ARS - Audit Revision Software
Grundlegende Informationen zum Buchen finden Sie unter Buchen.Inhalt
Allgemeines
Dieses Analyseprogramm wurde auf Basis der neuen Prüfungstechnik der Betriebsprüfung entwickelt.
Die steuerliche Betriebsprüfung hat für eine gleichmäßige, den Abgabengesetzen entsprechende Besteuerung zu sorgen. Ein Bestandteil dieser Tätigkeit ist die Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Mithilfe neuer Prüfungstechniken werden Manipulationen rascher erkannt.
Die steuerliche Betriebsprüfung hat für eine gleichmäßige, den Abgabengesetzen entsprechende Besteuerung zu sorgen. Ein Bestandteil dieser Tätigkeit ist die Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Mithilfe neuer Prüfungstechniken werden Manipulationen rascher erkannt.
Vorbereitungen
Vorbereitungen sind nur dann zu treffen, wenn Sie Ihre Buchhaltung in BMD 5.5 führen.
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Wird die Buchhaltung in der NTCS geführt, sind keinerlei Vorbereitungen zu treffen. |
 | Wird die Buchhaltung in BMD 5.5 geführt, müssen in der NTCS eine Firma bzw. eine FIBU angelegt und die Sachkonten importiert werden. Anlage Firma Unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten wird auf der linken Seite mit F5 - Neu eine neue Firma angelegt. Anlage FIBU Auf der rechten Seite wird im nächsten Schritt mit F5 - Neu die dazugehörige FIBU angelegt. Wichtig ist, dass Sie im Feld "FIBU-Verzeichnis BMD 5.5" Ihre Buchhaltung eintragen. Beim Speichern der Eingaben erhalten Sie folgende Abfrage:  Mit "Übernehmen" werden die Sachkonten Ihrer Buchhaltung in die NTCS importiert. Nähere Informationen zur Anlage finden Sie hier.  |
Anlage Testfall
Sie starten das Programm unter FIBU → Weitere Funktionen → Betriebsprüfungssoftware ARS.
Sie haben hier die Möglichkeit, neue Testfälle anzulegen sowie bereits bestehende Testfälle zu ändern bzw. zu löschen.
Weiters steht Ihnen in der Warenwirtschaft unter Kasse → Auswertungen → Fiskaljournal → Funktionen der Punkt Export DEP für ARS zur Verfügung. Damit öffnet sich das Auswahlfenster für ARS-Prüfungen und es kann ein neuer Testfall für ARS angelegt werden.
| Führen Sie Ihre Buchhaltung in BMD 5.5, so wird bei der Anlage des allerersten Testfalls automatisch das Buchungsjournal aus BMD 5.5 importiert. Für alle weiteren Testfälle können Sie unter "Testfälle hinzufügen" → "Übernahme Buchhaltungsdaten" den aktuellen Stand laden. Die aktuellen Kontensalden können Sie jederzeit unter FIBU → Stammdaten → Konten → Konten → Import Salden gesamt aus BMD 5.5 importieren. |
In dieser Maske können Sie die Prüfungstechnik auswählen:
- Erste, Zweite bzw. Erste und Zweite Ziffer, Dritte, Vierte oder Fünfte Ziffer nach Benford
- Endziffernanalyse
- Drei Jahres Vergleich (Erste, Zweite, Erste und Zweite Ziffer Benford)
- Lognormalverteilung
- Schichtprofil
- Kontenvergleich
- Zeitreihenvergleich
- Lückenanalyse/Doppelbelegung Belegnummer
Ziffernanalyse, Lognormalverteilung, Kontenvergleich und Zeitreihenvergleich schließen sich gegenseitig aus. Das heißt, es müssen jeweils neue Testfälle für die verschiedenen Prüfungstechniken angelegt werden.
Weiters geben Sie bekannt, ob die Daten aus der Buchhaltung oder aus einer CSV-Datei geprüft werden sollen.
Werden die Daten aus dem Buchungsjournal eingelesen, so müssen zusätzlich die Kontengruppe, die zu prüfenden Buchungssymbole und der Buchungscode eingeschränkt werden.
Unter Datenimport für Testanalyse geben Sie an, ob die Daten aus der Buchhaltung oder aus einer angegebenen Datei im CSV-Format importiert werden sollen.
Buchungen | Wenn die Buchhaltung in der NTCS geführt wird, wählen Sie "Übernahme Buchungen BMD", um die gebuchten Daten zu analysieren. |
| Buchungsjournal BMD 5.5 | Wenn die Buchhaltung in BMD 5.5 geführt wird, wählen Sie "Journalimport aus 5.5", um die gebuchten Daten zu analysieren. |
Datenimport aus CSV- Datei | Wird die Buchhaltung extern geführt, können Sie hier Daten aus einer CSV-Datei analysieren. |
Wenn Sie eine CSV-Datei importieren möchten, erscheint folgendes Fenster:
Zuerst müssen Sie hier den Pfad der zu importierenden Datei angeben.
Wenn in der CSV-Datei Überschriften stehen, müssen Sie die erste Zeile ignorieren bzw. im unteren Bereich - in der Vorschau - die zu importierenden Spalten richtig einstellen bzw. in die richtige Reihenfolge verschieben.
Außerdem kann hier das Format des Zeitraums, der Beträge und das Verhalten bei Minus-Beträgen eingestellt werden.
Wenn in der CSV-Datei Überschriften stehen, müssen Sie die erste Zeile ignorieren bzw. im unteren Bereich - in der Vorschau - die zu importierenden Spalten richtig einstellen bzw. in die richtige Reihenfolge verschieben.
Öffnen Sie dazu die 
.
.Außerdem kann hier das Format des Zeitraums, der Beträge und das Verhalten bei Minus-Beträgen eingestellt werden.
Hinweis
 | In der Vorschau werden die ersten 10 Datensätze angezeigt. |
Benford-Analyse
Die Benford-Analyse ist eine Methode zur Überprüfung der Anfangsziffern, um die zufällige Entstehung und Plausibilität von Basisdaten festzustellen. Je niedriger der zahlenmäßige Wert einer Ziffer an einer definierten Stelle der Zahl ist, umso wahrscheinlicher ist ihr Auftreten. Für die Anfangsziffern in Zahlen des Zehnersystems gilt, dass zum Beispiel Zahlen mit der Anfangsziffer 1 etwa 6,5 mal häufiger auftreten als solche mit der Anfangsziffer 9.
Es steht fest, dass von Menschen erfundene Zahlen eine andere Struktur aufweisen als solche, die sich aus natürlichen Geschäftsvorgängen ergeben.
Die Wahrscheinlichkeit, dass eine beliebige Zahl mit einer bestimmten Ziffer d beginnt ist
p (d) = log (1 + 1/d)
Es steht fest, dass von Menschen erfundene Zahlen eine andere Struktur aufweisen als solche, die sich aus natürlichen Geschäftsvorgängen ergeben.
Die Wahrscheinlichkeit, dass eine beliebige Zahl mit einer bestimmten Ziffer d beginnt ist
p (d) = log (1 + 1/d)
Anfangsziffer | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Häufigkeit | 30,1 % | 17,6 % | 12,5 % | 9,7 % | 7,9 % | 6,7 % | 5,8 % | 5,1 % | 4,6 % |
Die Datenbestände müssen folgende Eigenschaften haben, um erfolgreich mit Benford überprüfbar zu sein:
- einheitliche Grundlage des zu analysierenden Zahlenbestandes (Mengen, Werte, Maße)
- ausreichender Datenumfang (mind. 500 Datensätze)
- keine Identifikationsziffern, die willkürlich vergeben werden (Telefonnummern, Lieferantennummern)
- Daten sollten keine statistischen Werte sein, die von anderen Größen abgeleitet wurden
- keine definierten Ober- und Untergrenzen
Die Benford-Analyse eignet sich für die Untersuchung von Geschäftsfällen und Inventuren.
Mit dieser Analyse können Sie von Ihren Daten die erste, die zweite, die erste und zweite kombiniert, die dritte, die vierte und die fünfte Ziffer überprüfen. Es wird ein Diagramm mit den tatsächlichen Werten und den errechneten Benford-Werten ermittelt.
Die Häufigkeitsverteilung von ursprünglichen Ziffern eines Unternehmensdatenbestandes sollte nahe an Benford liegen. Wesentliche Abweichungen resultieren aus Systemfehlern, unrichtigen Erkenntnissen über die Geschäftsvorgänge oder Manipulationen.
Die Häufigkeitsverteilung von ursprünglichen Ziffern eines Unternehmensdatenbestandes sollte nahe an Benford liegen. Wesentliche Abweichungen resultieren aus Systemfehlern, unrichtigen Erkenntnissen über die Geschäftsvorgänge oder Manipulationen.
Außerdem erhalten Sie ein Diagramm mit den Abweichungen der tatsächlichen Werte von den errechneten Werten. Durch Anklicken des Balkens im Balkendiagramm können die zugrunde liegenden Buchungen aufgerufen werden, sofern die Daten aus einer NTCS FIBU kommen.
Chi-Quadrat-Test
Die Auswertung des Chi-Quadrat-Tests erfolgt nur bei der Analyse der Endziffer und bei der Analyse der 5. Ziffer nach Benford. Die absoluten Häufigkeiten der Erstziffern werden gezählt. Die IST-Werte werden mit den Benford-Soll-Werten verglichen.
Der Chi-Wert ermittelt sich wie folgt:
Division der Quadrate der Differenzbeträge durch die erwarteten Werte
Die IST- und SOLL-Verteilung werden verglichen. Es wird zwischen einer besonderen Abweichung und einer zufälligen Abweichung unterschieden.
Über einem Chi² Wert von 17 wird man von einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit für systematische Abweichungen ausgehen müssen.
Wird der Wert 34 überschritten, dürfte eine besondere Ursache und damit eine systematische Abweichung sicher sein.
Endziffernanalyse
Mit der Endziffernanalyse werden die Losungsdaten auf der ersten Stelle vor dem Komma überprüft. Diese Methode geht davon aus, dass bei zufälligem Entstehen die Endziffern von täglichen Einnahmebeträgen gleich verteilt sind.
Das mehrfache Vorkommen gleicher Ziffern-Enden bei gleichzeitig auftretenden großen Fehlbereichen (Bereiche, in denen keine Endziffern vorkommen) ist unwahrscheinlich.
Wenn Losungen wirklich manipuliert werden, kommen sowohl große Lücken als auch gleiche Endziffern wesentlich häufiger vor.
Der Einsatz der Endziffernanalyse ist sinnvoll, wenn Beträge erfunden werden können (z. B. Tageslosungen; Rechnungsbeträge können nicht erfunden werden, da Belege dazu existieren.).
Das mehrfache Vorkommen gleicher Ziffern-Enden bei gleichzeitig auftretenden großen Fehlbereichen (Bereiche, in denen keine Endziffern vorkommen) ist unwahrscheinlich.
Wenn Losungen wirklich manipuliert werden, kommen sowohl große Lücken als auch gleiche Endziffern wesentlich häufiger vor.
Der Einsatz der Endziffernanalyse ist sinnvoll, wenn Beträge erfunden werden können (z. B. Tageslosungen; Rechnungsbeträge können nicht erfunden werden, da Belege dazu existieren.).
Drei-Jahres-Vergleich
In diesem Punkt kann ein Drei-Jahres-Vergleich der Benford-Analyse gestartet werden.
Die erste, die zweite oder die erste und die zweite Ziffer können für einen Zeitraum von 3 Jahren nach Benford ausgewertet werden.
Für diese Analyse können jedoch nur Daten aus einer CSV-Datei herangezogen werden.
Die erste, die zweite oder die erste und die zweite Ziffer können für einen Zeitraum von 3 Jahren nach Benford ausgewertet werden.
Für diese Analyse können jedoch nur Daten aus einer CSV-Datei herangezogen werden.
(Aufbau der CSV-Datei: Zeitraum (JJJJ), Betrag)
Lognormalverteilung
Die Lognormalverteilung wird zur Analyse der Verteilungsstruktur von Tageseinnahmen (Tageslosungen) verwendet.
Tageseinnahmen bzw. Losungen entstehen üblicherweise zufällig durch die Kombination von Preisen mit Verkaufsvorgängen. Wenn bei der Entstehung einer rechnerischen Größe viele Zufallsgrößen multiplikativ zusammenwirken, ergibt sich eine bestimmte strukturelle Verteilung.
Die Kurve sollte in sich geschlossen sein und ungestört auslaufen.
Tageseinnahmen bzw. Losungen entstehen üblicherweise zufällig durch die Kombination von Preisen mit Verkaufsvorgängen. Wenn bei der Entstehung einer rechnerischen Größe viele Zufallsgrößen multiplikativ zusammenwirken, ergibt sich eine bestimmte strukturelle Verteilung.
Die Kurve sollte in sich geschlossen sein und ungestört auslaufen.
Ergeben sich bei der Darstellung der Tageslosungen zwei Spitzen, ist zu überprüfen, ob eine Mischverteilung vorliegt.
CSV-Import:
Möchten Sie die Lognormalverteilung mit Daten aus einer CSV-Datei starten, muss die Datei die Spalten "Zeitraum" und "Betrag" beinhalten.
Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle, da Sie direkt beim Import im Vorschaufenster die Feldauswahl den Spalten in der Datei anpassen können.
Lückenanalyse der Losungen
Hier werden die Salden (Lücken) zwischen den einzelnen Losungsbeträgen untersucht. Wenn keine außergewöhnlichen Änderungen der Losungsstruktur (etwa durch Eröffnung oder Schließung von Filialbetrieben u. ä.) vorkommen, sind die Lücken zwischen den einzelnen sortierten Tageseinnahmebeträgen um den Median am geringsten und nahe den Extremwerten am größten.
Median = Die Zahl, die in der Mitte einer Zahlenreihe liegt. Das heißt, eine Hälfte der Zahlen hat Werte, die kleiner sind als der Median, und die andere Hälfte hat Werte, die größer sind als der Median.
Median = Die Zahl, die in der Mitte einer Zahlenreihe liegt. Das heißt, eine Hälfte der Zahlen hat Werte, die kleiner sind als der Median, und die andere Hälfte hat Werte, die größer sind als der Median.
Schichtprofil
Bei großen, stark rechtsschiefen Datenbeständen sind eventuell faktorielle Schichtungen nötig.
Übliche Schichtung – gleiche Klassenbreite
Übliche Schichtung – gleiche Klassenbreite
Faktorielle Schichtung – um Faktor X (hier 2) zunehmende Klassenbreite
Eine neue, gut einsetzbare Methode ist das aus der Strukturanalyse abgeleitete Modell des Schichtprofils. Damit können die Verteilungen mehrere Zeiträume verglichen werden – auch unabhängig von der Sollgröße logarithmischer Normalverteilung. Auffälligkeiten, Verschiebungen usw. sind rasch erkennbar.
Für diese Analyse können jedoch nur Daten aus einer CSV-Datei herangezogen werden.
Für diese Analyse können jedoch nur Daten aus einer CSV-Datei herangezogen werden.
Kontenvergleich
Hier können Sie maximal 4 Konten miteinander vergleichen.
Der Kontenvergleich eignet sich für alle Fälle, in denen einzelne grundlegende Basisziffern bestehen bzw. mehrere miteinander in Bezug stehende Ziffernstrukturen existieren.
Der Kontenvergleich eignet sich für alle Fälle, in denen einzelne grundlegende Basisziffern bestehen bzw. mehrere miteinander in Bezug stehende Ziffernstrukturen existieren.
| Produktion | Materialeinsatz – Produktionserlöse |
| Handel | Wareneinsatz – Verkaufserlöse |
| Dienstleistungen | div. Verbrauchsmaterial, Personaleinsatz - Leistungserlöse |
In diesem Beispiel wurden 3 Erlöskonten miteinander verglichen.
In diesem Flächendiagramm wird die prozentuelle Verteilung der Erlöse Bier, Wein und Spirituosen sichtbar. Aufeinander aufbauende Größen werden miteinander verglichen.
CSV-Import:
Möchten Sie den Kontenvergleich mit Daten aus einer CSV-Datei starten, muss die Datei die Spalten "Zeitraum", "Konto", "Kontenbezeichnung" und "Betrag" beinhalten.
Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle, da Sie direkt beim Import im Vorschaufenster die Feldauswahl den Spalten in der Datei anpassen können.
Zeitreihenvergleich
Der Zeitreihenvergleich dient der Plausibilitätsprüfung der Basisdaten und darauf aufbauender Datenreihen von Büchern und Aufzeichnungen. Er eignet sich für alle Fälle, in denen einzelne grundlegende Basisziffern bestehen (z. B. Tageslosungen).
Über die Funktion "CSV-Import" können Sie eine CSV-Datei mit maximal 4 Jahren importieren.
Über die Funktion "CSV-Import" können Sie eine CSV-Datei mit maximal 4 Jahren importieren.
CSV-Import:
Möchten Sie den Zeitreihenvergleich mit Daten aus einer CSV-Datei starten, muss die Datei die Spalten "Zeitraum", "Konto", "Kontenbezeichnung" und "Betrag" beinhalten.
Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle, da Sie direkt beim Import im Vorschaufenster die Feldauswahl den Spalten in der Datei anpassen können.
Lückenanalyse/Doppelbelegung
Die Lückenanalyse überprüft das Buchungsjournal auf doppelte Belegnummern bzw. auf Lücken. Die Prüfung erfolgt pro Buchungssymbol. Daher ist die Eingabe eines Buchungssymbols zwingend notwendig.
Sachkontobuchungen sind von der Überprüfung ausgeschlossen.
Hier ist kein Import aus einer CSV-Datei möglich.
Sachkontobuchungen sind von der Überprüfung ausgeschlossen.
Hier ist kein Import aus einer CSV-Datei möglich.
Die Auswertung kann über die rechte Maustaste → Extras → Alles drucken gedruckt werden.
Bearbeiten Testfälle
Unter Testfall hinzufügen → Bearbeiten bzw. mit F6 können bestehende Testfälle geändert werden.
Wurden für einen Testfall die Buchhaltungsdaten herangezogen, dann können alle Daten verändert werden. Wird bei einem Kontenvergleich eine Änderung vorgenommen, müssen die Konten neu ausgewählt werden.Wenn bei einem Testfall Daten aus einer CSV-Datei importiert werden, kann er nicht verändert werden, sondern muss neu angelegt werden.
Buchungsjournal
Unter Testfall hinzufügen → Buchungsjournal ansehen können Sie in das Buchungsjournal verzweigen.
Die Sortierung im Journal können Sie mit einem Doppelklick auf die jeweilige Spalte ändern.
Die Anordnung der Spalten kann durch Ziehen der Überschrift geändert werden.
Außerdem können Sie nach bestimmten Kriterien suchen.
Geben Sie dazu unterhalb des Journals das Suchkriterium ein (z. B. den Betrag von 62,17). Sie müssen auch einstellen, in welcher Spalte gesucht werden soll und den Suchmodus festlegen.
Die Anordnung der Spalten kann durch Ziehen der Überschrift geändert werden.
Außerdem können Sie nach bestimmten Kriterien suchen.
Geben Sie dazu unterhalb des Journals das Suchkriterium ein (z. B. den Betrag von 62,17). Sie müssen auch einstellen, in welcher Spalte gesucht werden soll und den Suchmodus festlegen.
Ausdruck
Unter Ausdruck → Auswertungen können Sie alle Berechnungen und eine Auflistung aller Testfälle ausdrucken.
Die Auswertungen der Testfälle können jederzeit auch mit der rechten Maustaste gestartet werden.
Funktionen
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Bearbeiten | Mit dieser Funktion kann ein bereits bestehender Testfall bearbeitet werden. |
 Löschen | Hier kann ein Testfall gelöscht werden. |
 Testfall hinzufügen | Mit dieser Funktion kann ein neuer Testfall hinzugefügt werden. |
 Buchungsjournal ansehen | Anzeige vom Buchungsjournal |
 Datenanalyse drucken | Mit dieser Funktion können Sie die Datenanalyse ausdrucken. |
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