FAQ Firmenbuch
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Inhalt
Unter welchen Voraussetzungen kann ein Kunde in der Firmenbuchverwaltung geführt werden? (Checkliste)
Unter welchen Voraussetzungen kann ein Kunde über die Funktion CRM → Kanzlei → Firmenbuchverwaltung → "Firmenbuchfristen erzeugen" in die Firmenbuchverwaltung aufgenommen werden?
Folgende Felder im Kundenstamm sind relevant:
- Solange ein Kunde aktiv ist, ist die Aufbereitung der Firmenbuchfrist möglich. Ausgeschiedene Kunden werden nicht berücksichtigt.
- Im Kundenstamm muss das Feld "Firmenbuchverwaltung" auf "Ja" stehen. Das Feld "Steuerpflicht ab" muss kleiner gleich dem gerade aktuellen Abgabejahr sein.
Das Feld "Steuerpflicht bis" muss leer oder größer gleich dem aktuellen Abgabejahr sein. - Im Kundenstamm müssen außerdem die Felder "Entspricht Firma", "Firmenbuchgericht", "Firmenbuchnummer" und "Rechtsform" befüllt sein.
Hinweis
 | Das Feld "Entspricht Firma" im Kundenstamm wird bei der Funktion "Erzeuge Firma" vom Programm automatisch angelegt. Wurde für den Kunden eine Firma schon manuell angelegt, so kann die entsprechende Firmennummer auch händisch im Kundenstamm im Feld "Entspricht Firma" eingetragen werden. Die hinterlegte Rechtsform braucht zwingend das Kennzeichen "Firmenbuchverwaltung". Diese Rechtsformen finden Sie unter CRM → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Rechtsformen. |
Hinweis
| | Beachten Sie den Parameter "Steuerpflicht ab/bis berücksichtigen" unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Firmenbuch. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" setzen, werden beim Erzeugen der Firmenbuchfristen die Felder "Steuerpflicht ab" und "Steuerpflicht bis" vom Kundenstamm berücksichtigt. Das heißt, es werden nur für jene Kunden Firmenbuchfristen erzeugt, bei denen das Abgabejahr in den definierten Zeitraum der Steuerpflicht am Kundenstamm fällt. Wird der Parameter auf "Nein" gesetzt, werden beim Erzeugen der Firmenbuchfristen die Felder "Steuerpflicht ab" und "Steuerpflicht bis" vom Kundenstamm nicht berücksichtigt. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, einen oder mehrere Kunden in der Firmenbuchverwaltung zu berücksichtigen, nicht jedoch in der Quotenverwaltung. |
Bilanzstichtag bzw. WJ-Ende
Der Bilanzstichtag wird beim Erzeugen der Firmenbuchfristen von den FIBU-Stammdaten oder von der Firma übernommen. Es wird das Wirtschaftsjahr-Ende der aktuellen FIBU herangezogen. Sind keine FIBU-Stammdaten hinterlegt, wird der Bilanzstichtag aus den Firmenstammdaten in die Firmenbuchverwaltung übergeben.
Fristdatum und Abgabejahr
Das Fristdatum ergibt sich aus dem Bilanzstichtag + 9 Monate. Dies wird in der Firmenbuchverwaltung in der Spalte "Fristdatum" angezeigt. Der Bilanzstichtag 31.12. ergibt beispielsweise ein Fristdatum am 30.09.
Der der Frist zugrundeliegende Bilanzstichtag ergibt das ABGABEJAHR (Kalenderjahr, in dem der Bilanzstichtag liegt). Muss für dieses Abgabejahr (hinsichtlich der Felder "Steuerpflicht ab" und "Steuerpflicht bis" am Kundenstamm) eine Firmenbucheingabe erfolgen, so legt das Programm die Frist an. Die neu ermittelte Frist ist in der Liste der Firmenbuchfristen sichtbar, wenn ihr Abgabejahr der Auswahl im Einstiegsfeld "Abgabejahr" entspricht.
Beispiel:
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Wenn Sie Fristen erzeugen, wird pro Kunde genau nur EINE einzige Frist erzeugt. Diese Frist ist immer jene, die auf den heutigen Tag (an dem Tag, an dem Sie die Frist erstellen) als nächstes folgt. Somit werden keine Fristen erzeugt, die eigentlich schon längst erledigt sein müssten.
Des Weiteren wird nur dann eine Frist erzeugt, wenn bei dem entsprechenden Kunden nicht bereits eine OFFENE Firmenbuchfrist existiert.
Wie können Firmenbuchfristen automatisch zu gewissen Zeitpunkten erzeugt werden?
BMD NTCS bietet die stapelfähige Funktion "Firmenbuchfristen erzeugen", welche im Hintergrund vom System ausführbar ist. Damit kann man steuern, dass die Firmenbuchfristen jede Woche, jeden Tag usw. automatisch mittels Stapel gestartet werden können. Der Stapellauf sollte unbedingt einmal pro Monat durchgeführt werden.
Pro Stapellauf wird eine Logdatei geschrieben "BMDFirmenbuch"+StapelUSERID.Log. Diese finden Sie unter TOOLS → Tools → Protokolle → Logdateien.
Um die Funktion als Stapel anzulegen, ist es grundsätzlich nötig, dass der Scheduler-Dienst der NTCS am Server läuft. Der Stapel ist unter TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapeldefinition zu erstellen. Hier muss im linken Fensterteil der Stapel selbst angelegt werden. Danach öffnet sich sofort die Anlage des Stapelschrittes. Dieser Stapelschritt muss wie folgt angelegt werden:
Der Stapel selbst hat keine Stapelparameter, verwendet jedoch die Einstellung in folgenden Parametern unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Firmenbuch.
Danach kann die geplante Ausführung dieses Stapels unter TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Geplante Ausführung angelegt und somit am Server aktiviert werden.
Grundsätzlich müssen diese Voraussetzungen erfüllt sein:
Jeder Stapel wird in den Windows Scheduler übertragen. Nach der Ausführung wird vom Soap-Service der nächste dorthin übertragen. Das heißt, der Stapel wird nicht vom Soap-Service ausgeführt, sondern in den Windows-Scheduler übertragen und zum geplanten Zeitpunkt wird dieser von Windows über einen externen Aufrufbefehl ausgeführt.
Daher muss unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Applikationsserver → Scheduler ein Betriebssystembenutzer inkl. Betriebssystempasswort hinterlegt werden, mit dem die Stapelausführung in den Windows Scheduler übertragen wird. Im Menüpunkt TOOLS → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Geplante Ausführung könnten diese Betriebssysteminfos auch je Stapel hinterlegt werden, aber an und für sich genügt die generelle Hinterlegung in den TOOLS Parametern.
Um alle technischen Voraussetzung für den Stapel zu erfüllen, beachten Sie bitte die Hilfe zum Fenster Geplante Ausführung!
Bitte beachten Sie ebenfalls die Hilfe zu dem Fenster Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapeldefinition sowie CRM → Kanzlei → Firmenbuchverwaltung und hier speziell den Punkt "Firmenbuchfristen über Stapel erzeugen".
Wie kann eine Firmenbuchfrist für ein vergangenes Abgabejahr erzeugt werden?
Wird für einen Mandanten eine Firmenbuchfrist erzeugt, so wird diese immer für das aktuelle Abgabejahr erzeugt. Auch bei der manuellen Neuanlage einer Firmenbuchfrist in der Firmenbuchverwaltung mit einem vergangenen Fristdatum, wird automatisch die nächste Frist im neuen Abgabejahr erzeugt und nicht die "alte" gewünschte Frist.
Besteht ein essenzieller Grund, um eine Firmenbuchfrist für ein abgelaufenes Jahr zu erzeugen (z. B.: Sie haben eine Verlängerung für diese Frist erhalten und befinden sich im Moment in diesem Verlängerungszeitraum, weshalb das neue Fristdatum eigentlich in der Zukunft liegen würde), so gehen Sie folgendermaßen vor:
Legen Sie in den Fristen eine neue Frist an. Wählen Sie die Fristart für Firmenbuchverwaltung aus und geben Sie im Feld "Jahr" das gewünschte Abgabejahr ein.
Beim Speichern sollte diese Frist dann im gewünschten Abgabejahr in der Firmenbuchverwaltung angelegt sein.
Beim Speichern sollte diese Frist dann im gewünschten Abgabejahr in der Firmenbuchverwaltung angelegt sein.
 | Siehe auch: Folgende FAQ bieten Ihnen weitere Unterstützung: Bitte beachten Sie dazu die Hilfe zum jeweiligen Fenster, welche über die gelbe Menüleiste unter Hilfe → Hilfe zum Fenster geöffnet wird. |