Standardberechtigungssystem
Motiv
Mit unserem Standard-Berechtigungssystem bieten wir Ihnen die Möglichkeit, ein differenziertes Berechtigungskonzept umzusetzen, ohne dass Sie sich selbst um die Vergabe der tausenden Einzelberechtigungen kümmern müssen. Mit jedem Update stellen wir Ihnen automatisch ein aktualisiertes System von vorgefertigten und getesteten Berechtigungsgruppen zur Verfügung.
Diese Berechtigungsgruppen werden im Zuge der Inbetriebnahme zu einem individuellen Rollenkonzept gegliedert. Im laufenden Betrieb müssen von Ihrem Administrator dann lediglich die eigenen Mitarbeiter/innen (z. B. bei Neueintritt) den jeweiligen Rollen zugeordnet werden.
Die Vorteile des Einsatzes der Standard-Berechtigungen liegen darin,
- dass ein fix fertig konzipiertes Gruppensystem von BMD übernommen werden kann,
- dass diese Berechtigungsgruppen bei jeder Version von BMD aktualisiert und gewartet werden und
- dass Sie sich als Kunde nicht um die Wartung der Berechtigungsgruppen kümmern müssen, was zeitlich und inhaltlich oft eine Herausforderung darstellt.
Die Nachteile sind, dass man den Berechtigungsvorschlag für die Berechtigungsgruppen von BMD 1:1 übernehmen muss und dass dieser Berechtigungsvorschlag auch sehr fein gegliedert ist. Daher muss man die Bedeutung der Standardfunktionsgruppen verstehen, um ein Rollenkonzept umzusetzen. Um dies zu erleichtern gibt es eine Dokumentation, sowie eine Notiz zur Erklärung der Funktion jeder Gruppe.
Ein Rollenkonzept KANN, muss aber nicht von BMD übernommen werden. Stattdessen können eigene Rollen definiert und mit den BMD-Standard-Berechtigungsgruppen verknüpft werden.
Hinweis
 | Der Import der Standardberechtigungen (Gruppen und Rollen) wird automatisch durchgeführt. |
Ablauf
Die Berechtigungsgruppen werden individuell zu Rollen zusammengefasst. Auch hierfür bieten wir verschiedene Vorschläge an, z. B. für Steuerberatungskanzleien oder Wirtschaftsunternehmen. Die Rollen können Sie bei Bedarf auch später jederzeit adaptieren - Die Rollen sind damit Ihr wichtigstes Steuerungsinstrument! Beachten Sie hierbei bitte, dass die Zuordnung von Datenbesitzergruppen ebenso berücksichtigt werden muss!
Außerdem treffen Sie die Entscheidung, ob Sie die Standardberechtigungsgruppen für Ihr Unternehmen regelmäßig unverändert übernehmen möchten, oder ob es sinnvoller ist, einige Gruppen nach dem Erstimport zu duplizieren und für Ihre speziellen Zwecke abzuändern.
Je nachdem, wie Sie sich entscheiden, ordnen Sie den Rollen die jeweiligen Gruppen zu - nur unsere Standard-Gruppen oder eine Mischung mit Ihren individuellen Gruppen.
Außerdem treffen Sie die Entscheidung, ob Sie die Standardberechtigungsgruppen für Ihr Unternehmen regelmäßig unverändert übernehmen möchten, oder ob es sinnvoller ist, einige Gruppen nach dem Erstimport zu duplizieren und für Ihre speziellen Zwecke abzuändern.
Je nachdem, wie Sie sich entscheiden, ordnen Sie den Rollen die jeweiligen Gruppen zu - nur unsere Standard-Gruppen oder eine Mischung mit Ihren individuellen Gruppen.
Nach dem einmaligen Konzeptionsaufwand der Zuordnung der Berechtigungsgruppen zu den Rollen haben Sie im laufenden Betrieb nur mehr die Notwendigkeit, neue MitarbeiterInnen der passenden Rolle zuzuordnen.
Achtung!
 | Die Wartung der duplizierten und von Ihnen adaptierten Gruppen liegt dann natürlich zukünftig auch in Ihrer Verantwortung! |
Berechtigungselemente
BMD-Standard Gruppen
Die BMD-Standardberechtigungen bestehen aus fix ausgelieferten Berechtigungsgruppen samt deren Funktionen (Berechtigungen). Die BMD-Standard-Berechtigungsgruppen beginnen mit einem * und einem Kürzel, aus dem das BMD-Programmpaket erkennbar ist. (z. B. *0_DMS_A).
| *0 | BMD-Zentrale, Stammdaten |
| *A | Anlagenbuchhaltung |
| *B | Bilanzierung, Steuern, Rückstellungen, Wirtschaftsprüfung |
*C | Controlling |
*E | Personaleinsatzplanung |
*F | Finanzbuchhaltung |
*K | Kostenrechnung |
*L | Lohnverrechnung |
*O | Organizer, DMS, Standardbrief, CRM |
*P | Personalinformation |
*S | PPS |
*T | Tools |
*V | Zentrale Leistungsabrechnung, LEA und LERF |
*W | Warenwirtschaft |
*Z | Zeit |
Die Funktionsgruppen sind sehr fein gestaltet, sodass jede Kombination von ihnen eine sinnvolle Zuordnung zu Rollen zulässt. Feiner als mit diesen Funktionsgruppen kann ein von BMD gewartetes Berechtigungssystem nicht geführt werden.
Zuordnung der Berechtigungsgruppen zu Rollen
Bei der Definition Ihrer Rollen sollten Sie möglichst die vorhandenen Aufgabengebiete in Ihrem Unternehmen nachbilden. Wir unterstützen Sie hier gerne mit unseren Vorschlägen, die wir für verschieden große Steuerberatungskanzleien und Wirtschaftskunden erarbeitet haben:
BMD-Standard Rollen
Die Definition von Rollen sollte die tatsächlich vorhandenen Aufgabengebiete in Ihrem Unternehmen abbilden. Die von BMD ausgelieferten Standard-Rollen (mit *) sind Beispiele. Diese Beispiele können von BMD aber bei jedem Update (im Gegensatz zu den Standard-Funktionsgruppen!) geändert werden.
Daher die Empfehlung, diese Standard-Rollen nicht dauerhaft zu verwenden, sondern diese im Bedarfsfall samt ihrer Gruppenzuordnung zu kopieren. Die benötigten Rollen können mit der Funktion Extras → Rolle(n) kopieren auf z. B. XYZ_... kopiert werden - XYZ steht hierbei für ein 3-stelliges Kanzleikürzel.
BMD liefert derzeit 2 unterschiedliche Rollenkonzepte aus:
- Ein Rollenkonzept für eine Kanzlei mit ca. 40 Mitarbeitern (alle Rollen, die mit *40_ beginnen)
- Ein allgemeines Basisrollenkonzept, welches für jedes Unternehmen verwendet werden kann (alle sonstigen Rollen die mit * beginnen).
Rollenzuordnung am Beispiel eines neuen Mitarbeiters
Solange keine Änderungen der Rollen - z. B. durch Veränderungen in Ihrem Unternehmen - notwendig werden, besteht die Administration Ihres Berechtigungssystems nur mehr darin, neue MitarbeiterInnen zu den bestehenden Rollen bzw. bei Änderungen des Aufgabenbereichs zu den nun passenden Rollen zuzuordnen.
Funktionen
Fast jede Funktion (sichtbar oder unsichtbar) und jeder Menüpunkt sind ein eigenes Berechtigungselement. Die Funktionen sind weder vom Kunden noch vom Berater beeinflussbar, sondern durch die Programmierung vorgegeben.
Manche Funktionen haben keine Berechtigung, weil das Warten der Berechtigung durch den Kunden aufwändig ist und BMD in der Programmierung manchmal entscheidet, dass eine Funktionsberechtigung an einer bestimmten Stelle entbehrlich ist (bitte um Information an die jeweilige Supportabteilung sollte eine zusätzliche Funktionsberechtigung benötigt werden).
Informationen dazu finden Sie auch in der Hilfe zum Fenster Berechtigungen.
Manche Funktionen haben keine Berechtigung, weil das Warten der Berechtigung durch den Kunden aufwändig ist und BMD in der Programmierung manchmal entscheidet, dass eine Funktionsberechtigung an einer bestimmten Stelle entbehrlich ist (bitte um Information an die jeweilige Supportabteilung sollte eine zusätzliche Funktionsberechtigung benötigt werden).
Informationen dazu finden Sie auch in der Hilfe zum Fenster Berechtigungen.
Datenbesitzer
Die Datenbesitzergruppen sind vom BMD-Standardberechtigungssystem nicht betroffen. Weitere Informationen finden Sie in der entsprechenden Dokumentation.
Hinweis
| Für die Gliederung der Berechtigungsgruppen und die Zuordnung wird die Erfahrung unserer Support-FachexpertInnen aus vielerlei Installationen genutzt. Sollte dennoch eine Änderung notwendig werden, werden diese, so wie Programmänderung, über die Updatehinweise kommuniziert. |
Achtung!
| Es besteht die Möglichkeit Standard-Berechtigungsgruppen und selbst angelegte Gruppen miteinander in Rollen zu kombinieren und dafür bestimmte Standard-Funktionsgruppen nicht zu verwenden. Die Wartung der selbst erstellten Berechtigungsgruppen, sowie die Zuordnung neuer Berechtigungen liegt in diesem Fall in Ihrer Verantwortung. |
