Updatebeilage CRM 2016

 

Mithilfe der Garantien (verfügbar ab Version 18.02) können Sie effizient und zeitsparend Ihre Garantien/Haftrücklässe verwalten. Dies bedeutet, dass unter bestimmten Voraussetzungen automatisch bei Verbuchung eines Haftrücklasses in NTCS ein Datensatz mit den wichtigsten Informationen erzeugt wird, welcher dann im CRM-Paket unter CRM → Garantien → Garantien aufgerufen werden kann. So ist ein ständiger Überblick gewährleistet, und das praktisch "nebenbei", ohne zusätzlichen Aufwand, dafür aber mit zusätzlichem Nutzen. Für weitere Informationen lesen Sie bitte die Fensterhilfe zur Garantien.

Für den Abwesenheitstext können Sie eine HTML-Vorlage hinterlegen, damit wird bei Neuanlage einer Abwesenheit immer der Text laut HTML-Vorlage vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann aber von Ihnen bei Bedarf für einzelnen Abwesenheiten geändert werden. Weitere Informationen dazu lesen Sie in der Fensterhilfe zum Abwesenheitsmanager.

Für die ER-Kontrolle gibt es eigene Felder für die Vertretung, unabhängig vom allgemeinen Stellvertreter und der Vertretungsart für Aufgaben. Sollten auch ER-Kontrolle Aufgaben an einen Stellvertreter delegiert werden, müssen Sie im Feld "ER-Kontrolle Vertretungsart" einen hinterlegen.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Abwesenheitsmanager.

Im Workflow wurden neue Spezial- bzw. Hintergrundfunktionen hinzugefügt, die beim Ausführen einer Workflowaufgabe gestartet werden. Die neuen Funktionen werden nachfolgend kurz beschrieben, eine detaillierte Beschreibung der Funktionen finden Sie in der Hilfe zu den Workflow - Funktionen.

Sie haben jetzt die Möglichkeit direkt aus dem Workflow Dokumente zu versenden und bei Bedarf auch die ID-Austria-Signatur zu starten. Dazu wurden folgende drei Spezialfunktionen im Workflow eingebaut.

Wenn Sie eine der folgenden drei Funktionen verwenden, können Sie eine direkte Verbindung zwischen Workflow und Standardbrief herstellen.

Mit der Spezialfunktion "E-Mail Zur Kenntnis" können Sie direkt im Workflow eine E-Mail verschicken, Aufgabe wird bei dieser Funktion keine angelegt.

Mit dieser Hintergrundfunktion, kann eine auf der Aufgabenaktion bzw. im Workflow hinterlegte Checkliste auf die im Workflow angesprochene Person übernommen werden.

Diese Hintergrundfunktion ermöglicht Ihnen ein Makro im Workflow auszuführen, ohne dass eine Aufgabe angelegt wird.

Bei der Mitarbeiterermittlung im Workflow, einstellbar auf der Aufgabenaktion, kann jetzt auch auf Zuständigkeitsbereiche zugegriffen werden. Dazu wurden drei neue Felder eingebaut, über die das Ermitteln des zuständigen Sachbearbeiters geregelt werden kann.

Auf der Aufgabenaktion können Sie jetzt bestimmen, mit welcher Aufgabenart (Öffentlich, Privat, Verdeckt) bzw. welcher Aufgabenpriorität (Hoch, Mittel, Niedrig), Workflowaufgaben erstellt werden sollen.

In den Fristen und in der Post erfolgte die Umstellung auf die neue Dokumentenzuordnung, die Sie bereits aus den Aufgaben, Ressourcen etc. kennen. Dadurch stehen Ihnen zusätzliche Funktionen wie "Dokumente in Vorschau anzeigen" oder "Neues Dokument aus BMD Scan" zur Verfügung.

Werden Dokumente manuell oder automatisiert über eine Sammelarchivierung im DMS abgelegt, werden automatisch Verweise, vom Hauptdokument ausgehend, erstellt. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenverweise.

Es besteht jetzt die Möglichkeit direkt aus dem Outlook E-Mails per Drag & Drop zu archivieren. Des Weiteren können Sie E-Mails auch direkt in allen Programmteilen, welche die neue Dokumentenzuordnung (Aufgaben, Frist, Post ...) unterstützen, per Drag & Drop archivieren und gleichzeitig dem Datensatz zuordnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Drag & Drop im DMS.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

In den DMS-Listen können Sie über Ansicht in der gelben Menüleiste die Dokumentenvorschau aktivieren, dadurch wird Ihnen ein selektiertes Dokument sofort im Vorschaubereich angezeigt. Über die Schaltfläche "in eigenem Fenster" können Sie das angezeigte Dokument in einem eigenen Vorschaufenster öffnen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

Mit der Funktion "Dokument signieren" können Sie die Dokumente mittels ID Austria signieren. Mit dem Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster für die Eingabe der Telefon-Nr. bzw. des PIN-Codes für die Signatur mit ID Austria. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren.

Die Dokumentenzuordnung wurde um die Funktion "Neues Dokument aus BMD Scan" erweitert, damit können Sie direkt die Archivierung eines Dokuments aus dem BMD Scan mit gleichzeitiger Zuordnung zur Aufgabe, Frist, etc. durchführen.

Auch im Dokumentenzuordnungsfenster können Dokumente einfach per Drag & Drop von außen ins DMS archiviert werden. Ein Dokument kann nur im linken Bereich per Drag & Drop archiviert werden, im rechten Bereich ist eine Archivierung nicht zulässig. Es werden das Archiv und die Person aus den Einstiegsfeldern als Vorschlagswerte für die Archivierung herangezogen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Drag & Drop im DMS.

Dadurch können Sie zum Beispiel einem Benutzer den Zugriff auf die Dokumentenübersicht sperren, aber die einer Aufgabe zugeordneten Dokumente kann er trotzdem ansehen.

Bei der Archivierung von Standardbriefen haben Sie jetzt die Möglichkeit die Übergabe einer Institution des Adressaten in die Archivierungsmaske zu steuern. Dazu gibt es in den Briefeinstellungen die Combobox "Institution übergeben", in der Sie definieren können, welche Institution des Adressaten übergeben werden soll bzw. ob keine übergeben werden soll. Diese Einstellung kann je Briefvorlage individuell gesetzt werden.