UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.

A_TREE1.bmp Personalinformationssystem → Stammdaten → Einstellungen → Berechtigungen für Personalinformation
A_TREE1.bmp TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungen für Personalinformation
 
Berechtigungen für Personalinformation ermöglichen eine automatische Erzeugung von Datenbesitzerrechten und die Steuerung der Zugriffsrechte auf einzelne Jobs und stellen somit eine Ergänzung zum "normalen" Berechtigungssystem dar. Am Job selbst können Einstellungen vorgenommen werden, z. B. die Hinterlegung einer Ansprechperson, welche automatisiert zur Datenbesitzergruppe des Jobs hinzugefügt wird.

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Fensterbereiche 

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

 Firma/Firmengruppe
Geben Sie jene Firmengruppe an, für die Sie die Berechtigungen für Personalinformation einstellen bzw. verwalten möchten. 
 

Funktionen

In diesem Bereich finden Sie alle Programmfunktionen, für die Berechtigungen für Personalinformation eingestellt werden können.

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Bitte beachten Sie die weiteren Informationen im Kapitel "Hintergrundfunktionen", insbesondere die Informationen zu den auswählbaren Funktionen.

Berechtigungen für Personalinformation

Für alle hier gelisteten PI Daten sind Berechtigungen für Personalinformation vorhanden. Die Berechtigungen werden immer in Bezug auf die jeweils selektierte Programmfunktion angezeigt.

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Bitte beachten Sie die weiteren Informationen im Kapitel "Hintergrundinformationen".

Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Jobnummer  Jobnummer, für welche die Berechtigungen erzeugt wurden.
Beschreibung Bezeichnung des Jobs
Datenbesitzergruppe  Gruppen-ID der Datenbesitzergruppe, die für diese Berechtigung für Projektdaten verwendet wird.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 
A_COPY.bmp Duplizieren auf Jobs
Die Funktion "Duplizieren auf Jobs" ermöglicht das Duplizieren der Berechtigungen von einem auf mehrere Jobs. Wählen Sie über das Fenster "Jobs zuordnen" jene Jobs aus, auf welche die Berechtigungen dupliziert werden sollen. Für die gewählten Jobs werden dann die Berechtigungen mit derselben Datenbesitzergruppe erstellt.

Hinweis 
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Berechtigungen können nur auf jene Jobs dupliziert werden, die noch keine Berechtigung haben.
A_MITARBEITER.bmp Berechtigungen aus Jobs erzeugenDie Funktion "Berechtigungen aus Jobs erzeugen" erzeugt auf Basis diverser Hinterlegungen am Job (z. B. Ansprechpartner, Kontaktperson, Berechtigte Mitarbeiter etc.) automatisiert Berechtigungen.
A_SOLL_IST_MITARB.bmp Mitarbeiter in Datenbesitzergruppe ändernÜber die Funktion "Mitarbeiter in Datenbesitzergruppe ändern" kann über das Fenster "Mitarbeiter auswählen" die Zuordnung von Mitarbeitern in der ausgewählten Datenbesitzergruppe geändert werden.
A_VORLAGEN.bmp Vorlage speichern
Über die Funktion Vorlage speichern kann die Vorlage für die Erzeugung der Berechtigungen aus den Jobs gespeichert werden. Die Einstellungen werden dann bei der nächsten Erzeugung bereits vorgeschlagen.

Setzen Sie dazu die gewünschten Einstellungen und bestätigen Sie diese mit "Übernehmen".
Funktionen
 
Bitte beachten Sie die weiteren Informationen im Kapitel Hintergrundinformationen, insbesondere die Informationen zu den auswählbaren Funktionen.

Benutzer und Gruppen

In diesem Bereich sehen Sie die Benutzer, die für die selektierten PI Daten bei der ausgewählten Funktion (z. B. Jobs ansehen) berechtigt sind.

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Bitte beachten Sie die weiteren Informationen im Kapitel "Hintergrundinformationen".

Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Firma Firmennummer der Firma, unter der die Person angelegt ist
Personennummer 
Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet. 

Hinweis
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Eine nachträgliche Änderung der Personennummer ist nur mit Hilfe der entsprechenden Hilfsprogramme möglich. Sie finden diese im Paket CRM unter Stammdaten → Hilfsprogramme. Bitte beachten Sie vor dem Ausführen einer Umstellung unbedingt die Hilfe zum Fenster im Umstellprogramm!
Vorname Erfassen Sie den Vornamen der Person.
Nachname 
Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.
Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis 
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Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).
Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!
Dieser Kurzname wird vor allem für Ausdrucke verwendet, wenn nicht der gesamte Name Platz hat, sondern nur ein Kurzname verwendet werden kann. Meist werden in dieses Feld nur die Anfangsbuchstaben oder die Initialen des Namens eingetragen.
 
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
  • Kurzname - generell: Der Kurzname kann als Darstellungsoption in Auswertungen verwendet werden.
  • Kurzname - Mitarbeiter: Der Kurzname wird in der Spalte "Mitarbeiter" in der Rechnungsbearbeitung verwendet.
Besonderheiten dieses Feldes im CRM
  • Dieses Feld ist für die automatische Generierung von Projektnamen relevant. Nähere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter Projektarten.
Benutzer-ID des NTCS Benutzers dieses Mitarbeiters.

Wenn ein Mitarbeiter aktiv im Programm arbeitet, benötigt er eine Benutzer-ID. Nicht wenn er dort nur von anderen Benutzern verwaltet wird. Details zur User-ID lesen Sie unter Benutzer.

Mittels Funktion_F4.png- F4 wählen Sie aus der bestehenden Liste der Benutzer aus. Über Funktion_F8.png - F8 gelangen Sie in die Neuanlagenmaske für einen NTCS Benutzer.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Die Hinterlegung der User-ID sorgt dafür, dass der richtige Mitarbeiter in allen dafür vorgesehenen Einstiegsfeldern in der LEA vorgeschlagen wird, aber auch dafür, dass die Leistungen diverser Leistungsimportprogramme dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM
Die Hinterlegung der User-ID sorgt dafür, dass der richtige Mitarbeiter in allen dafür vorgesehenen Einstiegsfeldern CRM vorgeschlagen wird (z. B. in den verschiedenen Ansichten der Termine, Aufgaben, u.v.a.m.). Sobald mit Berechtigungen für Mitarbeiterdaten gearbeitet wird, brauchen Mitarbeiter, deren Daten geschützt werden sollen, ebenfalls eine Benutzer-ID.

Hinweis
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Bei einer Änderung der User-ID am Mitarbeiter erhalten Sie unter Umständen folgende Meldung: "Die E-Mail-Adresse ist für die CRM-Synchronisierung nicht korrekt."

Ursache: Wenn die Synchronisierung aktiviert ist und der Zugangsdatenmodus (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem → "Synchronisation aktivieren" und "Zugangsdatenmodus") auf "Zugriff mit Administrator" oder "Zugriff mit DNC" eingestellt ist, wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit jener der am Mitarbeiter hinterlegten User-ID im Exchange zusammenpasst. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsprüfung, um ein Synchronisieren mit falschen Daten zu verhindern. Bei anderen Einstellungen im Zugangsdatenmodus erfolgt in dieser Hinsicht keine Prüfung der E-Mail-Adresse.

Für die anderen Programmpakete hat die Hinterlegung einer User-ID eine ähnliche Bedeutung. Ebenso kann damit in allen Paketen nachvollzogen werden, welcher Benutzer und damit welcher Mitarbeiter Datensätze erstellt und geändert hat.

Hintergrundinformationen

Berechtigungen für Personalinformation können manuell oder automatisiert angelegt werden.

Manuelle Erfassung der Berechtigungen für Personalinformation

Wenn Sie Berechtigungen für Personalinformation manuell erfassen, benötigen Sie zuerst entsprechende Datenbesitzergruppen, denen auch jene Benutzer zugeordnet werden müssen, die berechtigt sein sollen. Diesen Schritt können Sie unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Datenbesitzergruppen durchführen.

Markieren Sie anschließend im Fenster "Berechtigungen für Personalinformation" im Bereich Funktionen die gewünschte Funktion, für die Sie Berechtigungen anlegen möchten (z. B. Jobs ansehen). Im Bereich Berechtigungen für Personalinformation können Sie im Anschluss mit der Funktion "Neu (F5)" eine neue Berechtigung anlegen. Wählen Sie dabei jene PI Daten, deren Daten Sie schützen möchten (z. B. den jeweiligen Job), sowie die Datenbesitzergruppe mit den berechtigten Benutzern bzw. die Benutzergruppen aus.

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Automatische Erzeugung der Berechtigungen für Personalinformation aus Job

Sie können die Berechtigungen für Personalinformation automatisiert über die Jobs erzeugen, sofern die dazu notwendigen Felder am Job entsprechend gewartet sind. Sie finden die Funktion unter Funktionen → Berechtigungen aus Jobs erzeugen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die gewünschten Einstellungen selektiert werden können.

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Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung zu den Einstellungsmöglichkeiten:

Ansprechpartner 
  • Ja - Der Mitarbeiter, der im Feld "Ansprechpartner" am Job hinterlegt ist, soll der Datenbesitzergruppe für die Berechtigungen für Personalinformation hinzugefügt werden.

  • Nein - Keine Berücksichtigung des Ansprechpartners.
Kontaktperson
  • Ja - Die Kontaktperson, die im Feld "Kontaktperson" am Job hinterlegt ist, soll der Datenbesitzergruppe für die Berechtigungen für Personalinformation hinzugefügt werden.

  • Nein - Keine Berücksichtigung der Kontaktperson.
Berechtigte Mitarbeiter
  • Ja - Mitarbeiter, die im Feld "Berechtigte Mitarbeiter" am Job hinterlegt sind, sollen der Datenbesitzergruppe für die Berechtigungen für Personalinformation hinzugefügt werden.

  • Nein - Keine Berücksichtigung der berechtigten Personen.
Weitere Mitarbeiter
  • Ja - Über die Mitarbeiter-Zuordnungsmaske können beliebige weitere Mitarbeiter als berechtigte Mitarbeiter zugeordnet werden.

  • Nein - Keine Berücksichtigung der weiteren Mitarbeiter.
Erstellungsart
  • Alle Berechtigungen löschen und neu erzeugen:

    1) Es werden alle bestehenden PI Berechtigungen, die für diese Funktion (Jobs ansehen) erzeugt worden sind, gelöscht. Manuell erstelle PI Berechtigungen bleiben unverändert erhalten.

    2) Es werden alle automatisch erzeugten Datenbesitzergruppen für die selektierte Funktion (Jobs ansehen) gelöscht, sofern diese nicht manuell bearbeitet worden sind.

    3) Es werden alle PI Berechtigungen für die selektierte Funktion (Jobs ansehen) entsprechend den am Job hinterlegten Einstellungen neu erzeugt. Datenbesitzergruppen werden automatisch angelegt und den entsprechenden Benutzern zugeordnet.

  • Nur ohne Berechtigung erzeugen:

    1) Bestehende PI Berechtigungen für die selektierte Funktion (Jobs ansehen) bleiben erhalten.

    2) Es werden alle fehlenden PI Berechtigungen für die selektierte Funktion (Jobs ansehen) entsprechend den am Job hinterlegten Einstellungen neu erzeugt. Datenbesitzergruppen werden automatisch angelegt und den entsprechenden Benutzern zugeordnet.

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