my BMD Com Faktura: Rechnung gutschreiben

Wie ein Betrag zu einer Rechnung gutgeschrieben werden kann, wird in diesem Dokument Schritt für Schritt erklärt.

Eine Rechnung, die bereits abgeschlossen/versendet worden ist, darf nicht mehr geändert werden. Sind Änderungen vorzunehmen, kann eine Rechnung entweder storniert oder gutgeschrieben werden.

Informationen zur Änderung eines Belegs und warum Änderungen bei einer versendeten Rechnung nicht mehr möglich sind, finden Sie in der Hilfe my BMD Com Faktura: Beleg ändern.

 

Muss eine Rechnung geändert werden, ist zuvor zu entscheiden, ob diese storniert oder gutgeschrieben werden soll. In den folgenden Absätzen wird der Unterschied zwischen einem Storno und einer Gutschrift beschrieben.

Ein Storno bedeutet, dass eine Rechnung komplett rückgängig gemacht wird. So, als hätte es diese Rechnung nie gegeben.

Wirkung: Die ursprüngliche Rechnung wird mit einer Storno-Rechnung ausgeglichen. Somit ist in der Buchhaltung der Wert der ursprünglichen Rechnung auf 0 gesetzt.

Eine Gutschrift ist eine Erstattung oder Vergünstigung, die dem Kunden im Nachhinein gutgeschrieben wird.

Wirkung: Es wird eine eigene Gutschrift erstellt, die in der Buchhaltung eine Reduktion der offenen Posten bedeutet. Ist die ursprüngliche Rechnung bereits vom Kunden beglichen worden und es besteht kein aktueller offener Posten, bleibt das Guthaben am Konto bestehen und kann entweder bei einer künftigen Rechnung abgezogen oder dem Kunden überwiesen werden.

Soll eine Gutschrift erstellt werden, weil z. B. eine Ware reklamiert worden ist, stehen Ihnen in der Belegliste mehrere Funktionen zur Verfügung.

Diese werden in den folgenden Absätzen genauer beschrieben.

Soll die Gutschrift zu einer bestehenden Rechnung erstellt werden, ist dies in der Belegliste möglich.

Suchen Sie die entsprechende Rechnung und wählen Sie über das "3-Punkte-Menü" die Funktion "Gutschrift erstellen" aus.

Hinweis 

Ist die Funktion deaktiviert, handelt es sich bei der ausgewählten Rechnung entweder um einen Entwurf, eine stornierte Rechnung oder eine Storno-Rechnung. Zu Belegen mit diesem Status bzw. Typ darf keine Gutschrift erstellt werden.

In der Belegerfassung können Sie nun sämtliche notwendigen Anpassungen vornehmen.

Menge, Preis, Steuer und Rabatt der Position(en) können geändert werden. Positionen können gelöscht oder ergänzt werden.

Damit der Wert der Position negativ (gutgeschrieben) wird, ist die Menge negativ zu erfassen. Die Eingabe eines negativen Preises ist nicht erlaubt und wird als Hinweis entsprechend unterhalb der Position angeführt: "Bitte geben Sie einen positiven Preis ein."

Es ist auch möglich, zusätzliche Positionen mit einem zu verrechnenden Wert zu erfassen.

Wird z. B. mit dem Kunden vereinbart, dass die Versandkosten für die Rücklieferung der Ware von der Gutschrift abgezogen werden, kann diese Position zusätzlich erfasst werden.

Werden Positionen mit positiver Menge und Wert erfasst, gibt es nur jene Einschränkung, dass der Gesamtbetrag der Gutschrift negativ sein muss.

Ist dies nicht der Fall, wird der Abschluss der Gutschrift mit der Fehlermeldung "Der Gutschriftsbetrag muss negativ oder Null sein. Bitte überprüfen Sie Ihre Eingabe." abgebrochen.

Neben der Funktion eine Gutschrift zu einer Rechnung zu erstellen, besteht auch die Möglichkeit, manuell eine Gutschrift ohne Rechnungsbezug zu erstellen.

Wählen Sie hierzu in der Belegliste über den Pfeil neben der Funktion "Rechnung erstellen" die Funktion "Gutschrift erstellen" aus.

Auch mit dieser Funktion öffnet sich die Belegerfassung einer Gutschrift.

Der Unterschied ist, dass das Feld "Gutschrift zu Rechnung" nicht vorhanden ist und sämtliche Daten manuell zu erfassen sind.

Dies kann notwendig sein, wenn z. B. eine Gutschrift zu mehreren Rechnungen erstellt werden soll oder die Rechnung noch nicht über die Faktura erstellt worden ist.

Der restliche Ablauf ist identisch zu jenem der Gutschriftserstellung zu einer Rechnung.