Bewerberverwaltung

Dieses Hilfethema erklärt, welche Schritte notwendig sind, um die PI Bewerberverwaltung in Betrieb zu nehmen. Weiters wird der Ablauf der Bewerberverwaltung dargestellt und auch Auswertungsmöglichkeiten werden thematisiert.

Das Bewerbermanagement umfasst eine detaillierte Dokumentation und Protokollierung aller Abläufe des Bewerbungsprozesses.

Neben den gängigen Stammdaten, wie z. B. Bewerbungsdatum, Bewerbungsstatus, frühestmöglicher Eintritt und Wunschgehalt, können auch Ausbildungen, beruflicher Werdegang und Qualifkationen (z. B. Fremdsprachenkenntnisse, Berufserfahrung, etc.) von Bewerbern hinterlegt werden. Diese hinterlegten Informationen werden dem Anforderungsprofil des Jobs gegenübergestellt und bewertet. 

Die Archivierung der Bewerbungsdokumente am Personalakt und der automatisierte Schriftverkehr via Standardbrief (z. B. Absageschreiben per E-Mail) sowie zahlreiche Auswertungen (Skillfinder, Auswertungsdesigner, Inserate etc.) erleichtern zusätzlich die tägliche Arbeit im Recruiting.

Der Bewerbungsworkflow unterstützt die Abhandlung des gesamten Recruitingsprozesses zusätzlich mit vielen Funktionalitäten. Führungkräfte und HR-Mitarbeiter/innen können einfach via Ratingsystem Ihre Einschätzung zu Bewerbungen abgeben oder sich im Chat zu Bewerbungen unterhalten.

Bevor mit der PI Bewerberverwaltung gestartet wird, muss der Nummernkreis für die Personenart "Bewerber" überprüft bzw. definiert werden. Im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → Nummernkreise kann dieser kontrolliert werden.

Für die Personenart "Bewerber" muss ein von der Personenart "Mitarbeiter" abweichender Nummernkreis gewählt werden. Das bedeutet, die Mitarbeiter- bzw. Bewerbernummern dürfen sich nicht überschneiden.

Empfehlenswert ist es, zusätzlich das Feld "Ermittlungsart" auf "Sequentiell" zu setzen. Diese Einstellung wirkt sich im Feld "Personennummer" aus, wenn Sie die automatische Ermittlung (F8) verwenden:

Weiters kann die Einstellung "Automat.Nummerierung" optional aktiviert werden. Dieses Feld befindet sich nicht in der BMD Standardfeldauswahl und muss manuell eingeblendet werden. Bei der Einstellung "Ja" wird die nächste freie Nummer bei der Neuanlage automatisch, ohne Drücken der F8-Taste, vorgeschlagen.

Um in der Bewerberverwaltung auf Bewerbungsstatus, Standardbriefe, Anreden etc. zugreifen zu können, werden diese zu Beginn importiert. Im Paket PI unter Stammdaten → Schnittstellen → Import PI-Standards werden die gewünschten Stammdaten ausgewählt, mit der Schaltfläche "Ok" wird der Import gestartet.

Hinweis 

Bei den PI Standards handelt es sich um Beispiele, die natürlich jederzeit erweitert und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Wenn Sie die Bewerberverwaltung in Verbindung mit dem PI Talent Management nutzen möchten, dann können Sie an dieser Stelle auch sofort die Qualifikationen mitimportieren. Gleiches gilt für den Import der BMD Standardworkflows.

BMD bietet einen Katalog an Standardauswertungen für die Bewerberverwaltung. Die Standardauswertungen können in einem ersten Schritt importiert und anschließend bei Bedarf dupliziert und an die eigenen individuellen Anforderungen angepasst werden. Im Paket PI kann der Import gestartet werden und zwar unter Auswertungen → Auswertungsdesigner unter Funktionen → Import/Export → Standardauswertungen.

Hinweis 

Wenn Sie Unterstützung bei der Anlage oder Bearbeitung von PI Auswertungen benötigen, steht Ihnen ein PI Trainer im Rahmen eines kostenpflichtigen Fernwartungstermins zur Verfügung.

Um Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Motivationsschreiben, Zeugnisse etc. auf dem Bewerber archivieren zu können, muss zunächst der Personalakt eingerichtet werden. Eine Anleitung dazu finden Sie in folgendem Hilfethema:

Wenn Sie die BMD Onlinebewerbung verwenden, kann der Bewerber ein Foto hochladen, das anschließend in der BMD Software angezeigt wird. Generell kann auch jederzeit im Nachhinein seitens der HR-Abteilung in der Bewerberverwaltung ein Foto hochgeladen und angezeigt werden. Voraussetzung ist, dass im Paket CRM unter DMS → Pfade unter der Combobox "Mitarbeiterfotos" ein Pfad hinterlegt wird. Hier werden alle Mitarbeiter- und Bewerberfotos abgelegt.

Die einzelnen Schritte des Bewerbungsprozesses werden anhand des Bewerbungsstatus übersichtlich dargestellt. Dabei muss nicht bei jeder Bewerbung jeder Bewerbungsstatus der Reihe nach durchlaufen werden, sondern es können auch Status ausgelassen oder erneut verwendet werden. Wichtig ist, dass jede Bewerbung zum Ende des Bewerbungsprozesses einen Status des Typs "Evidenz", "Absage" oder "Zusage" erhält. Bei diesen drei Statustypen handelt es sich um die sogenannten finalen Typen.

Nach dem Import der PI Standards finden Sie im Paket PI unter Stammdaten → Bewerbungsstatus einen Vorschlag, den Sie bei Bedarf abändern können.

Bezeichnung	Bezeichnung des Bewerbungsstatus
Matchcode	Kürzel zur leichteren Suche des Bewerbungsstatus
Statustyp	Es gibt fünf fixe Statustypen, die die Statusbezeichnungen untergliedern:   Eingelangt Wird für den Initialstatus verwendet, also den ersten, der auf der Bewerbung gespeichert werden soll, z. B. "Eingelangt". In Bearbeitung Darunter fallen alle Statusbezeichnungen, die Prozessschritte im aktiven Bewerbungsprozess beschreiben, z. B. "Eingeladen zum 1. Hearing". Zusage Fällt unter die finalen Statusbezeichnungen, welche den Abschluss der Bewerbung beschreiben, z. B. "Übernahme in DV". Absage Fällt unter die finalen Statusbezeichnungen, welche den Abschluss der Bewerbung beschreiben, z. B. "Absage - keine freie Stelle". Hinweis: Beim Setzen eines Bewerbungsstatus dieses Typs wird für die betroffene Person ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle vorgenommen, vorausgesetzt der dazugehörige PI-Parameter für die Datenschutzkontrolle steht auf "Ja" und es gibt keine weiteren offenen Bewerbungen. In Evidenz Fällt unter die finalen Statusbezeichnungen, welche den Abschluss der Bewerbung beschreiben, z. B. "Evidenz Absage". Hinweis: Beim Setzen eines Bewerbungsstatus dieses Typs wird für die betroffene Person ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle vorgenommen, vorausgesetzt der dazugehörige PI Parameter für die Datenschutzkontrolle steht auf "Ja" und es gibt keine weiteren offenen Bewerbungen.
Farbcode	Möglichkeit, einen Farbcode zu hinterlegen, welcher den Status farblich kennzeichnet.

 

Achtung! 

Das Bearbeiten oder Löschen der importierten Bewerbungsstatus ist grundsätzlich freigegeben. Achten Sie aber darauf, dass eine Bearbeitung, z. B. der Bezeichnung, nur dann Sinn macht, wenn der jeweilige Bewerbungsstatus noch bei keiner Bewerbung hinterlegt worden ist. Ändern Sie keinesfalls den Statustyp eines Bewerbungsstatus, welcher bereits verwendet worden ist! Wenn Sie einen nicht verwendeten Bewerbungsstatus löschen möchten, dann kontrollieren Sie, ob der zu löschende Status noch in einem Bewerbungsworkflow im Zuge einer Hintergrundfunktion verwendet wird. Um bereits verwendete, ähnliche Bewerbungsstatus zusammenzuführen, kann das PI Hilfsprogramm  Bewerbungsstatus umstellen verwendet werden. Wenn Sie sich bei Ihrem Vorhaben nicht sicher sind, wenden Sie sich bitte an den PI Support.

Qualifikationen in der Bewerberverwaltung dienen als Darstellungswerkzeug für Fähigkeiten und Kenntnisse von Bewerbern. Sie können ebenfalls als Anforderungskriterien für Stellen und Jobs verwendet werden. Diese können in weiterer Folge mit dem Bewerber verglichen und ausgewertet werden.

Aufgrund der Komplexität der Verwendung der Qualifikationen in der Bewerberverwaltung wird in diesem Hilfethema auf die Anlage von Stellen mit Qualifikationen verzichtet.

Detaillierte Informationen zum Talent Management im Recruiting finden Sie in folgendem Hilfethema: 

Standardthema | Verwendung und Auswertung von Qualifikationen im Bewerbermanagement

Detaillierte Informationen zu den Qualifikationen finden Sie in folgendem Hilfethema: 

Standardthema | Aufbau und Verwendung von Qualifikationen

In der Stellenverwaltung können die Positionen bzw. Rollen eines Unternehmens dargestellt werden. Zu den angelegten Stellen werden im Bewerbermanagement dann Jobs angelegt, es entsteht sozusagen eine Verknüpfung zwischen Stelle und Job. Dadurch kann beispielsweise das Sollanforderungsprofil, das bereits auf der Stelle definiert worden ist, auch im Bewerbermanagement jobseitig zu Auswertungszwecken verwendet werden.

 Details zur Anlage von Stellen finden Sie hier.

Hinweis 

Die Verwendung von Stellen ist im Bewerbermanagement nicht zwingend notwendig. Jobs können auch ohne die Verknüpfung zu Stellen angelegt werden. Daher wird in diesem Hilfethema auf die Anlage von Jobs mit Stellen verzichtet.

Detaillierte Informationen zur Stellenverwaltung finden Sie in folgendem Hilfethema: 

Standardthema | Grundorganisation und Aufbau der Stellenverwaltung, Auswertungen und Funktionen

Die Jobs verfügen über folgende Felder:

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Ist die Inserats-Verwaltung im Einsatz, so können nach der Neuanlage eines Jobs die dazugehörigen Inserate erstellt werden. Die Funktion "Inserate erfassen/zuordnen" kann via Burger-Menü eingeblendet werden. Anschließend befindet sie sich im Fenstermenü unter Funktionen → Detail → Inserat → Inserate erfassen/zuordnen:

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Inserats-Erfassung.

Für angelegte Jobs kann auch ein Jobstammblatt ausgedruckt werden, das die wichtigsten Informationen des Jobs beinhaltet. Die Funktion befindet sich im Fenstermenü "Ausdruck" bzw. im Kontextmenü der rechten Maustaste.

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Jobstammblatt.

Bewerbungen werden im Paket PI unter Bewerber → Jobs angelegt und verwaltet.

Im Fenster "Jobs" wird der Job markiert, zu dem eine neue Bewerbung angelegt werden soll. Anschließend erfolgt im Bereich der "Bewerbungen" die Neuanlage mit F5. Diese kann auch im Kontextmenü der rechten Maustaste gestartet werden.

Die neue Bewerbung öffnet sich im Bearbeitungsmodus. Je nach Parametereinstellung werden die Firma und die Bewerbernummer entweder bereits automatisch vorgeschlagen oder die beiden Felder müssen noch manuell erfasst werden. Nach der Bestätigung mit ENTER können die Personenstammdaten sowie Bewerbungsdaten erfasst werden.

Eine Beschreibung aller aktiven Felder der Bewerbung finden Sie unter Feldbeschreibung Bewerbungen.

Im Zuge der Neuanlage können die Daten der Reiter "Qualifikationen", "Personalakt", "Kontaktjournal" und "Zusätzliche Bewerbungen" eingesehen und bearbeitet werden. So ist es bei Neuanlage einer Bewerbung beispielsweise möglich, sofort die Bewerbungsdokumente zu archivieren.

Die Neuanlage wird mit der Funktion "Speichern und Schließen" beendet. Anschließend kann die Person bei Bedarf noch weiteren Jobs zugeordnet werden.

In der Bearbeitungsmaske der Bewerbung stehen auch historische Felder wie z. B. die "Abteilung", das "Wochenmodell" oder die "Kostenstelle" zur Verfügung. Wird eine Bewerbung neu angelegt und werden in diesem Zuge historische Felder befüllt, so wird kein Gültig-ab-Datum abgefragt und der historische Datensatz wird im Hintergrund automatisch erzeugt. Wird eine Bewerbung nachträglich bearbeitet, so wird beim Ändern von historischen Feldern nach einem Gültig-ab-Datum gefragt. Der historische Datensatz wird dann mit dem eingegebenen Datum erzeugt. Bei der Umstellung vom Bewerber zum Mitarbeiter werden die historischen Felder automatisch auf den neuen Mitarbeiter übernommen.

Die Funktion "Historische Bewerberdaten" kann in der Bearbeitungsmaske der Bewerbung unter den "Extras" aufgerufen werden. Ist diese nicht sichtbar, so kann sie via Burger-Menü eingeblendet werden. Wird die Bewerbung mit der Funktion "Ansehen" (F2) geöffnet und dann die Funktion "Historische Bewerberdaten" aufgerufen, dann stehen in diesem Fenster Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.

Wird die Bewerbung mit der Funktion "Bearbeiten" geöffnet und dann die Funktion "Historische Bewerberdaten" aufgerufen, dann steht in diesem Fenster nur das Ansehen zur Verfügung, da eine doppelte Bearbeitung nicht möglich ist.

Die Funktion "Historische Bewerberdaten" kann auch im Fenster "Jobs" im Bereich "Bewerbungen" unter den "Extras" gestartet werden.

Ist ein Bewerber für mehrere Jobs interessant, so kann dieser nach der Neuanlage noch weiteren Jobs zugeordnet werden.

Im Bereich der "Jobs" kann die Funktion "Bewerber zuordnen" auf dem gewünschten Job stehend aus dem Fenstermenü oder aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste gestartet werden:

Links werden alle verfügbaren Bewerber angezeigt. Personen ohne Jobzuordnung sind aufgrund des Icons  einfach zu erkennen.

Zusätzlich kann via Combobox bei Bedarf auf die Personen ohne Jobzuordnung gefiltert werden.

Mit den gelben Pfeilen werden ein oder mehrere Bewerber nach rechts zu den bestehenden Bewerbungen zugeordnet.

Im Bereich "Bewerbungen" kann die Funktion "Bewerber hinzufügen" aus dem Fenstermenü oder aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste gestartet werden:

Es werden alle verfügbaren Bewerber angezeigt. Personen ohne Jobzuordnung sind aufgrund des Icons  einfach zu erkennen. Mittels Combobox kann wiederum auf die Personen ohne Jobzuordnung gefiltert werden. Mit der Funktion "Übernehmen" wird die selektierte Person in die Bearbeitungsmaske der Bewerbung übernommen.

Die Personenstammdaten werden bereits vorgeschlagen, diese können bei Bedarf aktualisiert werden. Die jobspezifischen Bewerbungsfelder sind noch leer und können nun befüllt werden.

Die Neuanlage wird mit der Funktion "Speichern und Schließen" beendet.

Die Funktionen "Bewerber zuordnen" und "Bewerber hinzufügen" arbeiten im Wesentlichen gleich, sie unterscheiden sich aber vor allem durch die Möglichkeit der Stammdatenanpassung im Zuge der Zuordnung.

Die Funktion "In anderen Job übernehmen" kann zum Zweck des Kopierens oder Verschiebens verwendet werden.

Im Bereich "Bewerbungen" steht die Funktion "In anderen Job übernehmen" im Fenstermenü unter Funktionen → Bewerbung oder im dem Kontextmenü der rechten Maustaste zur Verfügung:

Beim Aufruf der Funktion öffnet sich ein Dialog:

Das Feld "Bewerber" kann nicht bearbeitet werden. Hier wird die Anzahl der Personen angezeigt, für die diese Funktion ausgeführt wird. Im Feld "Job" wird mittels F4 der Suchdialog für die Jobs gestartet. Hier ist der Job auszuwählen, auf welchen die Person(en) übernommen werden soll(en). Die Checkbox "Verschieben" entscheidet, ob die Person(en) kopiert oder verschoben werden soll(en).

Um einen Bewerber in einen weiteren Job zu kopieren, wird in der Checkbox "Verschieben" kein Häkchen gesetzt. Somit wird eine neue Bewerbung mit den bestehenden Personenstammdaten angelegt, die Bewerbungsdaten werden nicht mitkopiert.

Der "Bewerbungsstatus" wird mit folgendem PI Parameter initialisiert:

Das "Bewerbungdatum" wird folgendem PI Parameter entnommen:

Um einen Bewerber in einen anderen Job zu verschieben, wird in der Checkbox "Verschieben" ein Häkchen gesetzt. Somit wird die Bewerbung mit allen bestehenden Personenstammdaten und Bewerbungsdaten übernommen. Die ursprüngliche Bewerbung wird gelöscht.

Hinweis 

Nachdem die ursprüngliche Bewerbung beim Verschieben gelöscht worden ist, wird auch ein bestehender Bewerbungsworkflow gelöscht.

Hinweis 

Das Verschieben von Bewerbungen ist nur zulässig, solange diese einen Bewerbungsstatus des Typs "Eingelangt", "In Bearbeitung" oder "Evidenz" hinterlegt haben. Bei finalen Bewerbungsstatustypen erscheint ein Hinweis:

Die Funktion "In anderen Job übernehmen" wird ebenfalls gestartet, wenn eine oder mehrere Bewerbung(en) per Drag & Drop auf einen anderen Job gezogen wird/werden. Es öffnet sich wiederum der Dialog für die Übernahme:

Im Feld "Bewerber" ist nun ersichtlich, dass 2 Personen verschoben werden, der Job wird in diesem Fall bereits vorgeschlagen:

Hinweis 

Mehrere Bewerbungen können mit gedrückter STRG-Taste markiert werden.

Bewerbungen inkl. aller Personenstammdaten und Dokumente können in der PI Bewerberverwaltung automatisiert angelegt werden. Dazu gibt es unterschiedliche Schnittstellen. Je nach Anwendungsfall können eine oder mehrere Schnittstellen in Verwendung sein.

Wird die BMD Onlinebewerbung verwendet, so landen Bewerber nach dem Absenden der Onlinebewerbung direkt in der BMD Software im Paket PI unter Bewerber → Onlinebewerbung. Dort können sie nach einer Prüfung der Stammdaten mit der Funktion "Bewerber ins Echtsystem übernehmen" in das Fenster "Jobs" zur weiteren Bearbeitung bzw. Auswertung übernommen werden.

Detaillierte Informationen zur Onlinebewerbung finden Sie in folgendem Hilfethema:BMD Onlinebewerbung

Standardthema | Einstellungen und Abläufe in der Onlinebewerbung

Wird die Onlinebewerbungsmaske (Webinterface) nicht von BMD genutzt, sondern ist ein eigenes Webinterface im Einsatz, so können die Bewerbungen über die XML-Importschnittstelle importiert werden. Der XML-Import für die Onlinebewerbung ist stapelfähig und somit können Bewerbungen in einem regelmäßigen Intervall automatisch in das Fenster "Onlinebewerbung" eingelesen werden. Dort können sie nach einer Prüfung der Stammdaten mit der Funktion "Bewerber ins Echtsystem übernehmen" in das Fenster "Jobs" zur weiteren Bearbeitung bzw. Auswertung übernommen werden.

Nähere Informationen zum XML-Import der Onlinebewerbung erhalten Sie im Hilfedokument BMD Onlinebewerbung.

Eine weitere Möglichkeit, um die Daten von Bewerbern in das BMD System zu übertragen, ist die Verwendung der CVlizer-Schnittstelle. Damit besteht die Möglichkeit, Bewerbungsdokumente wie einen Lebenslauf oder eine Bewerbungs-E-Mail durch die Parsingsoftware "CVlizer" der Firma JoinVision zu übermitteln. Als Ergebnis werden die aus dem Dokument extrahierten Daten und das Bewerbungsfoto für die Neuanlage einer Onlinebewerbung übernommen.

Konkret wird die Bewerbungs-E-Mail oder der Lebenslauf per Drag & Drop in die Liste der Onlinebewerbungen gezogen, der Anwender gibt den gewünschten Job an, anschließend startet der Parsingvorgang automatisch. Nach dem Parsingvorgang kann der soeben angelegte Onlinebewerber mit der Funktion "Bewerber ins Echtsystem übernehmen" in das Fenster "Jobs" zur weiteren Bearbeitung bzw. Auswertung übernommen werden.

Details zur CVlizer Schnittstelle erhalten Sie hier.

Bewerbungen werden im Paket PI unter Bewerber → Jobs → Bereich "Bewerbungen" bearbeitet.

Der Bereich "Bewerbungen" verfügt über folgende Felder:

Feldauswahl Bewerbungen

Seitenanfang 

Mit dem Ratingsystem können Führungskräfte sowie Mitarbeitende aus dem HR Bewerbungen bewerten und anschließend die Bewerbungen nach der Bewertung sortieren.

Achtung! 

Gibt es bereits abgegebene Bewertungen zu einer Bewertungsvorlage, so kann die Vorlage nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Für den Fall, dass man nachträglich die Einstellung bez. der Anzahl der Sterne oder des Kommentars ändern möchte und es sich um ältere nicht mehr benötigte Test-Bewertungen handelt, gibt es die Funktion "Alle Bewertungen löschen". SInd alle Bewertungen zu einer Vorlage gelöscht worden, so kann die Vorlage wieder bearbeitet werden. Wenn Sie sich in der Verwendung dieser Funktion nicht sicher sind, dann wenden Sie sich bitte an den BMD PI Support.

 

Um eine Bewerbung zu bewerten, wird die Funktion "Bewertung abgeben" entweder aus den Funktionen im Fenstermenü, aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste oder mit Doppelklick in die Spalte "Eigene Bewertung" gestartet:

Anschließend öffnet sich das Fenster "Bewertungen", in welchem die gewünschte Anzahl an Sternen vergeben werden kann. Je nach Einstellung in den Bewertungsvorlagen kann optional oder verpflichtend ein Kommentar abgegeben werden:

Die abgegebene Bewertung wird nun im Feld "Eigene Bewertung" angezeigt. Im Feld "Bewertung" wird automatisch der neue Durchschnittswert berechnet und angezeigt.

Die Funktion "Alle Bewertungen ansehen" gibt einen Überblick über alle abgegebenen Bewertungen:

Hier wird die abgegebene Bewertung inkl. Kommentar je User-ID aufgelistet:

Die Funktion "Übersicht" startet ein Diagramm zu allen abgegebenen Bewertungen:

In diesem Beispiel ist ersichtlich, dass ein User mit 4 Sternen bewertet hat und 2 User 5 Sterne abgegeben haben. Über dem Diagramm wird die Durchschnittsbewertung und auch die eigene Bewertung angezeigt:

Eine einfache Form dieser Übersicht wird auch mittels Mouseover auf dem Feld "Bewertung" angezeigt:

Tipp: Die Liste der Bewerbungen kann in der Feldauswahl am Reiter "Sortierung" nach der besten Bewertung sortiert werden:

Berechtigungen 

Für das Abgeben der Bewertung, das Ansehen der Bewertungen, die Übersicht sowie die Bewertungsvorlagen gibt es in der Berechtigungsverwaltung eigene Berechtigungen, die individuell vergeben werden können:

Achtung! 

Da das Ratingsystem nicht nur im PI Bewerbermanagement, sondern auch in anderen Teilbereichen des PI (Ausbildungsverwaltung) und in anderen Paketen implementiert ist, muss bei der Berechtigungsvergabe auch auf angrenzende Bereiche geachtet werden.