my BMD Faktura: Einstellungen
In diesem Dokument finden Sie alle notwendigen Informationen zu den Einstellungen in der my BMD Faktura.
Allgemein
Ein Großteil der notwendigen Einstellungen für Ihr Unternehmen wird bereits beim Onboarding abgefragt. Sollten während des Onboarding-Prozesses noch Daten fehlen und ergänzt werden, kann das Onboarding über den Link "Setup fertigstellen" am Dashboard nochmals gestartet werden.
Auch im Nachhinein ist es möglich, die Daten zu ergänzen bzw. zu ändern. Dies ist über die Funktion "Einstellungen" möglich. Zusätzlich zu den hinterlegten Firmendaten sind hier noch weitere Einstellungen möglich, die im folgenden Kapitel näher beschrieben werden.
Einstellungen
In den Einstellungen können sowohl Ihre Unternehmensdaten angepasst als auch Einstellungen für den Belegversand vorgenommen werden.
Zusätzlich finden Sie hier sämtliche Informationen rund um Ihr Abonnement und können dieses auch hier abschließen bzw. ändern.
Mein Abonnement
In diesem Bereich finden Sie sowohl die von Ihnen hinterlegten Unternehmensdaten als auch die Informationen rund um Ihr Abonnement.
Abonnement
Im Bereich für das Abo ist ersichtlich, welche Lizenzen beinhaltet sind und welche monatlichen Kosten für Sie anfallen.
In den ersten 30 Tagen befinden Sie sich in einer Testphase, was ebenfalls in diesem Bereich angezeigt wird.
Während der Testphase sind sämtliche Lizenzen aktiviert und Sie nutzen die my BMD vollumfänglich. Nach Ablauf der Testphase definieren Sie mit Abschluss Ihres Abonnements, welche Lizenzen Sie künftig nutzen möchten.
Mit der Funktion "Abo ändern" können Sie einerseits ein Abo abschließen, andererseits aber auch Ihr bestehendes Abo ändern.
Wählen Sie die gewünschte(n) Lizenz(en) aus und bestätigen Sie die Auswahl mit "Weiter zur Zahlung".
Wählen Sie danach Ihr gewünschtes Zahlungsmittel (z. B. PayPal) aus und schließen Sie mit der Bestätigung des Zahlungsmittels Ihr Abo ab.
Mit "Bestätigen & Weiter" werden Sie an den jeweiligen Zahlungsdienstleister für die Freigabe der Zahlung weitergeleitet.
Ist die Zahlung durch den Dienstleister bestätigt worden, gelangen Sie wieder zurück in die my BMD und erhalten die Hinweismeldung, dass Sie nun die ausgewählten Lizenzen in vollem Funktionsumfang nutzen können.
Zusätzlich wird in der Hinweismeldung angeführt, wann die nächste Abrechnung in welcher Höhe stattfinden wird.
Unternehmensdaten
Unterhalb des Abo-Bereichs werden sämtliche Unternehmensdaten angezeigt und können hier mit der Funktion "Bearbeiten" geändert werden.
Sämtliche Einstellungen, die über das Onboarding vorgenommen worden sind, werden hier angezeigt und können bei Bedarf geändert werden.
Achtung!
 | Ändern Sie im Nachhinein die Einstellung für die Steuerpflicht, hat dies auch einen Einfluss auf die Daten, die für Ihre Buchhaltung erzeugt werden. Nehmen Sie diese Änderung daher nur in Abstimmung mit Ihrer Steuerberatungskanzlei vor. Bei einer Änderung der Belegart von z. B. Nettobelege auf Bruttobelege, sind Ihre vorhandenen Stammdaten (Artikel) zu prüfen. Haben Sie zuvor Nettobelege erstellt, wurden die Preise in den Artikelstammdaten "netto" gewartet und müssen ggf. auf "brutto" umgestellt werden. Auf Belege, die bereits abgeschlossen worden sind, hat die Änderung keinen Einfluss. Sämtliche Belege, die als "Entwurf" gespeichert sind, müssen geprüft und die Preise ggf. manuell geändert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Änderung von Einstellungen. |
Belegversand
Sämtliche Belege können per E-Mail versendet werden. Damit dies möglich ist, sind die Einstellungen für den Belegversand vorzunehmen.
Sie haben hier die Möglichkeit, einen Standardtext zu hinterlegen, der bei der E-Mail automatisch vorgeschlagen wird und dort von Ihnen noch erweitert werden kann. Die Hinterlegung eines vordefinierten Textes ermöglicht Ihnen einen effizienteren Versand von Belegen, da der Text nur bei Bedarf abgeändert werden muss.
Aktivieren Sie die Funktion "Kopie immer an meine E-Mail senden", erhalten Sie sämtliche E-Mails zu Belegen, die Sie an Ihre Kunden senden, als Kopie an Ihre E-Mail-Adresse gesendet. Somit verfügen Sie über eine zusätzliche Kontrolle, dass die E-Mail versendet worden ist.
Mit der Funktion "Änderungen speichern" werden der hinterlegte Text und die Einstellung für die Kopie gespeichert und für künftige E-Mails berücksichtigt.
E-Mail-Adresse für Belegversand
Im Bereich "E-Mail-Adresse für Belegversand" haben Sie die Möglichkeit, Ihren E-Mail-Account für den Versand der Belege zu verknüpfen.
Mit "Einrichtung starten" öffnet sich die Auswahlmöglichkeit für den von Ihnen gewünschten E-Mail-Dienst.
Hier können Sie definieren, ob Ihr E-Mail-Account für den E-Mail-Versand über "Microsoft Exchange / Office 365" verknüpft werden soll oder ob Sie einen anderen Anbieter nutzen, der über die SMTP-Einstellungen verknüpft wird.
Microsoft Exchange / Office 365
Wenn Sie Ihre E-Mails über einen Microsoft-Exchange-Server empfangen, wählen Sie diese Ausprägung für die E-Mail-Einstellungen.
Mit "Fortfahren" öffnet sich die Kontoauswahl für Ihr Microsoft-Konto.
Mit Klick auf das Konto wird Ihr Microsoft-Konto für den E-Mail-Versand verknüpft.
SMTP-Einstellungen
Wenn Sie Ihre E-Mails selbst hosten oder einen anderen Anbieter nutzen, wählen Sie diese Ausprägung für die E-Mail-Einstellungen aus.
Mit "Fortfahren" öffnen sich die SMTP-Einstellungen, in denen Sie Ihre Daten hinterlegen können.
Die Informationen zu den Server-Daten (SMTP-Server, Port, SSL/TLS verwenden) erhalten Sie von Ihrem Anbieter. Benutzername und Passwort sind jene, die von Ihnen für Ihr E-Mail-Postfach definiert worden sind.
Als E-Mail-Adresse hinterlegen Sie jene Adresse, von der die Belege versendet werden sollen. Soll ein Absendername (z. B. Ihr Firmenname) bei den E-Mails angezeigt werden, kann dieser im Feld "Absendername" hinterlegt werden.
Mit "Übernehmen" werden die Einstellungen abgeschlossen und gespeichert.
BMD Go-Login
Nutzen Sie die BMD Go, um z. B. Ihre Eingangsrechnungen über die BMD Go direkt in die Buchhaltung der my BMD hochzuladen.
In diesem Bereich werden Ihnen die Login-Daten für die App angezeigt und Sie können sich einfach und unkompliziert mittels QR-Code in der BMD Go anmelden.
Änderung von Einstellungen
Grundsätzlich können die Einstellungen jederzeit geändert werden. Zu beachten sind jedoch die entsprechenden Auswirkung der Änderungen, die in diesem Kapitel beschrieben werden.
Mein Abonnement
Im Bereich "Mein Abonnement" können Sie Ihr Abo abschließen, dieses ändern und auch das gewünschte Zahlungsmittel definieren.
Weitere Informationen dazu finden Sie im Dokument [Link].
Die Änderung Ihres Abos hat auf die Belegerfassung nur insofern Einfluss, dass diese nur mit der Lizenz "Faktura" aktiv ist. Haben Sie die Lizenz "Faktura" nicht erworben bzw. kündigen Sie diese Lizenz, steht Ihnen die Belegerfassung nicht zur Verfügung.
Unternehmensdaten
Die in den Einstellungen angeführten Unternehmensdaten haben einen direkten Einfluss auf die Belegerfassung. Werden Ihre Daten (z. B. Name Ihres Unternehmens, Ihre Kontaktdaten etc.) auf den Belegen angedruckt, werden sie aus diesem Bereich ermittelt. Ändern Sie Ihre Unternehmensdaten, werden die neuen Daten auf jenen Belegen angeführt, die neu erfasst werden bzw. noch als Entwurf gespeichert sind. Auf bereits abgeschlossene Belege hat die Änderung keinen Einfluss.
Steuerpflicht
Die Änderung der Steuerpflicht hat nicht nur einen Einfluss auf die Belegerfassung, sondern auch auf die Buchhaltung.
Ändert sich die Steuerpflicht Ihres Unternehmens, ist der genaue Zeitpunkt für die Umstellung gemeinsam mit Ihrer Steuerberatungskanzlei zu definieren.
Achtung!
| Die Änderung in den Einstellungen darf erst zu dem Zeitpunkt vorgenommen werden, an dem die Änderung der Steuerpflicht rechtlich gültig ist. |
Änderung von Kleinstunternehmer/umsatzsteuerbefreit auf umsatzsteuerpflichtig
War Ihr Unternehmen bisher steuerbefreit (Kleinstunternehmer, umsatzsteuerbefreit) und wird nun umsatzsteuerpflichtig, sind folgende Punkte zu prüfen bzw. zu berücksichtigen:
- Stammdaten: Haben Sie bereits Artikelstammdaten erfasst, wurde bisher keine Steuer am Artikel hinterlegt. Damit für die Artikel der richtige Steuersatz bei der Belegerfassung ermittelt wird, ist dieser bei den vorhandenen Artikeln manuell auszuwählen. Vorgeschlagen wird der Standardsteuersatz des Landes, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist (z. B. 20 % in Österreich). Zusätzlich ist zu prüfen, ob der hinterlegte Preis weiterhin gültig ist oder ob dieser ggf. angepasst werden muss. Hier ist zusätzlich die Auswahl der Belegart zu berücksichtigen. Eine automatische Anpassung der Preise und Steuersätze ist nicht möglich, da es unterschiedliche Steuersätze für die Produkte und Dienstleistungen geben kann.
- Belege: Bereits abgeschlossene Belege werden von der Änderung nicht beeinflusst. Haben Sie noch Entwürfe gespeichert, ist vor der Umstellung zu prüfen, ob diese noch vor oder nach der Änderung abgeschlossen werden müssen. Schließen Sie sämtliche Belege ab, die noch über Ihr umsatzsteuerbefreites Unternehmen abgerechnet werden müssen. Werden Belege erst nach der Umstellung abgerechnet, muss bei den Entwürfen sowohl der Steuersatz als auch der Preis der jeweiligen Positionen geprüft und manuell überabeitet werden. Auch wenn ggf. die Änderung in den Artikelstammdaten bereits vorgenommen worden ist, wird diese nicht automatisch auf die offenen Belege übernommen.
Änderung von umsatzsteuerpflichtig auf Kleinstunternehmer/umsatzsteuerbefreit
Die Änderung von umsatzsteuerpflichtig auf steuerbefreit verhält sich genauso wie die umgekehrte Änderung.
Hier sind ebenfalls die Stammdaten zu überarbeiten, da bisher ein Steuersatz hinterlegt war und sich ggf. durch die Änderung der Steuerpflicht die Preise ändern würden.
Auch bei den Belegen ist der Zeitpunkt für die Umstellung genau zu klären und es müssen die Belege noch zum richtigen Zeitpunkt abgeschlossen werden.
Hinweis
 | Klären Sie den genauen Zeitpunkt sowie den Ablauf für die Umstellung im Detail mit Ihrer Steuerberatungskanzlei! |
Belegart
Über die Belegart wird definiert, ob diese als Brutto- oder Nettobelege erstellt werden. Nähere Informationen zum Unterschied zwischen Brutto- und Nettobelegen finden Sie in der Hilfe zum Onboarding sowie in der Hilfe zu den Belegen.
Eine Änderung der Belegart ist notwendig, wenn sich die Steuerpflicht des Unternehmens ändert. War Ihr Unternehmen bisher steuerbefreit und wird es nun steuerpflichtig, ist zusätzlich zu definieren, ob Sie künftig Brutto- oder Nettobelege erstellen möchten.
Auch ohne die Änderung der Steuerpflicht ist es möglich, die Belegart in den Einstellungen zu ändern.
Bei einer Änderung sind folgende Punkte zu berücksichtigen:
- Stammdaten: Haben Sie bereits Artikelstammdaten erfasst, wurde der Preis entweder brutto oder netto angegeben. Ändert sich nun die Belegart, muss der Preis manuell geprüft und ggf. angepasst werden.
- Belege: Bereits abgeschlossene Belege werden von der Änderung nicht beeinflusst. Haben Sie noch Entwürfe gespeichert, sind nach der Änderung die Preise zu prüfen. Die hinterlegten Preise auf den Belegen werden nicht automatisch umgerechnet und müssen ggf. manuell angepasst werden.
