Ablauf ELSTER

Dieses Dokument betrifft  Deutschland.

Damit Steuererklärungen (Monats- oder Jahressteuererklärungen) an ELSTER übermittelt werden können, wird im Normalfall das ELSTER-Zertifikat verwendet. Alternativ dazu könnten Sie auch mit der Verwendung einer Signaturkarte bzw. Sicherheitssticks arbeiten. Da in der Praxis die Arbeitsweise unterschiedlich ist, entstehen verschiedene Konstelationen:

Möglichkeit 1 - Verwendung des ELSTER-Zertifikats:

Besitzen Sie ein ELSTER-Zertifikat, so müssen Einstellungen in den CRM Parametern vorgenommen werden. Weitere Infos dazu finden Sie in der Doku Hinterlegung ELSTER-Zertifikat.

Für den Fall, dass mit einer Signaturkarte oder einem Sicherheitssticks gearbeitet wird, ist eine Anforderung und Hinterlegung des ELSTER-Zertifikats NICHT notwendig. Besitzen Sie also kein ELSTER-Zertifikat, so muss lediglich die DLL zur Signaturkarte bzw. zum Sicherheitsstick in den CRM Einstellungen hinterlegt werden. Alternativ können Sie die Signaturkarte auch computer- oder benutzerbezogen hinterlegen. Die Felder für das ELSTER-Zertifikat bleiben bei dieser Variante leer (allgemein und firmenbezogen).

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 1 CRM → Allgemeine Einstellungen → 8 Zugangsdaten

Wenn Sie sowohl Einstellungen für die Verwendung einer Signaturkarte vorgenommen haben und gleichzeitig ein ELSTER-Zertifikat hinterlegt haben, wird für die Übermittlung der Monats- und Jahressteuererklärungen immer das Zertifikat verwendet. Die Signaturkarte bzw. Sicherheitsstick wird nur für die ELSTER-Steuerkontoabfrage und zur Abholung der VaSt-Bescheinigungen benutzt.

 

Wenn Sie die Steuererklärungen erstellt haben, finden Sie im Hauptformular (Mantelbogen) den Button "Elster", damit Sie die Datei für die Übermittlung an ELSTER erzeugen können.

Alternativ können Sie über das Fenster Steuererklärungen alle zu übermittelnden Erklärungen markieren und über Extras → ELSTER (auch mit rechter Maustaste → ELSTER möglich) die Übermittlungsdateien erzeugen:

Wird die ELSTER-Datei erfolgreich erzeugt (keine Fehlermeldungen im Formular), ist ein Planabgabedatum festzulegen.

Der Vorschlag entspricht dem Tagesdatum. Es kann aber mittels Planabgabedatum in den folgenden Arbeitsschritten auch für andere Mitarbeiter signalisiert werden, wann das Senden der Datei an ELSTER vorgesehen ist.

Nach dem Erstellen der ELSTER-Datei erhalten Sie eine Abfrage, ob Sie im Steuerformular verbleiben wollen, oder mit Klick auf "Liste öffnen" in der E-Government-Zentrale im Reiter "Details" die nachfolgenden Arbeitsschritte durchführen wollen.

Hinweis 

Wenn Sie in der Steuererklärung in der Menüleiste unter "Ansicht" die Funktion "Infofeld anzeigen" einblenden, können Sie rechts im Reiter  "Kontrolle" schon im Vorfeld kontrollieren, ob das Formular alle Anforderungen für ELSTER erfüllt.

Sind Sie nach Erstellung der ELSTER-Datei dem Link mit "Liste öffnen" gefolgt, so gelangen Sie in das Fenster "E-Government-Zentrale" auf dem Reiter "Details".

Es werden alle elektronischen Dateien in diesem Fenster gelistet. Beim Einstieg sehen Sie standardmäßig aber nur jene, die noch offen und ggf. bereits freigegeben sind (= noch nicht gesendet und paketiert).

Einträge mit dem Planabgabedatum gleich Tagesdatum werden schwarz,

Einträge mit dem Planabgabedatum in der Zukunft werden grün,

Einträge mit dem Planabgabedatum in der Vergangenheit sind rot dargestellt.

In der E-Government-Zentrale im Reiter "Details" kann die ELSTER-Datei nun freigegeben und paketiert werden.

Im ersten Schritt erfolgt die Freigabe mit Klick auf "Freigeben".

Erst wenn die Freigabe erfolgt ist, kann das Paket erstellt werden. Klicken Sie dazu bitte auf "Paket erstellen".

Nach dem Erstellen des Pakets kommt die Abfrage, ob das Paket gleich gesendet werden soll, oder ob man die Paketliste öffnen und von dort aus zu einem späteren Zeitpunkt die Datei versenden möchte.

Hinweis 

Mittels eines Parameters in den E-Government-Einstellungen kann gesteuert werden, ob ein Versenden vor dem Planabgabedatum erfolgen kann. Die Parameter können Sie direkt aus dem Fenster E-Government-Zentrale → Extras öffnen: Unter "Allgemein" finden Sie den Parameter "Planabgabedatum pfüfen": Seitenanfang

Wenn Sie bei der Meldung "Möchten Sie die erstellten Pakete sofort senden oder soll die Paketliste geöffnet werden?" die Auswahl "Pakete senden" auswählen, wird die Übermittlung sofort durchgeführt.

Wenn Sie die Auswahl "Paketliste öffnen" anklicken, so wechselt das Programm in der E-Government-Zentrale auf den Reiter "Pakete". Hier werden Ihnen beim Einstieg jene Pakete angezeigt, die noch nicht versandt wurden. Die Combobox steht auf der Auswahl "Alle offenen Pakete".

Hier können Sie die Pakete manuell senden mit Klick auf die Funktion "Paket senden".

 

Sobald das Paket an ELSTER versendet wurde, wird es als eingereicht dargestellt (Spalte "Paketeinreichstatus").

Über die Combobox können Sie die Anzeige der Pakete jederzeit ändern.

Hinweis 

Im Paket Bilanzierung und Steuererklärung können Sie unter "E-Government" die "E-Government-Zentrale" aufrufen. Im Steuernavigator finden Sie den Einstieg unter Online → E-Government-Zentrale.In der E-Government-Zentrale stehen Ihnen die Reiter "Details" und "Pakete" zur Verfügung.

Mit der Funktion "Databox auslesen" in der E-Government-Zentrale erhalten Sie die Rückmeldungen via ELSTER, ob die Datei angenommen wurde.

Möchten Sie die versendete Datei automatisch archivieren oder nach den Rückmeldungen von ELSTER Fristen oder Postaus- bzw. Eingänge erstellen, so empfiehlt es sich, Einstellungen für die NTCS Databox vorzunehmen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter E-Government-Databox.

In der E-Government-Zentrale finden Sie in der oberen Menüleiste unter "Extras" die Funktion "Test ELSTER".

Damit können Sie überprüfen, ob das Zertifikat bzw. die Zugangsdaten korrekt hinterlegt sind. Weiters wird kontrolliert, ob eine Übermittlung als Selbsteinreicher durchgeführt wird und in diesem Fall auch entsprechende Zugangsdaten hinterlegt sind.

Starten Sie dazu im Paket  BIL → E-Government → E-Government Zentrale → Menüleiste → Extras → Test ELSTER.