ELSTER-Nachrichten
Dieses Dokument betrifft 
Deutschland.
Deutschland.Allgemeines
Im Steuer-Navigator unter dem Punkt "Online" finden Sie den Einstieg zu den ELSTER-Nachrichten.
Über dieses Fenster können Sie folgende Nachrichten erfassen und anschließend an Ihr Finanzamt übermitteln:
- Einspruch
- Fristverlängerung
- Anpassung Vorauszahlung
- Sonstige Nachrichten
- Belegnachreichung
Nachrichten erstellen
Fensteraufbau
Das Fenster für die ELSTER-Nachrichten ist wie folgt aufgebaut:
Einstiegsfelder:
Hier werden Ihnen die Person und das Jahr vorgeschlagen, dabei wird der Vorschlag aus dem Steuernavigator übernommen.
Hauptbereich:
Hier sind alle fünf möglichen ELSTER-Nachrichten in eigene Reiter unterteilt. Hier können Sie in den jeweiligen Reitern erstellt und bearbeitet werden.
Zusatzinfo:
Im unteren Bereich des Fensters sind zugeordnete Dokumente zu den Nachrichten ersichtlich. Beim Einspruch werden zusätzlich auch die Begründungen aufgelistet (bei allen anderen Nachrichten sind die Begründungen bzw. Texte direkt im Hauptbereich in der jeweiligen Spalte zu finden).
Kontrolle:
Im rechten Fensterbereich ist ein Kontrollfenster vorhanden, dass Fehler oder Hinweise anzeigt.
Einspruch
Im Reiter "Einspruch" können Sie mittels NEU (F5) oder dem Plus Symbol einen Einspruch erfassen.
Die Pflichtfelder in der Erfassung sind mit einem gelbem Dreiecksymbol gekennzeichnet.
Sobald ein Einspruch fertig erstellt worden ist, öffnet sich nach dem Speichern bzw. einem Hinweis das Fenster für die Erfassung von Begründungen automatisch. Hier ist mindestens eine Begründung ebenfalls mit Neu (F5) zu erfassen. Es besteht die Möglichkeit, im Feld "Text" einen Mustertext zu verwenden.
Um eine bereits erfasste Begründung zu ändern, können Sie im unteren Fensterbereich die Begründung mit dem Bleistift Symbol oder Bearbeiten (F6) öffnen:
Hinweis
 | Bei Eingabe des Aktenzeichens Grundsteuer in den ELSTER-Nachrichten wird dies automatisch vom Programm in das ELSTER-Format des jeweiligen Bundeslandes umgewandelt. |
Fristverlängerung
Im zweiten Reiter können Sie Fristverlängerungen erfassen:
Die Pflichtfelder in der Erfassung sind mittels Symbol gekennzeichnet.
Es besteht die Möglichkeit, im Feld "Begründung" Mustertexte zu verwenden.
Um eine bereits erfasste Fristverlängerung zu ändern, können Sie diese im Hauptbereich mit dem Bleistiftsymbol oder Bearbeiten (F6) öffnen.
Anpassung Vorauszahlung
Im dritten Reiter können Sie Anpassungen von Vorauszahlungen erfassen:
Die Pflichtfelder in der Erfassung sind mittels Symbol gekennzeichnet.
Es besteht die Möglichkeit, im Feld "Begründung" Mustertexte zu verwenden.
Um eine bereits erfasste Anpassung einer Vorauszahlung zu ändern, können Sie diese im Hauptbereich mit dem Bleistiftsymbol oder Bearbeiten (F6) öffnen.
Sonstige Nachrichten
Im vierten Reiter können Sie "Sonstige Nachrichten" erfassen:
Die Pflichtfelder in der Erfassung sind mit einem Symbol gekennzeichnet.
Es besteht die Möglichkeit, im Feld "Text" Mustertexte zu verwenden.
Um eine bereits erfasste "Sonstige Nachricht" zu ändern, können Sie diese im Hauptbereich mit dem Bleistiftsymbol oder Bearbeiten (F6) öffnen.
Belegnachreichung
Mit der Datenart Belegnachreichung können Sie Ihre Belege dem Finanzamt zusenden, falls Sie zu einer Belegnachreichung aufgefordert worden sind. Auch wenn keine Belege vorliegen sollten, können Sie dem Finanzamt mit dieser Datenart mitteilen, dass keine Belege vorhanden sind (Erläuterung mittels Texteingabe). Die Belegnachreichung kann im letzten Reiter erfasst werden:
Die Pflichtfelder in der Erfassung sind mittels Symbol gekennzeichnet.
Es besteht die Möglichkeit, im Feld "Text" Mustertexte zu verwenden.
Um eine bereits erfasste Belegnachreichung zu ändern, können Sie diese im Hauptbereich mit dem Bleistiftsymbol oder Bearbeiten (F6) öffnen.
Mögliche Fehler und Ursachen
Fehler "Identifikationsnummer muss bei natürlichen Personen angegeben sein"
Wenn Sie die Fehlermeldung "Identifikationsnummer muss bei natürlichen Personen angegeben sein" erhalten, überprüfen Sie bitte, ob es sich um eine juristische Person oder um eine natürliche Person handelt.
Juristische Person
Handelt es sich um eine juristische Person, kontrollieren Sie am Mandanten das Feld "juristische Person". Hier muss ein Häkchen gesetzt sein.
Natürliche Person
Handelt es sich um KEINE juristische Person, kontrollieren Sie bitte die Rechtsform:
- Ist der Mandant mit einer "Entspricht Firma" verknüpft, kontrollieren Sie bitte die Rechtsform am Firmenstamm
- Ist keine "Entspricht Firma" hinterlegt, dann überprüfen Sie die Rechtsform beim Mandanten.
Der Mandant wird als natürliche Person erkannt, wenn KEINE Rechtsform vorhanden ist, oder wenn Einzelunternehmer hinterlegt ist.
Bei natürlichen Personen ist zwingend die Steueridentifikationsnummer an ELSTER zu übermitteln. Bei einer Zusammenveranlagung wird auch die Steueridentifikationsnummer der Ehefrau übermittelt.
Funktionen in den ELSTER-Nachrichten
Die hier angeführten Funktionen betreffen alle Arten von ELSTER-Nachrichten gleichermaßen.
Mustertexte für Begründungen verwenden
Bei ELSTER-Nachrichten besteht die Möglichkeit mit Mustertexten zu arbeiten. Sie werden im Fenster "Mustertexte" erfasst und können bei allen Arten von ELSTER-Nachrichten verwendet werden. Seitens BMD werden keine Standard-Mustertexte ausgeliefert. Die Mustertexte können in folgenden Feldern verwendet werden:
- bei Einspruch → Feld "Text"
- bei Fristverlängerung → Feld "Begründung"
- bei Anpassung Vorauszahlung → Feld "Begründung"
- bei Sonstige Nachrichten → Feld "Text"
- bei Belegnachreichungen → Feld "Text"
Wenn Sie aus dem jeweiligen Feld heraus auf (F4) klicken, wird das Fenster "Mustertexte" geöffnet. In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit
- eigene Mustertexte zu erstellen (F5),
- bestehende Texte zu bearbeiten (F6) und
- zu löschen (F7).
Die vorhandenen Mustertexte können mit "Übernehmen" anschließend in die Nachricht (Feld "Text" bzw. "Begründung") übernommen werden.
Alternativ können die Mustertexte auch direkt aus dem Fenster "ELSTER-Nachrichten" über den Punkt "Extras" geöffnet und bearbeitet werden:
ELSTER Nachrichten kopieren
Im Menü unter "Funktionen" können je Reiter ELSTER-Nachrichten kopiert werden, damit bereits erfasste Datensätze auch für weitere Verwaltungsakten angelegt werden können.
Die Funktion heißt unterschiedlich, je nachdem, in welchem Reiter diese aufgerufen wird:
- Im Reiter "Einspruch" finden Sie die Funktion "Einspruch kopieren".
- Im Reiter "Fristverlängerung" finden Sie die Funktion "Fristverlängerung kopieren".
- Im Reiter" Anpassung Vorauszahlung" finden Sie die Funktion "Anpassung Vorauszahlung kopieren".
- Im Reiter "Sonstige Nachrichten" finden Sie die Funktion "Sonstige Nachrichten kopieren".
- Im Reiter "Belegnachreichung" finden Sie die Funktion "Belegnachreichung kopieren".
Steuerberater hat Empfangsvollmacht
Bei allen Arten von Nachrichten steht das Feld "Steuerberater hat Empfangsvollmacht" zur Verfügung. Dieses Feld wird Ihnen grundsätzlich aktiv vorgeschlagen, außer das Feld "Selbsteinreicher" in den Kundenstammdaten wurde auf "Ja" eingestellt.
Zusammenveranlagung
Bei allen Arten von Nachrichten steht das Feld "Zusammenveranlagung" zur Verfügung. Die Zusammenveranlagung wird Ihnen vorgeschlagen, sobald in den Kundenstammdaten im Feld "Ehegatte/Partner" ein Eintrag vorhanden ist.
Privatadresse
Bei allen Arten von Nachrichten steht das Feld "Privatadresse" zur Verfügung. Dieses wird Ihnen vom Programm automatisch vorgeschlagen. Der Vorschlag richtet sich dabei nach dem ausgewählten Verwaltungsakt.
Hinweis
| Wenn es sich um eine natürliche Person handelt und eine Zusammenveranlagung vorliegt und beim Ehegatten (Person B) keine Adresse in den Personenstammdaten hinterlegt ist, dann wird die Anschrift des Steuerpflichtigen verwendet. |
Telefonnummer des Steuerpflichtigen mitsenden
Ob die Kontaktdaten des Steuerpflichtigen mitgesendet werden, kann über folgende Einstellung in der Ausdrucksgestaltung definiert werden (Achtung: Diese kann nur allgemein eingestellt werden, nicht firmenbezogen):
Bilanzierung und Steuererklärung → Stammdaten → Ausdrucksgestaltung → Steuererklärungen → Telefon- und Faxnummer des Steuerpflichtigen drucken:
Wenn dieses Häkchen aktiv ist, dann werden die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des Mandanten in der ELSTER-Nachricht an das Finanzamt mitgesendet. Wenn das Häkchen herausgenommen wird, dann wird dieser Block nicht ans Finanzamt übermittelt.
Dokumente hinzufügen
Sie können ELSTER-Nachrichten auch Dokumente zuordnen, die ebenfalls mitgesendet werden. Die Dokumente können sowohl aus dem Archiv stammen als auch als neue Dokumente (Funktion Scan) oder bereits gespeicherte Dokumente (Dateisystem) hinzugefügt werden.
Dokumente aus dem Archiv (DMS)
Dokumente aus dem Archiv können über den Funktionebereich → DMS→ Dokumente zuordnen oder Doppelklick in der Spalte "Dokumente" (Spalte mit gelben Symbol) zugeordnet werden:
Bereits zugeordnete Dateien sind über die Spalte "Dokumente" und zusätzlich im unteren Fensterbereich über den Reiter Dokumente ersichtlich:
Weitere Dokumente
Alternativ können bereits vorhandene Dokumente über das Dateisystem ausgewählt oder über die Funktion BMD Scan eingefügt werden. Starten Sie dazu Funktionen → DMS → Neues Dokument→ Dateisystem oder BMD Scan.
Hinweis
| Die Prüfung auf einige Eigenschaften der mitgesendeten Dokumente kann erst nach der Annahme in der IT der Finanzverwaltung stattfinden. Das bedeutet, dass Sie unter Umständen erst nach der Übermittlung der XML-Datei eine Rückmeldung durch das Finanzamt erhalten, das Sie auf eventuelle Fehler hinweist. Achten Sie daher auf eventuelle Rückmeldungen Ihres Finanzamtes. Wurden Dokumente für die Übermittlung definiert, erhalten Sie beim Senden folgenden zusätzlichen Hinweis in der NTCS:  |
ELSTER-Vorschau
Es besteht die Möglichkeit, sich die Nachricht als Entwurf in der Vorschau anzeigen zu lassen. Unter "Funktionen" finden Sie die Funktion "ELSTER-Vorschau":
Im Vorschaufenster sehen Sie das Übertragungsprotokoll als Entwurf:
Nachrichten senden
Unter "Funktionen" finden Sie bei jeder Nachrichtenart eine ELSTER-Funktion zum Senden der Nachricht, hier am Beispiel vom Einspruch:
Beim Erzeugen erhalten Sie eine Meldung mit weiteren Hinweisen:
Im nächsten Schritt geben Sie das Planabgabedatum ein:
Sobald die Datei fertig erzeugt worden ist, gibt es folgende Möglichkeiten:
- Variante 1: Die Datei aus diesem Fenster sofort zu versenden ("Speichern und senden").
- Variante 2: Die Datei lediglich zu speichern, um sie zu einem anderen Zeitpunkt zu übermitteln ("Nur speichern").
Sofort senden (Variante 1)
Speichern und senden:
Anders als bei Steuererklärungen haben Sie die Möglichkeit, die ELSTER-Nachrichten mit dieser Funktion sofort zu senden.
Damit fallen die sonst notwendigen Schritte vom E-Government (freigeben - paketieren - senden) weg.
Senden über E-Government (Variante 2)
Nur speichern:
Sollten Sie sich für diese Variante entscheiden, erhalten Sie folgende Frage:
In der Liste finden Sie die ELSTER-Nachrichten unter dem Punkt "Sonstige":
Die weitere Vorgehensweise entspricht der allgemeinen Übermittlung von XML-Dateien über das E-Government (freigeben - paketieren - senden).
Hinweis
| Wurde bereits ein Paket erstellt, aber noch nicht übermittelt, erhalten Sie beim erneuten Öffnen der betroffenen Nachricht die Abfrage, ob eine Bearbeitung (die XML-Datei wird dabei gelöscht) oder nur Ansehen gewünscht ist:  |
Übermittlungsprotokoll
Nach dem Senden wird ein Übermittlungsprotokoll in der E-Government-Databox-Zentrale im Reiter "Databox" gespeichert. Stellen Sie sich dafür im Filterbaum auf den Bereich ELSTER → Nachrichten. Im Menübereich finden Sie den Aufruf "Protokoll ansehen".
Dieses Protokoll ist eine Bestätigung der erfolgreichen XML-Übermittlung:
Archivierung von Übertragungsprotokollen
Die PDF-Vorschau des Übertragungsprotokolls, das vom Finanzamt retour kommt (ähnlich der Vorschau), kann archiviert werden. Um die Möglichkeit der automatischen Archivierung zu nutzen, muss das in den Parametern eingestellt sein.
In der E-Goverment-Zentrale können die Parameter direkt über den Menüaufruf Extras → Allgemeine Einstellungen geöffnet werden:
Die Nummer des Archivs und die Standardkategorie müssen Sie dabei Ihrem Archiv anpassen.
Das archivierte Dokument kann über das Archiv selbst, aber auch über die E-Goverment-Zentrale im Reiter "Details" aufgerufen werden. Sobald das Übertragungsprotokoll archiviert worden ist, ist das in der Spalte der Dokumente (gelbes Symbol) ersichtlich. Mittels Doppelklick kann das Dokument geöffnet werden:
