Updatebeilage Stammdaten 2020
Sehr geehrte NTCS-Anwenderin! Sehr geehrter NTCS-Anwender!
Mit dem NTCS Update 2019.22.45 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Stammdaten.
Personenstammdaten
Mitarbeiter löschen - Maßnahmenliste
Beim Löschen (F7) von Mitarbeitern wurde eine Maßnahmenliste integriert, in der Sie auf wichtige Bewegungsdaten zum Mitarbeiter hingewiesen werden. Das Fenster öffnet sich, wenn Daten zu der zu löschenden Person existieren, die ein Löschen verhindern, bzw. wenn bestimmte Daten auf den Mitarbeiter verweisen, die im Zuge des Löschvorgangs mitgelöscht werden.
Weitere Informationen lesen Sie in der Hilfe zum Fenster.
Mitarbeiter: E-Mail-Adresse
Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann jetzt automatisch benutzerbezogen in den Tools-Parametern unter Tools → Übersicht über alle Tools-Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail → "Absenderadresse" übergeben werden und dient damit als Absender für E-Mails aus NTCS.
Damit das Update der E-Mail-Adresse in den oben genannten Tools-Parametern aktiv ist, muss der Parameter "Standard-E-Mail Absenderadresse aktualisieren" auf JA gestellt sein. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein. Zusätzlich muss der Mitarbeiter mit einer User-ID verknüpft sein.
Eine Übergabe der E-Mail-Adresse erfolgt erst, sobald diese am Mitarbeiter bearbeitet wird. Möchten Sie auch bestehende E-Mail-Adressen in den Parameter übergeben, können Sie die Funktion "Absenderadresse aktualisieren" im Mitarbeiterfenster im gelben Menü unter "Extras" verwenden. Diese Funktion ist nur sichtbar, wenn die Aktualisierung über Parameter entsprechend aktiviert ist.
Kontaktpersonen inaktiv stellen über Stapel
Es steht ein neuer Stapel zur Verfügung, mit dem Sie Kontaktpersonen automatisch auf inaktiv stellen können, wenn ein eingetragenes, in der Zukunft liegendes Kontaktende, eingetreten ist. Ohne Stapel würde eine Person nur dann automatisch deaktiviert werden, wenn auf den Kontaktzuordnungen ein bereits vergangenes Kontaktende eingetragen wird.
Verwenden Sie dazu die Stapelfunktion "MCS_MDPERSONKONTAKTZUMGR_INAKTIV_STAPEL".
 | Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Kontaktperson bei Kontaktende deaktivieren. |
Weitere Informationen, lesen Sie auch in der Hilfe zum Feld Aktiv.
Löschen von UID-Nummern: Prüfprotokolle
Wird eine UID-Nummer gelöscht, werden zugehörige Prüfprotokolle von der UID-Prüfung im Stufe 2 Verfahren ebenfalls automatisch entfernt. Um ein unerwünschtes Löschen von Prüfprotokollen zu vermeiden, wurden folgende Maßnahmen getroffen:
- Wird die UID-Nummer direkt in der Eingabemaske der Person beim Feld "UID-Nummer" entfernt, erfolgt im Hintergrund eine Prüfung, ob zu dieser UID-Nummer Prüfprotokolle vorhanden sind. Sind keine vorhanden, wird die UID-Nummer tatsächlich gelöscht. Sind welche vorhanden, wird die UID-Nummer nur aus diesem Feld entfernt und auf inaktiv gesetzt. Sie ist im F8-Fenster (Weitere UID-Nummern) weiterhin aufrufbar.
- Wird die UID-Nummer im F8-Fenster (Weitere UID-Nummern) mit F7 gelöscht, erhalten Sie folgenden Hinweis, wenn die UID-Nummer zum Zeitpunkt des Löschens aktiv ist und über Protokolle verfügt:
Mandantenfirma erstellen: Mandantenarchiv
Wenn Sie für einen Mandanten eine Mandantenfirma anlegen und dabei den Dialog für Firmen- und FIBU-Anlage verwenden, können Sie jetzt in diesem Zuge auch automatisch ein Mandantenarchiv erstellen lassen. Aktivieren Sie dazu im Dialog den folgenden Punkt:
Voraussetzungen, damit dieser Punkt im Dialog zur Verfügung steht:
- Folgender Parameter muss auf JA gesetzt sein: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 2.Kunden → 12.Workflow → Mandantenarchiv erstellen.
- Ein bestehendes Archiv muss als Musterarchiv definiert sein (siehe auch Mandantenarchiv). Dabei handelt es sich um eine Einstellung am Archivstamm, um ein Archiv als Vorlage für Mandantenarchive zu kennzeichnen.
Aktiv-Kennzeichen auf Bankverbindungen
Bankverbindungen von Personen und Institutionen können über das Feld "Aktiv" aktiviert bzw. deaktiviert werden. Sie finden das Feld im Fenster der weiteren Bankverbindungen (F8 beim Feld IBAN, BIC, BLZ oder Kontonummer).
Ist die Bankverbindung aktiv, ist sie aktuell gültig und sichtbar. Bankverbindungen, die inaktiv sind, werden in der Liste der Bankverbindungen automatisch ausgeblendet. Über das gelbe Menü unter → "Ansicht", können Sie im Bereich zwischen aktiven, inaktiven und allen Bankverbindungen umschalten.
Inaktive Bankverbindungen werden in Suchdialogen standardmäßig nicht angezeigt, um unbeabsichtigte falsche Überweisungen zu verhindern. Das Auswählen einer inaktiven Bankverbindung wird aber zugelassen, wenn Sie unter "Ansicht" auf inaktive Bankverbindungen umschalten.
Beim Deaktivieren einer Bankverbindung erfolgt keine Prüfung, ob/wo diese Bankverbindung noch hinterlegt ist. Das Kennzeichen dient dazu, inaktive Bankverbindungen bei zukünftigen Zuordnungen nicht mehr zu verwenden.
Hauptbankverbindungen können NICHT auf inaktiv gestellt werden! Ebenso ist es NICHT möglich, eine bereits inaktive Bankverbindung zur Hauptbankverbindung zu machen.
Geldwäsche-Richtlinie für Steuerberater und Wirtschaftstreuhänder
Ausdruck Geldwäsche
In der Kundenliste, sowie im Fenster Geldwäsche-Richtlinie können Sie jetzt im gelben Menü unter "Ausdruck" → "Geldwäsche" einen Ausdruck der von Ihnen im Zuge der Geldwäsche-Richtlinie dokumentierten Prüfungen erstellen.
Weitere Informationen zum Erstellen eines Ausdrucks erhalten Sie in der Hilfe Ausdruck Geldwäsche - Druckeinstellungen.
Wirtschaftliche Eigentümer
Folgende Erweiterungen, wurden im Bereich "Wirtschaftliche Eigentümer" in die Geldwäsche-Richtlinie integriert.
Anzeige der wirtschaftlichen Eigentümer
In der Geldwäsche-Richtlinie werden jetzt im Bereich "Wirtschaftliche Eigentümer" in der Eingabemaske jene Gesellschafter des Kunden angezeigt, die über das Kennzeichen "Ist wirtschaftl. Eigentümer" als solche markiert sind.
Die Anzeige wird zudem auf Gesellschafter eingeschränkt, die zum Zeitpunkt des eingegebenen Prüfdatums als aktive wirtschaftliche Eigentümer geführt werden. Für die Ermittlung werden die Felder "wirtschaftl. Eigentümer von" und "wirtschaftl. Eigentümer bis" herangezogen. Damit die wirtschaftlichen Eigentümer korrekt zum Prüfdatum angezeigt werden können, müssen die historischen Gesellschafterdaten entsprechend korrekt erfasst sein. Eine Bearbeitung der Gesellschafterdaten ist in dieser Ansicht nicht möglich!
Einstellungen zu Politisch exponierten Personen (PEP)
Am Personenstamm finden Sie das neue Feld "Politisch exponierte Person", mit dem Sie im Zusammenhang mit der Geldwäsche-Richtlinie den PEP-Status der Person mit folgenden Ausprägungen einstellen können:
Sie können damit also nicht nur kennzeichnen, ob es sich bei der Person um eine politisch exponierte Person handelt, sondern auch, ob die Person diesen Status früher einmal hatte.
Im Vergleich zum bisher bestehenden Feld 248-"Geldwäsche PEP" vom Kundenstamm verfügt das neue Feld über einen erweiterten Funktionsumfang und ist zusätzlich auch bei Kontaktpersonen, Gesellschaftern, Angestellten und Diversen Personen vorhanden.
Die so als PEP gekennzeichneten Personen werden auch in der Geldwäsche-Richtlinie in der Eingabemaske des Bereichs Wirtschaftliche Eigentümer angezeigt, wenn Sie in einer Verbindung zum entsprechenden Kunden stehen. Eine Verbindung besteht in folgenden Fällen:
- die Person ist als Kontakt zum Kunden zugeordnet.
- die Person ist als Gesellschafter zum Kunden zugeordnet.
- die Person ist als Angehöriger zum Kundenzugeordnet.
- die Person ist als Ehepartner beim Kunden zugeordnet.
Sie können bei der Anzeige über eine Combobox zwischen dem PEP-Status "Ja", "Nein", "ehemalig" umschalten.
Das alte Feld 248-"Geldwäsche PEP" hat diesbezüglich keine Funktionalität und konnte aus technischen Gründen nicht adaptiert werden.
Überblick über zusätzliche Neuerungen in der Geldwäsche-Richtlinie
Folgend erhalten Sie einen Überbblick über weitere interessante Neuerungen im Rahmen der Geldwäsche-Richtlinie.
Aufruffunktionen | Die Geldwäsche-Richtlinie wurde um folgende Aufruffunktionen erweitert:
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| Freigabe | In allen drei Bereichen der Geldwäsche-Richtlinie (Identifizierung Auftraggeber, Wirtschaftliche Eigentümer, Risikobeurteilung) steht eine Freigabe-Funktion zur Verfügung.  Zur Abbildung eines 4-Augen-Prinzips wird unterbunden, dass der Sachbearbeiter seine eigene Geldwäsche-Prüfung freigibt. Der Benutzer, der einen Datensatz in der Geldwäsche-Richtlinie erstellt hat, darf nicht gleichzeitig der Benutzer sein, der den Datensatz freigibt. Nachdem ein Datensatz freigegeben worden ist, ist ein Bearbeiten nicht mehr möglich. Der Datensatz muss vor einem neuerlichen Bearbeiten über die Funktion "Freigabe aufheben" wieder entsperrt werden. Diese Funktion ist über eine eigene Berechtigung geschützt.  DMS-Dokumente, die zu einer freigegebenen Geldwäsche-Prüfung zugeordnet wurden, dürfen nicht mehr aus dem DMS gelöscht werden. |
| Rückdatierung | Die Rückdatierung von Geldwäsche-Prüfungen (Feld "Prüfdatum") ist nicht möglich. |
| Berechtigung | In der Geldwäsche-Richtlinie wird künftig auch geprüft, ob am Kunden ein Datenbesitzer für Bearbeiten hinterlegt ist. Wenn ja, sind die Funktionen (Neu, Bearbeiten, Löschen, Freigabe) nur dann aktiv, wenn der Benutzer für die entsprechende Datenbesitzergruppe auch berechtigt ist. In diesem Zusammenhang wurden in der Gesamtübersicht der Geldwäsche-Richtlinie die Bearbeitungsfunktionen entfernt, da ein Prüfen der Datenbesitzergruppen in diesem Fenster aus technischen Gründen nicht möglich ist. |
| Auftraggeber | In der Geldwäsche-Richtlinie steht im Bereich "Identifizierung Auftraggeber" ein neues Feld "Auftraggeber" zur Verfügung.  Bei der Neuanlage eines Datensatzes wird automatisch der Name des zugehörigen Kunden in dieses Feld übernommen. Sie haben die Möglichkeit, den vorgeschlagenen Namen zu überschreiben. Das Feld dient zur leichteren Zuordnung des Datenblatts. |
Details und Hintergrundinformationen lesen Sie wie immer in der zugehörigen Hilfe zum Fenster.
Compass Realtime
Compass Neugründungen
In Compass Realtime steht Ihnen eine Funktion zur Verfügung, mit der Sie neu gegründete Unternehmen in NTCS laden können. Über einen automatischen Datenvergleich wird aus den Neugründungen ein für Sie passender Interessenten-Vorschlag erstellt. Unternehmen können anschließend aus diesem Interessentenvorschlag als Interessent übernommen werden und für Marketingzwecke kontaktiert werden.
Der Datenvergleich kann über folgende Arten ausgeführt werden:
- Branchenvergleich: Das Programm durchsucht die Branchen Ihrer bestehenden Kunden/Lieferanten und vergleicht diese mit den Neugründungen.
- Geografischer Vergleich: Die Adresse der eigenen Firma wird mit der Adresse der Neugründungen verglichen. Sie können bestimmen, in welchem Umkreis ein Unternehmen liegen muss, damit es in den Interessenten-Vorschlag kommt.
- Suchtext: Geben Sie einen bestimmten Suchtext ein, der im Geschäftszweig von relevanten Neugründungen vorkommen muss.
- Personenvergleich: Suchen Sie nach Neugründungen von bestimmten Geschäftsführern oder Eigentümern.
Für ein regelmäßiges Laden und Vergleichen der Neugründungen kann ein Stapel verwendet werden. Details lesen Sie in der Themendokumentation Compass Realtime & Finance unter dem Punkt Neugründungen.
Compass Firmensuche - Kontakt als Gesellschafter
Über die Compass-Firmensuche können Kontaktpersonen auch als Gesellschafter in NTCS angelegt werden. Das ist dann relevant, wenn Kontaktpersonen in der Firmensuche mit dem Compass-Personenkennzeichen "Geschäftsführer", "Aufsichtsrat" oder "Prokurist" geführt werden.
Um diese automatische Anlage zu aktivieren, öffnen Sie Stammdaten → Diverse Stammdaten → Personenkennzeichen. Im gelben Menü finden Sie unter den Funktionen die Referenzliste-Compass. In diesem Fenster stellen Sie ein, welches Compass-Personenkennzeichen sich auf welches NTCS-Personenkennzeichen bezieht. Im neuen Feld "Gesellschafter-Art" stellen Sie ein, ob für das jeweilige Personenkennzeichen auch ein Gesellschafter angelegt werden soll und mit welcher Gesellschafter-Art die Anlage erfolgen soll.
Anschließend werden alle Kontaktpersonen mit diesen Personenkennzeichen bei der Übernahme aus Compass automatisch auch als Gesellschafter angelegt. Bestehende Kontaktpersonen werden nicht geändert.
Diese Funktion hat keinen Einfluss auf die bekannte Übernahme vom Eigentümer als Gesellschafter. Details lesen Sie in der Themendokumentation Compass Realtime & Finance unter dem Punkt Übernahme von Kontaktpersonen als Gesellschafter.
Kontrolle und Berechtigung
DSGVO Datenschutzkontrolle: "Alle löschen/anonymisieren"
In der Datenschutzkontrolle steht Ihnen eine neue Funktion zur Verfügung, mit der Sie mehrere Personen gleichzeitig löschen bzw. anonymisieren können. Sie finden den Aufruf im gelben Menü unter Extras → Datenschutz → Alle löschen/anonymisieren. Ob eine Person gelöscht oder anonymisiert wird, wird über das Feld "Lösch-Verfahren" am jeweiligen Eintrag der Datenschutzkontrolle bestimmt.
Bitte beachten Sie, dass beim Ausführen der Funktion das Fristdatum NICHT geprüft wird! Es werden alle Einträge der (gefilterten) Liste anonymisiert/gelöscht. Diese Funktion kann über eine Funktionsberechtigung gesperrt werden. Weitere Informationen zur DSGVO finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.
Benachrichtigung bei Änderung der Bankverbindung von Institutionen
In einem neuen Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Workflow → Bankverbindung Institution) können Sie einen CRM-Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn auf einer Institution eine Bankverbindung geändert wird. Diese Maßnahme soll, entsprechend der bereits bekannten Funktion bei Mitarbeitern und Lieferanten, Überweisungen auf Bankkonten verhindern, die nicht der tatsächlichen Institution gehören.
Die Kontrolle ist sowohl bei einer manuellen Änderung als auch bei einer manuellen Neuanlage aktiv. Eine Benachrichtigung erfolgt nur, wenn eine geänderte IBAN gespeichert wird. Wird die IBAN gelöscht (Feld leer), erfolgt keine Benachrichtigung. Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt oder eine E-Mail geschickt werden.
Berechtigungen für Mitarbeiterdaten: Mitarbeiter 1 und Mitarbeiter 2
Am Mitarbeiterstamm stehen zwei neue Felder zur Verfügung, wo Sie jeweils einen anderen Mitarbeiter hinterlegen können.
Diese Felder können in der Folge für die Erzeugung der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten verwendet werden. Dazu stehen in der Funktion "Berechtigungen aus Mitarbeiterstamm erzeugen" ebenfalls Felder zur Verfügung, mit der Sie den Mitarbeiter 1 und Mitarbeiter 2 für die Erzeugung aktivieren können.
Diese Felder werden ebenso beim automatischen Update der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten berücksichtigt. Details lesen Sie unter Berechtigungen für Mitarbeiterdaten.