Lehrgänge im Personalinformationssystem

In diesem Themendokument wird auf das Arbeiten mit Lehrgängen im Personalinformationssystem eingegangen. Dazu gehören die Erstellung und Verwaltung von Lehrgängen.

Die Verwaltung von Lehrgängen bietet die Möglichkeit, auf Basis von Ausbildungsstämmen und den dazugehörigen Ausbildungen ganze Lehrgänge zu erstellen und diese in übersichtlicher Form zu verwalten. Oftmals besteht die Notwendigkeit, einzelne Ausbildungsstämme für eine themenübergreifende Ausbildung eines Mitarbeiters zusammenzufassen und erworbene Qualifikationen erst nach Abschluss aller notwendigen Ausbildungen zu vergeben oder Ausbildungswege für Mitarbeiter transparenter zu gestalten. Dies ist nun mit den PI Lehrgängen möglich.

Ein Lehrgang besteht somit aus einer Zusammenfassung mehrere Ausbildungsstämme. Jeder Ausbildungsstamm hat wiederum eine oder mehrere zugeordnete Ausbildungen. Durch Zuordnung von Mitarbeitern zu einem Lehrgang und der Erstellung von Ausbildungsteilnahmen wird der zeitliche Ablauf des Lehrgangs für Mitarbeiter festgelegt.

In der Ansicht "Lehrgänge" werden alle bestehenden Lehrgänge gelistet. In übersichtlicher Form werden Bezeichnung, Zeitraum und Ansprechpartner angezeigt. Über die Feldauswahl können weitere Felder eingeblendet werden. Mehr Information zu den verfügbaren Feldern können im Hilfethema "Lehrgänge" nachgelesen werden.

In der Ansicht "Ausbildungsstämme" erfolgt die Zuordnung der Ausbildungsstämme. Hier wird die Grundlage für den zukünftigen Lehrgang festgelegt. Zugeordnete Ausbildungsstämme und in weiterer Folge die dazugehörigen Ausbildungen müssen absolviert werden, um den Lehrgang abschließen zu können. Weitere Informationen zu den Ausbildungsstämmen können im Hilfethema Aufbau und Verwendung des Ausbildungsstamms nachgelesen werden.  

Zu jedem Ausbildungsstamm werden in der Ansicht "Ausbildungen" die jeweiligen Ausbildungen, die mit dem Ausbildungsstamm verknüpft sind, angezeigt. Diese müssen sich innerhalb des Lehrgangszeitraum befinden. Ist eine Ausbildung außerhalb des Lehrgangszeitraum, wird die Ausbildung nicht angezeigt. Über die Feldauswahl können weitere Felder angezeigt werden.

In der Ansicht "Qualifikationen" erfolgt die Anlage von Qualifikationen, die bei Abschluss des Lehrgangs von den Mitarbeitern erworben werden. Erst wenn für alle notwendigen Ausbildungen ein positiver Teilnahmestatus gesetzt ist, haben Mitarbeiter den Lehrgang abgeschlossen und erhalten die erstellten Qualifikationen zugewiesen. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Qualifikationen können im Hilfethema Qualifikationen nachgelesenen werden.

In der Ansicht "Zugeordnete Mitarbeiter" erfolgt die Zuordnung der Mitarbeiter zum Lehrgang sowie die Erstellung von Teilnahmen zu den Ausbildungen. Im Feld "Fortschritt" wird der aktuelle Fortschritt des gewählten Mitarbeiters angezeigt. Je nachdem wie viele positive Teilnahmen vorhanden sind, bewegt sich der Fortschrittsbalken Richtung 100 %.

Am Beispiel des Mitarbeiters "Manfred Krug" wurde bei drei von fünf Ausbildungen ein Teilnahmestatus "Teilgenommen" gesetzt und die Ausbildung wurde abgeschlossen. Somit liegt sein Fortschritt bei 60 %.

Weitere Informationen zu den Ausbildungsteilnahmen können im Hilfethema Ausbildungen und Teilnahmen im BMD PI nachgelesen werden.

 

Für jeden Mitarbeiter sind in der Ansicht "Teilnahmen" alle Ausbildungen zum Lehrgang ersichtlich. Durch die Auswahl eines Mitarbeiters werden in dieser Ansicht die Teilnahmestatus des jeweiligen Mitarbeiters für jede Ausbildung angezeigt, sofern vorhanden. Fehlt eine Teilnahme zu einer Ausbildung, ist dies durch ein Dreiecksymbol mit Rufzeichen sofort erkennbar. Mit "Mouseover" über das Symbol erhält man auch den passenden Text "Teilnahme fehlt".

Fehlt eine Ausbildung zur Gänze, wird dies ebenfalls mit dem gleichen Dreiecksymbol mit Rufzeichen und dem passenden Mouseover-Text "Ausbildung fehlt!" angezeigt.

In der Ansicht "Gruppen" besteht die Möglichkeit, Gruppierungen der Lehrgänge vorzunehmen. Damit kann die Anzeige der Lehrgänge noch übersichtlicher und strukturierter gestaltet werden.

Die Neuanlage eines Lehrgangs erfolgt mit der Funktion "Neu" im Fenster "Lehrgänge". Im Bearbeitungsmodus des Lehrgangs kann neben der passenden Bezeichnung und den zuständigen Personen auch der Zeitraum des Lehrgangs bestimmt werden. Mit den Feldern "Beginndatum" und "Endedatum" wird der Zeitraum definiert.

Achtung! 

Ausbildungen, die sich außerhalb des Lehrgangszeitraums befinden, stehen für den Lehrgang nicht zur Verfügung. Möchte man Ausbildungen für einen Lehrgang verwenden, müssen sich diese innerhalb des Zeitraums befinden.

Die Grundlage eines Lehrgangs sind die Ausbildungsstämme. Basierend auf den Ausbildungsstämmen wird festgelegt, welche Ausbildungen für einen Lehrgang absolviert werden müssen. Dazu ist es notwendig, die gewünschten Ausbildungsstämme dem Lehrgang zuzuordnen. Dies erfolgt in der Ansicht "Ausbildungsstämme" mit der Funktion "Ausbildungsstämme zuordnen".

Im Zuordnungsfenster werden alle verfügbaren Ausbildungsstämme angeboten. Diese können nun mit Doppelklick oder mit dem Pfeil nach rechts zugeordnet werden.

Für jeden Lehrgang können Qualifikationen erstellt werden. Diese Qualifikationen können beim Abschluss des Lehrgangs automatisch an die Mitarbeiter vergeben werden. Voraussetzung dafür ist, dass alle Teilnahmen für einen Mitarbeiter einen Teilnahmestatus vom Typ "Anwesend" und "Ausbildung abgeschlossen" aufweisen. Die Erstellung einer Qualifikation für einen Lehrgang erfolgt in der Ansicht "Qualifikationen" mit der Funktion "Neu".

Im Fenster "Qualifikation suchen" können die gewünschten Qualifikationen gewählt werden und beim Lehrgang hinterlegt werden.

Mitarbeiter können in der Ansicht "Zugeordnete Mitarbeiter" mit der Funktion "Mitarbeiter zuordnen" zu einem Lehrgang hinzugefügt werden. Im Zuordnungsfenster werden die Mitarbeiter angezeigt und können mit Doppelklick oder mit dem Pfeil nach rechts zugeordnet werden.

Mit der Funktion "Teilnahme erstellen" in der Ansicht "Zugeordnete Mitarbeiter" können Teilnahmen für die jeweiligen Ausbildungen und Mitarbeiter erstellt werden. Besteht zu einem zugeordneten Ausbildungsstamm keine Ausbildung, kann diese mit der Funktion "Ausbildung erstellen" in der Ansicht "Teilnahmen" erstellt werden.

Hinweis 

Liegt eine Ausbildung außerhalb des Lehrgangszeitraums, steht diese für den Lehrgang nicht zur Verfügung. Ausbildungen für Lehrgänge müssen innerhalb des Lehrgangszeitraums liegen.

Die Anlage einer neuen Gruppe erfolgt in der Ansicht "Gruppen" mit der Funktion "Neu". Ein Lehrgang kann einfach via Drag & Drop auf die jeweilige Gruppe gezogen und damit der Gruppe zugeordnet werden. Die Ansicht der Lehrgänge kann damit übersichtlicher gestaltet und nach Ausbildungsbereich sortiert werden.

 

Mit der Funktion "Neu" in der Ansicht "Gruppen" kann im Fenster "Lehrgang - Gruppe (Neuanlage)" eine neue Gruppe angelegt werden.

Sind auf einem Lehrgang für zugeordnete Mitarbeiter Teilnahmen vorhanden, kann dieser nicht gelöscht werden. Es sind entweder die Teilnahmen oder die zugeordneten Mitarbeiter zu entfernen. Vorzugweise werden die zugeordneten Mitarbeiter vom Lehrgang entfernt, da die Teilnahme in der Ausbildungsverwaltung benötigt werden könnte.

Möchte man einen Lehrgang mit vorhandenen Teilnahmen löschen, wird folgender Hinweis angezeigt:

"Datensatz kann nicht gelöscht werden, da Teilnahmen vorhanden sind!"

 

Lehrgänge können auch ausgewertet werden. Im Fenster "Auswertungen" unter PI → Auswertungen → Auswertungen stehen unter dem Auswertungstyp "Ausbildung" Standardauswertungen zum Lehrgang zur Verfügung. Diese beinhalten alle relevanten Informationen aus den Lehrgängen in übersichtlicher Form. Selbstverständlich können über den Auswertungsdesigner unter PI → Auswertungen → Auswertungsdesigner individuelle Auswertungen erstellt werden.

Bei Erstellung individueller Auswertungen via Auswertungsdesigner ist es wichtig, als Ausgangstabelle "Lehrgang" zu wählen, um alle Felder des Lehrgangs nutzen zu können. Die Tabelle kann im Bearbeitungsmodus der jeweiligen Auswertung gewählt werden. Weitere Informationen können unter Auswertungsdesigner nachgelesen werden.

Der Zeitraum eines Lehrgangs bestimmt den Zeitraum, in welchem die Ausbildungen für den Lehrgang durchgeführt werden. Wie bereits erwähnt, werden nur jene Ausbildungen für einen Lehrgang zur Auswahl angeboten, die sich innerhalb des Lehrgangszeitraums befinden.

Bei nachträglicher Änderung des Zeitraums eines bestehenden Lehrgangs ist zu beachten, dass eventuell bereits bestehende Teilnahmen entfernt werden, wenn die Ausbildung außerhalb des Lehrgangszeitraums stattfindet. Eine Hinweismeldung weist bei der nachträglichen Änderung des Zeitraums für einen Lehrgang darauf hin:

"Eine Änderung des Beginn- oder Endedatums hat Auswirkungen auf zugehörige Ausbildungen und Teilnahmen!"

Im Fenster "Ausbildungen", zu finden unter PI → Ausbildungen → Ausbildungen, können anhand des flexiblen Layouts Lehrgänge in der Ansicht "Stammgruppen" eingeblendet werden.

Wählt man den Reiter "Lehrgänge" im Bereich der Gruppen im Fenster "Ausbildungen", werden in der Listenansicht alle Ausbildungen zum gewählten Lehrgang angezeigt.

Hinweis 

Mit der Anzeige der Lehrgänge im Fenster "Ausbildungen" können auch mit der Funktion "Neu" Ausbildungen zum Lehrgang angelegt werden. Hervorzuheben ist, dass für die Neuanlage der Ausbildung nur Ausbildungsstämme zu Auswahl stehen, die dem Lehrgang bereits zugeordnet worden sind. Nachdem für einen Lehrgang nur Ausbildungen verwendet werden können, die sich innerhalb des Lehrgangszeitraums befinden, werden die beiden Felder "Beginndatum" und "Endedatum" der Ausbildung zu Pflichtfeldern. Wird dabei ein Datum außerhalb des Lehrgangszeitraums eingegeben, erhält man einen Hinweis mit "Das Beginn- und Endedatum der Ausbildung muss innerhalb des Lehrgangszeitraum sein" angezeigt. Ebenso wird der passende Zeitraum in der Hinweismeldung angegeben.