Bewerbungsworkflows
In diesem Themendokument wird die Anlage und Verwendung der Bewerbungsworkflows "Bewerbung", "Erste Bewerbung" und "Bewerbung MA" im Personalinformationssystem beschrieben.
Allgemeines
Die Bewerbungsworkflows "Bewerbung", "Erste Bewerbung" und "MA Bewerbung" im Personalinformationssystem werden eingesetzt, um den Prozessablauf bei Einlangen von Bewerbungen zu strukturieren sowie Aufgaben und Abläufe den zuständigen Personen zuzuordnen. Ebenso können über die Workflows zuständige Personen oder aber auch die Bewerber selbst informiert werden.
Hinweis
 | Die Bewerbungsworkflows können auch im Fenster "Jobs" über die Funktionen oder das Kontextmenü "manuell" gestartet werden. |
Bewerbungsworkflow
Der Workflow "Bewerbung" steht als Standardworkflow zur Verfügung und startet im Zuge der Neuanlage einer Bewerbung mittels Funktion "Neu" beim erneuten Zuordnen eines Bewerbers zu einem Job bzw. bei der Übernahme einer Onlinebewerbung in das Echtsystem. Der Workflow fungiert als Rückfallebene für den Workflow "Erste Bewerbung".
Bewerbungsworkflow "Erste Bewerbung"
Der Bewerbungsworkflow "Erste Bewerbung" steht als Standardworkflow zur Verfügung und startet bei der ersten Übernahme einer Onlinebewerbung in das Echtsystem. Dieser Workflow ist nur relevant, wenn sich dieselbe Person mehrmals online bewirbt. In diesem Fall kann für die erste Bewerbung ein abweichender Prozess als für die restlichen Bewerbungen definiert werden.
Hinweis
| Der Workflow "Bewerbung" kann ebenfalls direkt am Datensatz hinterlegt werden. Die Hinterlegung kann direkt am Job erfolgen, mit dem die Bewerbung verknüpft ist oder auf der Stelle, mit welcher der Job der Bewerbung verknüpft ist. |
Bewerbungsworkflow "MA Bewerbung"
Der Bewerbungsworkflow "MA Bewerbung" startet, wenn sich Mitarbeiter über die interne Bewerbung im PI bewerben oder wenn Mitarbeiter einem Job manuell zugeordnet werden.
Hinweis
| Der Workflow "MA Bewerbung" kann auch direkt am Job selbst hinterlegt werden. |
Wichtige Funktionen
Spezialfunktionen
Spezialfunktionen sind speziell für den Workflow angepasste Funktionen, die beim Ausführen der Workflowaufgabe durch den zuständigen Mitarbeiter verschiedene Programmteile oder Funktionen in der BMD NTCS starten. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die möglichen Spezialfunktionen. In der letzten Spalte wird angezeigt, ob Sie die Workflowaufgaben mit dieser Spezialfunktion auch im BMD Web ausführen können.
| Spezialfunktion | Beschreibung | BMD Web |
 Bewerberumstellung | Stellt einen Bewerber auf Mitarbeiter um. Abhängig von den Parametereinstellungen wird auch ein Dublettencheck durchgeführt. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Bewerberumstellung. |  |
 Bewerbung bearbeiten | Öffnet das Fenster "Bewerber". An dieser Stelle kann die Bewerbung angesehen und bearbeitet werden. Ebenso kann über einen Zusatzparameter und das Kennzeichen "Bewertung abfragen" die Vergabe eines Ratings in die Spezialfunktion mit eingebunden werden. Das Rating wird nach dem "Ausführen" der Aufgabe und dem "Schließen" des Fensters abgefragt. |  |
 Bewerbungsstatus setzen | An dieser Stelle kann die Bewerbungsstatusabfrage direkt in den Workflow eingebunden werden. Wird die Aufgabe ausgeführt, öffnet sich die Statusabfrage und der Status kann geändert werden. Damit kann der Zustand der Bewerbung gekennzeichnet werden. Mehr Informationen zum Bewerbungsstatus können unter Bewerbungsstatus setzen nachgelesen werden. | |
 Job bearbeiten | Ein Job kann im Zuge des Jobworkflows angesehen und bearbeitet werden. | |
 Job genehmigen | Erzeugt eine Genehmigungsaufgabe für einen neu angelegten Job. | |
 Job zuordnen | Ein Bewerber kann im Zuge des Bewerbungsworkflows in einen oder mehrere Jobs übernommen werden. Die Berechtigungen für Personalinformation sowie Inserate können ebenfalls berücksichtigt werden. Dies kann mit dem Zusatzparameter bei den Aufgabeneinstellungen der Spezialfunktion hinterlegt werden.  | |
 Onlinebewerbung bearbeiten | Ermöglicht das "Ansehen" und "Bearbeiten" einer eingetroffenen Onlinebewerbung. | |
 Standardbrief für Bewerber | Öffnet im Zuge des Bewerbungsworkflows den Standardbrief für Bewerber. Ist der PI Parameter "Statusabfrage nach Standardbrief" auf "Ja" gesetzt, erfolgt eine Abfrage des Bewerbungsstatus, wenn der Standardbrief geschlossen wird. | |
 Termin für Bewerbungsgespräch | Erzeugt einen Termin für ein Bewerbungsgespräch. Es kann ebenfalls eine Standardbriefvorlage für den Text der E-Mail hinterlegt werden, die an den Bewerber gesendet werden kann.  | |
Hintergrundfunktionen
Hintergrundfunktionen werden nicht von einem Mitarbeiter, sondern automatisch im Hintergrund ohne Benutzeraktion ausgeführt. Durch Hintergrundfunktionen werden grundsätzlich keine Aufgaben erzeugt - mit einer Ausnahme: Wenn bei der Ausführung Fehler auftreten, wird für den Workflowverantwortlichen eine Aufgabe angelegt.
| Hintergrundfunktion | Beschreibung |
| Bewerbungsstatus setzen | Mit dieser Hintergrundfunktion wird der im Feld "Zusatzparameter" angegebene Bewerbungsstatus automatisch im Hintergrund auf der Bewerbung gesetzt. Mehr Informationen zum Bewerbungsstatus können unter Bewerbungsstatus setzen nachgelesen werden.  |
 Checkliste auf Job übernehmen | Übernimmt die Checkliste aus dem Workflow auf den jeweiligen Job. Bestehende Checklisten am Job bleiben erhalten und werden durch die am Workflow hinterlegte Liste ergänzt. |
| Job genehmigen | Genehmigt einen neuen Job im Hintergrund. |
| Onlinebewerbung übernehmen | Onlinebewerbungen werden automatisch in das Echtsystem übernommen. Um diese Hintergrundfunktion verwenden zu können, wird der PI Workflow "Benachrichtigung Onlinebewerbung" benötigt. In diesem Workflow muss die Hintergrundfunktion eingebunden werden. |
Notwendige Einstellungen
Die Bewerbungsworkflows können wie folgt in den PI Parametern hinterlegt werden:
- Bewerbungsworkflow: PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Workflow → Bewerbung
- Bewerbungsworkflow "Erste Bewerbung": PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Workflow → Erste Bewerbung
- Bewerbungsworkflow "MA Bewerbung": PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Workflow → Mitarbeiterbewerbung
Hinweis
| Um mit den Bewerbungsworkflows arbeiten zu können, muss bei der Anlage des Workflows der Verwendungszweck "Bewerbung" eingestellt werden. Nur dann werden diese in den entsprechenden Fenstern zur Auswahl angeboten.  |
