Was ist neu im Bewerbermanagement
Überblick
Im Zuge der Weiterentwicklung des BMD Personalinformationssystems wurde in den vergangenen Monaten ein starker Fokus auf das Bewerbermanagement gelegt.
Mitarbeiter sind das größte Kapital im HR. Somit ist es wichtig, dass der Prozess von der Suche der Bewerber/innen über die Auswahl bis hin zum Onboarding der Mitarbeiter/innen einfach und schnell abgewickelt werden kann. Damit Sie die BMD Software auch zukünftig effektiv im Recruiting unterstützen kann, wurden im PI Bewerbermanagement ab der Version 2022.25.45 grundlegende Änderungen an der Programmlogik vorgenommen.
Im klassischen Bewerbermanagement war es notwendig, je nach Vorhaben in das Fenster "Bewerber" oder in das Fenster "Ausschreibungen" einzusteigen bzw. bei Bedarf das Fenster zu wechseln. Aufgrund der Trennung zwischen Bewerber und Bewerbung gab es den "Bewerberstatus" sowie den "Bewerbungsstatus", um nur zwei von vielen Beispielen zu nennen. Diese möglichen Diskrepanzen gehören nun der Vergangenheit an. Durch die Zusammenlegung von Bewerber und Bewerbung können nun auch einige zusätzliche Features angeboten werden. Bei Mehrfachbewerbungen kann beispielsweise im Falle einer Zusage für die weiteren offenen Bewerbungen automatisch ein Benachrichtigungsworkflow für die zuständigen Personen gestartet werden, ohne zusätzliche manuelle Schritte unternehmen zu müssen.
Lesen Sie in den folgenden Kapiteln, was sich an der Programmlogik geändert hat und welche neuen Funktionalitäten hinzugekommen sind.
Hinweis
 | Für die Aktivierung ist keine manuelle Umstellung erforderlich. Sobald die Programmversion 2022.25.45 eingespielt worden ist, steht das neue Bewerbermanagement zur Verfügung. |
Hinweis
| Dieses Hilfethema richtet sich an alle PI Kunden, die bisher das klassische Bewerbermanagement in Verwendung hatten. Für Neukunden empfehlen wir dieses Hilfethema: |
Neues Hauptfenster Jobs (vormals Ausschreibungen)
Ausschreibungen auf Jobs umbenannt
Die "Ausschreibungen" wurden auf Jobs umbenannt. Diese Änderung betrifft nicht nur den Menüpunkt, sondern auch sämtliche Funktionen und Feldauswahlen.
Beispiel
 | Der Menüpunkt im Funktionsbaum hieß im klassischen Bewerbermanagement Ausschreibungen:  Nun heißt der Menüpunkt Jobs:  |
Beispiel
| Im Fenster "Jobs" wurden die Bezeichnungen ebenfalls angepasst. Klassisches Bewerbermanagement:  Neues Bewerbermanagement:  |
Neue Standardfeldauswahl
Im Fenster "Jobs" steht sowohl für die Liste als auch für die Bearbeitungsmaske der Jobs und Bewerbungen sowie für die Einstiegsfelder eine neue Standardfeldauswahl zur Verfügung.
Wenn Sie eine individuelle Feldauswahl gespeichert haben und diese nicht ersetzen möchten, sondern die BMD Standardfelder nur hinzufügen möchten, dann verwenden Sie wie im nächsten Beispiel beschrieben die Funktion BMD Standardfelder hinzufügen.
Beispiel
| BMD Standardfelder zur Feldauswahl der Liste der Jobs hinzufügen Im Bereich "Jobs" wird das Kontextmenü der rechten Maustaste auf einer der Spaltenüberschriften stehend gestartet. Mit der Funktion "BMD Standardfelder hinzufügen" werden alle fehlenden BMD Standardfelder zur aktuellen Feldauswahl hinzugefügt:    Anschließend muss die Feldauswahl noch gespeichert werden. |
Wenn Sie bisher nicht mit der BMD Standardfeldauswahl gearbeitet haben, Ihre individuelle Feldauswahl aber ersetzen möchten, können Sie diese nun wie im folgenden Beispiel erklärt, neu laden.
Beispiel
| BMD Standardfeldauswahl für die Liste der Jobs laden Im Bereich "Jobs" wird das Kontextmenü mit der rechten Maustaste auf einer der Spaltenüberschriften stehend gestartet. Unter Feldauswahl → Laden → Laden kann der BMD Standard neu geladen werden:    Nun kann die neue Feldauswahl begutachtet und ggf. an die eigenen individuellen Anforderungen angepasst und wieder neu abgespeichert werden. |
Die Feldauswahl der Einstiegsfelder und der Liste im Bereich der Bewerbungen wird ebenfalls via rechte Maustaste neu geladen oder um die BMD Standardfelder ergänzt.
Damit auch die Bearbeitungsmaske um die BMD Standardfelder erweitert wird, muss jeweils einmal mittels der Funktion "Ansehen" in die Bearbeitungsmaske des Jobs und der Bewerbung eingestiegen und dort via rechte Maustaste → Feldauswahl die Funktion "BMD Standardfelder hinzufügen" verwendet werden.
Anschließend muss die Feldauswahl der Bearbeitungsmaske gespeichert werden.
Alternativ kann auch hier wieder mit der Funktion "Laden" die individuelle Feldauswahl durch den BMD Standard ersetzt werden.
Hinweis
| Die Feldauswahl, die bisher im Fenster "Bewerber" verwendet worden ist, wird nicht automatisch in das Fenster "Jobs" in die Liste der Bewerbungen übernommen, weil es für die Bewerbung eine eigene Feldauswahl gibt. Die Feldauswahl, die bisher im Fenster "Bewerber" verwendet worden ist, greift aber nun in der neuen Bewerberliste, die im Fenster "Jobs" unter den Extras geöffnet werden kann. Dort kann sie eingesehen werden, um sie ggf. für die Feldauswahl der Bewerbung manuell nachzubauen. |
Neues Einstiegsfeld "Bewerber"
Im Fenster "Jobs" gibt es nun im Bereich der Einstiegsfelder das Feld "Bewerber", welches ebenfalls in die BMD Standardfeldauswahl aufgenommen worden ist.
Mithilfe des Feldes "Bewerber" kann jobübergreifend nach Personen und deren Bewerbungen gefiltert werden. Es wird sowohl die Liste der Jobs als auch die Liste der Bewerbungen auf die gefilterte(n) Person(en) eingeschränkt. Dazu wird im Feld "Bewerber" mit F4 der Suchdialog für einzelne Personen und mit F8 der Zuordnungsdialog für mehrere Personen gestartet. Mit dem Übernehmen werden die Listen gefiltert.
Die Funktion Skillfinder öffnet den Skillfinder-Filter, um Personen mit bestimmten Kriterien vorzufiltern und dann in den Suchdialog zu übernehmen.
Um den Filter zurückzusetzen, muss einfach der Inhalt des Feldes "Bewerber" gelöscht und mit der Entertaste bestätigt werden.
Beispiel
| Der Bewerber "Leitl Albert" hat sich für mehrere Jobs beworben. Um schnell herauszufinden, für welche Jobs er sich beworben hat, wird im Fenster "Jobs" im Bereich der Einstiegsfelder im Feld "Bewerber" mit F4 nach Herrn Leitl gefiltert:  Im Suchdialog wird der Bewerber zuerst ausgewählt und dann übernommen:  Nun werden alle Jobs angezeigt, zu welchen es eine Bewerbung von Herrn Leitl gibt. Im Bereich der Bewerbungen werden nur seine Bewerbungen angezeigt.  |
Anzahl Bewerbungen pro Statustyp je Job
In der Liste der Jobs gibt es nun für jeden Bewerbungsstatustyp ein eigenes Feld, in welchem die Bewerbungen summiert werden. In der BMD Standardfeldauswahl sind diese Felder bereits eingeblendet.
Vorarbeiten für den Statustyp "Eingelangt"
Damit im Feld "Eingelangt" eine Summe berechnet werden kann, muss im Paket PI unter Stammdaten → Bewerbungsstatus bei jedem Status, der einem Bewerbungseingang entspricht, der neue Statustyp "Eingelangt" hinterlegt werden. Bisher ist bei diesen Bewerbungsstatus der Statustyp "In Bearbeitung" gewählt worden.
Hinweis
| In der Praxis gibt es meistens einen einzigen Bewerbungsstatus des Typs "Eingelangt". Wenn benötigt, können aber auch mehrere Bewerbungsstatus dieses Typs angelegt werden. In der Summenspalte im Fenster "Jobs" werden die Bewerbungen aller Status mit dem gleichen Typen summiert. |
Bewertungsvorlagen für das Ratingsystem
Im Bereich "Bewerbungen" sind die Felder "Bewertung" 
und "Eigene Bewertung" 
in die BMD Standardfeldauswahl aufgenommen worden. Diese werden für das Ratingsystem benötigt, wie im Kapitel 8 Ratingsystem für Bewerbungen näher beschrieben.
und "Eigene Bewertung" in die BMD Standardfeldauswahl aufgenommen worden. Diese werden für das Ratingsystem benötigt, wie im Kapitel 8 Ratingsystem für Bewerbungen näher beschrieben.
Um das Ratingsystem zu aktivieren, muss im CRM unter Stammdaten → Einstellungen → Bewertungsvorlagen eine neue Vorlage für den Typ "Bewerbung" angelegt werden. Auf dieser Vorlage wird die Anzahl der Sterne definiert, die maximal vergeben werden kann. Außerdem kann eingestellt werden, ob ein Kommentar abgegeben werden kann und wenn ja, ob dies verpflichtend oder optional sein soll.
Achtung!
 | Gibt es bereits abgegebene Bewertungen zu einer Bewertungsvorlage, so kann die Vorlage nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Für den Fall, dass man nachträglich die Einstellung bez. der Anzahl der Sterne oder des Kommentars ändern möchte und es sich um ältere nicht mehr benötigte Test-Bewertungen handelt, gibt es die Funktion "Alle Bewertungen löschen".  SInd alle Bewertungen zu einer Vorlage gelöscht worden, so kann die Vorlage wieder bearbeitet werden. Wenn Sie sich in der Verwendung dieser Funktion nicht sicher sind, dann wenden Sie sich bitte an den BMD PI Support. |
Jobs als zentrales Fenster
Der Menüpunkt "Bewerber" wurde aus dem Funktionsbaum entfernt, weil das Fenster Jobs nun die Drehscheibe für alle Bewerbungen inkl. Personenstammdaten darstellt. Durch den Wegfall des Fensters "Bewerber" rücken die Jobs in den Mittelpunkt des Geschehens. Von hier aus werden wie bisher neue Jobs angelegt bzw. verwaltet und auch die dazugehörigen Bewerbungen inkl. Personenstammdaten angelegt und bearbeitet. Die Anlage eines Bewerbers und nachträgliche Zuordnung zu einem Job entfällt gänzlich, weil beides in einem Schritt erledigt wird.
Eine Anleitung zur Neuanlage und Bearbeitung von Bewerbungen im Fenster "Jobs" finden Sie im Kapitel 3 "Neuanlage/Bearbeitung einer Bewerbung".
Personen ohne Jobzuordnung
Durch den Wegfall des Fensters "Bewerber" ist nun die Verwendung von Jobs zwingend erforderlich. Neue Bewerbungen inkl. Personenstammdaten können nur noch zu einem bestehenden Job angelegt werden.
Umstellung auf das neue System
Für die Umstellung auf das neue System wird, wenn es aus der Vergangenheit noch Bewerber ohne Jobzuordnung gibt, in der Liste der Jobs automatisch ein Datensatz für die Personen ohne Jobzuordnung angezeigt. Dieser fiktive Job wird immer an der obersten Position angezeigt:
Hinweis
| Der fiktive Job "Personen ohne Jobzuordnung" darf nicht bearbeitet oder gelöscht werden, da er nur zwischenzeitlich als eine Art "Sammelbecken" dient. |
Wird der fiktive Job "Personen ohne Jobzuordnung" markiert, so werden unterhalb im Bereich der Bewerbungen alle Personen ohne Jobzuordnung aufgelistet. Diese sind auch einfach anhand des Icons 
erkennbar.
erkennbar.
Hinweis
| Personen ohne Jobzuordnung dürfen ebenfalls nicht bearbeitet werden. Die Bearbeitung ist erst erlaubt, sobald die Zuordnung zu einem Job erfolgt ist. |
Achtung!
| Wenn sich auf dem fiktiven Job viele Personen befinden, muss zunächst geklärt werden, ob diese in der Vergangenheit nur zufällig keinem Job zugeordnet gewesen sind oder ob bisher generell ohne Jobs gearbeitet worden ist. Ist Letzteres der Fall, so muss ab nun auf jeden Fall mit Jobs gearbeitet werden. Die Anlage neuer Jobs funktioniert wie bisher und hat sich im Zuge des neuen Bewerbermanagements nicht verändert.  Alle Informationen zum Menüpunkt "Jobs" finden Sie hier. |
Hinweis
| Wenn Sie weiterhin nicht mit spezifischen Jobs arbeiten möchten, empfehlen wir die Anlage eines fiktiven Jobs, wie beispielsweise "Bewerbungspool gesamt". |
Bewerber zu echten Jobs zuordnen
Sobald alle aktuellen Jobs angelegt sind, können die Bewerber echten Jobs zugeordnet werden.
Funktion "Bewerber zuordnen"
Die Funktion "Bewerber zuordnen" kann auf dem fiktiven Job stehend gestartet werden.
Im Einstiegsfeld "Job" wird der gewünschte Job, auf den die Person(en) übernommen werden soll(en), mit F4 ausgewählt.
Nun werden alle Personen, die zum soeben gewählten Job gehören, zugeordnet.
Sind alle Personen zugeordnet worden, so wird in den Einstiegsfeldern der nächste Job ausgewählt. Der Vorgang wird so lange wiederholt, bis alle Personen ohne Jobzuordnung korrekt zugewiesen worden sind. Nach dem Schließen des Fensters wird der fiktive Job automatisch aus der Liste ausgeblendet.
Verschieben mit Drag & Drop
Die Personen ohne Jobzuordnung können auch per Drag & Drop auf echte Jobs verschoben werden. Zudem können mehrere Personen mit der gedrückten STRG-Taste oder alle Personen mit STRG + A markiert werden, um dann alle selektierten Personen auf einmal per Drag & Drop zu verschieben.
Diese Variante wird im Kapitel In anderen Job übernehmen genauer beschrieben.
Bewerbung löschen
Der fiktive Job "Personen ohne Jobzuordnung" dient noch einer weiteren Automatik:
Wird eine Bewerbung gelöscht, so werden alle dazugehörigen Bewerbungsdaten wie das frühestmögliche Eintrittsdatum, der Bewerbungsgrund, das Wunschgehalt etc. mitgelöscht. Die Personenstammdaten (z. B. Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie die Dokumente des Personalakts, Qualifikationen usw. bleiben aber erhalten, weil die Person, also der Bewerber selbst, auf den fiktiven Job verschoben und nicht gänzlich mitgelöscht wird.
Hinweis
| Wird eine Person aufgrund des Löschens aller Bewerbungen auf den fiktiven Job "Personen ohne Jobzuordnung" verschoben, so wird ein Eintrag in der CRM Datenschutzkontrolle erstellt. Würde die Person im Nachgang wieder einem Job zugeordnet werden, wird der Eintrag in der Datenschutzkontrolle wieder gelöscht. |
Beispiel
| Bewerbung löschen Handelt es sich um die letzte Bewerbung einer Person, die gelöscht wird, so wird die Person, also der Bewerber, auf den fiktiven Job "Personen ohne Jobzuordnung" verschoben:    Es ist also möglich, dass die Personen ohne Jobzuordnung bereits vollständig zu echten Jobs zugeordnet worden sind und dadurch der fiktive Job zwischenzeitlich ausgeblendet worden ist. Nun würde der fiktive Job wieder automatisch eingeblendet werden, weil es wieder eine Person ohne Jobzuordnung gibt. Nachdem es für diese Person nun einen Eintrag in der Datenschutzkontrolle gibt, würde sie dem fiktiven Job so lange zugeordnet bleiben, bis die Frist abläuft und die Person vom Administrator gelöscht oder anonymisiert wird. Wird sie aber vor Ablauf der Datenschutzfrist wieder einem echten Job zugeordnet, wird der Eintrag in der Datenschutzkontrolle automatisch entfernt. |
Beispiel
| Bewerber löschen Ein Bewerber wird gelöscht oder anonymisiert, indem im Fenster "Jobs" im Bereich "Bewerbungen" unter "Funktionen" → "Datenschutz" jeweils entweder die Funktion "Bewerber löschen" oder "Anonymisieren" verwendet wird. Dabei wird die Zuordnung zu einem Job, also die Bewerbung, und auch die komplette Person, also der Bewerber, gänzlich gelöscht oder anonymisiert. Dies betrifft alle Personenstammdaten (z. B. Vorname, Nachname, Geburtsdatum), Zusatzinformationen wie Qualifikationen, Vordienstgeber, Kontaktjournal-Einträge etc. sowie Dokumente zum Bewerber. Das Löschen bzw. Anonymisieren eines Bewerbers ist unwiderruflich. Das manuelle Löschen von Bewerbern im Fenster "Jobs" wird in der Praxis aber nur in Ausnahmefällen notwendig sein, wenn beispielsweise ein Bewerber unabsichtlich im System angelegt worden sind. Dann soll dieser sofort gelöscht werden. Die in der Praxis etablierte Vorgangsweise ist jene, dass Bewerber mit einem Bewerbungsstatus des Typs "Absage" oder "Evidenz" automatisch einen Fristeintrag in der Datenschutzkontrolle erhalten. Erst bei Eintreffen dieser Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Näheres dazu lesen Sie im Kapitel Automatischer Eintrag in der Datenschutzkontrolle.  |
Bewerberliste
Wenn Sie bisher gerne mit dem Fenster "Bewerber" gearbeitet haben, dann können Sie die neue Bewerberliste bei Bedarf in ähnlicher Art und Weise weiterhin nutzen. Die Neuanlage von Bewerbern ist aber nur noch im Zuge der Neuanlage einer Bewerbung zu einem konkreten Job zulässig. Diese wird im Kapitel 3.1. Neuanlage einer Bewerbung erklärt.
Die Bewerberliste steht im Fenster Jobs unter "Extras" zur Verfügung:
Im Bereich "Bewerber", der sich im oberen Teil des Fensters befindet, werden die Personenstammdaten der Bewerber angezeigt:
Im unteren Teil des Fensters stehen Zusatzinformationen wie z. B. alle Bewerbungen zu dieser Person, die Qualifikationen, das Kontaktjournal und die Dokumente zur Verfügung.
Alle Informationen zu diesem Fenster finden Sie unter Bewerberliste.Hinweis
| Der manuelle Start der Bewerberliste erfolgt nur über das Fenster "Jobs". Soll die Bewerberliste bei jedem Neustart der NTCS automatisiert gestartet werden, so kann diese in die Autostartfunktionen aufgenommen werden. Die Liste aller Funktionen, die beim Neustart gestartet werden, befindet sich unter TOOLS → Administration → Autostartfunktionen. In diesem Fenster wird mit F5 Neuanlage ein Eintrag für den gewünschten User mit der Funktionsnummer MCS_MDBEWERBERMGR_CREATE vorgenommen. (Achtung: Die Funktion steht im F4-Suchdialog nicht zur Verfügung, weil es diese im Menü nicht mehr gibt - daher muss sie manuell in das Feld kopiert bzw. getippt werden.)   Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, die Bewerberliste in die Schnellstartleiste mitaufzunehmen. Die Schnellstartleisten werden unter TOOLS → Administration → Starleisten→ Schnellstartleisten verwaltet. Dort kann in der gewünschten Gruppe mit F5 Neu ein Eintrag für die Bewerberliste mit der Funktionsnummer MCS_MDBEWERBERMGR_CREATE erstellt werden.   |
Hinweis
| Sollte im Fenstermenü rechts oben noch der Titel "Bewerber" angezeigt werden, so muss im Burger-Menü unter "Layout" das Layout einmalig zurückgesetzt werden. |
Neuanlage/Bearbeitung einer Bewerbung
Neue Bewerbungen werden im Paket PI unter Bewerber → Jobs angelegt.
Neuanlage einer Bewerbung
Im Fenster "Jobs" wird der Job markiert, zu dem eine neue Bewerbung angelegt werden soll. Anschließend erfolgt im Bereich der "Bewerbungen" die Neuanlage mit F5. Diese kann auch im Kontextmenü der rechten Maustaste gestartet werden.
Die neue Bewerbung öffnet sich im Bearbeitungsmodus. Je nach Parametereinstellung werden die Firma und die Bewerbernummer entweder bereits automatisch vorgeschlagen oder die beiden Felder müssen noch manuell erfasst werden. Nach der Bestätigung mit ENTER können die Personenstammdaten sowie Bewerbungsdaten erfasst werden.
Im Zuge der Neuanlage können die Daten der Reiter "Qualifikationen", "Personalakt", "Kontaktjournal" und "Zusätzliche Bewerbungen" eingesehen und bearbeitet werden. So ist es bei Neuanlage einer Bewerbung beispielsweise möglich, sofort die Bewerbungsdokumente zu archivieren.
Die Neuanlage wird mit der Funktion "Speichern und Schließen" beendet. Anschließend kann die Person bei Bedarf noch weiteren Jobs zugeordnet werden.
Hinweis
| In der Bearbeitungsmaske der Bewerbung stehen auch Historische Felder wie z. B. die Abteilung, das Wochenmodell oder die Kostenstelle zur Verfügung. Wird eine Bewerbung neu angelegt und werden in diesem Zuge historische Felder befüllt, so wird kein Gültig-ab-Datum abgefragt und der historische Datensatz wird im Hintergrund automatisch erzeugt. Wird eine Bewerbung nachträglich bearbeitet, so wird beim Ändern von historischen Feldern nach einem Gültig-ab-Datum gefragt. Der historische Datensatz wird dann mit dem eingegebenen Datum erzeugt. Bei der Umstellung vom Bewerber zum Mitarbeiter werden die historischen Felder automatisch auf den neuen Mitarbeiter übernommen.  Funktion "Historische Bewerberdaten" Die Funktion "Historische Bewerberdaten" kann in der Bearbeitungsmaske der Bewerbung unter den Extras aufgerufen werden. Ist diese nicht sichtbar, so kann sie via Burger-Menü eingeblendet werden. Wird die Bewerbung mit der Funktion "Ansehen" (F2) geöffnet und dann die Funktion "Historische Bewerberdaten" aufgerufen, dann stehen in diesem Fenster Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.   Wird die Bewerbung mit der Funktion "Bearbeiten" geöffnet und dann die Funktion "Historische Bewerberdaten" aufgerufen, dann steht in diesem Fenster nur das Ansehen zur Verfügung, da eine doppelte Bearbeitung nicht möglich ist.  Die Funktion "Historische Bewerberdaten" kann auch im Fenster "Jobs" im Bereich "Bewerbungen" unter den Extras gestartet werden. |
Bewerber mehreren Jobs zuordnen
Ist ein Bewerber für mehrere Jobs interessant, so kann dieser nach der Neuanlage noch weiteren Jobs zugeordnet werden.
Bewerber zuordnen
Im Bereich der "Jobs" kann die Funktion "Bewerber zuordnen" auf dem gewünschten Job stehend aus dem Fenstermenü oder aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste gestartet werden:
Links werden alle verfügbaren Bewerber angezeigt. Personen ohne Jobzuordnung sind aufgrund des Icons einfach zu erkennen.
einfach zu erkennen. 
Zusätzlich kann via Combobox bei Bedarf auf die Personen ohne Jobzuordnung gefiltert werden.
Mit den gelben Pfeilen werden ein oder mehrere Bewerber nach rechts zu den bestehenden Bewerbungen zugeordnet.
Bewerber hinzufügen
Im Bereich "Bewerbungen" kann die Funktion "Bewerber hinzufügen" aus dem Fenstermenü oder aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste gestartet werden:
Es werden alle verfügbaren Bewerber angezeigt. Personen ohne Jobzuordnung sind aufgrund des Icons einfach zu erkennen. Mittels Combobox kann wiederum auf die Personen ohne Jobzuordnung gefiltert werden. Mit der Funktion "Übernehmen" wird die selektierte Person in die Bearbeitungsmaske der Bewerbung übernommen.
einfach zu erkennen. Mittels Combobox kann wiederum auf die Personen ohne Jobzuordnung gefiltert werden. Mit der Funktion "Übernehmen" wird die selektierte Person in die Bearbeitungsmaske der Bewerbung übernommen.
Die Personenstammdaten werden bereits vorgeschlagen, diese können bei Bedarf aktualisiert werden. Die jobspezifischen Bewerbungsfelder sind noch leer und können nun befüllt werden.
Die Neuanlage wird mit der Funktion "Speichern und Schließen" beendet.
Die Funktionen "Bewerber zuordnen" und "Bewerber hinzufügen" arbeiten im Wesentlichen gleich, sie unterscheiden sich aber vor allem durch die Möglichkeit der Stammdatenanpassung im Zuge der Zuordnung.
In anderen Job übernehmen
Die Funktion "In anderen Job übernehmen" kann zum Zweck des Kopierens oder Verschiebens verwendet werden.
Im Bereich "Bewerbungen" steht die Funktion "In anderen Job übernehmen" im Fenstermenü unter Funktionen → Bewerbung oder im dem Kontextmenü der rechten Maustaste zur Verfügung:
Beim Aufruf der Funktion öffnet sich ein Dialog:
Das Feld "Bewerber" kann nicht bearbeitet werden. Hier wird die Anzahl der Personen angezeigt, für die diese Funktion ausgeführt wird. Im Feld "Job" wird mittels F4 der Suchdialog für die Jobs gestartet. Hier ist der Job auszuwählen, auf welchen die Person(en) übernommen werden soll(en). Die Checkbox "Verschieben" entscheidet, ob die Person(en) kopiert oder verschoben werden soll(en).
Bewerber kopieren
Um einen Bewerber in einen weiteren Job zu kopieren, wird in der Checkbox "Verschieben" kein Häkchen gesetzt. Somit wird eine neue Bewerbung mit den bestehenden Personenstammdaten angelegt, die Bewerbungsdaten werden nicht mitkopiert.
Der "Bewerbungsstatus" wird mit folgendem PI Parameter initialisiert:
Der hier hinterlegte Bewerbungsstatus wird bei der Neuanlage einer Bewerbung vorgeschlagen. |
Das "Bewerbungdatum" wird folgendem PI Parameter entnommen:
Soll das Erstbewerbungsdatum der Person oder das aktuelle Tagesdatum für die Bewerbung verwendet werden. |
Beispiel
| Der Bewerber Dietrich Müller hat sich am 01.09.2022 für den Job "Verkaufsmitarbeiter/Verkaufsmitarbeiterin Innendienst" beworben. Nun hat sich im Zuge seines Bewerbungsgesprächs herausgestellt, dass er auch Interesse am Job "Verkaufsmitarbeiter/Verkaufsmitarbeiterin Außendienst" hat. Aus diesem Grund wird der Bewerber zusätzlich in den anderen Job übernommen:  Im Feld "Job" wird der gewünschte Job mit der F4-Suche ausgewählt. Die Checkbox "Verschieben" bleibt auf "Nein", weil die ursprüngliche Bewerbung weiterhin erhalten bleiben soll:  Nun ist der Bewerber erfolgreich in den anderen Job übernommen worden:  In der Bearbeitungsmaske der neuen Bewerbung ist ersichtlich, dass es die ursprüngliche Bewerbung weiterhin gibt. Die Personenstammdaten wurden 1:1 übernommen, die Bewerbungsdaten wurden nicht auf die neue Bewerbung mitkopiert (z. B. frühestmögliches Eintrittsdatum, Gehaltsvorstellung).  |
Bewerber verschieben
Um einen Bewerber in einen anderen Job zu verschieben, wird in der Checkbox "Verschieben" ein Häkchen gesetzt. Somit wird die Bewerbung mit allen bestehenden Personenstammdaten und Bewerbungsdaten übernommen. Die ursprüngliche Bewerbung wird gelöscht.
Hinweis
| Nachdem die ursprüngliche Bewerbung beim Verschieben gelöscht worden ist, wird auch ein bestehender Bewerbungsworkflow gelöscht. |
Beispiel
| Die Bewerberin Katharina Schiller wurde am 03.11.2022 beim Job "Hotline Mitarbeiter/Mitarbeiterin für Lohnverrechnung" angelegt. Nun hat sich im Zuge ihres Bewerbungsgesprächs herausgestellt, dass es sich um einen Fehler der Sachbearbeiterin handelt, Fr. Schilller hat sich eigentlich für den Job "Assistent/Assistentin Verwaltung" beworben. Aus diesem Grund wird die Bewerberin in den anderen Job verschoben:  Im Feld "Job" wird der gewünschte Job mit der F4-Suche ausgewählt. Die Checkbox "Verschieben" wird auf "Ja" gesetzt, weil die ursprüngliche Bewerbung nicht weiter benötigt wird:  Nun ist die Bewerberin erfolgreich in den anderen Job verschoben worden:  In der Bearbeitungsmaske der neuen Bewerbung ist ersichtlich, dass es die ursprüngliche Bewerbung nicht mehr gibt. Die Personenstammdaten und Bewerbungsdaten wurden 1:1 übernommen.  |
Hinweis
| Das Verschieben von Bewerbungen ist nur zulässig, solange diese einen Bewerbungsstatus des Typs "Eingelangt", "In Bearbeitung" oder "Evidenz" hinterlegt haben. Bei finalen Bewerbungsstatustypen erscheint ein Hinweis:  |
Drag & Drop und Multiselect
Die Funktion "In anderen Job übernehmen" wird ebenfalls gestartet, wenn eine oder mehrere Bewerbung(en) per Drag & Drop auf einen anderen Job gezogen wird/werden. Es öffnet sich wiederum der Dialog für die Übernahme:
Im Feld "Bewerber" ist nun ersichtlich, dass 2 Personen verschoben werden, der Job wird in diesem Fall bereits vorgeschlagen:
Hinweis
| Mehrere Bewerbungen können mit gedrückter STRG-Taste markiert werden. |
Neugestaltung der Menüfunktionen
Im Zuge des Redesigns des Bewerbermanagements wurde im Fenster "Jobs" das Layout und Menü neu angeordnet und schlanker gestaltet.
Beim Fenster "Jobs" handelt es sich um ein Fenster mit flexiblem Layout. Dies bedeutet, dass das Fenster sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthält. Im BMD Standard sind nicht alle möglichen Bereiche und Funktionen eingeblendet.
Layout
Im BMD Standard sind die Bereiche "Einstiegsfelder", "Jobs" und "Bewerbungen" eingeblendet.
Optional können via Burger-Menü noch die Bereiche "Bewerberinformationen" und "Bewerberdetails" eingeblendet werden.
Menü
Die Menüfunktionen im Bereich "Bewerbungen" wurden neu strukturiert. Häufig verwendete Funktionen finden Sie prominent im Fenstermenü platziert. Alle weiteren eingeblendeten Funktionen befinden sich im Fenstermenü unter "Funktionen".
Optional können via Buger-Menü noch weitere Funktionen, die im BMD Standard ausgeblendet sind, aktiviert werden.
Alle Informationen zum Menüpunkt "Jobs" und dessen Bereiche und Funktionen finden Sie hier.Vereinfachte Verwendung des Bewerbungsstatus
Aufgrund der Zusammenlegung des Bewerbers mit der Bewerbung gibt es den Bewerberstatus auf der Person nun nicht mehr. Dies vereinfacht viele Abläufe, vor allem kann dadurch der Bewerbungsstatus in den Workflowprozess, wie im Kapitel 7 "Erweiterungen im Bewerbungsworkflow" beschrieben, integriert werden.
Ausbau der Statusautomatik
Daraus resultiert, dass die PI Parameter "Bewerberstatus durchschreiben" und "Bewerbungsstatus durchschreiben" ausgebaut worden sind. Diese werden nicht mehr benötigt, weil es nur noch den Bewerbungsstatus gibt.
DSGVO für Bewerber
Aufgrund der Zusammenlegung des Bewerbers mit der Bewerbung wurde die Prüfung für den automatischen Eintrag in der Datenschutzkontrolle adaptiert.
Automatischer Eintrag in der Datenschutzkontrolle
Um die Fristen für die DSGVO bei Bewerbern korrekt einzuhalten, kann in den PI Parametern → 2 Bewerber → Datenschutzkontrolle der automatische Eintrag in die Datenschutzkontrolle aktiviert werden.
Weiters muss im Paket CRM unter Stammdaten → Datenschutz → Personalien die gewünschte Aufbewahrungsfrist für Bewerber hinterlegt werden.
Sind diese Einstellungen vorgenommen worden, wird beim Setzen eines Bewerbungsstatus des Typs "Absage" oder "Evidenz" für diese Person ein automatischer Eintrag in der Datenschutzkontrolle erzeugt.
Mehrfachbewerbungen
Hat sich ein Bewerber für mehrere Jobs beworben, so wird der Eintrag in der Datenschutzkontrolle erst erzeugt, wenn alle Bewerbungen einen Bewerbungsstatus des Typs "Absage" oder "Evidenz" aufzeigen.
Nachträgliches Ändern des Bewerbungsstatus
Existiert bereits ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle und der Bewerbungsstatus wird nachträglich auf einen Status des Typs "Eingelangt", "In Bearbeitung" oder "Zusage" geändert, so wird der Eintrag wieder aus der Datenschutzkontrolle entfernt.
Bewerbung löschen
Wie im Kapitel 2.4.3 "Bewerbung löschen" näher erklärt, wird der Eintrag in der Datenschutzkontrolle ebenfalls automatisch erstellt, wenn eine Person aufgrund des Löschens aller ihrer Bewerbungen auf den fiktiven Job "Personen ohne Jobzuordnung" verschoben wird. Würde die Person im Nachgang wieder einem Job zugeordnet werden, wird der Eintrag in der Datenschutzkontrolle wieder entfernt.
Statustyp Evidenz
Bisher wurde beim Bewerbungsstatustyp "Evidenz" kein Eintrag in der Datenschutzkontrolle ausgelöst. Dies wurde nun im Zuge des Redesigns des Bewerbermanagements geändert, nun werden die Einträge sowohl beim Status des Typs "Absage" als auch "Evidenz" gesetzt. So kann vermieden werden, dass Personenstammdaten nicht unabsichtlich länger als erlaubt aufbewahrt werden, weil diese den Status "Evidenz" erhalten haben.
Hinweis
| Derzeit wird bei Absage und Evidenz auf dieselbe Aufbewahrungsfrist aus den Personalien zugegriffen. |
Ausbau des Bewerberworkflows
Da es die Anlage eines Bewerbers ohne Jobzuordnung nicht mehr gibt und somit sofort eine Bewerbung angelegt wird, ist es nicht länger sinnvoll, einen eigenen Bewerberworkflow anzubieten. Zum Zeitpunkt der Zuordnung eines Bewerbers zu einem Job ist bisher im klassischen Bewerbermanagement bereits der Bewerbungsworkflow gestartet worden. Dies ist nun weiterhin automatisch der Fall, wenn eine neue Bewerbung angelegt wird. Aus diesem Grund kommt es zu keiner funktionellen Einschränkung.
Bereits vor dem Einspielen der Version 25.45 gestartete Bewerberworkflowinstanzen bleiben natürlich bestehen und laufen normal bis zum Ende des Workflows weiter. Es werden aber keine neuen Bewerberworkflows mehr gestartet. Der PI Parameter für den Bewerberworkflow ist ausgebaut worden:
Der bestehende Bewerberworkflow kann im PI Parameter für den Bewerbungsworkflow hinterlegt werden.
Nachdem es viele Erweiterungen und neue Möglichkeiten im Bereich des Bewerbungsworkflows gibt, kann dies nun auch als Anlass genommen werden, den bestehenden Workflow neu zu überdenken und zu optimieren. Wenn Sie dabei Unterstützung benötigen, vereinbaren Sie bitte einen kostenpflichtigen PI Termin unter termin@bmd.at.
Hinweis
| In der PI Workflowübersicht wird der Reiter "Bewerber" frühestens mit der Version 26.01 ausgebaut, damit auslaufende Bewerberworkflows noch über dieses Fenster verwaltet werden können. |
Die bisher klassischerweise im Bewerberworkflow verwendete Spezialfunktion Ausschreibung zuordnen ist ebenfalls ausgebaut worden, weil die Zuordnung zu einem Job nun sofort und nicht erst nachträglich erfolgt. Auch hier gilt: Wenn die Spezialfunktion in bestehenden Workflows integriert ist, funktioniert sie weiterhin. Sie kann aber nicht mehr neu eingefügt werden, weil sie in der Liste der PI Spezialfunktionen nicht mehr angeboten wird.
Erweiterungen im Bewerbungsworkflow
Kontaktperson des Jobs
Damit im Workflow die für den Job zuständige Person für Aufgaben bzw. E-Mails ermittelt werden kann, hat es bisher bereits das Feld "Ansprechpartner" am Job gegeben. In diesem Feld ist meist die für den Job zuständige Führungskraft, z. B. der Abteilungsleiter, hinterlegt worden. Da für jeden ausgeschriebenen Job innerhalb der HR-Abteilung meist eine Hauptzuständigkeit definiert wird, gibt es nun zusätzlich das Feld "Kontaktperson" am Job. Dieses Feld ermöglicht es, im Workflow zusätzlich zur Führungskraft auch eine weitere Person, z. B. die HR-Kontaktperson, zu ermitteln.
In der Liste der Jobs können der Ansprechpartner und die Kontaktperson übersichtlich angezeigt werden:
Zusätzlich stehen in der Feldauswahl der Jobs noch weitere Felder für die Kontaktdaten der Kontaktperson zur Verfügung. Diese können zu Informationszwecken eingeblendet oder auch für Exporte verwendet werden:
- Kontaktperson-Nr
- Kontaktperson - Name
- Kontakperson - Vorname
- Kontakt E-Mail
- Kontakt Telefon
- Kontaktperson - Titel
- Kontaktperson - Titel hinten
Hinweis
| Ob in der Praxis in den Feldern "Ansprechpartner" und "Kontaktperson" tatsächlich die Führungskraft, die HR-Kontaktperson oder eine gänzlich andere Person eingetragen wird, kann vom Anwender entschieden werden und richtet sich nach den individuellen Prozessen Ihres Unternehmens. In beiden Feldern kann mit der F4-Suche ein Mitarbeiter zugeordnet werden. |
Mitarbeiterermittlung im Workflow
Um die Kontaktperson im Workflow anzusprechen, wird im CRM Workflowstudio → Diagrammstudio in der Aufgabenaktion im Feld "Mitarbeiterermittlung" die Ausprägung "Ermittlung Sachbearbeiter" gewählt. Anschließend wird im Feld "Sachbearbeiter" mit F8 das Feld "Job - Kontaktperson" zugeordnet.
Verwendung in HTML-Vorlagen
Im Paket PI unter Stammdaten → HTML-Vorlagen → Combobox "PI Workflowtext-Vorlagen" können die Datenfelder "Anprechpartner", "Ansprechpartner-Nr", "Kontaktperson" und "Kontaktperson-Nr" eingefügt werden, um diese als Aufgabenbetreff oder -text von Workflowaufgaben zu verwenden.
Neue Spezialfunktion "Bewerbungsstatus setzen"
Mit der Workflowspezialfunktion "Bewerbungsstatus setzen" kann die Bewerbungsstatus-Abfrage direkt im Workflow an einer oder mehreren gewünschten Positionen eingebaut werden.
Wird die Workflow-Aufgabe ausgeführt, öffnet sich der Dialog zum Setzen des Bewerbungsstatus:
Hinweis
| Standardmäßig werden im Aufgabenbetreff bereits die Beschreibung des Jobs, der Name des Bewerbers sowie im Text zusätzlich noch das Bewerbungsdatum und der Bewerbungsstatus angezeigt.  Bei Bedarf kann für den Betreff und Text auch eine individuelle HTML-Vorlage in den PI Stammdaten angelegt und auf der Aufgabenaktion im Feld "HTML-Textvorlage" hinterlegt werden.  |
Neue Hintergrundfunktion "Bewerbungsstatus setzen"
Mit der Workflowhintergrundfunktion "Bewerbungsstatus setzen" kann ein in der Aufgabenaktion vordefinierter Bewerbungsstatus automatisch im Hintergrund auf die Bewerbung geschrieben werden.
Der Aktionsstatus wird automatisch auf "Erledigt" gesetzt und hat in diesem Fall keine weitere Auswirkung.
Für die Auswahl des Bewerbungsstatus wird das Feld "Zusatzparameter" aus der Feldauswahl eingeblendet. Hier kann der Bewerbungsstatus mit der F4-Suche ausgewählt werden.
Die Bewerbungsstatusnummer wird mit "Übernehmen" automatisch in den Zusatzparameter übergeben:
Beispiel
| Bewerbungsworkflow mit Hintergrundfunktion "Bewerbungsstatus setzen" In diesem Beispiel erhält die HR-Kontaktperson des Jobs die Aufgabe, die Erstbeurteilung des Bewerbers vorzunehmen. Dazu wird der Aktionsstatus 23 "PI: Ersteinschätzung Bewerber" aus dem BMD Standard verwendet. Als Spezialfunktion wird die Funktion "Bewerberstamm bearbeiten" hinterlegt.  Damit die Aufgabe bei der HR-Kontaktperson des Jobs erstellt wird, muss im Feld "Mitarbeiterermittlung" die Ausprägung "Ermittlung Sachbearbeiter" verwendet und im Feld "Sachbearbeiter" mit F8 das richtige Feld gewählt werden:  Mit der Funktion "Aufgabenaktion Statusprüfung" werden die beiden Entscheidungswege im Diagrammstudio eingebunden:  Erst jetzt folgt je Entscheidungsweg die Hintergrundfunktion "Bewerbungsstatus setzen". Die Hintergrundfunktion wird einmal mit dem Bewerbungsstatus 3 "Weitergeleitet" im Zusatzparameter eingefügt:  Ein weiteres Mal wird sie mit Bewerbungsstatus 5 "Absage" im Zusatzparameter eingefügt. So würde der Bewerbungsworkflow, für das Beispiel natürlich vom Prozess her sehr stark vereinfacht, mit der integrierten Hintergrundfunktion aussehen:  Sobald die Kontakperson die Aufgabe erledigt und damit entscheidet, ob die Bewerbung weitergeleitet oder abgesagt wird, wird im Hintergrund auf der Bewerbung automatisch der Bewerbungsstatus laut Zusatzparameter gesetzt.   |
Spezialfunktion "Bewerberstamm bearbeiten" adaptiert
Die Workflowspezialfunktion "Bewerberstamm bearbeiten" wurde auf "Bewerbung bearbeiten" umbenannt, weil es das klassische Fenster "Bewerber" nicht mehr gibt.
Beim Ausführen der Workflowaufgabe öffnet sich nun die neue Bearbeitungsmaske der Bewerbung:
Hinweis
| Im Fenstermenü stehen im Workflowmodus ebenfalls Funktionen wie z. B. der Ausdruck des Bewerberstammblatts, "Bewerber anrufen" oder "Bewertung abgeben" zur Verfügung. So können diese auch in den Workflowprozess eingebunden werden.  |
Hinweis
| Bewerberworkflows, die vor dem Einspielen der Version 25.45 gestartet worden sind und keine Jobzuordnung beinhalten, öffnen die Bearbeitungsmaske des Bewerbers. |
Spezialfunktion "Standardbrief Bewerber" adaptiert
Die Workflowspezialfunktion "Standardbrief Bewerber/Mitarbeiter" wurde auf "Standardbrief Bewerber" umbenannt, weil es seit vergangenem Jahr eine eigene Spezialfunktion für den "Standardbrief Mitarbeiter" (z. B. für den Onboardingworkflow) gibt und auch die Bewerbungsstatus-Abfrage daran gekoppelt ist.
Zusätzlich gibt es bei der automatischen Statusabfrage nach dem Schließen des Standardbriefs im Workflow noch eine Änderung:
Diese erscheint nur noch dann, wenn die Bewerbung noch keinen finalen Status (Zusage/Absage/Evidenz) aufweist.
Beispiel
| Die Bewerberin Katharina Schiller hat bereits den Status "Übernahme in DV" (Statustyp "Zusage") im Fenster "Jobs" seitens der HR-Abteilung erhalten:  Nun wird im Workflow die Aufgabe "Standardbrief Bewerber" ausgeführt. Beim Schließen wird der Bewerbungsstatus nicht mehr abgefragt:  |
Bewerbungsabbruchverhalten bei Mehrfachbewerbungen
Hat ein Bewerber mehrere Bewerbungen und wird eine dieser Bewerbungen auf einen Bewerbungsstatus des Typs "Zusage" gesetzt, so kann via Parameter gesteuert werden, was mit den weiteren offenen Bewerbungen passieren soll.
Standard-Bewerbungsabbruchverhalten
Das Standard-Bewerbungsabbruchverhalten wird angewendet, wenn der PI Parameter → 2 Bewerber → "Verhalten Bewerbungsabbruch" mit Ausprägung "1 - Standard" hinterlegt ist.
Ohne Workflow
Beim Setzen eines Bewerbungsstatus des Typs "Zusage" erscheint ein Hinweis, dass es weitere offene Bewerbungen gibt.
Wird dieser Hinweis mit "Ja" bestätigt, wird das Fenster mit den weiteren offenen Bewerbungen geöffnet. Der Anwender kann dann selbst entscheiden, welchen Status er auf den weiteren offenen Bewerbungen setzt bzw. ob er einen Status setzt.
In dieser Variante gibt es keine weitere Automatik - wird eine weitere offene Bewerbung abgesagt, so müssen etwaige Ansprechpartner oder Kontaktpersonen dieses Jobs eigens informiert werden. Es erfolgt auch kein automatischer Workflowabbruch.
Mit Workflow
Wird in den PI Parametern → 13 Workflow unter "Benachrichtigung bei Bewerbungsabbruch" ein Workflow hinterlegt, so wird, wenn auf einer weiteren offenen Bewerbung ein Status des Typs "Absage" gesetzt wird, der Benachrichtigungsworkflow angestoßen und der Bewerbungsworkflow abgebrochen.
Damit man nachvollziehen kann, durch welchen User und an welchem Datum der Bewerbungsworkflow abgebrochen worden ist, gibt es auf der Bewerbung die Felder "Abgebrochen von" und "Abgebrochen am". Diese werden automatisch beim Bewerbungsabbruch ausgefüllt.
Hinweis
| Wird der Bewerbungsstatus nachträglich manuell geändert, so werden diese beiden Felder wieder geleert. |
Beispiel
| Die Bewerberin Katharina Schiller bewirbt sich für 3 Jobs, wobei es für jeden Job einen eigenen Bewerbungsworkflow gibt:  Sie erhält auf der Bewerbung für den Job "Assistent/Assistentin Verwaltung" eine Zusage:  Nun erscheint der Hinweis, dass es weitere offene Bewerbungen gibt. Die Frage, ob die Liste mit den Bewerbungen geöffnet werden soll, wird mit "Ja" bestätigt:  Dann wird der Status für die weiteren offenen Bewerbungen manuell auf einen Status des Typs "Absage" gesetzt. Alle Bewerbungen können schnell mit der Tastenkombination STRG + A markiert werden, um den Status für alle zu setzen:  Tipp: Dafür kann ein neuer Status angelegt werden, aus dessen Bezeichnung hervorgeht, dass es eine Zusage auf einer anderen Bewerbung gibt:  Die Bewerbungsworkflows der abgesagten Bewerbungen werden abgebrochen und die Felder "Abgebrochen am" und "Abgebrochen von" werden automatisch befüllt. Job 1 "Hotline Mitarbeiter/Mitarbeiterin für Lohnverrechnung":  Job 2 "Mitarbeiter/Mitarbeiterin Softwareentwicklung":  Der Benachrichtigungsworkflow für den Bewerbungsabbruch wird je abgesagter Bewerbung automatisch gestartet, die Aufgabe zur Kenntnis ist je Bewerbung erstellt worden:  |
Achtung!
| Im Bewerbungsworkflow wird das Fenster mit den weiteren offenen Bewerbungen beim Setzen des Bewerbungsstatus "Zusage" nicht geöffnet. Hintergrund ist der, dass die Führungskraft, die den Status "Zusage" setzt, möglicherweise nur ihre eigenen Jobs sehen darf bzw. nicht weiß, welcher Status auf den anderen Bewerbungen gesetzt werden soll. Ist auch im Workflow eine Automatik gewünscht, so muss das unterhalb beschriebene automatische Bewerbungsabbruchverhalten eingerichtet werden. |
Automatisches Bewerbungsabbruchverhalten
Das Maximum an Automatismen kann herausgeholt werden, wenn das automatische Bewerbungsabbruchverhalten aktiviert wird. Beim Setzen eines Bewerbungsstatus des Typs "Zusage" wird automatisch auf allen weiteren offenen Bewerbungen der Status aus dem Parameter Status Bewerbungsabbruch gesetzt. Laufende Bewerbungsworkflows der abgesagten Bewerbungen werden abgebrochen und der Workflow aus dem Parameter Benachrichtigung bei Bewerbungsabbruch wird je abgesagter Bewerbung gestartet.
Dazu wird in den PI Parametern → 2 Bewerber → "Status Bewerbungsabbruch" der gewünschte Absage-Status mit der F4-Suche ausgewählt. Im Parameter "Verhalten Bewerbungsabbruch" wird die Ausprägung "2 - Automatisch" gewählt.
Damit die Bewerbungsworkflows abgebrochen werden und eine Benachrichtigung an die zuständigen Personen über den Bewerbungsabbruch erfolgt, wird wie im vorangehenden Kapitel erklärt, in den PI Parametern ein Benachrichtigungsworkflow hinterlegt.
Beispiel
| Der Bewerber Herbert Kogler bewirbt sich für 3 Jobs, wobei es für jeden Job einen eigenen Bewerbungsworkflow gibt:  Er erhält auf der Bewerbung für den Job "Hotline Mitarbeiter/Mitarbeiterin für Lohnverrechnung" eine Zusage:  Nun wird der Absage-Status aus den PI Parametern automatisch auf die weiteren offenen Bewerbungen geschrieben. Die Bewerbungsworkflows der abgesagten Bewerbungen werden abgebrochen und die Felder "Abgebrochen von" und "Abgebrochen am" werden automatisch befüllt. Job 5 "Assistent/Assistentin Verwaltung":  Job 2 "Mitarbeiter/Mitarbeiterin Softwareentwicklung":  Der Benachrichtigungsworkflow für den Bewerbungsabbruch wird je abgesagter Bewerbung automatisch gestartet:  |
Workflowbeispiel für Benachrichtigung bei Bewerbungsabbruch
Der Benachrichtigungsworkflow für den Bewerbungsabbruch kann sehr simpel gestaltet werden. In der Regel wird aus dem Paket CRM entweder die Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" oder "E-Mail zur Kenntnis" verwendet, da die Intention dahinter ist, die zuständigen Personen des Jobs (Ansprechpartner, Kontaktperson) über den Bewerbungsabbruch zu informieren.
Beispiel
| Beim Workflowabbruch sollen der auf dem Job hinterlegte Ansprechpartner und die Kontaktperson via Aufgabe informiert werden. Dafür wird im Workflow lediglich eine Aufgabenaktion mit der CRM Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" benötigt:  In der Aufgabenaktion wird im Feld "Mitarbeiterermittlung" die Ausprägung "Ermittlung Sachbearbeiter" gewählt, anschließend werden die beiden Sachbearbeiter im gleichnamigen Feld mit F8 zugeordnet:   Für den Aufgabenbetreff und -text wird im Paket PI unter Stammdaten → HTML-Vorlagen → Combobox "PI Workflowtext-Vorlagen" eine neue HTML-Vorlage mit dem gewünschten Inhalt erstellt:  Diese HTML-Vorlage muss dann nur noch im Workflow in der Aufgabenaktion im Feld "HTML-Textvorlage" zugeordnet werden. Wenn das Feld nicht ersichtlich ist, muss dieses vorab via Feldauswahl eingeblendet werden:  Zuletzt muss der Workflow in den Allgemeinen PI Parametern → 13 Workflow → "Benachrichtigung bei Bewerbungsabbruch" hinterlegt werden. |
Hinweis
| Ist ein Mitarbeiter gleichzeitig als Ansprechpartner und als Kontaktperson auf einem Job hinterlegt, so erhält er die Aufgabe bzw. E-Mail trotzdem nur einmal. |
Hinweis auf weitere offene Bewerbungen
Bisher ist bei jeder Bewerbungsstatus-Änderung geprüft worden, ob es im Hintergrund weitere offene Bewerbungen gibt, und dann ein Hinweis ausgegeben worden, ob die Liste der weiteren offenen Bewerbungen geöffnet werden soll.
Dieser Hinweis erscheint nun nur noch, wenn ein Bewerbungsstatus des Typs "Zusage" gesetzt wird und das Standard-Bewerbungsabbruchverhalten eingestellt ist. Mit allen anderen Statustypen wird kein eigenes Hinweisfenster mehr geöffnet.
Im Fenster "Bewerbungsstatus setzen" wird nun deshalb direkt über dem Feld "Bewerbungsstatus" der Text "Es sind weitere offene Bewerbungen vorhanden!" angezeigt.
Beispiel
| Der Bewerber Franz Klein hat zu zwei verschiedenen Jobs eine Bewerbung mit dem Bewerbungsstatus "Eingelangt". Nun wird die Funktion "Bewerbungsstatus setzen" auf einem der Jobs aufgerufen. Es startet der Dialog zum Setzen des Bewerbungsstatus mit dem Hinweis, dass es weitere offene Bewerbungen gibt:  Nun wird im Feld "Bewerbungsstatus" ein Status des Typs "Zusage" gesetzt:  Nach der Bestätigung mit "Ok" wird der Hinweis bez. weiterer offener Bewerbungen ausgegeben:  Wird der Hinweis mit "Ja" bestätigt, so öffnet sich das Fenster mit den weiteren offenen Bewerbungen:  |
Ratingsystem für Bewerbungen
Mit dem Ratingsystem können Führungskräfte sowie Mitarbeitende aus dem HR Bewerbungen bewerten und anschließend die Bewerbungen nach der Bewertung sortieren.
Vorarbeiten
Um das Ratingsystem zu aktivieren, muss wie im Kapitel 2.2.2 "Bewertungsvorlagen für das Ratingsystem" beschrieben, eine Bewertungsvorlage für den Typ "Bewerbung" angelegt werden. Weiters müssen die Felder "Bewertung" und "Eigene Bewertung" im Fenster Jobs im Bereich der Bewerbungen in der Liste eingeblendet werden.
Wird die BMD Standardfeldauswahl, wie im Kapitel 2.2 "Neue Standardfeldauswahl" beschrieben, verwendet, so werden diese Felder automatisch angezeigt.
Das Feld "Bewertung" wird automatisch berechnet und zeigt die Durchschnittsbewertung aller abgegebenen Bewertungen an. Das Feld "Eigene Bewertung" zeigt die benutzerbezogene Bewertung an. Ist noch keine Bewertung abgegeben worden, so ist dies auf den ersten Blick ersichtlich, weil die Sterne ausgegraut sind.
wird automatisch berechnet und zeigt die Durchschnittsbewertung aller abgegebenen Bewertungen an. Das Feld "Eigene Bewertung" zeigt die benutzerbezogene Bewertung an. Ist noch keine Bewertung abgegeben worden, so ist dies auf den ersten Blick ersichtlich, weil die Sterne ausgegraut sind.
Bewertung abgeben und auswerten
Bewertung abgeben
Um eine Bewerbung zu bewerten, wird die Funktion "Bewertung abgeben" entweder aus den Funktionen im Fenstermenü, aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste oder mit Doppelklick in die Spalte "Eigene Bewertung" gestartet:
Anschließend öffnet sich das Fenster "Bewertungen", in welchem die gewünschte Anzahl an Sternen vergeben werden kann. Je nach Einstellung in den Bewertungsvorlagen kann optional oder verpflichtend ein Kommentar abgegeben werden:
Die abgegebene Bewertung wird nun im Feld "Eigene Bewertung" angezeigt. Im Feld "Bewertung" wird automatisch der neue Durchschnittswert berechnet und angezeigt.
Alle Bewertungen ansehen
Die Funktion "Alle Bewertungen ansehen" gibt einen Überblick über alle abgegebenen Bewertungen:
Hier wird die abgegebene Bewertung inkl. Kommentar je User-ID aufgelistet:
Übersicht
Die Funktion "Übersicht" startet ein Diagramm zu allen abgegebenen Bewertungen:
In diesem Beispiel ist ersichtlich, dass ein User mit 4 Sternen bewertet hat und 2 User 5 Sterne abgegeben haben. Über dem Diagramm wird die Durchschnittsbewertung und auch die eigene Bewertung angezeigt:
Eine einfache Form dieser Übersicht wird auch mittels Mouseover auf dem Feld "Bewertung" angezeigt:
Tipp: Die Liste der Bewerbungen kann in der Feldauswahl am Reiter "Sortierung" nach der besten Bewertung sortiert werden:
Berechtigungen
Für das Abgeben der Bewertung, das Ansehen der Bewertungen, die Übersicht sowie die Bewertungsvorlagen gibt es in der Berechtigungsverwaltung eigene Berechtigungen, die individuell vergeben werden können:
Achtung!
| Da das Ratingsystem nicht nur im PI Bewerbermanagement, sondern auch in anderen Teilbereichen des PI (Ausbildungsverwaltung) und in anderen Paketen implementiert ist, muss bei der Berechtigungsvergabe auch auf angrenzende Bereiche geachtet werden. |
Weitere Neuerungen
Neue Optionen am Bewerberstammblatt
Der Druckdialog des Bewerberstammblatts erscheint nun ebenfalls als Fenster mit flexiblem Layout. Die Funktion steht im Fenster "Jobs" im Bereich der "Bewerbungen" unter Funktionen → Untermenü "Bewerbung" zur Verfügung:
Im nachfolgenden Screenshot wurden die neuen Einstellungen markiert:
Neue Einstellung "Feldauswahl"
Nun kann für die Qualifikationen, den Lebenslauf, die Bewerbungen, die Kurzbeurteilungen und die Telefonprotokolle eine eigene Feldauswahl, die sich nur am Bewerberstammblatt auswirkt, hinterlegt werden.
Bewerbungsnotiz andrucken
Die Bewerbungsnotiz kann jetzt im Bereich der Bewerbungen je Bewerbung optional angedruckt werden. Steht der PI Parameter "Workflownotiz für Bewerbung" auf "Ja", so entsteht bei mehrfachen Notizeinträgen auf derselben Bewerbung ein Notizverlauf. Am Bewerberstammblatt wird der gesamte Notizverlauf inkl. Änderungsbenutzer, Datum, Status und Text angedruckt.
Kurzbeurteilung und Telefonprotokoll
Am Bewerberstammblatt können nun optional die Kurzbeurteilungen und Telefonprotokolle angedruckt werden. Dazu ist im Druckdialog jeweils eine Gruppierung mit den Einstellungen "Drucken", "Feldauswahl" und "Text in eigener Zeile drucken" implementiert worden.
Alle Informationen zum Menüpunkt "Bewerberstammblatt" finden Sie hier.Hinweis
| Für das Bewerberstammblatt kann ein individueller Report mit dem eigenen Firmenlogo erstellt werden. Eine Anleitung dazu finden Sie im Thema Firmenlogo in Bewerberstammblatt integrieren. |
DMS-Vorschlagswert für Bewerbermanagement
Die DMS-Vorschlagswerte wurden im Bereich der "Dokumentenherkunft" um die Ausprägung "PI - Bewerbermanagement" erweitert.
Werden hier Vorschlagswerte für das PI Bewerbermanagement mitgegeben, so werden diese im Fenster "Jobs" bei der "Drag & Drop"-Archivierung von Dokumenten auf eine Bewerbung automatisch vorschlagen.
Tipp: Beim Vorschlagswert kann im Feld "Archivierung mit Dialog" eingestellt werden, ob die Archivierung mit Dialog oder im Hintergrund geschehen soll.
Hinweis
| Die DMS-Vorschlagswerte machen im Bewerbermanagement nur Sinn, wenn mit einem einzigen Personalarchiv gearbeitet wird. Wird beim Archivieren ein Archivwechsel benötigt, weil mit mehreren Archiven gearbeitet wird, dann können die DMS-Vorschlagswerte nicht genutzt werden. |
Beispiel
| Wird ein Dokument bei vorhandenem DMS-Vorschlagswert per Drag & Drop auf die Bewerbung gezogen, so wird dieses mit den vordefinierten Werten archiviert:  Ist die Einstellung "Archivierung mit Dialog" am Vorschlagswert angehakt worden, dann erscheint dieser Archivierungsdialog, in welchem man die Kategorie übersteuern könnte:  In der Feldauswahl der Liste der Bewerbungen kann die Spalte "Dok" eingeblendet werden, um das archivierte Dokument mit einem Doppelklick sofort ansehen zu können:  |
Hinweis
| Der Vorschlagswert greift derzeit bei der Archivierung am Reiter "Personalakt" noch nicht. |
Chatfunktion für Bewerbungen
Im Zuge des Redesigns des Bewerbermanagements wurde die Chatfunktion aus dem Paket CRM im PI Bewerbermanagement implementiert.
Mittels der Funktion "Chat" kann direkt zu einer bestimmten Bewerbung ein Chat mit dem Ansprechpartner und der Kontaktperson des Jobs und weiteren, manuell hinzugefügten Teilnehmern, gestartet werden.
Als Vorbereitung muss bei allen Mitarbeitern, die die Chatfunktion nutzen möchten, eine User-ID im Mitarbeiterstamm hinterlegt werden. Außerdem sollte auf allen vorhandenen Jobs kontrolliert werden, ob der Ansprechpartner und die Kontaktperson (sofern diese im Chat benötigt werden), korrekt hinterlegt sind.
Anschließend kann mit dem Chatten gestartet werden.
Die Funktion befindet sich im Fenster "Jobs" im Bereich "Bewerbungen" im Fenstermenü unter Funktionen → Chat:
Sie kann auch im Kontextmenü der rechten Maustaste auf einer Bewerbung stehend gestartet werden, dort befindet sie sich im Menü Kommunikation → Chat.
Tipp: Weiters steht das Feld "Chat" in der Feldauswahl der Bewerbungen zur Verfügung. Wird dieses Feld eingeblendet, so kann der Chat auch direkt mit einem Doppelklick auf das Feld für die jeweilige Bewerbung gestartet werden. Außerdem ist anschließend aufgrund des Chat-Icons ersichtlich, dass es zu dieser Bewerbung einen Chat gibt.
Sobald der Chat erstmalig gestartet wird, öffnet sich das Fenster "Teilnehmer auswählen". Der Ansprechpartner und die Kontaktperson des Jobs werden, sofern diese am Job hinterlegt sind, als Teilnehmer vorgeschlagen. Optional können weitere Mitarbeiter manuell zugeordnet werden.
Hinweis
| In der Liste der verfügbaren Mitarbeiter im linken Bereich werden nur Mitarbeiter angezeigt, welche im Mitarbeiterstamm eine User-ID hinterlegt haben. |
Alle Informationen zum Fenster "Teilnehmer auswählen" finden Sie hier.Nach dem Übernehmen der Teilnehmer wird das Chat-Fenster gestartet:
Parameter für Ansicht Bewerbungen
In den PI Parametern gibt es die neue Parameter-Hauptgruppe 18 "Ansicht" mit dem Parameter "Bewerbungen". Der Parameter dient als Vorschlag für die Ansicht im Fenster "Jobs" im Bereich der Bewerbungen und unter Extras in der Bewerberliste.
Hier kann zwischen folgenden Ausprägungen gewählt werden:
| 0 - Aktive anzeigen | Zeigt wie bisher standardmäßig die Bewerbungen aller aktiven Personen an. |
| 1 - Alle anzeigen | Zeigt die Bewerbungen aller aktiven und inaktiven Personen an. |
| 2 - Letzte Auswahl merken | Schlägt die Ansicht vor, die zuletzt manuell vom jeweiligen User gewählt worden ist. |
Parameter für Ermittlung Bewerbungsdatum
Den PI Parameter → 2 Bewerber → "Ermittlung Bewerbungsdatum" hat es im klassischen Bewerbermanagement bereits gegeben, bisher mit den beiden Ausprägungen "1 - Bewerberstamm" und "2 - Tagesdatum". Nachdem das Bewerbungsdatum der Person im Bewerberstamm nicht mehr existiert, sondern nun das Erstbewerbungsdatum mitgeführt wird, ist die Parameter-Ausprägung umbenannt worden:
Parameter für Stammdaten prüfen
Der PI Parameter → 2 Bewerber → "Stammdaten prüfen" prüft nun bei der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Job mit der Funktion "Bewerber zuordnen", ob ein Ersteintrittsdatum auf der Person hinterlegt ist.
Steuert, ob bei der Zuordnung von Mitarbeitern zu einem Job die Felder "Bewerbungsstatus" und "Bewerbungsdatum" erfasst oder angepasst werden können. Hinweis: Im Feld "Bewerbungsdatum" wird das Erstbewerbungsdatum des Mitarbeiters vorgeschlagen. Ist das Feld "Erstbewerbungsdatum" nicht befüllt, so stellt das Tagesdatum die Rückfallebene dar. 0 - Nur wenn leer: Liefert die Abfrage dann, wenn das Feld "Erstbewerbungsdatum" am Mitarbeiter nicht befüllt ist. 1 - Immer: Liefert die Abfrage bei jeder Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Job über die Funktion "Bewerber zuordnen". Vorteil: Hier können diese Daten gleich im Zuge der Zuordnung kontrolliert und angepasst werden. 2 - Nie: Die Abfrage kommt nie. |
Anzeige der CRM Parameter für Bewerber
Die CRM Parameter für die Umstellung vom Bewerber zum Mitarbeiter werden nun auch in den Allgemeinen PI Parametern unter dem Punkt 2 "Bewerber" angeboten und gegenseitig synchronisiert.
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → 4 Mitarbeiter → 5 Umstellung Bewerber:
Paket PI → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine PI Parameter → 1 Einstellungen für Personalinformationssystem → 2 Bewerber:
Bewerbungs-Link in HTML-Vorlage
Wird mittels der Funktion "Bewerberdokumente weiterleiten" eine neue E-Mail erstellt, so wird auf den Text der in den PI Parametern hinterlegten HTML-Vorlage zurückgegriffen. In dieser HTML-Vorlage konnte bisher der Platzhalter "Bewerber-Link" eingebunden werden. Auf diese Weise wurde eine E-Mail erzeugt, von welcher aus der Bewerberstamm via Link geöffnet werden konnte. Dieser Platzhalter wurde nun auf "Bewerbungs-Link" umbenannt und öffnet die Bearbeitungsmaske der Bewerbung.
Hinweis auf Aktualität
In diesem Hilfethema werden alle Funktionalitäten beschrieben, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Programmversion 2022.25.45 zur Verfügung gestanden sind. Nachdem seitens des Produktmanagements sowie der Softwareentwicklung noch laufend an zusätzlichen Erweiterungen gearbeitet wird, werden diese im Laufe des Jahres 2023 entweder per WebUpdate oder mit den nächsten Programmversionen (2023.26.01/2023.26.25) bereitgestellt. Sie werden darüber wie immer in den Neuigkeiten informiert.
Damit Ihre angezeigten Hilfedokumente mit der installierten Programmversion übereinstimmen, empfehlen wir, in der BMD Onlinehilfe die Hilfequelle Dokumente vom BMD Server passend zur Programmversion zu verwenden:
Hinweis
| Funktionalitäten, die ab Version 2023.26.01 oder höher verfügbar sind, werden in diesem Spezialthema nicht mehr beschrieben. Alle Funktionalitäten rund um das Recruiting mit BMD werden im Standardthema Bewerberverwaltung beleuchtet. |
Weitere Unterstützung
Damit Sie optimal auf das neue Bewerbermanagement vorbereitet sind, steht Ihnen in der Clientsinfo ein kostenloses Lernvideo zum Thema "Redesign des Bewerbermanagements" zur Verfügung.
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