Sehr geehrte NTCS-Anwenderin! Sehr geehrter NTCS-Anwender!

Mit dem NTCS-Update 2021.24.01 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich des CRM. 

Inhalt

 

 CRM

 Leadmanagement

Leadmitarbeiterermittlung im Workflow
Sie können bei CRM Workflows, die im Leadmanagement angewendet werden, bei der Aufgabenaktion nun den Leadsachbearbeiter oder den Pipelineverantwortlichen als zuständigen Sachbearbeiter für die Workflowaufgabe ermitteln lassen.

Ausdruck Angebot
Beim Ausdruck eines, dem Lead zugeordneten, Angebots wird im Zuge der Archivierung eines Angebots ins DMS, dieses auch gleich dem Lead zugeordnet. Voraussetzung dafür ist, dass die Archivierung von Angeboten in den WWS Ausdrucksmodellen grundsätzlich aktiviert ist.

Neugründungen - Interessent inkl. Lead erstellen
Sie haben im Fenster der Compass-Funktion Neugründungen Interessenten-Vorschlag jetzt die Möglichkeit, über die Funktion "Interessenten erstellen" unter Export, zusätzlich zum Interessenten einen Lead zu erstellen. Wenn Sie im Fenster Export Interessent die Option "Lead erstellen" wählen, wird zusätzlich zum Interessenten ein Lead erstellt. Nachdem Sie dieses Fenster mit "Übernehmen" bestätigt haben, können Sie im darauf fogenden Fenster zum Leadexport die Firma und Pipeline bestimmen, in die diese Interessenten als Lead importiert werden sollen. Am Lead selber ist dann der Interessent als Person hinterlegt.

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Vertreter-Einstiegsfelder
In den Fenstern Leadmanagement und Sales Pipeline können Sie jetzt vier neue Einstiegsfelder (Vertreter 1-4) definieren. Folgendes ist zu beachten, wenn Sie die Einstiegsfelder in den Fenstern nützen möchten:
  • Es muss eine Person am Lead hinterlegt sein.
  • Die Vertreter müssen auf der Person, die am Lead hinterlegt ist, definiert sein.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Leadmanagement.

 Abwesenheitsmanager

Mehrstufige Vertretung
Im Abwesenheitsmanager werden jetzt auch mehrstufige Vertretungen berücksichtigt. D. h., künftig wird auch geprüft, ob der in einer Abwesenheit ermittelte Stellvertreter anwesend ist oder selbst für diesen Zeitraum eine Abwesenheit eingetragen hat. Ist der ermittelte Stellvertreter abwesend, wird der Stellvertreter dieses abwesenden Mitarbeiters ermittelt usw.

Beispiel: Mitarbeiter A ist abwesend und der Stellvertreter dieser Abwesenheit ist Mitarbeiter B. Als Vertretungsart wurde für den Bereich "Aufgaben" die Ausprägung An Stellvertreter delegieren gewählt. Im gleichen Zeitraum ist auch der Stellvertreter B teilweise abwesend und definiert Mitarbeiter C als dessen Stellvertreter. D. h., die Aufgabe wird jetzt von Mitarbeiter A an Mitarbeiter C auf Grund der Abwesenheit delegiert, weil der ursprünglich ermittelte Stellvertreter B abwesend ist.

Detaillierte Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Abwesenheitsmanager.

BMD Web
Der Abwesenheitsmanager steht jetzt auch in BMD Web zur Verfügung, mit grundsätzlich den gleichen Funktionen wie in NTCS.

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 Ressourcen

Datenbesitzer für Zuordnung
Sie haben jetzt die Möglichkeit, eine Datenbesitzergruppe im Feld Datenbesitzer für Zuordnung bei einer Ressource zu hinterlegen, um gewisse Ressourcen in Bezug auf Zuordnung bzw. Verleih zu schützen. Dadurch kann ermöglicht werden, dass nicht jeder Mitarbeiter jede Ressource zu einem Termin zuordnen kann bzw. im Ressourcenverleih ausleihen kann, die Ressourcen und die Reservierungen dazu aber trotzdem sieht. Wenn ein Mitarbeiter, der nicht der Datenbesitzergruppe zugeordnet ist, versucht, eine geschützte Ressource zuzuordnen bzw. auszuleihen, erhält dieser folgende Meldung:

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 Workflow

 Mitarbeiterermittlung

Bei der Mitarbeiterermittlung der Aufgabenaktion zum Worklfow können Sie jetzt im Feld 21 - Mitarbeiterermittlung den Ersteller der Workflowinstanz auswählen.

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Dadurch haben Sie die Möglichkeit, bei einer bestimmten Workflowaktion eine Aufgabe für den Auslöser dieses Workflowablaufs zu erstellen.
 

 Beginndatum

Bei den Aufgabenaktionen im Workflow gibt es jetzt die Möglichkeit, das Beginndatum der Workflowaufgabe ausgehend von heute für x Tage in die Zukunft zu setzen. Dafür gibt es beim Feld Beginndatum eine zusätzliche Ausprägung Heute + n*Kalendertage. Wenn Sie diese Ausprägung wählen, dann können Sie im Feld Anzahl Tage Beginndatum bestimmen, wie viele Tage ausgehend von heute das Beginndatum in der Zukunft liegen soll.

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 Kanzlei

 Fristen

Fristart: Datenbesitzer für Bearbeiten
Es besteht nun die Möglichkeit, auf einer Fristart eine Datenbesitzergruppe im Feld 29 - Datenbesitzer für Bearbeiten zu hinterlegen. Wenn eine Frist mit einer Fristart, auf der eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegt worden ist, bei einem Benutzer liegt, der der Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet ist, sind die Bearbeitungsfunktionen bei der Frist (z. B. Erledigt, Bearbeiten) ausgegraut und nicht verfügbar.

Achtung: Ausgenommen von diesem Bearbeitungsschutz sind jene Fristen, die durch die Hintergrund- bzw. Spezialfunktion Frist erledigen erledigt werden.
 

 DMS

 Verschieben in Archiv

Für die Funktion Verschieben in Archiv gibt es einen neuen DMS-Parameter Verschieben in Archiv, um zwischen dem Verschieben eines einzelnen Dokuments und dem Verschieben von mehreren Dokumenten in andere Archive zu unterscheiden. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.

Bei der Parametereinstellung Einfaches Verschieben (= Standard) wird jetzt immer nur ein Dokument verschoben, auch wenn mehrere Dokumente selektiert sind.

Bei der Parametereinstellung Mehrfachverschieben ist es möglich, mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive zu verschieben. Wenn Sie im DMS bei dieser Parametereinstellung mehrere Dokumente selektieren und die Funktion Verschieben in Archiv ausführen, öffnet sich dieser Dialog:

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Hier können Sie das Archiv auswählen, in welches die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen. Fehlende Dokumentenkategorien werden im Zielarchiv automatisch angelegt (wenn die entsprechende Berechtigung vorhanden ist), sollten diese noch nicht existieren.
 

 Prüfung Extension beim Archivieren

Im DMS gibt es die zwei neuen Parameter Dateityp prüfen und Zulässige Dateitypen.

Wird der Paramter Dateityp prüfen auf "Ja" gesetzt, werden beim Archivieren nur jene Dokumente zugelassen, die einem Dateityp aus dem Parameter Zulässige Dateitypen entsprechen.

Sollte ein Dokument eines Dateitpys archiviert werden, welches keinem Dateityp des Parameters entspricht, erhalten Sie folgende Meldung:

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 Zertifikatsprüfung bei Archivierung

Beim Archivieren von Dokumenten können Sie aktivieren, ob Dokumente mit digitaler Signatur bei der Archivierung auf ein gültiges Zertifikat geprüft werden sollen. Diese Prüfung können Sie im Parameter Dokumentenzertifikat prüfen aktivieren. Den Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → Archivieren.

Wenn Sie die Zertifikatsprüfung bei der Archivierung aktivieren, können Sie noch zusätzlich entscheiden, ob Sie bei einem ungültigen Zertifikat nur informiert werden möchten und die Archivierung trotzdem durchgeführt wird oder ob die Archivierung bei ungültigem Zertifikat abgebrochen wird. Beides wird mit einer entsprechenden Hinweismeldung bestätigt.
 

 Stempel fixieren beim Versand

Beim Versenden von, bereits im BMD Scan, gestempelten Dokumenten aus dem DMS, haben Sie jetzt die Möglichkeit, noch nicht fixierte Stempel gleich beim Versand zu fixieren. Nicht fixierte Stempel bedeuten, dass diese nur am Dokument im DMS sichtbar sind, wenn dieses im BMD Scan oder in der Dokumentenvorschau in der NTCS geöffnet wird. Öffnen Sie dieses extern oder der Empfänger dieses versendeten Dokuments öffnet es, ist der Stempel nicht sichtbar.

Damit Sie die Stempel nicht generell fix ins Dokument einbetten müssen, sodass diese vom Empfänger des Dokuments auch gesehen werden können, gibt es jetzt den Parameter Nicht fixierte PDF-Stempel. Dieser Parameter ermöglicht, direkt beim Versand nur in der BMD NTCS sichtbare Stempel auch außerhalb der NTCS sichtbar zu machen. Das heißt, vor dem Versand eines Dokuments wird geprüft, ob ein nicht fixierter Stempel am Dokument vorhanden ist - und wenn ja, wird dieser je nach Parametereinstellung fixiert. Den angesprochenen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → Dokument versenden.

Weitere Informationen zu den DMS Punkten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.
 

 MOXIS

Sie können künftig mit der Funktion "Unterschriften" in der Dokumentenübersicht bzw. -liste einfach PDF-Dokumente zum Unterschreiben an Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer verteilen. Wenn Sie diese Funktion ausführen, öffnet sich ein Dialog für die Zuordnung von Mitarbeitern und Com-Benutzern, für diese werden dann Aufgaben erstellt. Durch das Ausführen dieser Aufgaben werden die Dokumente zum Unterschreiben geöffnet.

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Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS bzw. in der Hilfe zum Fenster Unterzeichner.

 Klientenmonitoring

 Verbindung Posteingang - Klientenmonitoring

Manuell angelegte Posteingänge (explizit das Feld „Postdatum“) können in einem Durchgang rasch im Klientenmonitoring auf dem betreffenden Datensatz abgebildet werden, indem eine dementsprechende Postart auf dem Posteingang hinterlegt wird.

Wird ein Poststück mit einer entsprechenden Postart angelegt, die ins Klientenmonitoring schreibt, so können in einem danach erscheinenden Dialog-Fenster vorgefilterte Planungsobjekte (abhängig von der Kundennummer, vom Klientenmonitoring-Typ und der Form der Buchhaltung) ausgewählt und übernommen werden.

Will man von unterschiedlichen KM-Typen den Posteingang ins Klientenmonitoring schreiben, so braucht man für jeden KM-Typ eine eigene Postart.
Anmerkung: Die Automatik funktioniert nur bei Posteingängen, die manuell angelegt werden, bzw. wenn ein Posteingang im Nachhinein mit einer dementsprechenden Postart befüllt wird.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Klientenmonitoring unter dem Punkt 4.3. Verbindung Posteingang - Klientenmonitoring.