Terminbestätigung senden
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Nach Betätigung der Funktion "Terminbestätigung senden" öffnet sich dieses Fenster zur Auswahl der E-Mail-Adresse für den Empfänger der Terminbestätigung.
Standardmäßig wird Ihnen in diesem Fenster die E-Mail Adresse des Kunden bzw. der Kontaktperson, sofern diese hinterlegt ist, vorgeschlagen. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld öffnet sich ein Fenster, in dem alle E-Mail-Adressen des Kunden bzw. seiner Kontaktpersonen gelistet sind. Sie können dann die gewünschte E-Mail-Adresse auswählen, die ins Outlook übergeben werden soll.
Hinweis
 | Bei der Terminbestätigung an die Kunden können Sie auch eine "ICS-Datei" mitsenden, damit sich der Empfänger diesen Termin gleich ins Outlook importieren kann. Wenn Sie das möchten, müssen Sie am Terminkennzeichen das Feld "Versand mit ICS-Datei" aktivieren. Im Terminbestätigungsmail wird dann die ICS-Datei als Anhang mitgesendet:  Mit einem Doppelklick auf diesen Anhang, wird die Neuanlagemaske für einen Outlook Termin geöffnet, mit Speichern wird dieser Termin dann im Outlook angelegt. Bevor diese Neuanlagemaske geöffnet wird, erhalten Sie noch diese Sicherheitswarnung, in der Sie bestätigen, dass Sie der Quelle vertrauen.  |
Hintergrundinfos
Damit eine Terminbestätigung versendet werden kann, müssen Sie ein entsprechendes Terminkennzeichen anlegen. Am Terminkennzeichen müssen Sie im Feld "Standardbriefvorlage" eine passende Versandvorlage hinterlegen.
Wenn Sie nun einen neuen Termin erstellen, und Sie füllen die Felder Terminkennzeichen und Person/Institution (optional mit Kontaktperson) aus, erfolgt sofort beim Speichern des Termins folgende Abfrage, ob eine Terminbestätigung gesendet werden soll oder nicht:
Bestätigen Sie dies, wird das Fenster zur Auswahl der E-Mail-Adressen geöffnet (siehe Abbildung oben). Nachdem Sie die gewünschte Empfänger E-Mail-Adresse ausgewählt haben, öffnet sich das E-Mail-Programm mit der hinterlegten Briefvorlage als Mailtext. Mittels der Schaltfläche "Senden" in Ihrem E-Mail-Programm wird diese Terminbestätigung versendet.
Hinweis
| Der gleichnamige Menüpunkt dient dazu, die Bestätigung später zu versenden, wenn beim Speichern des Termins die E-Mail noch nicht versendet worden ist. Beim nachträglichen Bearbeiten eines Termins muss die Terminbestätigung immer manuell versendet werden, es erfolgt keine Abfrage mehr. |
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