my BMD Faktura: Onboarding Belegdesign
Erfahren Sie hier alles zum Thema Belegdesign und wie Sie das Layout für Ihre Belege im Onboarding und im Bereich der Einstellungen definieren können.
Allgemein
Im Onboarding zum Belegdesign können Sie definieren, wie das Layout Ihrer Belege aussehen soll. Definieren Sie, welche Daten angedruckt werden sollen und hinterlegen Sie Ihr Logo oder Briefpapier.
Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Einstellungen.
Onboarding Belegdesign
Direkt nach dem Abschluss des Onboardings Ihres Unternehmens können Sie das Onboarding des Belegdesigns starten.
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Wie bereits im vorherigen Assistenten werden Sie auch hier Schritt für Schritt durch die relevanten Einstellungen geführt.
Das Onboarding des Belegdesigns beinhaltet die folgenden Schritte:
- Kontaktdaten
- Logo/Briefpapier
- Seiteneinstellungen
- Rechnungsnummer
Hinweis
 | Keine Sorge: Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt weitermachen wollen, werden alle bis dahin erfassten Daten gespeichert. Haben Sie den Assistenten zwischendurch unterbrochen, können Sie ihn jederzeit wieder über das Dashboard neu starten. [Bild] Erst wenn der Assistent vollständig abgeschlossen worden ist, steht der Aufruf am Dashboard nicht mehr zur Verfügung. Der Assistent kann aber jederzeit wieder über die Belegvorschau gestartet werden bzw. kann das Belegdesign auch in den Einstellungen geändert werden. |
Kontaktdaten
Im ersten Schritt definieren Sie, welche Ihrer persönlichen Daten auf den Belegen angeführt werden.
Sie können hier zwischen "Angemeldeter User", "Fixe Kontaktdaten" und "Keine" wählen.
Angemeldeter User
Wählen Sie den angemeldeten User aus, werden Ihre Kontaktdaten (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefonnummer) der Registrierung auf den Belegen angeführt.
Die hinterlegten Daten werden Ihnen hier noch einmal angezeigt, können jedoch nicht geändert werden. Sind hier falsche Daten hinterlegt, sind diese in den Einstellungen selbst zu ändern.
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Fixe Kontaktdaten
Möchten Sie fixe Kontaktdaten hinterlegen, die von Ihren Daten der Registrierung abweichen, treffen Sie die Auswahl "Fixe Kontaktdaten". Sie können nun die entsprechenden Daten hinterlegen.
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Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
| Vorname | Hinterlegen Sie hier den Vornamen des Bearbeiters, der auf den Belegen angedruckt werden soll. Ist es gewünscht, einen vorne angestellten Titel (z. B. Mag.) anzugeben, können Sie diesen vor dem tatsächlichen Vornamen im Feld anführen. | ||
Nachname | Hier können Sie den Nachnamen des Bearbeiters hinterlegen, der auf den Belegen angedruckt werden soll. Ein nachgestellter Titel (z. B. MSc) ist ebenfalls hier, nach dem Nachnamen, zu hinterlegen. | ||
E-Mail | Hinterlegen Sie hier die E-Mail-Adresse, welche Sie Ihren Kunden für die Kontaktaufnahme in Bezug auf Belege angeben möchten. | ||
| Telefonnummer | Die Telefonnummer, welche für die Kontaktaufnahme Ihrer Kunden in Bezug auf Belege relevant ist, können Sie hier hinterlegen. Hinweis
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Hinweis
| Nur jene Daten, die hier hinterlegt sind, werden auch auf den Belegen angeführt. Soll z. B. kein Name, sondern nur die E-Mail-Adresse und Telefonnummer angeführt werden, können Sie die Felder "Vorname" und "Nachname" leer lassen. |
Keine
Wählen Sie die Ausprägung "Keine", werden auf den Belegen keine Kontaktdaten angeführt.
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Hinweis
| Diese Auswahl hat keinen Einfluss auf die tatsächlichen Firmendaten. Der Druck der Firmendaten wird in einem weiteren Schritt definiert. |
Logo/Briefpapier
In diesem Schritt definieren Sie, ob auf Ihren Belegen ein Logo oder Briefpapier eingefügt werden soll.
Wählen Sie zwischen "Logo", "Briefpapier" und "Ohne".
Logo
Möchten Sie ein Logo hinterlegen, wählen Sie diese Ausprägung.
Sie haben nun die Möglichkeit, das Logo im Format "JPG" mittels Drag & Drop in den Upload-Bereich zu ziehen oder über "auswählen" manuell aus einem Verzeichnis zu wählen.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob das Logo links oder rechts ausgerichtet werden soll.
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Briefpapier
Haben Sie ein eigenes Briefpapier (A4-Format) für Ihr Unternehmen, wählen Sie die Ausprägung "Briefpapier".
Sie können Ihr Briefpapier im Format "JPG" oder "PDF" mittels Drag & Drop in den Upload-Bereich ziehen bzw. über "auswählen" manuell aus einem Verzeichnis wählen.
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Ohne
Haben Sie weder Briefpapier noch Logo, wählen Sie die Ausprägung "Ohne".
Hinweis
| Wird Ihr Logo oder Briefpapier erst noch erstellt, können Sie diese Einstellung auch zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen und Ihr Layout danach noch einmal anpassen. |
Seiteneinstellungen
In diesem Schritt definieren Sie, welche Daten auf der ersten Seite und auf den Folgeseiten Ihrer Belege angeführt werden sollen.
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Folgende Einstellungen stehen Ihnen hier für die Erste Seite zur Verfügung:
| Firmendaten | Für eine rechtskonforme Rechnungslegung ist es erforderlich, die relevanten Firmendaten anzuführen. Wählen Sie hier aus, ob und wo Ihre Unternehmensdaten (Firmenname, Adresse, UID etc.) angeführt werden sollen. Mit Aktivierung der Firmendaten kann gewählt werden, wo die Daten angedruckt werden sollen:
Welche Firmendaten angeführt werden, ist fix definiert, um gewährleisten zu können, dass die Belege rechtskonform ausgestellt werden. Folgende Daten werden im entsprechenden Bereich angeführt:
Hinweis
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Schweiz: Unternehmens-IDFolgende Einstellungen stehen Ihnen hier für die Folgeseiten zur Verfügung:
| Logo drucken | Haben Sie ein Logo hinterlegt, können Sie hier definieren, ob dieses auch auf den Folgeseiten gedruckt werden soll. |
Briefpapier drucken | Über dieses Feld können Sie definieren, ob das hinterlegte Briefpapier auch für die Folgeseiten verwendet werden soll. |
Belegnummer anführen | Definieren Sie hier, ob die Belegnummer (z. B. Rechnungsnummer) auch auf den Folgeseiten angeführt werden soll. |
| Firmendaten | Sie können hier definieren, ob die Firmendaten auch auf den Folgeseiten angeführt werden sollen. Werden diese aktiviert, können Sie auch für die Folgeseiten auswählen, ob sie am Seitenkopf oder Seitenfuß gedruckt werden sollen. |
| Seitennummer | Für mehrseitige Belege ist es sinnvoll anzuführen, wie viele Seiten der Beleg hat und um welche Seite es sich handelt. Über dieses Feld können Sie definieren, ob die Seitennummern angeführt werden. Diese werden mit dem Text "Seite ... von ..." angeführt. |
Rechnungsnummer
Definieren Sie in diesem Schritt, wie sich Ihre Rechnungsnummer zusammensetzt.
Im Gegensatz zu anderen Belegnummern, wie z. B. bei Auftragsbestätigungen, gibt es für Rechnungsnummern die gesetzliche Regelung, dass diese fortlaufend und lückenlos sein müssen. Eine Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden.
Damit Sie gegebenenfalls einen bestehenden Rechnungsnummernkreis fortführen können, ist es möglich, die Rechnungsnummer hier zu definieren.
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Folgende Einstellungen können Sie hier wählen:
| Rechnungsnummer mit Jahresbezug | Soll es pro Kalenderjahr einen eigenen Rechnungsnummernkreis geben, können Sie dies hier aktivieren. Mit Aktivierung eines jahresbezogenen Rechnungsnummernkreises können Sie wählen, ob die Jahreszahl 2- oder 4-stellig sein soll. Die Jahreszahl wird, ohne Trennzeichen, der fortlaufenden Rechnungsnummer vorangestellt. |
Startnummer | Hier können Sie definieren, mit welcher Endziffer Sie starten möchten. Geben Sie die gewünschte Nummer ohne zusätzliche Nullen ein. Die Nullen auf die gewünschte Startnummer werden automatisch gesetzt. |
Vorschau der Rechnungsnummer | In diesem Feld wird Ihnen die Vorschau der Rechnungsnummer auf Basis der Einstellung in den vorherigen Feldern angezeigt. Somit sehen Sie hier sofort, wie Ihre Rechnungsnummer aussehen wird und können ggf. noch Änderungen vornehmen. |
Beispiel
 | Bisher wurden meine Rechnungen in einem anderen System erstellt und ich möchte die bestehenden Rechnungsnummern fortführen. Meine Rechnungsnummer bestand bisher aus der 2-stelligen Jahreszahl und einer fortlaufenden 5-stelligen Nummer. Die nächste Rechnungsnummer wäre die 245. Ich aktiviere die Rechnungsnummer mit Jahresbezug und wähle hier "2-stellig" aus. Als Startnummer hinterlege ich die Nummer 245. [Bild] |
Hinweis
| Alphanumerische Rechnungsnummern sind nicht möglich. Hatten Sie bisher einen derartigen Nummernkreis, wählen Sie hier bitte die Einstellung für einen neuen Rechnungsnummernkreis. Rechtlich ist es möglich, mehrere Rechnungsnummernkreise zu verwenden. Es muss nur sichergestellt werden, dass diese in sich fortlaufend und lückenlos sind. |
Abschluss des Onboardings
Nach der Definition der Rechnungsnummer haben Sie das Onboarding des Belegdesigns erfolgreich abgeschlossen.
Sie können den Assistenten mit "Fertig" beenden und auf das Dashboard wechseln oder mit der Funktion "Ersten Beleg erfassen" direkt mit Ihrem ersten Beleg beginnen.
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Belegdesign über die Einstellungen
Sämtliche Einstellungen, die für das Belegdesign im Onboarding getroffen werden können, sind auch direkt im Bereich "Einstellungen" ersichtlich.
Unter dem Punkt "Faktura" sind neben allen weiteren Einstellungen auch jene des Belegdesigns ersichtlich.
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Onboarding in der Belegvorschau starten
Ist der Assistent für das Belegdesign bereits einmal abgeschlossen worden, ist der Aufruf am Dashboard nicht mehr ersichtlich.
Um das Onboarding noch einmal staten zu können, erstellen Sie einen neuen Beleg und wechseln Sie mit der Funktion "Abschließen" in die Belegvorschau.
Hier haben Sie im rechten Bereich die Möglichkeit, den Assistenten noch einmal zu starten.
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Weitere Informationen zum Onboarding des Belegdesigns
Im folgenden Dokument finden Sie noch alle weiteren relevanten Informationen zum Onboarding:
FAQ | Häufig gestellte Fragen zum Thema "Konfiguration des Belegdesigns"
