Updatebeilage Stammdaten 2021
Sehr geehrte NTCS-Anwenderin! Sehr geehrter NTCS-Anwender!
Mit dem NTCS Update 2021.24.01 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Stammdaten.
Mit dem NTCS Update 2021.24.01 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Stammdaten.
Personenstammdaten
Workflow für den Eintritt von Mitarbeitern
Sie können einen Workflow für das Onboarding von Mitarbeitern definieren. Dazu muss der Workflow in folgendem Parameter hinterlegt werden:
- Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Mitarbeitereintritt Workflow
bzw. alternativ - Paket PI → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine PI-Parameter → Einstellungen für Personalinformationssystem → Workflow → Mitarbeitereintritt Workflow
Der hier hinterlegte Workflow wird gestartet, wenn Sie einen Mitarbeiter anlegen bzw. einen Bewerber auf einen Mitarbeiter umstellen. Sie können einen Workflow vom Typ CRM oder Pi hinterlegen. Bei Mitarbeitern mit dem Kennzeichen "Fiktiv" wird der Workflow nicht ausgelöst. Durch die Verwendung des Workflows kann ein strukturierter Onboarding-Prozess abgebildet werden. |
Hinweis
 | Es handelt sich dabei um den gleichen Parameter, der in beiden Paketen gespiegelt angeboten wird. Es spielt keine Rolle, ob der Workflow im Paket CRM oder PI hinterlegt wird. |
Neuanlage Mitarbeiter: Prüfung der User-ID
Bei der Neuanlage von Mitarbeitern bzw. bei der Umstellung von Bewerber auf Mitarbeiter erhalten Sie beim Speichern einen Hinweis, wenn am Mitarbeiter keine User-ID hinterlegt ist.
Dieser Hinweis soll sicherstellen, dass bei allen Mitarbeitern, die operativ in NTCS arbeiten, der entsprechende Benutzer am Mitarbeiterstamm hinterlegt ist. Diese Hinterlegung wird für zahlreiche Programmfunktionen benötigt.
Eine Prüfung erfolgt nur bei eigenen Firmen (Kennzeichen "Ist eigene Firma" am Firmenstamm). Mitarbeiter, auf denen das Feld "Fiktiv" aktiviert ist, sind ebenfalls ausgenommen. Die Prüfung kann gegebenenfalls über einen Parameter deaktiviert werden: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Eingabe User-ID prüfen.
BMD Web: Kunden und Lieferanten bearbeiten
Im BMD Web können Kunden und Lieferanten jetzt auch angelegt oder bearbeitet werden.
Allgemeine Informationen finden Sie in der Hilfe zu BMD Web: Kunden bzw. BMD Web: Lieferanten.
Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG)
BMD stellt in NTCS eine Schnittstelle zum WiEReG-Webservice des Unternehmensserviceportals (USP) zur Verfügung. WiEReG steht für das "Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz" und dient der Bekämpfung der Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung. Das Register beinhaltet Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer von Gesellschaften, Stiftungen und Trusts. Unter wirtschaftlichen Eigentümern versteht man jene natürlichen Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle ein Rechtsträger letztlich steht.
WiEReG-Auszug
Zur Feststellung der wirtschaftlichen Eigentümer können in NTCS WiEReG-Auszüge als PDF aufgerufen werden. Sie finden die Menüfunktionen wie folgt:
- In der Kundenliste unter Funktionen → WiEReG → WiEReG-Auszug.
- In der Geldwäsche-Richtlinie im Bereich "Wirtschaftliche Eigentümer" unter "WiEReG-Auszug".
Es öffnet sich folgendes Fenster, wo Sie weitere Einstellungen zum Auszug vornehmen können.
Details lesen Sie in der Themendokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) unter dem Punkt WiEReG-Auszug.
Erweiterter WiEReG-Auszug
Beim Aufruf eines WiEReG-Auszugs kann in den Einstellungen zum Auszug mit dem Feld "Erweitert" ein erweiterter Auszug aktiviert werden, welcher die wirtschaftlichen Eigentümer zusätzlich in Form von XML-Daten lädt und in folgendem Fenster darstellt.
Anschließend können Sie die wirtschaftlichen Eigentümer in Ihre Gesellschafter-Stammdaten übernehmen. Details lesen Sie in der Themendokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) unter dem Punkt Erweiterter WiEReG-Auszug.
WiEReG-Deeplinks
Es stehen folgende Funktionen zur Verfügung, über die Sie mit einer Stammzahlenvorbefüllung direkt auf die entsprechende Seite des Unternehmensserviceportals einsteigen können:
- WiEReG-Meldeformular: Öffnen Sie das Formular, um neue wirtschaftliche Eigentümer zu melden.
- WiEReG-Compliance-Package: Das Compliance Package ist ein Bereich, in dem die Dokumente, die für die Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer erforderlich sind, an das Register übermittelt und von Verpflichteten für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten eingesehen und verwendet werden.
- WiEReG-Meldungsablage: In der Meldungsablage können Sie die zur Stammzahl eingebrachten Meldungen durchsuchen und in der Folge aufrufen.
Die Funktionen können analog zum WiEReG-Auszug in der Kundenliste unter "Funktionen" bzw. in der Geldwäsche-Richtlinie im Bereich "Wirtschaftliche Eigentümer" aufgerufen werden.
WiEReG-Änderungsdienst
Die Schnittstelle zum WiEReG-Webservice beinhaltet auch den WiEReG-Änderungsdienst. Damit können Sie für die zuständigen Mitarbeiter eine automatische Benachrichtigung aktivieren, wenn bei einem Ihrer Kunden eine Meldung im Register vorliegt. Bitte beachten Sie dazu die Informationen in unserer Themendokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) unter dem Punkt WiEReG-Änderungsdienst.
Compass Realtime & Finance
Mit Compass ist es möglich, Stammdaten von Personen direkt aus den Firmenbuchdaten beim Compass-Verlag auszulesen und auf Knopfdruck in die NTCS zu übernehmen. Folgende Erweiterungen stehen in Bezug auf die Lizenzpakete "Compass Realtime" und "Compass Finance" zur Verfügung.
Compass Realtime
Firmensuche mit erweitertem Funktionsumfang bei Kunden und Lieferanten
Bei den Personenarten "Kunde" und "Lieferant" wurde die Compass Firmensuche auf die Firmensuche mit erweitertem Funktionsumfang umgestellt, so wie das bereits seit Längerem bei den diversen Personen umgesetzt wurde.
Vorteile sind unter anderem:
- Zusätzliche Funktion: Compass-Vereinssuche und Übernahme des Vereines als Kunde/Lieferant.
- Verwenden diverser Compass-Funktionen direkt in der Firmensuche, ohne die Person zuvor in die Stammdaten zu übernehmen.
- Verwendung von Compass-Firmensuche und BvD-Firmensuche in einem Fenster.
Details lesen Sie in der Hilfe zum Fenster.
Firmensuche mit Personensuche
In der Compass-/BvD-Firmensuche können Sie jetzt zusätzlich nach Personen suchen. Gefunden werden jene Personen, die im Kontext eines Unternehmens als Kontaktperson oder Eigentümer bei Compass geführt werden.
Die Personensuche ist in die Firmensuche integriert worden. Die Ergebnisliste setzt sich somit aus Firmen, Gewerben und Personen zusammen. Über ein Symbol auf der linken Seite erkennen Sie, um welche Datenart es sich beim gefunden Datensatz handelt:
: Firma
: Gewerbe
: Person
Eine Personensuche wird nur über die Namenssuche (Feld "Name Firma/Person") ausgelöst. Mit Firmenbuchnummer oder UID-Nummer erfolgt keine Personensuche.
Zur gefundenen Person können Sie direkt in der Firmensuche über die Schaltfläche "Firmenorganigramm" (Compass Finance) deren Beteiligungen und Funktionen in übersichtlicher Organigrammform aufrufen, ohne die Person vorher in NTCS anlegen zu müssen. Siehe Firmenorganigramm: Funktionen und Beteiligungen von Personen.
Firmensuche: Name von Gewerben
Wenn es sich bei einem Gewerbenamen um Vor- und Nachname handelt, wird der Name über die Compass Firmensuche künftig getrennt in die entsprechenden Namensfelder übernommen. Bisher wurde der Name in solchen Fällen immer ausschließlich in das Feld "Nachname" übernommen.
Hinweis
| Eine automatische Trennung in Vor- und Nachname kann nur dann erfolgen, wenn der Gewerbename keine zusätzlichen Namensteile enthält. Eine Trennung ist z. B. nicht möglich, wenn der Name "Max Mustermann - Hochzeitsplanung" lautet. Lautet der Name hingegen nur "Max Mustermann", wird "Max" als Vorname und "Mustermann" als Nachname erkannt. |
Durch die Trennung des Namens ergeben sich funktionale Vorteile, z. B. im Standardbrief, der Insolvenzprüfung u. v. m.
Verbesserungen im Monitoring
Bei der Funktion Monitoring wurden Anpassungen vorgenommen, um das Nutzererlebnis für Sie zu verbessern. So ist es jetzt nicht mehr erforderlich, jede zu prüfende Person zuvor über die Firmensuche mit einer Compass-ID zu verknüpfen. Für ein Monitoring muss lediglich eine Firmenbuchnummer auf der Person vorhanden sein.
Hinweis
| Die täglichen Datenänderungen aus dem Firmenbuch werden immer gesammelt ab Mitternacht in die Compass Datenbank eingepflegt und stehen so für den folgenden Tag zur Verfügung. An Wochenenden und Feiertagen gibt es naturgemäß keine Änderungen. Folglich stehen an einem Sonntag, Montag oder an Tagen nach einem Feiertag nie Änderungen zur Verfügung. Es gilt die Empfehlung, den Monitoring-Stapel nur dienstags bis samstags frühestens um 7:00 laufen zu lassen. |
Compass Finance
Firmenorganigramm: Funktionen und Beteiligungen von Personen
Das Compass Firmenorganigramm wurde erweitert. Sie haben die Möglichkeit, zusätzlich Personenknoten zu öffnen und so weitere Informationen zu einer Person zu erhalten. Die Aufteilung erfolgt dabei in "Beteiligungen" und "Funktionen".
Selbstverständlich können Sie die Person oder Firmen aus dem Firmenorganigramm auch direkt in Ihre NTCS Personenstammdaten übernehmen. Details lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Firmenorganigramm bzw. in der Themendokumentation Compass Realtime & Finance.
Bilanzen
Bei den Bilanzen wird die beim Firmenbuch hinterlegte Bilanz eines Unternehmens in PDF-Form geladen. Neben der bisherigen Form der Bilanz steht jetzt zusätzlich eine detailliertere Bilanz zur Verfügung. Es werden somit automatisch zwei Dokumente geöffnet.
Weitere Informationen zum Thema finden Sie in der Themendokumentation Compass Realtime & Finance unter dem Punkt Bilanzen.
Zusätzliche Neuerungen
Checklisten: Mit Vorlage abgleichen
Mit der bereits bekannten Funktion "Mit Vorlage abgleichen" ist es möglich, eine Checkliste mit der zugehörigen Checklistvorlage abzugleichen, um Änderungen zu übernehmen. Bisher war diese Funktion nur in der Checkliste Übersicht verfügbar und musste somit für jede Checkliste einzeln ausgeführt werden. Künftig steht diese Funktion auch in den Checklistvorlagen zur Verfügung (Stammdaten → Einstellungen → Checklistvorlagen → gelbes Menü "Funktionen" → "Checklisten mit Vorlage abgleichen").
Abgeglichen werden alle offenen Checklisten (Fortschritt < 100 %) zur jeweils selektierten Vorlage.
Firmengruppe: Kunden und Lieferanten duplizieren
Seit Version 23.01 werden Kunden und Lieferanten im CRM automatisch in die entsprechende Firma dupliziert, wenn in der FIBU das Personenkonto über die Funktion „Standardkontorahmen übernehmen“ übernommen wird und folgende Parametereinstellung zur Firmengruppe gegeben ist:
- Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Personenerfassung unter Hauptfirma: Ist auf NEIN gestellt.
- Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Eindeutige Personennummern: Ist auf NEIN gestellt.
Da dieses Standardverhalten nicht bei allen Anwendern gewünscht ist, steht auch ein zusätzlicher Parameter zur Verfügung, mit dem das Duplizieren der Person in diesem Zusammenhang deaktiviert werden kann. Der Parameter befindet sich im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Update FIBU.
Detailliertere Erläuterungen zum Parameter lesen Sie unter Kunde/Lieferant duplizieren (aus Standardkontorahmen).
Projekt-Personen-Zuordnung
Am Projektstamm können beim Feld "Kunde/Lieferant" im F8-Fenster Personen jetzt mehrfach zugeordnet werden.
Die Mehrfachzuordnung wird für die Verwendung von Projektadressen im Paket WWS benötigt. Dadurch kann eine Person mehrmals mit unterschiedlichen Rollen zugeordnet werden (z. B. sowohl als Rechnungs- als auch als Lieferempfänger). Zusätzlich steht auf der Personenzuordnung ein neues Feld "Adresse" zur Verfügung, in dem die entsprechende Projektadresse für Liefer- und Rechnungsempfänger definiert werden kann. Details lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Projekt-Personen-Zuordnung unter dem Punkt Mehrfachzuordnung von Personen.