Erste Schritte

 

Das Paket Zeiterfassung Basis beinhaltet folgende Teilmodule:

Hier können Sie alle Stammdaten, die Sie für die Zeiterfassung benötigen, anlegen und verwalten.

Dazu zählen z. B. Buchungsarten, Arbeitszeitmodelle, Rundungsmodelle, Mitarbeiter-Stammdaten, Planungsgruppen, Ausweise und Terminals zum Buchen u. v. m.

Eine vereinfachte Anlage der grundlegenden bzw. wichtigsten Stammdaten für die Zeiterfassung können Sie mittels Assistenten erledigen.

Eine von BMD definierte Auswahl an Muster-Stammdaten können Sie bequem per Import-Schnittstelle importieren:

 

In diesen Programmen können Sie sämtliche Bewegungsdaten (Zeitbuchungen, Anträge, Tagessummen, Zeitsalden ...) erfassen und verwalten.

 

Hier können Sie z. B. die verschiedenen Zeit-Buchungsmasken starten, um eine Stempelung durchzuführen.

Ebenso können Sie in diesem Menü jene Programme aufrufen, um Zeitbuchungen und Tagessummen zu bearbeiten, Zeitsalden zu erfassen oder zu bearbeiten sowie Anträge starten.

Weiters haben Sie hier die Möglichkeit, den Tagesabschluss zu starten, einen Überblick über die Monatsabschlüsse zu bekommen sowie Benachrichtigungen zu erfassen (die z. B. am Monatsjournal mit Bewertung oder in der Zeit-Buchungsmaske aufscheinen).

 

 

In diesem Menü können Sie die Planungsprogramme starten sowie Ausdrucke der geplanten Daten machen.

Standardmäßig steht Ihnen eine einfache Planung eines Mitarbeiters zur Verfügung oder z. B. für eine Planungsgruppe die Planungsübersicht.

Im Wesentlichen können Buchungsarten (wie z. B. Urlaube, Zeitausgleich, Seminare etc.) sowie Tagesmodelle (Dienste) und Wochenmodelle im Voraus geplant werden.

 

Es gibt verschiedenste Gestaltungsmöglichkeiten für Planungsausdrucke, die an Ihre Anforderungen angepasst werden können.

 

 

Für eine umfangreichere Planung mit Prüfung auf frei definierbare Dienstreihenfolgen, Qualifikationen, Mindestbesetzungen, Arbeits- und Ruhezeitgesetz u. v. m. ist ein Dienstplan erwerbbar (siehe Ergänzung Dienstplan).

Im Paket Zeiterfassung finden Sie unter "Auswertungen" zahlreiche Standard-Auswertungen, wie z. B. das Fehlerprotokoll und das Monatsjournal mit Bewertung sowie Soll-/Iststunden-Auswertungen, eine An-/Abwesenheitsliste, NLZ-Bestätigungen u. v. m.

Für alle Auswertungslisten, die individuell zusammengestellt werden sollen, steht Ihnen der Auswertungsdesigner zur Verfügung. 

 

Hier finden Sie alle Schnittstellen, mit denen Daten in die Zeiterfassung importiert oder aus der Zeiterfassung exportiert werden können (z. B. Datenaustausch mit Terminals etc.).

Zusätzlich zu den Schnittstellen, die Dateien importieren (z. B. von Terminals) oder aus BMD exportieren (z. B. Zeitsalden), gibt es direkte Überleitungen (innerhalb der NTCS Datenbank) aus der Zeiterfassung in die Lohnverrechnung oder in die Leistungserfassung sowie in die Kostenrechnung.

 

 

In diesen Menüpunkten finden Sie Programme, die als Unterstützung zur Zeiterfassung dienen können, wie z. B. die Rückwirkende Saldobildung, mit der man bereits vergangene Monate rückwirkend neu bewerten kann (wie eine "Aufrollung"). 

 

 

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Diese Ergänzung können Sie nutzen, auch wenn Sie das Paket Kostenrechnung in der NTCS nicht verwenden.

Verwenden Sie diese Lizenz, um Kostenstammdaten (Kostenstellen, Kostenträger etc.) anzulegen, damit diese dann auf den Zeitbuchungen erfasst werden können.

Zusätzlich erhalten Sie dadurch mit der KORE-Auswertung eine detaillierte Auswertungsmöglichkeit, mit der Sie genaue (z. B. kostenstellenbezogene) Aufstellungen sehen können, wie viel Arbeitszeit mit welcher Buchungsart auf eine bestimmte Kostenstelle erfasst worden ist.

 

Diese Lizenz-Erweiterung ermöglicht es Ihnen, die App BMD Go für Zeitbuchungen online auf Ihrem Smartphone zu nutzen.

Die App selbst ist auf Ihrem Smartphone grundsätzlich kostenlos im App Store (Apple iOS) bzw. im Google Play Store downloadbar!

Damit die Zeitbuchungen in BMD NTCS gespeichert werden können, muss ein Internet Information Service eingerichtet werden. Informationen zur Einrichtung finden Sie hier.

 

  

 

Mit dieser Zusatz-Lizenz können Sie das Workflowstudio (CRM) nutzen, um für die verschiedenen Anträge in der Zeiterfassung individuelle Freigabe-Prozesse zu definieren.

Das betrifft z. B. den Antrag auf Abwesenheit, die Funktion Änderung beantragen oder den Antrag auf Abrechnungsfreigabe.

Dies ist hilfreich, wenn es nicht ausreicht, den Standard-Genehmigungsablauf in BMD NTCS zu nutzen (Vorgesetzte des Mitarbeiters wie AL, GF, Stellvertreter).

 

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Mit dem Dienstplan stehen Ihnen umfangreiche Möglichkeiten der Planung Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung.

Die Erstellung kann in unterschiedlichen Ansichten (z. B. Stundenansicht, Tagesansicht usw.) erfolgen.

Zusätzlich zu den standardmäßigen Planungsfunktionen können Sie mit diesem Programm z. B. Mindestbesetzungen definieren.

Die Mindestbesetzung kann auf bestimmten Mitarbeitermerkmalen (z. B. brauche für meinen Dienstplan 2 Küchenhilfskräfte) aufgebaut werden.

Weiters ist es möglich, die Mindestbesetzung für bestimmte Tagesmodelle/Dienstarten (z. B. Tagesmodell "Frühdienst" sollte für fünf Mitarbeiter, also fünf mal insgesamt geplant werden) festzulegen.

Es stehen Ihnen auch verschiedenste Prüfungen (z. B. Arbeitszeit-/Ruhezeitgesetz, erlaubte Dienstreihenfolge etc.) zur Verfügung.

Somit bekommen Sie beim Planen die Unterstützung, ob denn Ihr erstellter Dienstplan den gesetztlichen Parametern oder Ihrer selbst definierten Dienstreihenfolge entspricht.

Mit diesem Paket erhalten Sie Zugriff auf das Programm Dienstnehmer und die Verwaltung vom Urlaubsstand in den Nichtleistungszeiten. 

Hier können Sie dann die arbeitsrechtlichen Ansprüche (z. B. Resturlaubsguthaben, Aliquoter Anspruch) verwalten.

Die Möglichkeit, diese Daten über den Dienstnehmerstamm zu verwalten, kann wichtig sein, wenn Sie die Lohnverrechnung nicht selbst in Ihrem Unternehmen durchführen und Ihre externe Personalverrechnung diese Werte nicht für Sie verwaltet.

Zusätzliche Informationen zur Einrichtung dieser Ergänzung erhalten Sie in der Themenhilfe.

 

Verwenden Sie die BMD NTCS Zeiterfassung und ein Zutrittssystem (z. B. KABA, Gantner, Ekey), so haben Sie mit dieser Zusatz-Lizenz die Möglichkeit, die gewünschten Zutrittsregeln über die BMD Software zu steuern.

Die Türen/Eingänge können Sie in den Stammdaten als Terminals angelegen und dann jene Ausweise zuordnen, die dort grundsätzlich zutrittsberechtigt sind.

Für die zeitliche Steuerung haben Sie die Möglichkeit, in den Stammdaten Zeitprofile inkl. Terminal-Sondertage zu definieren. Damit können Sie steuern, an welchen Tagen und Uhrzeiten ein Mitarbeiter Zutritt hat oder nicht bzw. buchen darf oder nicht oder eine Code-Eingabe erforderlich ist.

 

 

 

Zusätzlich ist es auch möglich, als BMD Com-Kunde/Klient die App BMD Go zu nutzen. Dazu muss der Webservice über Ihren Provider gehosted werden.

 

Mit dem BMD Web haben Sie eine webbasierte Benutzeroberfläche, in der Sie die wichtigsten operativen Abläufe der Zeiterfassung von jedem Endgerät aus via Browser erledigen können.

Grundlegende Informationen zu den allgemeinen Bedienelementen im Web erhalten Sie hier!

 

Informationen zur Installation bzw. Einrichtung des IIS-Web erhalten Sie hier!

Um einen Einblick in die möglichen Anwendungsfälle mit der Zeiterfassung über die Web zu erhalten, können Sie dieses Dokument einsehen.