my BMD Faktura: Beleg ändern
Wie ein Beleg geändert bzw. gelöscht werden kann bzw. bis zu welchem Zeitpunkt dies möglich ist, wird in diesem Hilfedokument beschrieben.
Allgemein
Grundsätzlich gilt, ein Beleg, der noch nicht an den Kunden versendet worden ist, kann jederzeit geändert (bearbeitet) oder auch gelöscht werden.
Ist ein Beleg bereits versendet worden, gibt es Einschränkungen für die Bearbeitung bzw. das Löschen des Belegs.
Hierbei gilt die Grundregel, dass sämtliche Belege, die steuerlich relevant sind, nach der Versendung an den Kunden weder gelöscht noch geändert werden dürfen. Dabei handelt es sich um eine gesetzliche Vorgabe. Aus diesem Grund dürfen Belege wie Rechnungen, Gutschriften oder Storno-Rechnungen nicht verändert oder gelöscht werden.
Hinweis
 | Auch wenn Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine von dieser Regelung grundsätzlich nicht betroffen sind, empfehlen wir auch hier, bereits versendete Belege nicht mehr zu ändern bzw. zu löschen. Verwenden Sie stattdessen die Funktion "Kopieren" (siehe auch my BMD Faktura: Beleg kopieren). |
Belegliste
In der Belegliste stehen Ihnen über das "3-Punkte-Menü" in der Spalte "Aktion" je Beleg die Funktionen für das Bearbeiten und Löschen zur Verfügung.
Handelt es sich um einen Beleg, der nach dem Versand nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden darf, sind diese Funktionen deaktiviert, sobald der Beleg den Status "Versendet" hat.
Beleg bearbeiten
Solange ein Beleg den Status "Entwurf" hat, kann die Bearbeitung einfach mittels Mausklick auf den gewünschten Beleg gestartet werden.
Es wird automatisch die Belegerfassung geöffnet und die gewünschten Änderungen können vorgenommen werden.
Handelt es sich um einen Beleg mit dem Status "Versendet", öffnet sich mittels Mausklick jedoch nicht mehr die Belegerfassung, sondern die PDF-Vorschau des bereits versendeten Belegs. Somit ist eine Bearbeitung auf diesem Weg nicht mehr möglich.
Damit bei Belegarten, die auch nach dem Versand noch bearbeitet werden dürfen, eine Bearbeitung möglich ist, gibt es zusätzlich die Funktion "Bearbeiten" über das "3-Punkte-Menü" zum jeweiligen Beleg.
Mit Ausführen der Funktion "Bearbeiten" öffnet sich die Belegerfassung und die gewünschten Änderungen können vorgenommen werden.
Hinweis
| Auch wenn bei manchen Belegarten das Bearbeiten auch nach dem Versenden noch möglich ist, empfehlen wir, den Beleg eher zu kopieren. So ist es möglich, die Änderungen nachzuvollziehen. Ist eine Änderung gespeichert worden, kann diese nicht mehr rückgängig gemacht werden und der ursprüngliche Beleg ist nicht mehr ersichtlich. |
Beleg löschen
Die Funktion "Beleg löschen" verhält sich identisch zur Funktion "Bearbeiten". Diese Funktion steht für alle Belegarten zur Verfügung, solange der Beleg den Status "Entwurf" hat. Ist ein Beleg versendet worden, ist ein Löschen nur für jene Belegarten möglich, die keine steuerliche Relevanz haben.
Handelt es sich um einen Entwurf, kann dieser Beleg direkt in der Belegerfassung über die Funktion "Entwurf löschen" gelöscht werden.
Wird die Funktion ausgeführt, öffnet sich die zusätzliche Abfrage "Löschen bestätigen? Möchten Sie den Beleg wirklich löschen?", mit welcher das Löschen mit "Ja" bestätigt bzw. mit "Nein" abgebrochen wird.
Wird das Löschen mit "Ja" bestätigt, wird der Beleg unwiderruflich gelöscht. Dieser kann nach dem Vorgang nicht wiederhergestellt werden.
Handelt es sich um einen Beleg, der bereits versendet worden ist, jedoch noch gelöscht werden kann, verhält es sich wie beim Bearbeiten. Die Funktion für das Löschen steht nur noch über das "3-Punkte-Menü" in der Spalte "Aktion" zur Verfügung.
Mit Ausführen der Funktion kommt auch hier noch einmal die Abfrage, ob der Beleg wirklich gelöscht werden soll.
Wird die Abfrage mit "Ja" bestätigt, wird der Beleg unwiderruflich gelöscht.
Achtung!
 | Bitte beachten Sie, dass durch das Löschen von versendeten Belegen Lücken in den Belegnummern entstehen können. Bei Rechnungen und Gutschriften ist das Löschen von versendeten Belegen nicht möglich, um einen lückenlosen Rechnungs- und Gutschriftsnummernkreis gewährleisten zu können. Bei Auftragsbestätigungen, Angeboten und Lieferscheinen gibt es grundsätzlich keine gesetzliche Verpflichtung, dass der Nummernkreis fortlaufend und lückenlos sein muss, daher ist ein Löschen auch nach dem Versenden möglich. Die gelöschten Nummern werden jedoch nicht für neue Belege verwendet, wodurch es zu Lücken kommen kann und somit eine Fehlersuche mitunter erschwert wird. |
