Erste Schritte
Inhalt
Überblick
Das BMD NTCS Personalinformationssystem besteht aus mehreren Teilbereichen, welche in enger Verbindung zu den wichtigsten Instrumenten des CRM Systems stehen.
Mitarbeiterverwaltung
Abgleich Mitarbeiterstammdaten mit BMD 5.5 LOHN
Abgleich Mitarbeiterstammdaten mit BMD 5.5 LOHN
Stellenverwaltung
Historische Mitarbeiterdaten
Dienstverhältnisse
Zugriff auf BMD 5.5 Abrechnungsdaten
Mitarbeiterqualifikationen
Betriebsmittelverwaltung
Mitarbeitergespräche
Bewerbermanagementsystem
Jobs
Inserate
Bewerberqualifikationen
Onlinebewerbung
Ausbildungsadministration
Bedarfsermittlung
Veranstaltung
Rückzahlungsvereinbarungen
Ausbildungskontingente
Elektronischer Personalakt
Elektronisches Dokumentenmanagement
Archivierung Abrechnungsdaten BMD 5.5
Auswertungen
Auswertungsdesigner
Berichte
Skillfinder
Reports
CRM Instrumente
BMD Archiv (Dokumentenmanagementsystem = DMS)
Standardbrief
BMD Scan
Fotos
Ressourcen
Aufgaben
Kontaktjournal
Termine
Elektronisches Dokumentenmanagement
Archivierung Abrechnungsdaten BMD 5.5
Auswertungen
Auswertungsdesigner
Berichte
Skillfinder
Reports
CRM Instrumente
BMD Archiv (Dokumentenmanagementsystem = DMS)
Standardbrief
BMD Scan
Fotos
Ressourcen
Aufgaben
Kontaktjournal
Termine
Firmenstamm
Bevor Mitarbeiter oder Bewerber im System verwaltet werden können, muss zuerst die Firma angelegt werden. Bei der Anlage sollte generell zwischen zwei Varianten unterschieden werden. Zum einen die Konzernunternehmen (organisatorisch voneinander abhängige Firmen) und zum anderen die Einzelfirma.
Einzelfirma
Konzernunternehmen
Auch beim Konzern werden die einzelnen Unternehmen zuerst unter CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen angelegt.
Nach Anlage der Firmen wird zusätzlich die sogenannte Firmengruppe inkl. Hauptfirma definiert. Damit können das Personalinformationssystem und auch alle anderen Module im NTCS firmenübergreifend organisiert werden.
Weiters muss bei einem Konzern die Mitarbeiterführung immer unter der Hauptfirma erfolgen. Diese Einstellung muss über die Allgemeine CRM Parameter → 1 CRM → 1 Allgemein → "Mitarbeiterfassung unter Hauptfirma" aktiviert werden.
Achtung!
 | Falls Mitarbeiter aus der BMD 5.5. Lohnverrechnung übernommen werden und im NTCS eine Firmengruppe besteht, muss unbedingt darauf geachtet werden, dass jeder Mitarbeiter in der 5.5. LV und auch in NTCS, firmenübergreifend eine eindeutige und gleiche Mitarbeiternummer zugewiesen bekommt. Sollten in der Lohnverrechnung die Nummern nicht eindeutig angelegt worden sein, können diese über ein automatisches Umstellungsprogramm (LV 5.5. Programm: TKNRX) angepasst werden. |
PI-relevante Felder im Firmenstamm
Feld 129 - Ist eigene Firma | Durch Aktivierung wird die Firma in allen Suchroutinen angezeigt. |
Feld 293 - Lohnklientennummer | Eingabe der Lohnklientennummer aus der BMD Lohnverrechnung 5.5. (Notwendig für Mitarbeiterabgleich, Abrechnungsabgleich) |
Feld 294 - Datenbestand Lohn | Eingabe der Datenbestandsnummer (Notwendig für Mitarbeiterabgleich, Abrechnungsabgleich) |
| Feld 295 - aktuelles Lohnjahr | Eingabe des aktuellen Lohnjahres. Wird im Zuge der Jahresumstellung automatisch angepasst. (Notwendig für Mitarbeiterabgleich, Abrechnungsabgleich) |
Hinweis
 | Weitere Informationen zum Mitarbeiterabgleich aus der BMD 5.5. Lohnverrechnung finden Sie unter Mitarbeiterimport. |
Standard-Import
CRM Import
Allgemeine Stammdaten können vom System als Standard importiert werden. Unter CRM → Stammdaten → Schnittstellen → Import → Punkt "6 Import Standards" können die gewünschten Optionen ausgewählt werden.
Folgende Standards sollten importiert werden: Banken, Bankverbindungen, Religionen, Titel
PI Import
Außerdem können auch PI-spezifische Standards importiert werden. Diese werden im Programm unter PI → Stammdaten → Schnittstellen → Import PI eingelesen.
Hier sollten alle Felder importiert werden (Adressmakros, Anreden, Bewerbungsstatus, Qualifikationen, Berichte, Standardbrief, Kostenkategorien, Rückzahlungstabellen).
Allgemeine Einstelllungen
Um diverse Funktionen im Personalinformationssystem (Archivierung, automatischer Mitarbeiterabgleich, Mitarbeiterfotos...) nutzen zu können, müssen zuerst einige grundlegende Einstellungen in der NTCS getroffen werden.
Pfade BMD 5.5. Lohnverrechnung
Unter TOOLS → Überblick über alle TOOLS Parameter → Einstellungen für Gesamtsystem → 7 - BMD 5.5.-Parameter müssen die Datenpfade zur Lohnverrechnung 5.5. hinterlegt werden.
BMD Verzeichnis
Konfigurationsverzeichnis
Datenverzeichnis
Arbeitsverzeichnis
Konfigurationsverzeichnis
Datenverzeichnis
Arbeitsverzeichnis
Pfade Dokumentenmanagementsystem/Mitarbeiterfotos
Unter CRM → DMS → Pfade müssen für die Dokumente und Mitarbeiterfotos eigene Pfade hinterlegt werden. Über die Combobox kann zwischen DMS und Mitarbeiterfotos gewechselt werden.
Wenn Dokumente oder Mitarbeiterfotos über den BMD-eigenen Dienst (BMDNTCSSV Service) abgelegt werden sollen, wird der Pfad unter dem Feld "Server-Pfad" definiert. Dabei kann das hinterlegte Verzeichnis für alle NTCS Anwender/innen gesperrt bzw. geschützt werden, da die Archivierung und Löschung von Dokumenten/Fotos nur über den Dienst laufen.
Wenn die Archivierung ohne den Dienst erfolgt, muss der Pfad unter dem Feld "Netz-Pfad" eingetragen werden. Hier muss der Anwender jedenfalls Lese- und Schreibrechte auf das angelegte Verzeichnis erhalten.
Weitere Informationen zur Archivierung und zum Dienst BMDNTCSSV finden Sie unter dem eigenen PI Thema Organisation Personalakt.
Stapel
Damit ausgetretene Mitarbeiter in der NTCS automatisch auf inaktiv gesetzt werden (standardmäßig nicht mehr in der Listenansicht aufscheinen) und damit historische Mitarbeiterdaten automatisch in den Stamm übernommen werden, muss in der NTCS ein Stapellauf eingerichtet werden.
Stapel definieren
Unter TOOLS → Administration → Stapelverarbeitung → Stapel definieren kann ein neuer Stapel angelegt werden. Grundlegende Informationen zur Anlage finden Sie unter Stapel definieren.
Folgende Funktionen sollten als Stapel eingerichtet werden:
MCS_MDMITARBEITERMGR_UPDATESTAPEL
MCS_MDMITARBEITERMGR_UPDATEAKTIV
Geplante Ausführung
Unter diesem Punkt kann nun ein Zeitpunkt festgelegt werden, zu welchem der Stapel gestartet werden soll. Grundlegende Informationen finden Sie unter Geplante Ausführung.
Stammdaten
Grundsätzlich werden bereits einige Standards über den PI Import eingespielt. Etwaige Abweichungen vom Standard, Änderungen oder Neuanlagen können über die Stammdatenverwaltung durchgeführt werden.
Folgende Stammdaten können angelegt werden:
Import der Mitarbeiter
Wenn keine BMD 5.5. Lohnverrechnung besteht, können die Mitarbeiter entweder manuell angelegt oder über "Personen importieren" aus einem Fremdsystem eingespielt werden.
Wird die BMD 5.5. LV eingesetzt, so müssen die Mitarbeiter einmalig über den CRM Import (CRM →Stammdaten → Schnittstellen → Import → Punkt "10 Lohn") übernommen werden.
Hinweis
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Weitere Informationen zu "Personen importieren" oder zum Import aus der BMD 5.5. Lohnverrechnung, finden Sie unter Mitarbeiterimport. |
pi Synchronisation
Wenn die Lohnverrechnung 5.5. in Einsatz ist, kann nach der Übernahme der Mitarbeiter die Synchronisation BMD 5.5 LOHN -> BMD NTCS gestartet werden.
Hier werden Abrechnungen, Nichtleistungszeiten, Kostenverteilungen, Nichtleistungszeiten (auch relevant für die Zeiterfassung!), Lohnarten und abrechnungsrelevante Stammdaten (z. B. Wochenstunden) übernommen.
Danach können im Mitarbeiterstamm Lohnkonten, NLZ Karteiblätter der einzelnen Mitarbeiter aufgerufen werden.
Parametereinstellungen
Parametereinstellungen sind Einstellungen, mit denen der Ablauf eines Programms beeinflusst werden kann. Mithilfe der Parameter kann beispielsweise festegelegt werden, dass:
→ im Mitarbeiterstamm unter dem Reiter "Historie" nur bestimmte Kennzeichen aus der Lohnverrechnung angezeigt werden.
→ unter dem Bewerberstamm, nach Erstellung eines Standardbriefs (Zu- oder Absage eines Bewerbers), der Bewerberstatus automatisch abgefragt wird.
→ automatisch die korrekte Archivnummer beim Archivieren von Bewerber,- oder Mitarbeiterdokumente vorgeschlagen wird.
Detaillierte Informationen zu den Parametereinstellungen, finden Sie unter Allgemeine PI Parameter.
Auswertungen
Folgende Auswertungen stehen im Personalinformationssystem zur Verfügung:
Individuelle Auswertungen können über den Auswertungsdesigner erstellt werden. Um Standardauswertungen einzulesen, kann unter PI → Auswertungen → Auswertungsdesigner → Funktionen (Fenstermenü) → Import/Export → der Punkt "Standardauswertungen importieren" gewählt werden.  | |
Standardberichte (z. B. Dienstverträge, Dienstzettel) werden über den PI Import eingespielt. | |
Um nach Qualifikationen oder Ausbildungen zu filtern. | |
Reports | Zu jedem Listprogramm (Mitarbeiterstamm, Bewerberstamm, Ausbildungen etc.) kann im Fenstermenü unter Ausdruck → Bildschirmliste eine Auswertung (Report) gestartet werden. Beispiel Mitarbeiterstamm:  |