Berechtigungen können Sie in BMD NTCS pro Benutzergruppe auf alle Funktionen der Softwarepakete, ausgewählte Funktionen und auf Datenfelder vergeben. Sie finden die Berechtigungsverwaltung im Menü TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungen.

Ampelfarben

	Diese Funktion bzw. sämtliche darunter liegenden Berechtigungen sind freigeschaltet.
	Diese Funktion bzw. einige darunter liegende Berechtigungen sind freigeschaltet.
	Diese Funktion bzw. sämtliche darunter liegende Berechtigungen sind gesperrt.

Ob ein User Berechtigungen vergeben darf oder nicht, wird mit folgender Berechtigung gesteuert:

Berechtigungen auf Funktionen MCS_MDSECURITY_CHANGEFUNC (29943)

1. Berechtigungen auf Pakete

Wenn Sie neue Berechtigungsgruppen anlegen, überlegen Sie im ersten Schritt, ob Sie als Ausgangsbasis für die Definition ALLE oder KEINE Berechtigungen aktiviert haben möchten. Markieren Sie dazu Ihre Gruppe und wählen Sie Alle Funktionen erlauben... oder Alle Funktionen sperren...:

Im nächsten Schritt können Sie auf der rechten Seite im Berechtigungsbaum definieren, in welchen Paketen diese Gruppe Rechte haben soll:

Markieren Sie links die Gruppe, rechts das gewünschte Paket und regeln Sie die Paket-Berechtigungen mit Funktion(en) erlauben bzw. Funktion(en) sperren.

Das Aktualisieren bzw. die Neuberechnung der Berechtigungen dauert einige Sekunden, eventuell erhalten Sie im Anschluss eine Meldung, dass auch in anderen Paketen abhängige Berechtigungen freigeschaltet worden sind.

2. Berechtigungen auf Funktionen

Um die Berechtigungen feiner abzustimmen, können Sie rechts im Baum auch die einzelnen Funktionen einblenden und wieder mit den Schaltflächen Funktion(en) erlauben bzw. Funktion(en) sperren entsprechend berechtigen. Die Funktionen gelten immer je nach Cursorposition für eine einzelne Funktionsberechtigung (z. B. Ansehen) oder für einen ganzen Menüaufruf (z. B. Firmen):

Manchmal hängen Berechtigungen auch mit weiteren Berechtigungen aus anderen Modulen zusammen - siehe rechts unten Links zu weiteren Funktionen (Abbildung Berechtigung auf Funktionen und Felder). Diese Links geben Ihnen einen Hinweis darauf, welche Funktionen Sie im Zusammenhang mit Ihrer ausgewählten Funktion auch prüfen sollten:

Weiters ist es auch möglich, dass Funktionen in mehreren Paketen verwendet werden und daher von mehreren Seiten berechtigt werden können. In diesem Fall werden die zur jeweiligen Funktion gehörigen Berechtigungen immer von allen Seiten aus synchron gesetzt. Wenn im obigen Beispiel die Dienstreise-Berechtigungen erlaubt werden, werden auch die folgenden verknüpften Berechtigungen aktiviert:

Seitenanfang

2.1. Suche nach Berechtigungen mithilfe der Funktionsnummer

Bei den meisten Funktionen ist es zur Erleichterung möglich, die Funktionsnummern einzublenden und dann in der Berechtigungsverwaltung (Menü TOOLS → Tools → Berechtigung → Berechtigungen) mithilfe der internen Funktionsbezeichnung danach zu suchen. Ausgenommen davon sind Funktionen, die in mehreren Kontexten aufgerufen werden können, wie z. B. Kunde Neu, Termin Neu etc. Diese Funktionen sind allerdings leicht im jeweiligen Berechtigungsbaum zu finden.

Vorgangsweise:

Rufen Sie die Berechtigungsverwaltung unter Menü TOOLS → Tools → Berechtigung → Berechtigungen auf. Aktivieren Sie im Menü Extras die Funktion Funktionsnummern anzeigen.

Wenn Sie ab nun die Maus über einen Menübefehl oder eine Schaltfläche halten, wird in der Statusleiste zusätzlich zur Kurzhilfe (Hint) auch die Funktionsnummer angezeigt.

Aktivieren Sie nun im rechten Teil der Berechtigungsverwaltung über Extras die Funktion interne Funktionsbezeichnung einblenden. Mit dieser Funktion werden sowohl die Funktionsnummern als auch die Funktionsbezeichnungen eingeblendet. Nach einmaligem Aktivieren werden die internen Funktionsbezeichnungen auch nach einem Neustart noch angezeigt.

Im unteren Bereich der Listen steht die Suche zur Verfügung. Für die Suche mit mehr Funktionen findet sich über die rechte Maustaste ebenso die Suchen-Funktion (Strg+f). Hier fügen Sie die gesuchte Funktionsnummer oder den Namen der Funktion ein und bestätigen mit OK. Anschließend springt der Fokus direkt den ersten Suchtreffer.

Ob die Funktionsnummer angezeigt wird, kann auch via Parameter eingestellt werden:
Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Berechtigungen → Berechtigung → Interne Funktionsnummern in der Kurzhilfe (Hint) anzeigen.

Interne Funktionsnummern im Hint anzeigen

Wenn der Parameter auf "Ja" gesetzt wird, dann wird bei Menüfunktionen bei der Kurzhilfe (Hint) die interne Funktionsnummer zusätzlich angezeigt. Dies ist oft für Administratoren hilfreich, um die dazugehörige Funktion im Berechtigungsbaum zu finden und dort sperren oder erlauben zu können.

Hinweis

Zusätzlich zur Funktionsnummer können Sie in der Berechtigungsverwaltung auch nach der Funktionsbezeichnung suchen. Diese Funktionsbezeichnung (z. B. MCS_FRMKUNDE_CREATE) können Sie in fast allen Funktionen im Fenstermenü → Hilfe unter Information zum Fenster ermitteln:

Wenn Sie in einer Gruppe ganz dezidiert eine bestimmte Berechtigung freigeben möchten, deren Funktionsbezeichnung Ihnen bekannt ist, können Sie im Menü unter Extras → Erlaube bestimmte Funktion verwenden:

In den TOOLS Parametern können Sie die E-Mail-Adresse eines Users als Berechtigungsadministrator eintragen (Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Berechtigungen → Berechtigung → Berechtigungsadministrator). Diese wird verwendet, wenn ein Benutzer die Meldung bekommt "Sie haben keine Berechtigung… Wenden Sie sich an Ihren Administrator… E-Mail schicken?..."

Im Burger-Menü unter Layout kann die Sichtbarkeit für Benutzer aktiviert werden. Damit ist auch während der Definition der Berechtigungen immer transparent, welche User in der aktuellen Berechtigungsgruppe sind:

Praktisch sind auch die Anzeige der Firmenberechtigungen und Erweiterten Fenster-Rechte in dieser Ansicht!

2.2. Berechtigung von neuen Funktionen

Bei jedem Update kommen neue Berechtigungsfunktionen hinzu. Neue Funktionen sind immer gesperrt, es sei denn
• wenn in einer Berechtigungsgruppe das ganze Paket erlaubt ist, dann ist auch die neue Funktion erlaubt bzw.
• wenn die Hauptfunktion erlaubt ist, dann wird auch die neue Unterfunktion erlaubt.

Welche Funktionen neu sind bzw. ob überhaupt neue Funktionen vorhanden sind, kann man mit Neue Funktionen in akt. Version unter Funktionen prüfen.

Hinweis

Wenn neue Berechtigungen vergeben werden (bei einer Funktion im Berechtigungsbaum die Ampel auf "grün" setzen)
sollte zusätzlich auf der Funktion stehend mit rechte Maustaste → Eigenschaften überprüft werden,
ob diese Funktionen in anderen Gruppen über "enthalten in" oder "gesperrt für ... LCK" enthalten ist.

Zu diesem Thema empfehlen wir das kostenlose Lernvideo

Wie kann ich schnell eine Berechtigung freigeben?

Seitenanfang

3. Berechtigungen auf Felder

Bei intensiver Kenntnis des Datenmodells ist es unter Berechtigungen auf Funktionen und Felder auch möglich, einzelne Felder der Tabellen mit Berechtigungen zu versehen.
Eine grüne Ampel signalisiert, dass das Feld zum Lesen und Schreiben freigegeben worden ist. Eine gelbe Ampel bedeutet, dass das Feld nur gelesen werden kann und eine rote Ampel zeigt an, dass das Feld gesperrt ist.

Wir empfehlen Ihnen jedoch, eigenständig keine Änderungen durchzuführen, da es nur für unsere BMD SpezialistInnen möglich ist, die Auswirkungen so einer Feldberechtigung zu überblicken. Die einzelnen Felder werden in verschiedenen Fenstern im Programm verwendet und es könnte durch Sperren auf Feldern zu Fehlern bei Aufrufen kommen.

Die Berechtigungen für Felder wirken auf Datenbank-Ebene. Wenn Sie z. B. ein Feld bei den Adressen sperren, wirkt sich dieses an allen Stellen aus, wo dieses Feld verwendet wird, z. B. Feld Straße bei Kunden, Mitarbeitern, Firmen, Kontaktpersonen etc.

Hinweis

Übersichtlicher ist es, Berechtigungen auf Datenebene mit den Datenbesitzergruppen zu steuern! Diese wirken z. B. auf den Kunden und alle im Kundenstamm zugehörigen Daten, aber nicht auf gleiche Felder bei anderen Daten (z. B. Mitarbeiter etc.).

4. Berechtigungsmatrix

In der Berechtigungsmatrix erhält man einen Überblick über alle Berechtigungen. In diesem Fenster werden alle Funktionen aufgelistet (genau wie im Fenster Berechtigungsverwaltung der Funktionsbaum). Zu jeder Funktion werden die Berechtigungen jeder Gruppe angezeigt. Man kann in diesem Fenster auch gleich die Berechtigungen ändern.

Sie finden die Berechtigungsmatrix im Menü TOOLS → Tools → Berechtigung → Berechtigungsmatrix. Die Berechtigungsmatrix über alle Berechtigungsgruppen zu laden kann einige Sekunden in Anspruch nehmen. Deshalb erhalten Sie beim Start eine Abfrage, für welche Berechtigungsgruppen Sie die Matrix starten möchten. In den meisten Fällen werden nur eine oder wenige Berechtigungsgruppen gebraucht, und diese können dann verhältnismäßig schnell geladen werden.

In dieser Liste werden auch Funktionsdetaildaten angezeigt (Name der Funktion, Konstantenname (MCS), Nummer der Funktion, in welcher Version die Funktion erstellt wurde ...). Sie können auch nach bestimmten Funktionen suchen (welche Funktionen sind neu? ...) und filtern. Mit Hilfe der Spalte Sortierfeld kann in der Liste wieder hierarchisch sortiert werden. Die Spalte VergleichsKz ist im Normalfall leer, außer es wurde ein Berechtigungsvergleich durchgeführt.

Hinweis

Sehr hilfreich ist es, die Spalte "Sortiertext" einzublenden - in dieser stehen sowohl der NTCS Menüpfad als auch die Bezeichnung der Funktion!

4.1. Berechtigungsvergleich

Der Berechtigungsvergleich dient der Überprüfung von zwei möglicherweise unterschiedlichen Ständen von Berechtigungen.

1. Als erstes muss ein Export für den späteren Berechtigungsvergleich (Fenstermenü → Funktionen) erstellt werden. Nach dem Start der Funktion kann der entsprechende Pfad beliebig gewählt werden.

2. Anschließend können die Berechtigungen umgesetzt oder ein Update eingespielt werden.

3. Zum Schluss kann nun der Berechtigungsvergleich (ebenfalls Fenstermenü → Funktionen) gestartet werden. Dabei werden alle aktuellen Rechte mit den Rechten aus dem Exportfile verglichen.

Für jede Zeile wird nun das VergleichsKz gesetzt:

=	Die Originalrechte aller Gruppen sind gleich mit den Rechten aus dem Exportfile.
<>	Zumindest ein Originalrecht der Gruppen ist ungleich mit den Rechten aus dem Exportfile.
Neu	Der Datensatz wurde im Exportfile nicht gefunden.

Außerdem werden die unterschiedlichen Rechte in den Berechtigungsspalten angezeigt. Mögliche Berechtigungssymbole sind:

	Funktion ist in der Gruppe bei beiden Versionen gesperrt.
	Funktion ist in der Gruppe bei beiden Versionen erlaubt.
	Die Funktion ist in der Gruppe bei der neueren Version nun erlaubt (war vorher gesperrt).
	Die Funktion ist in der Gruppe bei der neueren Version nun gesperrt (war vorher erlaubt).

Seitenanfang

5. Temporäre Berechtigungen

Im Menü TOOLS → Tools → Berechtigung → Temporäre Berechtigung können temporäre Berechtigungen vergeben werden. Auf diesem Weg ist es möglich, Berechtigungen auf Funktionen, Felder und Daten für einen bestimmten Zeitraum an andere Mitarbeiter weiterzugeben.

Es können die Rechte

eines gesamten Benutzers,
einer Berechtigungsgruppe oder
einer Datenbesitzergruppe

weitergegeben werden.

Jeder Benutzer kann immer nur die für ihn freigeschalteten Rechte weitergeben, niemals Rechte, die er nicht besitzt:

6. Effektive Benutzerrechte

Die Berechtigungen eines Benutzers können sich oft aus mehreren Berechtigungsgruppen und temporären Berechtigungen zusammensetzen. Um feststellen zu können, welche Berechtigungen ein Benutzer in Summe hat bzw. aus welcher Quelle diese stammen, ist die Funktion Effektive Benutzer-Rechte in der Berechtigungsverwaltung sehr hilfreich:

Hinweis

Mit der Funktion Berechtigungsmatrix Benutzer gibt es die Möglichkeit, die Berechtigungen zweier Benutzer miteinander zu vergleichen!

Seitenanfang

7. Erweiterte Fenster-Rechte

Erweiterte Fenster-Rechte sollten für grundsätzliche Einstellungen vermieden werden. Bei speziellen Problemstellungen können Feldauswahlen für unterschiedliche Zielgruppen mit erweiterten Fenster-Rechten abgesichert bzw. können anstatt Feldberechtigungen verwendet werden, wenn bestimmte Anwendergruppen nur einen Teil der Felder sehen sollen. Ist nun eine Funktion generell gesperrt, soll allerdings in einem bestimmten Fenster für eine bestimmte Gruppe erlaubt sein, kann die jeweilige Einstellung in den erweiterten Fenster-Rechten getroffen werden.

Beim Sperren von Feldern oder Funktionen über die Erweiterten Fenster-Rechte wird, anders als bei Funktionsberechtigungen, nicht die Schaltfläche deaktiviert, sondern der Hinweis: "Sie haben in diesem Fenster keine Berechtigung diese Funktion auszuführen" beim Startversuch ausgegeben.

Erweiterte Fenster-Rechte übersteuern die Funktionsberechtigungen, welche über Berechtigungsgruppen und temporäre Berechtigungen vergeben werden!

Die Rechte für einen User für eine bestimmte Feldbeschreibung wie folgt ermittelt:

Gibt es in einer der Gruppen eine explizite Freigabe für die Feldbeschreibung? Wenn ja, dann ist diese erlaubt.
Wenn keine explizite Freigabe gefunden wurde: Gibt es in einer der Gruppen eine explizite Sperre für die Feldbeschreibung? Wenn ja, dann ist diese gesperrt.
Gibt es weder eine explizite Freigabe noch eine explizite Sperre, dann wird das generelle Recht der Berechtigungsverwaltung herangezogen.

Sperrgruppen werden nur insofern berücksichtigt, indem bei Punkt 3 das generelle Recht abgefragt wird.

Achtung!

Hier funktioniert die Berechtigung anders als bei den Firmenrechten! Wenn die Funktion für einen User generell gesperrt ist, kann der Admin dennoch Rechte für ein bestimmtes Fenster vergeben und die Funktion ist dann in diesem Fenster erlaubt! Im Umkehrschluss können hier Funktionen, die generell erlaubt sind, explizit gesperrt werden.

Beispiel Mitarbeiterstamm

Nur die interne Lohnverrechnung und die Geschäftsleitung darf alle Felder im Mitarbeiterstamm sehen. In jedem anderen Fenster darf jeder alles sehen:

Layout-Gruppe für die User der internen Lohnverrechnung und für die Geschäftsleitung
In den erweiterten Fensterrechten im Mitarbeiterstamm das Laden von Feldauswahlen und Hinzufügen von Feldern in diesem Fenster für alle anderen Gruppen sperren

Weitere Anwendungsfälle

Das Bearbeiten von Feldbeschreibungen soll generell unterbunden werden. In den Terminen jedoch, darf sich jeder seine benutzerdefinierte Feldauswahl gestalten. Somit muss in den erweiterten Fensterrechten eine ausdrückliche Erlaubnis zur Bearbeitung der Feldauswahl in den Terminen gesetzt werden.
Einige Tools-Funktionen, wie z. B. das Exportieren aus der Datentabelle, können nur für alle Fenster erlaubt oder gesperrt werden. Man erlaubt nun das Exportieren für alle Fenster, möchte allerdings einen Export der Kundenliste durch die Mitarbeiter verhindern. Somit setzt man ein erweitertes Fenster-Recht für die Kundenliste und sperrt den Export ausdrücklich für dieses Fenster.

7.1. Aufrufen der erweiterten Fenster-Berechtigung

Die erweiterte Fenster-Berechtigung kann auf zwei Arten gestartet werden:

In Datentabellen mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Spaltenkopf → Feldauswahl → Berechtigungen → Erweiterte Fenster-Rechte.
In der Berechtigungsverwaltung im Fenstermenü → Funktionen → Erweiterte Fenster-Rechte.

Die erweiterten Rechte je Fenster können auf folgende Tools-Funktionen angewendet werden:

Durch die Schriftfärbung ist eine Änderung sofort erkennbar. Für blau beschriftete Funktionen wurde eine Einstellung getroffen, für die grau beschrifteten Funktionen nicht.

Hinweis

Nach dem Setzen von erweiterten Fenster-Rechten für einer Berechtigungsgruppe wird die entsprechende Funktion in der Berechtigungsverwaltung mit einem roten Rufzeichen markiert. Die Detailansicht kann bei der betroffenen Funktion per Rechtsklick → Erweiterte Fenster-Rechte aufgerufen werden.

Sobald die Berechtigung in der Berechtigungsverwaltung geändert wird, wird das Erweiterte Fenster-Recht gelöscht!

Beispiel

Erweiterte Fenster-Rechte – Feldbeschreibung speichern
Folgende Varianten stehen zur Verfügung:

Es ist möglich die Berechtigungen so zu setzen, dass der Benutzer nur seine Feldbeschreibungen speichern darf:
Speichern                                  erlaubt
Speichern unter…                     gesperrt
Speichern unter…(global)         gesperrt

Oder die Berechtigungen sind so zu setzen, dass die eigenen, die von anderen Usern, die firmenbezogenen und layoutgruppenbezogen Feldbeschreibungen gespeichert werden dürfen (aber keine globalen):
Speichern                                  erlaubt
Speichern unter…                     erlaubt
Speichern unter…(global)         gesperrt

7.2. Überblick über alle Fenster-Rechte

In den erweiterten Fenster-Rechten kann im Fenstermenü unter Ansicht ein Überblick über alle erweiterten Fensterrechte, sowie ein Überblick über alle erweiterten Fensterrechte zur Funktion gestartet werden:

Die Rechte für einen User für eine bestimmte Funktion und eine bestimmte Feldbeschreibung werden wie folgt ermittelt:

Gibt es in einer der Gruppen eine explizite Freigabe für die Funktion und Feldbeschreibung? Wenn ja, dann ist die Funktion erlaubt.
Wenn keine explizite Freigabe gefunden worden ist → Gibt es in einer der Gruppen eine explizite Sperre für die Funktion und Feldbeschreibung? Wenn ja, dann ist die Funktion gesperrt.
Wenn weder eine explizite Freigabe noch Sperre gefunden worden ist → Das generelle Recht der Funktion wird verwendet.

Hinweis

Hier funktioniert die Berechtigung anders als bei den Firmenrechten! Wenn die Funktion für einen User generell gesperrt ist, kann der Admin dennoch Rechte für ein bestimmtes Fenster vergeben und die Funktion ist dann in diesem Fenster erlaubt!

Hinweis

Sperrgruppen werden nur insofern berücksichtigt, indem bei Punkt 3 das generelle Recht abgefragt wird.

Hinweis

Die Funktionen sind nun nicht mehr deaktiviert (graue Darstellung), wenn es keine Rechte darauf gibt, sondern es kommt beim Starten erst der Hinweis:

"Sie haben in diesem Fenster keine Berechtigung, diese Funktion auszuführen."

Seitenanfang

8. Firmenberechtigungen

In den Firmenberechtigungen können Berechtigungen nicht nur auf Gruppenebene, sondern auch auf Firmenebene eingestellt werden.

Details zur Anwendung lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Firmenberechtigungen und in der Themendokumentation Anwendung von Firmenberechtigungen.

Seitenanfang

9. Recht anfordern & Berechtigung setzen

In jedem Fenster findet man im Fenstermenü unter "Extras" die Funktionen "Recht anfordern..." sowie "Berechtigung setzen...". Voraussetzung für diese Funktionen sind die jeweiligen Berechtigungen.

Beide Funktionen öffnen ein Fenster mit allen möglichen Berechtigungen des aktuellen Fensters.

Mit Recht anfordern sieht der jeweilige Benutzer über die Ampeln, ob er für bestimmte Funktionen berechtigt oder gesperrt ist.

Durch Auswählen der Funktion Recht anfordern wird eine E-Mail geöffnet, in welcher das Recht und der Benutzer angeführt sind. Unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Berechtigungen → Allgemeine Einstellungen → Berechtigungsadministrator kann ein Benutzer hinterlegt werden, der automatisch als Empfänger in die erzeugte E-Mail übernommen wird.

Berechtigungsadministrator

Tragen Sie hier den Benutzer ein, der für die Administration der Rechte verantwortlich ist und bei Berechtigungsfragen eine E-Mail erhält.

Berechtigung setzen öffnet ebenso eine Liste aller möglichen Funktionen des aktuellen Fensters. Über die Funktion Berechtigungen ändern... wird ein Zuordnungsfenster geöffnet, in welchem die aktuell berechtigten Gruppen für die gewählte Funktion auf der rechten Fensterseite angezeigt werden. Durch Zuordnen oder Entfernen der Berechtigungsgruppen kann die Berechtigung geändert werden.

Hinweis

Unter TOOLS → Tools → Berechtigung → Berechtigung anfordern können Benutzer jegliche Funktionsrechte einsehen und gewünschte Berechtigungen anfordern.

Seitenanfang

10. Automatisierte Berechtigungen für CRM/Kanzlei Daten

Für das Verbergen von zu Kunden gehörigen Daten wird an verschiedenen Stellen in der BMD NTCS das Feld Datenbesitzer Ansehen verwendet. Das bedeutet, dass Termine, Aufgaben, Fristen, Dokumente, Kontaktjournal, Telefonprotokoll und Poststücke eines Kunden für bestimmte Benutzergruppen (Datenbesitzer) sichtbar sind, für andere nicht.

Bei der Erstellung z. B. eines Dokuments kann der Inhalt vom Datenbesitzer Ansehen Vorschlagswert des Kunden oder des Projekts automatisiert in das Feld "Datenbesitzer Ansehen" übernommen oder manuell eingetragen werden. Das Feld regelt also auf unterster Ebene, wer das Dokument im Archiv sehen kann.

Wenn Sie Dokumente von einzelnen Kunden bzw. Projekten automatisiert schützen möchten, sind folgende organisatorischen Maßnahmen nötig:

Überlegung: Wer darf Dokumente zu welchen Kunden bzw. Projekten sehen?
Anlage der entsprechenden Datenbesitzergruppen und Zuordnung der entsprechenden User.
Aktivierung der gewünschten Parameter im Menü CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → CRM:

DMS: "Datenbes. Ansehen" ermitteln
Kontaktjournal: "Datenb. Ansehen" ermitteln
Telefonprotokoll: "Datenbes. Ansehen" ermitteln
Termine: "Datenbes. Ansehen" ermitteln
Aufgaben: "Datenbes. Ansehen" ermitteln
Post: "Datenb. Ansehen" ermitteln
Fristen: "Datenb. Ansehen" ermitteln
Steuererklärungen und Databox: "Datenb. Ansehen" ermitteln
Besprechungsprotokoll: "Datenbes. Ansehen" ermitteln
Datenbesitzergruppe-Vorschlagswerte
Eintragung der Datenbesitzergruppe bei Kunden bzw. Projekten im Feld Datenbesitzer Ansehen Vorschlagswert. Wird beim Projekt ein Datenbesitzer eingetragen, so überlagert dieser den Datenbesitzer, der beim Kunden eingetragen ist. Alle bereits bestehenden Dokumente können dabei gleich mit dem Datenbesitzer Ansehen gekennzeichnet werden.
Resultat ist, dass bei Neuanlage eines Termins, einer Aufgabe (…) der Datenbesitzer vom Vorschlagsfeld des Kundenstammes auf den Termin, die Aufgabe (…) übernommen wird, und dass somit alle zu den gewünschten Kunden bzw. Projekten gehörenden Daten nur mehr von den Mitgliedern der Datenbesitzergruppe gesehen werden dürfen!

Hinweis

Für die Post gibt es noch eine zusätzliche Möglichkeit: Hier kann der Datenbesitzer Ansehen auch aus den Datenbesitzer Vorschlagswerten übernommen werden (Menü TOOLS → Berechtigung → Datenbesitzerzurodnung → Datenbesitzer Vorschlagswerte).

Falls nur bestimmte Mitarbeiter die Stammdaten bestimmter Kunden bearbeiten können sollen, können Sie dafür eine Datenbesitzergruppe Bearbeiten beim Kunden eintragen.

Weiter können Sie per Parameter regeln, dass nur die in dieser Datenbesitzergruppe enthaltenen Mitarbeiter auch die Gesellschafter und Angehörigen zum Kunden anlegen bzw. bearbeiten dürfen: Menü CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Berechtigung Gesellschafter/Angehörige.

Achtung!

Die Ermittlung des Datenbesitzer Ansehen Vorschlags beim Parameter DMS: "Datenbes. Ansehen ermitteln" hat bei Auswahl der Option "1- DOG-Vorschlagswert aus CRM" folgendes Verhalten: Ist im Feld Person am Dokument ein Mitarbeiter eingetragen, wird der Datenbesitzer jetzt direkt vom Mitarbeiter ermittelt und nicht mehr vom Sachbearbeiter, der am Dokument eingetragen ist.

11. Spezielle Berechtigungen im CRM

Generell sollten z. B. auf die CRM- und Kanzlei-Stammdaten oder die Diversen Stammdaten nur Leseberechtigungen vergeben und diese zentral verwaltet werden. Natürlich müssen auch die Berechtigungen beispielsweise für Kunden- und Mitarbeiterdaten etc. gut überdacht werden.

Außer der allgemeinen Berechtigungsverwaltung gibt es in den einzelnen Bereichen des BMD CRMs Möglichkeiten, Datensätze für die Darstellung und/oder die Bearbeitung zu sperren.

In den Terminen und Aufgaben können Sie Ihre Daten als "Privat" kennzeichnen, das folgende Beispiel stammt aus den Terminen:

Somit sind diese für Ersteller und Besitzer vollständig, für die anderen Mitarbeiter aber nur als geblockte Zeit mit dem Vermerk ***Privat*** ersichtlich:

Die Terminart Verdeckt bewirkt, dass nur der Terminersteller, -besitzer und dessen Stellvertreter den Termin vollständig sehen. Die Stellvertreter können in den Mitarbeiterstammdaten beim jeweiligen Mitarbeiter hinterlegt werden.

12. Parameter für CRM/Kanzlei-Berechtigungen

Im Folgenden erläutern wir Ihnen eine Reihe von Parametern, die das Arbeiten im CRM beeinflussen. Sie finden diese im Menü Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter im jeweils angegebenen Bereich.

Die Bearbeitungssperre und die Neuanlagesperre für Aufgaben, Termine und Fristen regeln die Bearbeitung von eigenen Datensätzen. Dabei spielen die vorher genannten Stellvertreter eine wichtige Rolle (Einstellungen für CRM):

Eine weitere Sperre kann in der Post mittels "Berechtigung versandfertige Poststücke" gesetzt werden - bei aktiviertem Parameter können versandfertige Poststücke nur mehr vom Ersteller bearbeitet werden (Einstellungen für Post):

Zusammenhängende Berechtigungen in der BMD Kanzlei ergeben sich auch in Verbindung mit Post, Fristen und NTCS DMS:

Wird im BMD DMS der Parameter Dokumente fixieren aktiviert, können Dokumente mit dem Kennzeichen Postausgang nicht mehr bearbeitet werden (Einstellungen für BMD DMS):

Wird die Funktion "Neu" in der Post in der Berechtigungsverwaltung gesperrt, sind automatisch auch alle "Post"-Funktionen im DMS gesperrt.

Darüber hinaus beeinflusst das Sperren mancher Berechtigungen in der Post (Ansehen Poststück, Massensendung) die jeweiligen Funktionen im DMS, Sperren von Berechtigungen in den Fristen (Neuanlage Frist) wirken sich auf die Post aus.

Seitenanfang

13. Berechtigungen im DMS

Berechtigungen können im BMD DMS auf folgenden Ebenen geregelt werden:

Archiv (Ansehen, Bearbeiten)
Kategorie (Ansehen)
Dokument (Ansehen, Bearbeiten)
Funktion (jede einzelne Funktion)

Sie können z. B. ein Archiv zum Ansehen oder Bearbeiten oder auch eine bestimmte Kategorie von Dokumenten zum Ansehen sperren. Ist bei einer Kategorie eine Berechtigung hinterlegt, ist lediglich der Zugang zu sämtlichen Dokumenten dieser Kategorie geschützt, der Zugriff auf das Archiv jedoch möglich.

13.1. Berechtigungen für Archive, Kategorien etc.

Um ein ganzes Archiv (z. B. Privatarchiv) für andere unzugänglich zu machen, starten Sie im Menü DMS den Menüpunkt Archive:

Im Feld Datenbesitzer Bearbeiten können Sie jene Datenbesitzergruppe eintragen, die die Berechtigung zur Bearbeitung der Dokumente in diesem Archiv besitzt. Alle anderen Benutzer, die nicht dieser Gruppe angehören, besitzen lediglich die Möglichkeit die Dokumente anzusehen, ohne sie verändern zu können. Wenn Sie in dieses Datenfeld keine Gruppe eintragen, ermöglichen Sie die Dokumentenbearbeitung automatisch allen Mitarbeitern.

Im Feld Datenbesitzer Ansehen können Sie jene Datenbesitzergruppe eintragen, die die Berechtigung zum Ansehen der Dokumente unter diesem Archivstamm besitzt. Alle anderen Benutzer, die nicht dieser Gruppe angehören, sehen dieses Archiv und alle darin enthaltenen Dokumente nicht. Wenn Sie in dieses Datenfeld keine Gruppe eintragen, ermöglichen Sie den Zugriff automatisch allen Mitarbeitern.

13.2. Berechtigungen für (Unter-)Kategorien

Im Feld Datenbesitzer Ansehen können Sie bei den (Unter-)Kategorien jene Datenbesitzergruppe eintragen, die die Berechtigung zum Ansehen sämtlicher Dokumente unter dieser Dokumentenkategorie besitzt. Alle anderen Benutzer, die nicht dieser Gruppe angehören, sehen diese Kategorie und alle darin enthaltenen Dokumente nicht. Wenn Sie in dieses Datenfeld keine Gruppe eintragen, ermöglichen Sie die Dokumentenbearbeitung automatisch allen Mitarbeitern.

Hinweis

Sie können auch einzelne Dokumente manuell für die weitere Bearbeitung sperren. Wählen Sie dazu die Funktion "Dokument sperren". Der Datenbesitzer Dokument bearbeiten wird dabei aus dem folgenden DMS-Parameter übernommen: Menü Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → Vorschlag Datenbes. für Dokument bearbeiten.

Seitenanfang

14. Berechtigungen für Mitarbeiterdaten

Die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten sind eine Ergänzung zum "normalen" Berechtigungssystem. Während dieses bestimmt, ob ein Benutzer eine Funktion oder einen Menüpunkt ausführen darf, schränken die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten weiter ein und erlauben dem Benutzer das Ausführen einer Funktion bzw. eines Menüpunktes nur dann, wenn die Funktion seine eigenen Daten anzeigt oder die Daten von Mitarbeitern, die der Benutzer sehen darf.

Weitere Informationen zu diesem Bereich erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Berechtigungen für Mitarbeiterdaten.

Hinweis

Voraussetzung für die Verwendung der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten:

Mitarbeiter müssen vorhanden sein.
Benutzer müssen vorhanden und den Mitarbeitern zugeordnet sein (vor allem bei den berechtigten Mitgliedern der Datenbesitzergruppen).
Datenbesitzergruppen (samt zugehörigen Benutzern) müssen erfasst sein.
(Wenn die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten über die Sonderfunktion automatisch aus dem Mitarbeiterstamm erzeugt werden, dann müssen vorher noch keine Datenbesitzergruppen existieren.)

Achtung!

Daten von Mitarbeitern, für die keine Berechtigungen für Mitarbeiterdaten existieren, können von allen Benutzern angesehen/bearbeitet werden, sofern diese normale Funktionsberechtigungen dazu haben.

Seitenanfang

15. Fibu-Spezialberechtigung: Kontoblatt

In vielen Kanzleien wird die eigene FIBU mit einem Datenbesitzer Ansehen versehen, damit nicht alle, die die Funktionsberechtigungen für die FIBU haben, auch in die interne Buchhaltung einsteigen können:

Der Datenbesitzer Kontoblatt im Kunden-Navigator ermöglicht, dass die hier eingetragene Gruppe TROTZDEM Zugriff auf das Kontoblatt im Kunden-Navigator hat.

Anwendungsbeispiel: Das Sekretariat darf zwar nicht in die interne Buchhaltung, soll aber trotzdem im Kundennavigator die Kontoblätter aufrufen können, um Außenstände überprüfen zu können.

16. Eingeschränktes Filtern

Standardmäßig können Sie in NTCS nur dann nach allen Feldern filtern, wenn Sie auch über die entsprechenden Funktionsberechtigungen für die Feldauswahl (Tools → Weitere Tools-Funktionen → Fenster - Filterfunktionen) verfügen. Ansonsten stehen zum Filtern nur die Felder zur Verfügung, die in der Liste eingeblendet sind.

Zur Steuerung dieser Funktionalität in Abhängigkeit vom jeweiligen Berechtigungskonzept gibt es einen Parameter: Menü Tools → Überblick über alle TOOLS Parameter → Berechtigungen → Allgemeine Einstellungen → Berechtigung → Alle Suchfelder in Filter erlauben (außer nicht berechtigte Felder).

Alle Suchfelder in Filter erlauben (außer nicht berechtigte Felder)

Hat man keine Berechtigung zum Ändern der Spalten in Listen (Feldbeschreibung), so sind normalerweise auch nur die sichtbaren Felder der Liste im Filter möglich. Durch Setzen dieser Einstellung wird diese Einschränkung deaktiviert. Felder, auf denen man explizit keine Berechtigung hat, sind davon nicht betroffen und werden trotzdem vom Filter entfernt. Die dritte Variante "Immer nur ausgewählte Felder für Filter erlauben" bewirkt, dass immer nur jene Felder für den Filter zur Verfügung stehen, die derzeit sichtbar sind.

Dieser Parameter kann folgende Ausprägungen haben:

Ausprägung	Erklärung
0 - Nein	Berechtigungen sind erlaubt: Benutzer kann in allen Spalten filtern. Berechtigungen sind gesperrt: Nur eingeblendete Felder möglich. Diese Ausprägung orientiert sich an den jeweiligen Berechtigungen.
1 - Ja	Berechtigungen sind erlaubt: Benutzer kann in allen Spalten filtern. Berechtigungen sind gesperrt: Benutzer kann in allen Spalten filtern. Obwohl Sie möglicherweise keine Berechtigung haben, zusätzliche Spalten einzublenden, können mit dieser Option trotzdem alle für den Filter herangezogen werden.
2 - Immer nur ausgewählte Felder für Filter erlauben	Diese Option ist als Vereinfachung der Benutzeroberfläche konzipiert. Viele Benutzer finden es anstrengend, wenn die Liste der filterbaren Felder so lang ist und wünschen sich, dass die Liste kurz gehalten wird. Diese Ausprägung erfüllt die Anforderung, dass die verfügbare Filterliste nur die eingeblendeten Felder enthält, jedoch im Bedarfsfall einfach erweitert werden kann. Berechtigungen sind erlaubt: Nur eingeblendete Felder möglich. Der Benutzer hat jedoch die Möglichkeit, im Bedarfsfall mit den Feldauswahl-Funktionen eine zusätzliche Spalte hinzuzufügen und in dieser auch zu filtern! Berechtigungen sind gesperrt: Nur eingeblendete Felder möglich. Eine Veränderung ist nicht möglich.
3 – Berechtigung über erweiterte Fensterrechte ermitteln	Damit wird im jeweiligen Fenster überprüft, ob die Funktion erlaubt ist. Die Berechtigung dafür gibt es Berechtigungsbaum: und in den Erweiterte Fensterrechten:

Beispiel für eingeschränktes Filtern in der Mitarbeiter-Liste:

Seitenanfang

17. Ausblenden von nicht berechtigten Paketen/Funktionen

Pakete und Funktionen, für die man nicht berechtigt ist, können auch ausgeblendet werden: Menü Tools → Überblick über alle TOOLS Parameter → BMD System → Allgemeine Einstellungen → Menü → Ausblenden von nicht berechtigten Paketen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch den Parameter Ausblenden von nicht lizenzierten Paketen, der am gleichen Ort zu finden ist. Wie der obige Parameter wirkt auch dieser auf Pakete und Funktionen.

Ausblenden von nicht berechtigten Paketen und Funktionen

Programmbereiche und Funktionen, für die der jeweilige Benutzer keine Berechtigung vom Administrator hat, werden mit der Einstellung "Ja" automatisch ausgeblendet und sind in der Software nicht sichtbar (BMD-Standard = Nein).

Ausblenden von nicht lizenzierten Paketen und Funktionen

Programmbereiche und Funktionen, für die der jeweilige Benutzer keine Lizenz besitzt, werden automatisch ausgeblendet und sind in der Software nicht sichtbar (BMD-Standard). Wird der Parameter auf "Nein" gesetzt, werden auch nicht lizenzierte Funktionen mit einem "Schloss"-Symbol angezeigt, und beim Aufruf wird eine Lizenzprüfung angeboten.

Diese Einstellung erleichtert das Navigieren in NTCS, da so nur mehr jene Funktionen angezeigt werden, für die man auch berechtigt ist.

18. Funktionstrennung

In größeren Unternehmen oder bei externen IT-Administratoren wird oft gewünscht, dass Berechtigungs-Administratoren nur Berechtigungsfunktionen (User anlegen, Gruppen, Rollen, Rechte setzen etc.) aufrufen dürfen, nie aber Funktionen wie Buchen oder Rechnungen drucken. Umgekehrt dürfen normale Benutzer keine Berechtigungsfunktionen starten.
Dies ist durch die sogenannte Funktionstrennung möglich.

Die Funktionstrennung kann in den TOOLS Parametern aktiviert werden: Menü Tools → Überblick über alle TOOLS Parameter → Berechtigung → Allgemeine Einstellungen → Berechtigung:

Im Parameter Funktionstrennung – Administrator-ID können Sie eine User-ID für den Berechtigungs-Administrator hinterlegen.

Hinweis

Wenn die Funktionstrennung aktiv ist, dann gilt die normale Berechtigung für den Funktionstrennungs-Administrator nicht, auch wenn er in mehreren Gruppen sein sollte.
Wenn die Funktionstrennung aktiv ist, dann werden in der Berechtigungsverwaltung im Berechtigungsbaum die Berechtigungsfunktionen nicht mehr angezeigt, da sie nicht berechtigt werden können.

Achtung!

Benutzer der Gruppe BMD und der BMD Benutzer dürfen immer alles!

19. Import- und Export

Unter Menü Tools → Administration → Im- und Export finden sich eine Reihe von Funktionen:

Mit Export Tools können hier

Benutzer,
Gruppen,
Datenbesitzergruppen,
Berechtigungen inklusive Firmenrechten und erweiterten Fensterrechten sowie
Rollen

exportiert und mit den Import Tools z. B. auf einer Test-Datenbank wieder importiert werden.

Seitenanfang

20. Protokollierung von Berechtigungen

Die Änderungen von z. B. Berechtigungen oder Gruppenzugehörigkeiten eines Benutzers können mitprotokolliert werden.

Folgender Parameter muss dazu aktiviert sein:
Menü TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Berechtigung → Berechtigung → Berechtigung immer mitprotokollieren:

Berechtigung immer mitprotokollieren

Berechtigung immer mitprotokollieren

Einen Überblick über die Protokolle finden Sie dann im Menü TOOLS → Tools → Berechtigung → Berechtigungen → im Menü Extras → Protokoll-Übersicht.

Hinweis

Wenn man nur nachvollziehen möchte, wann ein Benutzer zu welcher Benutzergruppe zugeordnet wurde, kann man das im DB-Explorer unter BMD.BUZ_BMDUSERGRUPPENZU nachvollziehen.

Wenn man unter TOOLS → Tools → Protokolle → Protokolle nach der Protokollgruppe TBMDMDUserGroupRelMgr filtert, werden die Löschungen und Neuanlagen von Benutzerzuordnungen zu Berechtigungsgruppen angezeigt.

Seitenanfang

21. FAQ

Wie und wo kann man eine Berechtigung einstellen?

Wie kann ich schnell eine Berechtigung im Berechtigungssystem finden und gegebenenfalls freischalten?

Siehe auch:

Berechtigungen

Anwendung von Firmenberechtigungen

Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen

Lernvideo: Wie kann ich schnell eine Berechtigung freigeben?

Lernvideo: Wie kann ich schnell einen (neuen) Benutzer zu einer Gruppe/Rolle hinzufügen?

Lernvideo: Was sind "Berechtigungen auf Mitarbeiterdaten" und wie erstelle ich diese?