten
Für jene Kunden, welche den Bon per E-Mail erhalten sollen, ist eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen und die Rechnung per E-Mail zu aktivieren.
Hinweis
 | Ist am Kundenstamm zwar die Rechnung per E-Mail aktiviert, jedoch keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird unabhängig von der Druckereinstellung die E-Mail immer im Vordergrund geöffnet, damit die E-Mail-Adresse manuell eingegeben werden kann. Wird nur eine E-Mail-Adresse hinterlegt, jedoch die Rechnung per E-Mail nicht aktiviert, erfolgt in diesem Ablauf und mit den gewählten Einstellungen kein E-Mail-Versand. |
Belegdruck
In den Kassenstammdaten (Paket WWS → Stammdaten → Kassen → Kassen) ist im Bereich "Funktionen" zusätzlich die Druckereinstellung für den Belegdruck zu hinterlegen. Dabei ist es ausreichend, wenn in den Druckereinstellungen die Einstellungen für den E-Mail-Versand vorgenommen werden. Der Belegdruck selbst ist nicht zu aktivieren.
Hinweis
| Bei der Art des E-Mail-Versands kann sowohl der Versand im Vordergrund (E-Mail öffnet sich direkt am Client und wird manuell verschickt) als auch der Versand im Hintergrund (über den E-Mail-Server) gewählt werden. Steht am Kassen-PC oder in der Cloud kein Outlook mit einem entsprechenden E-Mail-Account zur Verfügung, ist es unbedingt erforderlich, dass der E-Mail-Versand im Hintergrund erfolgt. Dabei ist zu bedenken, dass bei fehlerhaften Einstellungen am Kunden (z. B. E-Mail-Adresse fehlt) versucht wird, eine E-Mail im Vordergrund zu öffnen. Wenn dies nicht möglich ist, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. |
Parameter
Folgende Parameter sind für diesen Ablauf zu aktivieren:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Kasse → Druckereinstellungen / Reports
Definition, ob beim Bonabschluss anstelle des Bondrucks ein Belegdruck erfolgen soll, sofern am Kunden "Rechnung per E-Mail" eingestellt ist. Zusätzlich ist im Parameter "Mailversand Original Kassenbeleg" die Ausprägung 2 (Druckereinstellung) oder 3 (Nur wenn in den kundenstammdaten "Rechnung per E-Mail" aktiviert ist) zu wählen. Hinweis: Damit der Bon tatsächlichlich per E-Mail versendet wird, muss in den Druckereinstellungen (in den Ausdrucksmodelldetails) des Belegdrucks der Mailversand aktiviert sein. | |
Definition, ob ein Mailversand des Original-Kassenbeleg erfolgen soll. 0 - Nein: Auch wenn in der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) das Feld "Ausdruck mailen" auf "Ja" gestellt ist, wird der Original-Kassenbeleg nicht gemailt. 1 - Immer: Unabhängig von der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) wird der Original-Kassenbeleg gemailt. 2 - Druckereinstellung: Abhängig von der Definition des Feldes "Ausdruck mailen" in der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) wird der Original-Kassenbeleg gemailt. 3 - Nur wenn in den Kundenstammdaten "Rechnung per E-Mail" aktiviert ist |
Hinweis
| Das Verhalten beim Parameter "Mailversand Original Kassenbeleg" ist identisch bei den Ausprägungen 2 und 3. Der E-Mail-Versand wird nur bei aktivierter Rechnung per E-Mail angestoßen. |
Belegdruck mit Versand per E-Mail an Bestandskunden
Bei dieser Variante wird der Kassenbeleg grundsätzlich am Belegdrucker gedruckt. Dafür ist in den Kassenstammdaten (Paket WWS → Stammdaten → Kassen → Kassen) im Bereich "Funktionen" der Belegdruck aktiviert und die entsprechenden Druckereinstellungen sind hinterlegt.
In der Kassenerfassung wird nur dann ein Kunde erfasst, wenn es sich um einen Stammkunden handelt.
Wird ein Stammkunde ausgewählt, soll dieser den Beleg zusätzlich zum Ausdruck auch per E-Mail erhalten.
Ablauf
In der Kassenerfassung wird in den Kopfdaten der entsprechende Stammkunde ausgewählt und es werden die Bonpositionen erfasst. Mit der Funktion "Bezahlen" wird der Bon abgeschlossen und der Belegdruck angestoßen.
Ist am Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt und die Rechnung per E-Mail aktiviert worden, erfolgt zuerst der Belegdruck und zusätzlich wird der E-Mail-Versand des Belegs angestoßen. Ob dieser im Vorder- oder Hintergrund erfolgt, hängt von den entsprechenden Einstellungen ab.
Ist am Kunden zwar eine E-Mail-Adresse hinterlegt, jedoch die Rechnung per E-Mail nicht aktiviert, erfolgt in diesem Fall nur der Belegdruck und kein E-Mail-Versand.
Einstellungen
Die folgenden Einstellungen sind für diesen Ablauf zu treffen.
Kundenstammdaten
Für jene Kunden, welche den Beleg per E-Mail erhalten sollen, ist eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen und die Rechnung per E-Mail zu aktivieren.
Belegdruck
In der Druckereinstellung des Belegdrucks ist neben dem Druck auch der E-Mail-Versand zu aktivieren.
Folgender Parameter ist für diesen Ablauf zu aktivieren:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Kasse → Druckereinstellungen / Reports
Definition, ob ein Mailversand des Original-Kassenbeleg erfolgen soll. 0 - Nein: Auch wenn in der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) das Feld "Ausdruck mailen" auf "Ja" gestellt ist, wird der Original-Kassenbeleg nicht gemailt. 1 - Immer: Unabhängig von der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) wird der Original-Kassenbeleg gemailt. 2 - Druckereinstellung: Abhängig von der Definition des Feldes "Ausdruck mailen" in der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) wird der Original-Kassenbeleg gemailt. 3 - Nur wenn in den Kundenstammdaten "Rechnung per E-Mail" aktiviert ist |
Damit nur an Kunden mit aktivierter Rechnung per E-Mail der Versand des Kassenbelegs per E-Mail erfolgt, ist hier die Ausprägung 3 zu wählen.
Manuelle Auswahl zwischen Ausdruck Bon und Versand per E-Mail
Im Gegensatz zur Variante Bondruck mit Versand per E-Mail an Bestandskunden soll bei jedem Bon gewählt werden können, ob der Bon gedruckt, per E-Mail versendet oder gedruckt und per E-Mail versendet werden soll.
In diesem Fall ist im Kassenstamm grundsätzlich der Bondruck aktiviert.
Ablauf
Es erfolgt ein Verkauf in der Kasse. Hierbei ist es irrelevant, ob in den Kopfdaten ein Kunde erfasst wird oder nicht. Bei Bonabschluss kommt die Abfrage "Soll der Bon am Bondrucker gedruckt oder per E-Mail versendet werden?
Sie können hier die Auswahl treffen zwischen "E-Mail versenden", "Bondrucker" und "Bon + E-Mail".
Diese Abfrage und den Vorschlagswert definieren Sie über folgenden Parameter:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Kasse → Druckereinstellungen / Reports
Definition, ob in der Kassenerfassung beim Bonabschluss eine Druckerabfrage erfolgen soll. 0 - Nein 1 - Ja (Default Bondrucker): Beim Bonabschluss kommt eine Abfrage, ob der Bondrucker oder der Belegdrucker verwendet werden soll, sofern in den Kassenstammdaten sowohl der Bon- als auch Belegdruck aktiviert sind. Der Vorschlagswert ist "Bondrucker". 2 - Ja (Default Belegdrucker): Beim Bonabschluss kommt eine Abfrage, ob der Bondrucker oder der Belegdrucker verwendet werden soll, sofern in den Kassenstammdaten sowohl der Bon- als auch Belegdruck aktiviert sind. Der Vorschlagswert ist "Belegdrucker" bzw. bei aktiven E-Mail-Einstellungen "E-Mail". Hinweis: Der Ausdruck des Kreditkartenbelegs (Händlerbeleg) erfolgt immer am Bondrucker. |
Die Abfrage erhalten Sie nur, wenn bei diesem Parameter die Ausprägung 1 oder 2 gewählt worden ist.
Soll als Vorschlagswert "E-Mail" aktiv sein, wählen Sie die Ausprägung "Ja - (Default Belegdrucker)".
Für den Vorschlagwert "Bondrucker" wählen Sie die Ausprägung "Ja - (Default Bondrucker)".
Einstellungen
Im Gegensatz zu der Variante Bondruck mit Versand per E-Mail an Bestandskunden sind hier folgende Einstellungen relevant:
Kundenstamm
Am Kundenstamm sind keine Einstellungen notwendig. Soll bei Bestandskunden jedoch automatisch die richtige E-Mail-Adresse vorgeschlagen werden, empfiehlt sich deren Hinterlegung.
Ist am Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt bzw. wurde kein Kunde erfasst, erscheint die Abfrage "E-Mail-Adresse für Bondruck", in welcher die gewünschte E-Mail-Adresse hinterlegt werden kann.
Druckereinstellungen
Hier ist es neben der Hinterlegung der Druckereinstellung der Belegdruck zu aktivieren. Nur mit aktivem Belegdruck erfolgt die Abfrage und der E-Mail-Versand kann erfolgen.
In den Druckereinstellungen sind die Einstellungen für den E-Mail-Versand ausreichend.
Parameter
Folgende Parameter sind für diesen Ablauf relevant:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Kasse → Druckereinstellungen / Reports
Definition, ob beim Bonabschluss anstelle des Bondrucks ein Belegdruck erfolgen soll, sofern am Kunden "Rechnung per E-Mail" eingestellt ist. Zusätzlich ist im Parameter "Mailversand Original Kassenbeleg" die Ausprägung 2 (Druckereinstellung) oder 3 (Nur wenn in den kundenstammdaten "Rechnung per E-Mail" aktiviert ist) zu wählen. Hinweis: Damit der Bon tatsächlichlich per E-Mail versendet wird, muss in den Druckereinstellungen (in den Ausdrucksmodelldetails) des Belegdrucks der Mailversand aktiviert sein. | |
Definition, ob ein Mailversand des Original-Kassenbeleg erfolgen soll. 0 - Nein: Auch wenn in der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) das Feld "Ausdruck mailen" auf "Ja" gestellt ist, wird der Original-Kassenbeleg nicht gemailt. 1 - Immer: Unabhängig von der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) wird der Original-Kassenbeleg gemailt. 2 - Druckereinstellung: Abhängig von der Definition des Feldes "Ausdruck mailen" in der Druckereinstellung des Kassenbelegs (Kassenstammdaten - Funktionen) wird der Original-Kassenbeleg gemailt. 3 - Nur wenn in den Kundenstammdaten "Rechnung per E-Mail" aktiviert ist |
Der Parameter "Mailversand statt Bondrucker" muss auf "Nein" stehen.
Beim Parameter "Mailversand Original Kassenbeleg" muss die Ausprägung "Druckereinstellungen" gewählt werden.
E-Mail-Versand der Belege abhängig von der Kasse
Wir gehen bei dieser Variante von folgender Konstellation aus:
Es gibt 2 Kassen an einem Standort. Bei der Hauptkasse erfolgen der reguläre Verkauf und die Bezahlung der Ware. Zusätzlich gibt es eine Nebenkasse, bei welcher nur Rechnungen aus der Warenwirtschaft bar oder mittels Karte bezahlt werden.
An der Hauptkasse soll der Bon/Beleg bei der Auswahl eines Kunden mit hinterlegter E-Mail-Adresse zusätzlich zum Ausdruck auch per E-Mail versendet werden.
An der Nebenkasse ist dies nicht gewünscht, hier soll nur der Ausdruck erfolgen.
Dieser Ablauf kann sowohl für die Variante Bondruck und E-Mail, als auch Belegdruck und E-Mail aktiviert werden.
Einstellungen
Unterschiede zu den oben angeführten Einstellungen sind folgende:
Kundenstamm
Hier ist es ausreichend, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Die Rechnung per E-Mail muss nicht gesondert aktiviert werden.
Druckereinstellungen
In diesem Fall wird bei der Hauptkasse in den Druckereinstellungen für den Belegdruck der E-Mail-Versand aktiviert, bei der Nebenkasse nicht. Erfolgt bei beiden Kassen der Druck am Bondrucker, sind bei der Hauptkasse Druckereinstellungen für den Belgdruck zu hinterlegen, bei der Nebenkasse können diese Einstellungen entfallen.
Parameter
Beim Parameter Mailversand Original Kassenbeleg ist die Ausprägung 2 zu wählen.
Genereller E-Mail-Versand der Belege
Bei dieser Variante wird der Kassenbeleg grundsätzlich am Belegdrucker gedruckt. Dafür ist in den Kassenstammdaten (Paket WWS → Stammdaten → Kassen → Kassen) im Bereich "Funktionen" der Belegdruck aktiviert und die entsprechenden Druckereinstellungen sind hinterlegt. Unabhängig davon, ob in den Druckereinstellungen der E-Mail-Versand aktiviert ist, wird der Beleg zusätzlich zum Druck immer per E-Mail versendet. Trotzdem empfehlen wir die Hinterlegung und Aktivierung der Einstellungen für den E-Mail-Versand.
Ablauf
Wird nun ein Kassenbeleg erfasst, verhält es sich identisch, egal ob ein Kunde in den Kopfdaten erfasst wird oder nicht. Nach dem Belegdruck wird automatisch der E-Mail-Versand angestoßen.
Ist kein Kunde bzw. am ausgewählten Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird immer eine E-Mail im Vordergrund geöffnet und die E-Mail-Adresse ist hier manuell zu erfassen.
Ist in den Druckereinstellungen der E-Mail-Versand im Hintergrund eingestellt worden, erfolgt dieser nur dann, wenn am Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Andernfalls wird die E-Mail automatisch im Vordergrund geöffnet.
Einstellungen
Folgende Einstellungen sind für diesen Ablauf relevant:
Kundenstamm
Grundsätzlich ist es nicht notwendig, die E-Mail-Adresse am Kundenstamm zu hinterlegen. Ist diese jedoch bereits bekannt, empfiehlt sich die Hinterlegung, da die E-Mail-Adresse dann auch automatisch vorgeschlagen wird bzw. der E-Mail-Versand im Hintergrund nur funktioniert, wenn eine Adresse hinterlegt ist.
Druckereinstellungen
Diese Variante ist nur bei aktiviertem Belegdruck möglich.
Parameter
Beim Parameter Mailversand Original Kassenbeleg ist die Ausprägung 1 zu wählen.
