Bankauszugsverbuchung mit CSV-Modellen

Grundlegende Informationen zur Bankauszugsverbuchung finden Sie unter Bankauszugsverbuchung.

​Inhalt

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​Mit den CSV-Modellen können Sie Daten aus CSV-Dateien in die Bankauszugsverbuchung einlesen. Da CSV-Dateien je nach Herkunft unterschiedlich aufgebaut sein können, lassen sich die einzelnen Spalten einer Datei flexibel den entsprechenden Programmfeldern zuordnen. Dadurch können Sie neben Kontoauszügen auch Zahlungsavisos, Kreditkartenabrechnungen oder Kassenberichte einlesen.

Nach dem Import stehen Ihnen alle Bearbeitungs- und Zuordnungsmöglichkeiten der Bankauszugsverbuchung für die eingelesenen Zahlungen zur Verfügung.

​Wenn Sie CSV-Dateien in die Bankauszugsverbuchung einlesen möchten, müssen zuerst ein CSV-Modell angelegt und die Spalten der Datei definiert werden. Sobald ein CSV-Modell angelegt worden ist, kann es zum Einlesen von Dateien des gleichen Aufbaus in verschiedene Firmen genutzt werden.

​​Abhängig von der Dateiherkunft kann sich der strukturelle Aufbau einzelner Dateien unterscheiden. Daher sollte je Dateiherkunft ein CSV-Modell angelegt werden, auf dem die Informationen zum Dateiaufbau hinterlegt werden.

 Feldauswahl CSV-Modelle: Standardfelder

 Alle Felder CSV-Modelle

​Die Anlage erfolgt unter FIBU → Zahlungsverkehr → Bankauszugsverbuchung → Stammdaten → "CSV-Modelle".

​Bei der Anlage stehen folgende Felder zur Verfügung:

​Nach dem Speichern der Eingaben wird automatisch die Spaltenzuordnung für Ihr CSV-Modell geöffnet.

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​Neben Abweichungen im strukturellen Aufbau unterschiedlicher CSV-Dateien unterscheiden sie sich auch in der Zusammensetzung der Informationen. Üblicherweise sind verschiedene Daten in unterschiedlichen Spalten enthalten. Damit beim Einlesen in die Bankauszugsverbuchung diese Daten richtig verarbeitet werden können, müssen die Spalten vorab den jeweiligen Programmfeldern zugeordnet werden.

​Feldauswahl Spaltenzuordnung: Standardfelder

​Feldauswahl Spaltenzuordnung: Alle Felder

​Beim Anlegen eines neuen CSV-Modells wird die Spaltenzuordnung automatisch geöffnet.

Möchten Sie die Spaltenzuordnung für ein bestehendes CSV-Modell ändern, steigen Sie unter FIBU → Zahlungsverkehr → Bankauszugsverbuchung in die Bankauszugsverbuchung ein. Anschließend können Sie unter Stammdaten → CSV-Modelle das gewünschte CSV-Modell auswählen und die Spaltenzuordnung mit "Spaltenzuordnung bearbeiten" starten.

​Zum Bearbeiten der Spaltenzuordnung stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

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In der Spaltenzuordnung gibt es die Möglichkeit, neben der grundlegenden Zuordnung von Dateispalten zu bestimmten Feldern auch noch weitere Einstellungen zu treffen. Dabei handelt es sich um verschiedene Varianten, wie Beträge beim Einlesen in die Bankauszugsverbuchung behandelt werden sollen.

​Vor allem in Kreditkartenabrechnungen oder Berichten diverser Zahlungsdienstleister, aber auch in Zahlungsavisos kommt es vor, dass je Zahlung in einer eigenen Spalte Spesen abgerechnet werden. Mit den entsprechenden Einstellungen in der Spaltenzuordnung Ihres CSV-Modells können diese Spesen als eigene Zahlungen in die Bankauszugsverbuchung eingelesen werden. Das vereinfacht das Ausziffern Ihrer offenen Posten und ermöglicht eine einfache Kontierung der Spesen mittels Regeln.

​In der Spaltenzuordnung können Sie dieser Spalte die Feldbezeichnungen "Bankspesen" oder "Sonstige Spesen" zuordnen.

Die so als "Spesen" definierten Betragsspalten werden in der Bankauszugsverbuchung unabhängig vom eigentlichen Zahlungsbetrag als eigene Zahlungen eingelesen. So können die Auszifferung der offen Posten und die Kontierung auf das Spesenkonto einfacher erfolgen.

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​Werden Spesen als eigene Information in der Datei übergeben, können diese als eigene Zahlung eingelesen werden. In diesem Fall muss kontrolliert werden, ob die Zahlungsbeträge inklusive oder exklusive Spesen in der CSV-Datei übergeben werden.

Beispiel 

In der CSV-Datei ist die Rückleitung eines Bankeinzugs enthalten. Zusätzlich zum rückgeleiteten Einzugsbetrag werden Bearbeitungsspesen abgerechnet und in einer eigenen Spalte ausgewiesen.

​Neben der Spaltenzuordnung der "Sonstigen Spesen" kann beim "Zlg-Betrag" die zusätzliche Einstellung im Feld "Art des Zahlungsbetrags" getroffen werden. Damit kann eingestellt werden, ob der Zahlungsbetrag "brutto" (ohne Abzug der Spesen) oder "netto" (mit Abzug der Spesen) eingelesen werden soll.

​Beispiel 

Mit dieser Einstellung werden vor dem Einlesen des Betrags aus der Datei zuerst die Spesen abgezogen und der verringerte Betrag in die Bankauszugsverbuchung übernommen. Dadurch kann der rückgeleitete Betrag dem jeweiligen Kundenkonto zugeordnet werden. Die Spesen können automatisiert mittels Regel auf das entsprechende Spesenkonto gebucht werden.

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​Es kann vorkommen, dass in CSV-Dateien Beträge ohne Vorzeichen angegeben werden. In diesen Fällen ist meist in einer anderen Spalte die Information enthalten, ob es sich um einen Zahlungseingang oder -ausgang handelt.

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​Beispiel 

Wenn in der CSV-Datei in der Spalte "Zahlungsart" der Wert "Zahlungsausgang" enthalten ist, soll das Vorzeichen des "Zlg-Betrags" negativ sein: Prüfkennzeichen  Sie wählen aus der Combobox die Spalte "Zahlungsart" aus der Datei. Textkonstante Sie hinterlegen den Wert "Zahlungsausgang", der in der Datei bei den Zahlungsausgängen vermerkt ist. Vorzeichen drehen Setzen Sie das Häkchen, damit das Vorzeichen des "Zlg-Betrags" in diesem Fall gedreht und somit zu Minus wird.

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​Wenn sich der Aufbau Ihrer CSV-Datei ändert, können Sie Ihr bestehendes CSV-Modell bearbeiten, um es an den neuen Dateiaufbau anzupassen. Abhängig davon, ob die Spaltenzuordnung nach Überschriften oder nach Reihenfolge erfolgt, unterscheidet sich die Vorgehensweise.

Hinweis 

Es ist möglich, CSV-Modelle zu löschen, die nicht mehr benötigt werden. Dabei ist zu beachten, dass CSV-Modelle, die auf Bankauszugskreisen hinterlegt sind, nicht gelöscht werden können. In diesem Fall erhalten Sie folgende Meldung: "Das CSV-Modell kann nicht gelöscht werden, da es auf folgenden Bankauszugskreisen hinterlegt ist: ..." In der Meldung sind Firma, Fibu und die Bezeichnung der Bankauszugskreise aufgelistet, auf denen das CSV-Modell hinterlegt ist. Bevor das CSV-Modell gelöscht werden kann, löschen Sie diese Bankauszugskreise.

Ist in der CSV-Datei eine Überschriftenzeile enthalten, empfehlen wir, die Zuordnungsart "nach Überschriften" am CSV-Modell zu hinterlegen. Dadurch können die enthaltenen Werte auf Grund der Überschriften erkannt werden, auch wenn sich die Spaltenreihenfolge in der Datei ändert. Werden aber neue Spalten in der CSV-Datei ergänzt, können diese nachträglich Feldern zugeordnet werden.​ Dazu gehen Sie wie folgt vor.

Bearbeiten Sie das gewünschte CSV-Modell unter FIBU → Zahlungsverkehr → Bankauszugsverbuchung → Stammdaten → CSV-Modelle.

Wählen Sie im Feld "Dateiname Referenzdatei" eine neue Beispieldatei, die dem aktualisiertem Aufbau entspricht. Anschließend wird das Feld "Dateiinhalt" aktualisiert. Kontrollieren Sie die Informationen und speichern Sie danach die Änderung.

Starten Sie nun die Funktion "Spaltenzuordnung bearbeiten".

Die neu ergänzten Spalten werden mit der jeweiligen Spaltenüberschrift unter den bereits definierten Spalten angezeigt. Diese Spalten können nun den entsprechenden Feldern zugeordnet werden.

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Ist in der CSV-Datei keine Überschriftenzeile enthalten, wird die Zuordnungsart "nach Reihenfolge" am CSV-Modell hinterlegt. Die enthaltenen Werte werden der Reihenfolge nach Feldern zugeordnet. Ändert sich die Reihenfolge der Spalten oder werden neue Spalten in der CSV-Datei ergänzt, muss die Spaltenzuordnung neu durchgeführt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor.

Bearbeiten Sie das gewünschte CSV-Modell unter FIBU → Zahlungsverkehr → Bankauszugsverbuchung → Stammdaten → CSV-Modelle.

Wählen Sie im Feld "Dateiname Referenzdatei" eine neue Beispieldatei, die dem aktualisierten Aufbau entspricht.

Nach der Auswahl der Datei erhalten Sie folgende Meldung:

"Achtung, die Spaltenzuordnungen werden verworfen, da keine Überprüfung der Spaltenüberschriften möglich ist".

Bestätigen Sie diese Meldung mit "Ja".

Anschließend wird das Feld "Dateiinhalt" aktualisiert. Kontrollieren Sie die Informationen und speichern Sie danach die Änderung.

Starten Sie nun die Funktion "Spaltenzuordnung bearbeiten".

Die neuen Spalten werden nun mit Beispielinhalten angezeigt und können den entsprechenden Feldern zugeordnet werden.

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​Mit den Funktionen "CSV-Modelle importieren" und "CSV-Modelle exportieren" ist es möglich, CSV-Modelle zwischen zwei NTCS Datenbanken auszutauschen. Wird beispielsweise eine Buchhaltung auf eine neue Datenbank übernommen, können Sie auch ein bestehendes CSV-Modell auf die neue Datenbank übernehmen, um alle getroffenen Einstellungen beizubehalten.

​Sie können CSV-Modelle, die Sie aus einer anderen Datenbank erhalten haben, importieren. Dadurch kann das CSV-Modell auf einer neuen Datenbank weiterverwendet werden, ohne das CSV-Modell neu einrichten zu müssen.

​Achtung! 

Ein CSV-Modell wird beim Exportieren als Zipdatei gespeichert. Diese Zipdatei darf nicht bearbeitet oder entpackt werden, um einen erfolgreichen Import zu gewährleisten.

​Um das CSV-Modell zu importieren, starten Sie das Programm "CSV-Modelle" unter FIBU → Zahlungsverkehr → Bankauszugsverbuchung → Stammdaten → "CSV-Modelle". Anschließend starten Sie im Burger-Menü die Funktion "CSV-Modelle importieren".

​Sie können CSV-Modelle exportieren, um sie mit einer anderen Datenbank auszutauschen.

Dazu starten Sie das Programm "CSV-Modelle" unter FIBU → Zahlungsverkehr → Bankauszugsverbuchung → Stammdaten → "CSV-Modelle".

Stellen Sie sich auf das CSV-Modell, das Sie exportieren möchten und starten Sie anschließend über das Burger-Menü die Funktion "CSV-Modelle exportieren".

Nach dem Start der Funktion werden Sie aufgefordert, einen Speicherpfad für die Exportdatei auszuwählen. Der gewählte Pfad muss mit "Öffnen" bestätigt werden.

Nach dem erfolgreichen Export des CSV-Modells erhalten Sie die Meldung "CSV-Modell erfolgreich exportiert!".

Achtung! 

Ein CSV-Modell wird beim Exportieren als Zipdatei gespeichert. Diese Zipdatei darf nicht bearbeitet oder entpackt werden, um einen erfolgreichen Import zu gewährleisten.

Möchten Sie ein bestehendes CSV-Modell um zusätzliche Einstellungen erweitern, das bestehende CSV-Modell soll aber weiterhin verwendet werden, kann das CSV-Modell dupliziert werden. Damit werden die Einstellungen des bestehenden CSV-Modells auf ein neues kopiert. Das neue CSV-Modell kann anschließend wie gewünscht verändert werden.

Starten Sie dazu das Programm "CSV-Modelle" unter FIBU → Zahlungsverkehr → Bankauszugsverbuchung → Stammdaten → "CSV-Modelle". Stellen Sie sich auf das gewünschte CSV-Modell.

Anschließend starten Sie im Burger-Menü die Funktion "CSV-Modell duplizieren".

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, finden Sie das duplizierte CSV-Modell in den CSV-Modellen. Die Bezeichnung wird um "_KOPIE" erweitert, alle anderen Einstellungen sowie die Spaltenzuordnung werden übernommen.

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​Sobald das CSV-Modell angelegt und die Spaltenzuordnung erfasst worden sind, können Sie das CSV-Modell verwenden, um Ihre Dateien in die Bankauszugsverbuchung einzulesen.

​Damit Sie die Zahlungen Ihrer Dateien richtig verarbeiten und verbuchen können, muss die eigene Bankverbindung angelegt werden. Wir empfehlen, die Bankverbindung direkt in der Bankauszugsverbuchung anzulegen.

Hinweis 

Handelt es sich bei Ihrer CSV-Datei nicht um einen Kontoauszug, müssen Sie für die richtige Verbuchung eine "fiktive" Bankverbindung anlegen. Dies ist notwendig, um die Daten richtig in die Bankauszugsverbuchung einlesen und auf das richtige Verrechnungskonto verbuchen zu können. Bei der Anlage befüllen Sie folgende Felder: Bankkontonummer Geben Sie in diesem Feld die Bezeichnung für die "fiktive" Bankverbindung (z. B. "Zahlungsaviso") ein. Dies erleichtert Ihnen die Auswahl der Bank in diversen Programmen.  IBAN Geben Sie in diesem Feld die Bezeichnung für die "fiktive" Bankverbindung (z. B. "Zahlungsaviso") ein. Dies erleichtert Ihnen die Auswahl der Bank in diversen Programmen. FIBU-Bankkonto In diesem Feld tragen Sie die Nummer des gewünschten Verrechnungskontos ein. Dieses Konto wird als Gegenkonto bei der Verbuchung der Zahlungen verwendet.  Bu-Symbol Bankauszugsverbuchung Tragen Sie in diesem Feld das Buchungssymbol ein, das für die Verbuchung verwendet werden soll.

Damit Sie Ihre CSV-Dateien in die Bankauszugsverbuchung einlesen können, treffen Sie die gewohnten Einstellungen auf Ihrem Bankauszugskreis. Zusätzlich muss das entsprechende CSV-Modell hinterlegt werden. So können die CSV-Dateien anhand der Einstellungen eingelesen werden, die Sie auf dem CSV-Modell getroffen haben.

Dazu wählen Sie als Telebankingformat "CSV-Modelle" aus. Sobald dieses Telebankingformat ausgewählt worden ist, wird das Feld "CSV-Modell" automatisch eingeblendet. Hier wählen Sie Ihr zuvor angelegtes CSV-Modell aus.

Hinweis 

Ist die eigene Bankverbindung in der CSV-Datei enthalten, haben Sie die Möglichkeit, diese beim Einlesen ermitteln zu lassen. In der Spaltenzuordnung der CSV-Modelle können Sie dazu der jeweiligen Spalte die Feldbezeichnung "IBAN/Bankkonto Firma" zuordnen. Wenn die eigene Bankverbindung nicht in der Datei enthalten ist, können Sie die Bankverbindung direkt am Bankauszugskreis im Feld "Zahlbank (Firma)" wählen.

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​Über die Zahlungsplattform können verschiedene Telebankingdateien im Hintergrund den entsprechenden Firmen zugeordnet und anschließend in die Bankauszugsverbuchung eingelesen werden.

CSV-Dateien können über die Zahlungsplattform automatisiert eingelesen werden, wenn entsprechende CSV-Modelle angelegt worden sind. Dafür muss es in der CSV-Datei eine Konstante geben, die die automatische Erkennung des CSV-Modells ermöglicht. Weiters muss die eigene (fiktive) Bankverbindung enthalten sein, um die Datei eindeutig einer Firma zuordnen zu können und das richtige Einlesen zu ermöglichen.

​Wenn Sie Ihr CSV-Modell anlegen, muss das Feld "Modellerkennung" angegeben werden. Dies ist notwendig, damit beim Einlesen über die Zahlungsplattform ermittelt werden kann, mit welchem CSV-Modell die jeweilige CSV-Datei eingelesen werden kann.

Daher sollte hier ein Wert angegeben werden, mit dem das CSV-Modell eindeutig einer CSV-Datei zugeordnet werden kann. Enthält Ihre Datei eine Überschriftenzeile, können Sie diese als Modellerkennung eintragen.

​Damit die CSV-Datei der richtigen Firma zugeordnet und mit der richtigen Bankverbindung eingelesen werden kann, muss die eigene Bankverbindung in der Datei enthalten sein.

Ordnen Sie in der Spaltenzuordnung des CSV-Modells dieser Spalte die Feldbezeichnung "IBAN/Bankkonto Firma" zu und setzen Sie zudem das Häkchen "Prüfung Bankverbindung".

​Sobald die Einstellungen entsprechend getroffen worden sind, können die CSV-Dateien automatisch über die Zahlungsplattform bzw. über einen Stapel in die Bankauszugsverbuchung oder die Zahlungsübersicht eingelesen werden.

​Seitenanfang 

​Nach dem Einlesen der Zahlungen stehen Ihnen alle Möglichkeiten der manuellen Bearbeitung und automatischen Kontenzuordnung zur Verfügung, die Sie üblicherweise in der Bankauszugsverbuchung nutzen können.

Achtung! 

Die Zahlungen werden über eine CSV-Datei in die Bankauszugsverbuchung eingelesen. Prüfen Sie die eingelesenen Zahlungen vor der weiteren Verarbeitung unbedingt auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

​Sobald alle Zahlungen richtig kontiert worden sind, können Sie die Datei wie gewohnt mit der Funktion "Verbuchen" in die Buchhaltung verbuchen.

Achtung! 

Prüfen Sie vor der Verbuchung, ob der Saldo nach Verbuchung mit dem Saldo Ihres Bankkontos zum entsprechenden Stichtag übereinstimmt.

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