Updatebeilage Stammdaten 2013
Sehr geehrte NTCS-Anwenderin! Sehr geehrter NTCS-Anwender!
Mit dem NTCS-Update 2013.16.02 erhalten Sie Neuprogramme, Änderungen und Fehlerkorrekturen.
Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Stammdaten.
Neuerungen CRM-Menü
Das CRM-Menü wurde umstrukturiert. Die Reihenfolge der Hauptmenüpunkte von links nach rechts wurde an die Häufigkeit ihrer Verwendung angepasst.
Die Funktionen, die nur für Kanzleien benötigt werden, wurden in einem eigenen Hauptmenüpunkt „Kanzlei“ zusammengefasst.
Die bisherigen Funktionen der Hauptmenüpunkte „Organizer“ und „CRM“ wurden in einen gemeinsamen Menüpunkt „CRM“ integriert und nach der Häufigkeit der Verwendung entsprechend gruppiert.
Der Menüpunkt Stammdaten → Organizer wurde umbenannt auf Stammdaten → CRM/Kanzlei und mit ein paar Menüpunkten erweitert.
Die Funktionen, die nur für Kanzleien benötigt werden, wurden in einem eigenen Hauptmenüpunkt „Kanzlei“ zusammengefasst.
Die bisherigen Funktionen der Hauptmenüpunkte „Organizer“ und „CRM“ wurden in einen gemeinsamen Menüpunkt „CRM“ integriert und nach der Häufigkeit der Verwendung entsprechend gruppiert.
Der Menüpunkt Stammdaten → Organizer wurde umbenannt auf Stammdaten → CRM/Kanzlei und mit ein paar Menüpunkten erweitert.
Neuerungen Compass Realtime und Finance
Neben Neuerungen im Modul Compass Realtime wurde auch das Ergänzungsmodul Compass Finance mit praktischen Neuerungen für die komfortable Stammdatenpflege und Überprüfung entwickelt. Eine ausführliche Anleitung finden Sie in der Themendoku Compass Realtime & Finance.
Neuerungen Compass Realtime
Diverse Personen
Über die gleiche Vorgehensweise wie in der Liste der Kunden können nun auch diverse Personen über den Compass erfasst werden. Es werden auch Kontaktpersonen übernommen. Auch ein Monitoring ist gleich wie im Kundenstamm möglich. Es werden die gleichen Parameter herangezogen.
Kontaktpersonen
Bei der Zuordnung von Kontaktpersonen aus Compass zu einer in NTCS bereits vorhandenen Kontaktperson ist es jetzt möglich, auf alle Kontaktpersonen zuzugreifen (mittels Combobox-Einstellung „Alle Kontakte“).
Gesellschafter
Es können nun auch Gesellschafter aus der Compass-Rubrik „Eigentümer“ übernommen und angelegt werden (inkl. Stammdaten und Beteiligungsverhältnis). Neben diesen können auch Aktionäre übernommen werden. Diese werden mit den Einstellungen „Ist Gesellschafter – nein“ und „Juristische Person – Ja“ unter den Gesellschaftern angelegt.
Monitoring
Das Monitoring bezügl. Stammdatenänderungen kann neben der Stapelausführung auch jederzeit manuell aus dem Fenstermenü unter „Funktionen“ → Monitoring gestartet werden. Als Ausgabe wird eine Liste geöffnet, die dann manuell abgearbeitet werden kann, Aufgaben werden keine angelegt. Inaktive Kunden/Lieferanten werden ausgenommen.
Übernahme von Kontaktpersonen und Eigentümern
Per Parameter kann nun eingestellt werden, ob die von Compass vorgeschlagenen Kontaktpersonen/Eigentümer standardmäßig für die Übernahme aktiviert sein sollen, oder nicht (grünes Häkchen).
Die Parameter sind unter Stammdaten → CRM Parameter → Kunden → Compass zu finden und lauten "Kontaktpersonen importieren" bzw. "Eigentümer importieren".
Neuerungen Compass Finance
Compass Finance – Bilanzen
Liefert zur aktuellen Person alle beim Firmenbuch eingereichten Bilanzen in elektronischer Form (PDF) (Voraussetzung ist eine gültige Firmenbuchnummer im Personenstamm).
Compass Finance Insolvenzprüfung
Diese Variante der Insolvenzprüfung ist stapelbar oder kann jederzeit manuell durchgeführt werden. Bestimmen Sie den Betrachtungszeitraum und für die Kunden und Lieferanten welcher Firmen (eigene und/oder ausgewählte Mandantenfirmen) sie die Insolvenzen prüfen möchten. Ein Abgleich liefert eine Liste der betroffenen Personen aus NTCS. Bei der Stapelvariante werden Aufgaben zur Abarbeitung der Meldungen angelegt.
Compass Finance - Firmenreport
Im jederzeit abrufbaren PDF-Firmenreport stehen in Anlehnung an einen Firmenbuchauszug detaillierte Information aus dem Firmenbuch zur Verfügung.
Compass Finance - Firmenorganigramm
Rufen Sie jederzeit die Eigentümer- und Beteiligungsstruktur einer bestehenden Person oder mittels Firmenbuchnummer ab. Die Darstellung erfolgt in einem übersichtlichen Organigramm, aus dem Sie bei Bedarf neue Personen erfassen können.
Hinweis
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Für diese Funktion ist die Lizenz „Compass finance“ nötig. Es besteht die Möglichkeit einer kostenlosen 60-Tages-Testlizenz. Die Voraussetzungen hierfür sind eine Compass Realtime Lizenz und eine CRM Lizenz. Für nähere Auskünfte wenden Sie sich bitte an den BMD-Verkauf. |
Neuerungen UID-Nummernprüfung
Wer soll geprüft werden?
Für die „Stufe 2 – Prüfung“ kann nun per separaten Parametern definiert werden, für welche Personenarten (Kunden/Lieferanten/diverse Personen) diese durchgeführt werden soll. Weiters kann in denselben Parametern definiert werden, ob Inland und/oder Ausland geprüft werden soll.
Hinweis bei Stammdatenänderung
Ist die UID-Prüfung Stufe 2 aktiv und es werden für die UID-Nummernprüfung relevante Stammdaten verändert, erhalten Sie beim Speichern einen Hinweis und eine Abfrage, ob die Prüfung Stufe 2 gestartet werden soll.
UID-Prüfung - EU-Service
Wird bei der UID-Nummernprüfung über den EU-Service von einem Land kein Name und keine Adresse geliefert, so wird in der Spalte „FinanzOnline-Code“ eine Meldung ("Das EU-Service liefert für diesen Mitgliedsstaat keinen Firmennamen") angezeigt. Über den EU-Service wird dann geprüft, wenn in NTCS keine FinanzOnline-Webservice-Zugangsdaten hinterlegt sind.
Anzeige aktuellste Prüfung Stufe 2
Im Kundenstamm wird neben dem Feld „UID-Nummer“ die aktuellste Prüfung der Stufe 2 angezeigt. (Beispiel: Prüfung am 23.03.2012 - Stufe2: Gültig.)
Neuerungen Standarddaten
Gemeinde-Standard
Mit 16.02 wird der ab 1.1.2013 gültige österreichische Gemeindestandard ausgeliefert. Dieser wird beim Update automatisch eingespielt, sofern der Parameter für die Wartung der Gemeinden auf Wartung durch BMD gestellt ist ("CRM Parameter" → "BMD-Standards" ).
Damit verbunden werden auch die offiziellen Umstellungen der steirischen Gemeinden umgesetzt (Durch die Zusammenlegungen einiger politischer Gemeinden und Bezirke in der Steiermark hat sich deren Gemeindenummer geändert).
Wer soll Ihre Standarddaten (Banken, Orte, Finanzämter,......) warten?
Je Standarddaten-Typ gibt es einen Parameter, mit dem Sie entscheiden können, ob Ihre Standarddaten von BMD gewartet werden sollen. (CRM Parameter → CRM → 14 BMD-Standards)
Folgende Ausprägungen stehen bei den einzelnen Parametern zur Verfügung:
- Automatisch Aktualisieren mit Änderungsmöglichkeit (Auslieferungsstandard)
Bei jedem Update werden die Standards von BMD eingespielt. Werden die Daten manuell geändert, erfolgt ein Hinweis, dass diese Änderung durch die Wartung von BMD möglicherweise wieder verloren gehen kann.
- Automatisch Aktualisieren ohne Änderungsmöglichkeit
Bei jedem Update werden die Standards von BMD eingespielt. Eine manuelle Änderung ist nicht möglich.
- keine Aktualisierung
Die Daten werden beim Update nicht automatisch eingespielt. Sie können aber jederzeit manuell importiert werden (Sofern eine gültige CRM-Rechtsversion für das betreffende Land lizenziert ist).
Hinweis
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Eine Neuanlage ist immer möglich, erfolgt aber mit so hohen Nummern, welche durch einen BMD-Import nicht überschrieben werden.
Folgende Stammdaten sind von dieser Änderung betroffen:
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Übersichtlichere Branchendarstellung
Bei den Branchen wurde zur einfacheren Suche auf der linken Seite ein Baum für die Branchengruppen zur Verfügung gestellt. Der Baum ist standardmäßig gruppiert nach Branchengruppen und kann manuell nicht erweitert werden.
Neuer E-Mailadressarten Standard
Ein neuer Standard für „E-Mailadressarten“ wird ausgeliefert (Stammdaten → Organizer → E-Mailadressarten). Der Standard wird beim Setup importiert und kann jederzeit ergänzt, jedoch nicht verändert werden.
Der Standard enthält folgende E-Mail-Adressarten:
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1 |
Geschäftlich (= Haupt-E-Mailadresse im Personen- und Institutionenstamm, so wie bei Import aus PR01) |
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2 |
Privat |
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3 |
Rechnung |
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4 |
Lohnverrechnung |
Die Standards können auch manuell importiert werden unter Stammdaten → Schnittstellen → Import → 6 Importe Standards → E-Mailadressarten. Die Felder „E-Mailadresse für Rechnung“ und „Lohnverrechnung“ aktivieren und deaktivieren sich gleichzeitig mit der E-Mailadressart.
Neuerungen Stammdaten
Update GKK und Gemeinde von Kunde auf Firma
Achtung!
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Die Haupt-GKK und Haupt-Gemeinde werden nicht mehr automatisch aus den Kundenstammdaten in den Firmenstamm upgedated!!
Diese Änderung erfolgte aufgrund von Motiven des NTCS Lohns.
Sollte das Update der Gemeinde und GKKs vom Kunden- auf den Firmenstamm weiterhin gewünscht sein, muss es gezielt über die unten genannten Parameter aktiviert werden. |
Die Parameter befinden sich unter Stammdaten → CRM Parameter → Kunden → Update Feldsperren und sind folgendermaßen benannt: "Update GKK von Kunde auf Firma" bzw. "Update Gemeinde von Kunde auf Firma".
Weiters wird sichergestellt, dass eine bestehende Firmen-Institutionsverbindung nicht mit leeren Feldwerten des Kunden überschrieben und damit nicht herausgelöscht wird.
Weiters wird sichergestellt, dass eine bestehende Firmen-Institutionsverbindung nicht mit leeren Feldwerten des Kunden überschrieben und damit nicht herausgelöscht wird.
Existiert eine Person bereits im System? - Die Dublettenprüfung für Personen
Sie wollen schnell überprüfen, ob eine neu anzulegende Person bereits in Ihrem System existiert?
Über eine eigene Suchmaske können Sie eine Suche nach eventuell bereits vorhandenen Personen durchführen. Das Programm finden Sie in der Kunden- bzw. Lieferantenliste sowie in der Zentralen Personenverwaltung: (jeweils unter Funktionen → Dublettenprüfung).
Folgende Suchfelder stehen zur Verfügung: Firmenbuchnummer, Steuernummer, UID-Nummer, Name, Vorname, Postleitzahl, Straße. Details zu den Suchregeln und Mechanismen lesen sie in der Hilfe zum Fenster "Dublettenprüfung".Das Suchergebnis wird im Fenster der zentralen Personenverwaltung dargestellt. Von dort aus können die gefunden Personen über Extras → "Weitere Funktionen" auf erlaubte Personenartenumgestellt werden.
Zusammenspielen Diverser Personen
Über ein neues Hilfsprogramm können Diverse Personen zusammengespielt werden.
Beim Zusammenspielen bleiben die Stammdaten der Ziel-Person erhalten und es werden alle Bewegungsdaten von der Quell-Person auf die Ziel-Person umgestellt. Nach der Umstellung wird die Quell-Person aus den Stammdaten gelöscht.
Der Aufruf für das Hilfsprogramm befindet sich im Menü Stammdaten → Hilfsprogramme → Zusammenspielen Diverse Personen.
Ein Zusammenspielen von Diversen Personen mittels einer CSV-Datei ist ebenfalls möglich. Der Aufruf befindet sich im Umstellungsfenster unter "Extras".
Details zur neuen Funktion lesen Sie unter Zusammenspielen Diverse Personen.
Angehörige auf Gesellschafter umstellen
In der Liste der Angehörigen Kunden/Gesellschafter besteht jetzt über die neue Funktion „Angehörigen auf Gesellschafter umstellen“ die Möglichkeit, einen Angehörigen auf einen Gesellschafter umzustellen. Nach erfolgreicher Umstellung ist der neue Gesellschafter beim Kunden als Angehöriger erhalten und auch als Gesellschafter zugeordnet.
Zusammenspielen Kontaktpersonen mittels CSV-File
Mittels der bestehenden CSV-Umstellung für Kontaktpersonen ist es jetzt auch möglich, Kontaktpersonen zusammenzuspielen (Stammdaten → Hilfsprogramme → Zusammenspielen Kunde/Lieferant → Extras → CSV-Umstellung Kontaktperson
Wie das CSV-File dafür aufgebaut sein muss, lesen sie hier.