Feldauswahl Besprechungsprotokolle: Standardfelder

Bezeichnung

In diesem Feld können Sie einen Namen für die Besprechung vergeben.

Besprechungsdatum

In diesem Feld können Sie das Datum der Besprechung eintragen. Standardmäßig wird Ihnen hier das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, den Vorschlag können Sie aber mit dem gewünschten Datum überschreiben.

Besprechungsort

In diesem Feld können Sie den Ort hinterlegen, an dem die Besprechung stattfindet. Wenn Sie im Feld "Ressource" eine Räumlichkeit hinterlegen, wird in diesem Feld automatisch die Bezeichnung des Raumes eingetragen.

Protokollführer

In diesem Pflichtfeld müssen Sie den Protokollführer dieser Besprechung hinterlegen. Als Protokollführer kann nur ein im NTCS erfasster Mitarbeiter ausgewählt werden. Der in diesem Feld hinterlegte Mitarbeiter wird automatisch als Teilnehmer der Besprechung zugeordnet.

Moderator

In diesem Feld können Sie den Moderator dieser Besprechung hinterlegen. Als Moderator kann nur ein im NTCS erfasster Mitarbeiter ausgewählt werden. Der in diesem Feld hinterlegte Mitarbeiter wird automatisch als Teilnehmer der Besprechung zugeordnet.

Wird der Moderator im Besprechungsprotokoll nachträglich geändert, so wird dieser auch automatisch zu den Besprechungsteilnehmern hinzugefügt, falls er dort noch nicht zugeordnet ist. Zusätzlich bleibt auch jene Person als Besprechungsteilnehmer bestehen, die einmal als Moderator hinterlegt war.

Kunde/Lieferant

In diesem Feld können Sie einen Kunden oder Lieferanten hinterlegen, der von dieser Besprechung betroffen ist.

Projekt

In diesem Feld können Sie ein Projekt hinterlegen, das von dieser Besprechung betroffen ist.

Teilnehmer

Über dieses Feld können Sie dem Besprechungsprotokoll weitere Teilnehmer zuordnen. Wenn Sie vor diesem Feld auf das F8-Symbol  klicken, öffnet sich das Fenster Teilnehmer zuordnen in dem Sie die gewünschten Teilnehmer der Besprechung zuordnen können.

Freigegeben

Über dieses Feld können Sie die Freigabe des Besprechungsprotokolls steuern. Das heißt, dieses Besprechungsprotokoll ist beim Aktivieren dieses Feldes für alle Teilnehmer der Besprechung sichtbar. Sollte die Freigabe des Besprechungsprotokolls nicht erfolgen, ist dieses nur für den Moderator, Protokollführer sowie für die Bearbeiter des Besprechungsprotokolls sichtbar. Die Freigabe kann auch über die Funktion  in der gelben Menüleiste unter Funktionen erteilt werden, weitere Information zur Freigabe von Besprechungsprotokollen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Besprechungsprotokoll - "Freigeben."

Hinweis

Grundsätzlich können freigegebene Besprechungsprotokolle nur von den Teilnehmern der Besprechung gesehen werden. Damit das funktioniert, müssen Sie die Berechtigung "Alle Protokolle ansehen" zusätzlich sperren. Ist diese Berechtigung freigeschaltet (= grün), können die freigegebenen Protokolle von allen Benutzern gesehen werden.