Umgründungen
Begrifflichkeiten: Definition einer Umgründung
Dieses Dokument soll eine Grundorientierung bieten, was zu tun ist, wenn der Fall einer Umgründung eintritt.
Achtung!
 | Notwendige Änderungen durch Umgründungen und Umstrukturierungen können aufgrund ihrer Komplexität und Variabilität vielfach nicht pauschal beschrieben werden. Der richtige Beratungsansatz bedarf daher jedenfalls immer einer Terminvergabe mit einem spezialisierten BMD Consulter. Gleiches gilt auch für alle sonstigen Fälle von Umgründungen, die gegebenenfalls in diesem Dokument nicht beschrieben sind. |
Aus Sicht der BMD ergibt sich eine Umgründung durch folgende Merkmale:
- Änderung der Gesellschaftsform.
- Neue UID-Nummer.
- Neue Firmenbuchnummer.
- Änderung der Eigentumsverhältnisse durch Verkauf oder Betriebsübergaben im Sinne von Firmenübernahmen und Betriebsnachfolgen.
Andere Formen von Umstrukturierungen:
Geschäftsfälle von Umgründungen - ohne Einsatz einer Lohnverrechnung
Nachfolgend werden einzelne Konstellationen der Umgründung erläutert.
Diese gehen in allen Fällen davon aus, dass keine NTCS Lohnverrechnung im Einsatz ist.
Allgemein gilt: Es wird bei Umgründungen paketübergreifend immer die Erstellung einer neuen Firma befürwortet, weil es die sauberste Lösung ist und es auch bei einfachen Umgründungen keine relevanten Gegenargumente gibt:
- Bilanzierung & Steuern: Gewisse Steuererklärungen können nicht innerhalb eines Jahres am selben Kunden gemacht werden. Dennoch stellt dies die sauberste Lösung dar.
- FIBU: Ein neues Mandantenarchiv stellt aus Sicht der FIBU kein Problem dar.
Umgründung ohne Einsatz einer WWS
Ein Betrieb möchte die eigene Firma umgründen (STB oder ERP)
Umgründungen einer eigenen Firma sollten aufgrund der Vielzahl an Daten und Paketen, die berücksichtigt werden müssen, immer in einem Beratungstermin mit einem BMD Consulter analysiert und durchgeführt werden.
Rechnungswesen
Es bestehen zwei Möglichkeiten:
- Es wird eine neue Firma erstellt.
- Es wird auf der bestehenden Firma weitergearbeitet und lediglich eine neue FIBU angelegt. Aus reiner FIBU-Sicht ist das die Variante mit dem geringsten Aufwand.
In Bezug auf die Verwendung anderer NTCS Programmpakete ist aber möglicherweise die Erstellung einer neuen Firma vorzuziehen.
Unabhängig von der genauen Vorgehensweise ist jedenfalls zusätzlich bei Verwendung der WWS/LEA vor der ersten Fakturierung ein weiterer Beratungstermin erforderlich, um die nötigen Anpassungen auf die neue FIBU vorzunehmen.
LEA
Sofern es mit den Anforderungen anderer Pakete vereinbar ist, könnte eine neue Firma in eine Firmengruppe mit der alten Firma aufgenommen werden. Dadurch wäre es nicht erforderlich, die LEA erneut von Beginn an einzurichten. LEA Stammdaten und Einstellungen werden in einer Firmengruppe immer unter der Hauptfirma erfasst und gelten für alle Firmen der Firmengruppe.
Ein Betrieb möchte eine eigene Firma innerhalb einer Firmengruppe umgründen (STB oder ERP)
Umgründungen von eigenen Firmen, die sich bereits in einer Firmengruppe befinden, sind als besonders heikel zu betrachten.
Es handelt sich dabei um eine Änderung der Firmengruppe, die eine genaue Analyse erfordert. In der Regel wird der dazu nötige Beratungstermin mit spezialisierten BMD Consultern aus dem Paket CRM und den jeweils zusätzlich betroffenen Paketen durchgeführt. Bitte beachten Sie, dass eine Umgründung innerhalb einer Firmengruppe sehr zeitintensiv werden kann.
Ein Steuerberater möchte eine Mandantenbuchhaltung umgründen
Die Umgründung einer Mandantenbuchhaltung gestaltet sich in der Regel verhältnismäßig einfach. In Steuerberatungskanzleien sollen nach Umgründungen die Mandantenbuchhaltungen oft unter einer neuen Firmennummer geführt werden.
- Ist eine Umgründung bereits im Vorfeld bekannt, kann die Jahresübernahme gleich auf die neue Firma gemacht werden.
- Wird eine Umgründung erst rückwirkend beschlossen, kann die FIBU über einen Export/Import dupliziert werden. Wenn Sie über das Konsolidierungspaket verfügen, kann auch über die Konsolidierung eine Kopie der ursprünglichen Firma erzeugt werden. Im Zuge der Konsolidierung könnten auch Einschränkungen gemacht werden (z. B. bestimmte Monate). Beim Export/Import ist hingegen nur eine 1:1-Kopie möglich. Beachten Sie jedoch auch, dass die Konsolidierung hinsichtlich der Vorbereitungen (Parameter, FIBU-FIBU-Zuordnung) aufwändiger ist. Eine Einschätzung dazu bieten die Fragestellungen zur Entscheidung bezügl. der Verwendung der Konsolidierung.
Umgründung mit WWS
Umgründungen mit WWS sind ebenso jedenfalls im Zuge eines Beratungstermins mit einem spezialisierten BMD Consulter zu analysieren.
In vielen Fällen wird die Datenbank kopiert und auf der Kopie mit einer neuen Firma weitergearbeitet. Folgende Fälle und Möglichkeiten bestehen diesbezüglich:
| Erstellen einer Datenbankkopie und Anlage einer neuen Firma | Bestehende Firmendaten ändern | |
| Umgründung | X | - |
| Firmenübergabe/-nahme | X | In Ausnahmefällen möglich, nach Abklärung mit BMD Beraterin |
Andere Formen von Umstrukturierungen
Einbringungen (Zusammenlegung von Firmen)
Dieser Geschäftsfall liegt vor, wenn zwei oder mehrere Firmen innerhalb einer Firmengruppe und Datenbank zusammengelegt und mit einer einzigen Firma fortgeführt werden.
Hinweis
 | Unabhängig davon, ob die eigentliche Durchführung durch den Kunden, den Steuerberater oder durch BMD erfolgt, ist zwingend ein Analysetermin mit BMD zu vereinbaren. Es werden keine Analysen im Telefonsupport durchgeführt! |
Rechnungswesen
Rückwirkende Zusammenlegung von Firmen
Programmtechnisch werden Zusammenlegungen seitens des Rechnungswesens über Konsolidierungen gelöst. Es ist aber im Vorfeld abzuklären, ob mit Konsolidierungen sinnvoll gearbeitet werden kann, oder ob die Überträge manuell eingebucht werden müssen wenn beispielsweise der Aufwand zu groß ist, die Buchhaltungen für die Konsolidierung vorzubereiten. Beachten Sie dazu die Fragen zu Konsolidierung oder manuelle Buchungen.
Zusammenlegung von Firmen in der Zukunft
Ist rechtzeitig bekannt, dass Firmen zusammengelegt werden, kann bereits die EB entsprechend gesteuert werden. Zu beachten ist, dass keine Vorjahres-Buchhaltung hinterlegt ist, damit nicht irrtümlich durch eine Jahresübernahme die Werte falsch überschrieben werden, und dass auf der neuen FIBU das Kennzeichen für die Sperre der EB gesetzt ist.
Dieses Feld ist nur relevant, wenn z. B. Daten über eine Schnittstelle übernommen wurden. Dabei werden oft die offenen Posten nur in das aktuelle Jahr übernommen. In den Vorjahren bis zum aktuellen Jahr darf keine Jahresübernahme in BMD durchgeführt werden. Ist dieses Feld in der Buchhaltung des neuen Wirtschaftsjahres auf "Sperre für OP-führende Konten" gesetzt, ist für diese Buchhaltung keine Jahresübernahme der offenen Posten in dieses neue Jahr möglich. Dies wird im Jahresübernahmefenster auch dementsprechend angezeigt. Diese Sperre wird auch bei der EB-Korrektur im Buchungsprogramm berücksichtigt. Sie gilt für Personenkonten und OP-führende Sachkonten. Ist dieses Feld auf "Sperre für alle Konten" gesetzt, dann wird keine EB-Übernahme durchgeführt. Diese Einstellung wird dann ins nächste Jahr mitübernommen. Besonderheit für Slowakei und Tschechien: Bei der Jahresübernahme wird in der Vorjahres-FIBU geprüft, ob Buchungen vom Kontenabschluss vorhanden sind. Sind Buchungen vorhanden, so wird die Ausprägung "EB-Übernahme für alle Konten" nicht ins neue Wirtschaftsjahr übernommen. |
Vor einer Zusammenlegung muss ebenso die Kompatibilität der Stammdaten geklärt werden. Beachten Sie dabei sowohl Personenkonten als auch Sachkonten. Konten bzw. Personen müssten gegebenenfalls entsprechend umgespielt werden.
Je nachdem, ob Sie über das Konsolidierungspaket verfügen, ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten:
| Ohne Konsolidierungspaket | Vorzugsweise werden aus der umfangreicheren FIBU automatische EBs in die kleinere FIBU dazugebucht. Ausschlaggebend ist die Anzahl der OPs. |
| Mit Konsolidierungspaket | Es besteht die Möglichkeit, einzeln die Jahresübernahme zu starten und dann die EBs über die Konsolidierung zusammenzuspielen. |
Informationen zu Konsolidierungen finden Sie unter anderem in folgenden Dokumenten:
Konsolidierung oder manuelle Buchungen?
Folgende Fragestellungen sollten bei der Entscheidung über die Verwendung einer Konsolidierung berücksichtigt werden:
Wie kompatibel sind die Kontengrenzen, müssen hier Anpassungen gemacht werden?
Wie kompatibel sind die Personenkonten?
- Gibt es Überschneidungen (gleiche Personenkonten mit unterschiedlichen Kontonummern)?
- Sollen die Personenkonten nach der Konsolidierung getrennt bleiben oder sollen die offenen Posten gleicher Kunden und Lieferanten auf einem Konto ausgewiesen werden?
Daraus ergibt sich ev. die Notwendigkeit, Personenkonten im Vorfeld in den einzelnen Buchhaltungen schon umzuspielen.
Wie kompatibel sind die Kontenrahmen generell auch im Sachkontobereich?
- Müssen ev. Konten über Konsolidierungskonten umgestellt werden (z. B. für eindeutige Kassenkonten, Bankkonten etc.)?
- Müssen ev. Konten umgespielt werden, damit ein einheitlicher Kontorahmen entsteht?
Haben die Buchhaltungen gleichlaufende Wirtschaftsjahre?
- Welcher Zeitraum soll konsolidiert werden und welche FIBUs werden benötigt, um ein vollständiges Bild zu erhalten?
- Müssen ev. EB-Buchungen über die Buchungsvarianten bei der Konsolidierung herausgenommen werden?
Bestehen in den Firmen gleiche Besteuerungssysteme (Soll-/Istversteuerung) und wie wird das Besteuerungssystem in der neuen Firma sein?
- Bei unterschiedlichen Besteuerungssystemen muss die Umstellung auf das künftige Besteuerungssystem geklärt werden.
- Bei Istversteuerung muss geklärt werden, ob der Zugriff auf die Vorjahresbuchhaltung für den Zugriff auf die steuerlichen Werte der Originalbuchung möglich ist.
Gibt es andere Besonderheiten wie EA-Rechner oder TR-Automatik, wo die Hinterlegung der VJ-Buchhaltung wichtig ist?
- Können die Vorjahreswerte so zur Verfügung gestellt werden, dass die EA-Automatik-Umbuchungen ordnungsgemäß gemacht werden bzw. die ursprünglichen Teilrechnungen für korrekte TR-Stornos ausgelesen werden?
Haben alle FIBUs die gleiche Grundwährung?
- Entscheidung für die Umrechnungsart muss getroffen werden.
Welche Buchhaltung ist die umfangreichere?
- Ist es ev. nötig, als Basis für die neue Firma die umfangreichere FIBU zu wählen, obwohl diese eigentlich eingebracht werden soll?
Ist die Entscheidung auf die Konsolidierung gefallen und soll in der konsolidierten Buchhaltung weitergebucht werden, sind folgende Punkte wichtig:
- Wenn in der Buchhaltung weitergebucht wird, müssen - wenn die Konsolidierung verwendet wird - die Daten genauestens kontrolliert werden (Saldenlisten, OP-Listen - nicht nur in Summe sondern einzeln, vor allem, wenn Konten umgestellt worden sind). Es kann nachträglich die Konsolidierung nicht mehr gestartet werden, weil sonst alle Buchungen, die nach der Konsolidierung durchgeführt worden sind, verloren gehen.
- Nach der Kontrolle sollte in der konsolidierten Buchhaltung das Konsolidierungskennzeichen herausgenommen werden, damit nicht irrtümlich die Konsolidierung nochmals gestartet werden kann. Ab diesem Zeitpunkt sind die zusammengespielten Daten nicht mehr veränderbar.
LEA
Es ist zu gewährleisten, dass für künftige Leistungen die korrekte Verrechnungsfirma ermittelt wird. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Thema Verrechnungsfirma. Sollte es nötig sein, auch bereits erfasste Leistungen noch auf die neue Verrechnungsfirma umzustellen, so ist dies mithilfe des Korrekturprogramms Leistungen aktualisieren möglich, nachdem die Einstellungen zur Ermittlung der Verrechnungsfirma korrekt getroffen worden sind. Außerdem ist sicherzustellen, dass die firmenbezogenen LEA Stammdaten wie Stundensätze, Preise, Nachlässe, Einstellungen rund um die Ausdrucksmodelle u. v. m. bei Bedarf angepasst oder entsprechende neue firmenbezogene LEA Stammdaten für jene Firma angelegt werden, die fortgeführt wird.
Falls sich die Firmendaten (Name und/oder Rechtsform) der übrig bleibenden Firma ändern, beachten Sie bitte auch den Punkt Umfirmierung.
Achtung!
| In diesem Fall ist es meist nötig, Kontakt mit BMD aufzunehmen, da sich viele damit in Zusammenhang befindliche Folgefragen ergeben. Beispielsweise:
|
Trennung von Firmen
Dieser Geschäftsfall liegt vor, wenn aus ursprünglich einer Firma künftig zwei oder mehrere Firmen innerhalb einer Firmengruppe und Datenbank entstehen und diese fortgeführt werden.
Hinweis
| Unabhängig davon, ob die eigentliche Durchführung durch den Kunden, den Steuerberater oder durch BMD vorgenommen wird, ist zwingend ein Analysetermin mit BMD zu vereinbaren. Es werden keine Analysen im Telefonsupport durchgeführt! |
Bei der Trennung von Firmen werden die Daten einer Firma auf zwei oder mehrere Firmen aufgeteilt.
Rechnungswesen
Rückwirkende Trennung von Firmen
Eine rückwirkende Trennung wäre theoretisch über eine Filialtrennung möglich. Dafür müssten allerdings die Filialen auf Buchungsebene erfasst worden sein bzw. nachträglich erfasst werden. In den meisten Fällen wird es daher notwendig sein, die Trennungen über manuelle Buchungen durchzuführen und auf Saldenbasis zu trennen.
Trennung von Firmen in der Zukunft
Bei einer zukünftigen Trennung von Firmen sollten die EBs bereits entsprechend geteilt und manuell übernommen werden.
- Sachkonten-EBs: Die Sachkonten-EBs können manuell bereits nach FIBUs getrennt eingebucht werden.
- Offene Posten: Vor allem bei den offenen Posten kann das sehr aufwendig werden. In diesem Fall wäre zu überlegen ob die EBs der offenen Posten nicht automatisch in eine oder auch mehrere Buchhaltungen übernommen werden und dann jene gelöscht werden, die nicht gebraucht werden.
Zu beachten ist, dass keine Vorjahres-Buchhaltung hinterlegt ist, damit nicht irrtümlich durch eine Jahresübernahme die Werte falsch überschrieben werden, und dass auf der neuen FIBU das Kennzeichen für die Sperre der EB gesetzt ist.
Dieses Feld ist nur relevant, wenn z. B. Daten über eine Schnittstelle übernommen wurden. Dabei werden oft die offenen Posten nur in das aktuelle Jahr übernommen. In den Vorjahren bis zum aktuellen Jahr darf keine Jahresübernahme in BMD durchgeführt werden. Ist dieses Feld in der Buchhaltung des neuen Wirtschaftsjahres auf "Sperre für OP-führende Konten" gesetzt, ist für diese Buchhaltung keine Jahresübernahme der offenen Posten in dieses neue Jahr möglich. Dies wird im Jahresübernahmefenster auch dementsprechend angezeigt. Diese Sperre wird auch bei der EB-Korrektur im Buchungsprogramm berücksichtigt. Sie gilt für Personenkonten und OP-führende Sachkonten. Ist dieses Feld auf "Sperre für alle Konten" gesetzt, dann wird keine EB-Übernahme durchgeführt. Diese Einstellung wird dann ins nächste Jahr mitübernommen. Besonderheit für Slowakei und Tschechien: Bei der Jahresübernahme wird in der Vorjahres-FIBU geprüft, ob Buchungen vom Kontenabschluss vorhanden sind. Sind Buchungen vorhanden, so wird die Ausprägung "EB-Übernahme für alle Konten" nicht ins neue Wirtschaftsjahr übernommen. |
LEA
Es ist zu gewährleisten, dass für künftige Leistungen die korrekte Verrechnungsfirma ermittelt wird. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Thema Verrechnungsfirma. Sollte es nötig sein, auch bereits erfasste Leistungen noch auf die neue Verrechnungsfirma umzustellen, so ist dies mithilfe des Korrekturprogramms Leistungen aktualisieren möglich, nachdem die Einstellungen zur Ermittlung der Verrechnungsfirma korrekt getroffen worden sind. Außerdem ist sicherzustellen, dass die bisher firmenbezogenen LEA Stammdaten wie Stundensätze, Preise, Nachlässe, Einstellungen rund um die Ausdrucksmodelle u. v. m. bei Bedarf angepasst oder enstprechende neue firmenbezogene LEA Stammdaten für die betroffenen Firmen angelegt werden.
Falls sich die Firmendaten (Name und/oder Rechtsform) der übrig bleibenden Firma ändern, beachten Sie bitte auch den Punkt Umfirmierung.
Achtung!
| In diesem Fall ist es meist nötig, Kontakt mit BMD aufzunehmen, da sich viele damit in Zusammenhang befindliche Folgefragen ergeben. Beispielsweise:
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WWS
Eine Trennung von Firmen gestaltet sich seitens der WWS schwierig bis unmöglich. Folgende Ansätze sind diesbezüglich denkbar:
Erstellen einer Datenbankkopie und Anlage einer neuen Firma | Bestehende Firmendaten ändern | |
Firmentrennung | X | - |
Umfirmierung
Definition der Umfirmierung: Es wird nur der Firmenname oder die Adresse geändert. Rechtsform, UID-Nummer und Steuernummer bleiben erhalten. Dabei handelt es sich um die einfachste Variante einer Umgründung.
Es wird mit der bestehenden Firma weitergearbeitet. Erstellen Sie keine neue Kundennummer bzw. Firmennummer, sondern ändern Sie deren Namen.
Hinweis
| In den sogenannten Firmen-Vorjahren im Firmenstamm bleibt für Vorjahre der alte Firmenname bestehen und es ist somit möglich, Jahresabschlüsse und Erklärungen für vergangene Jahre mit den alten Firmenbezeichnungen zu erstellen. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Firmenverwaltung Vorjahre und in der Dokumentation Vorjahreswerte Stammdaten und Salden. |
LEA
Bevor die ersten Rechnungen mit den neuen Firmendaten geschrieben werden können, müssen folgende Dinge erledigt werden:
- Alle zu stellenden Rechnungen mit den "alten" Firmendaten müssen gedruckt, verbucht und abgeschlossen werden. Die danach noch offenen Leistungen können reibungslos in Rechnungen mit neuen Firmendaten abgerechnet werden.
- Die notwendigen Schritte der FIBU und BILANZ müssen durchgeführt sein und gegebenenfalls muss bereits eine entsprechende neue FIBU für die Firma im aktuellen Jahr existieren.
- Die Firmenköpfe/-füße, das Briefpapier sowie sämtliche Rechnungsformulare müssen auf die neuen Firmendaten angepasst werden, sofern die "alten" Firmendaten an diesen Stellen fix hinterlegt worden sind.
Wenn die betroffene Firma mindestens eine Registrierkasse betreibt, beachten Sie bitte die zusätzlichen Punkte unter Notwendige Schritte in Verbindung mit Registrierkassen.
WWS
Auch bezüglich WWS können in diesem Fall die bestehenden Firmendaten geändert werden.
Notwendige Schritte in Verbindung mit Registrierkassen
Nachfolgende Schritte sind nötig, wenn bei der durch die Umgründung betroffenen Firma mindestens eine Registrierkasse betrieben wird. Details dazu, wie die einzelnen Schritte zu bewerkstelligen sind, finden Sie in der Dokumentation LEA Kassenanbindung.
- Die Registrierkasse und die Signatureinheit müssen im FinanzOnline-Portal planmäßig außer Betrieb genommen werden. Die Außerbetriebnahme der Registrierkasse erfolgt über die Kassenerfassung mittels Schlussbeleg.
- Im Kassenstamm (Signatureinheit) wird über den Aufruf "Meldung an Finanzamt" die Signatureinheit ordnungsgemäß abgemeldet.
- Im Anschluss wird mit den korrekt hinterlegten Stammdaten die Kasse wieder im FinanzOnline-Portal angemeldet und die neue Kasse in Betrieb genommen.
Achtung!
| Wird durch die Umgründung eine neue Steuernummer/UID-Nummer vergeben, so ist die bestehende Signatureinheit nicht mehr gültig! Es ist demnach eine neue Signatureinheit notwendig! |
Achtung!
| Wenn sich im Zuge der Umgründung auch die FinanzOnline-Zugangsdaten ändern, so sind diese vor der Anmeldung der neuen Kasse und Signatureinheit in den CRM Parametern korrekt zu hinterlegen. |
