Umbuchung
Grundlegende Informationen zur Anlagenbuchhaltung finden Sie unter Erste Schritte.Allgemeines
Umbuchung
Wenn Sie in der Anlagenbuchhaltung ein bereits erfasstes Wirtschaftsgut (z. B. eine Maschine, ein Fahrzeug oder eine IT-Anlage) von einem Konto auf ein anderes übertragen möchten, steht Ihnen die Funktion "Umbuchung" zur Verfügung. Bei einer Umbuchung handelt es sich um eine interne Verschiebung eines bereits bestehenden Anlageguts innerhalb der Anlagenbuchhaltung. Das Wirtschaftsgut bleibt dabei bestehen, es wird nicht neu angelegt, sondern lediglich einem anderen Konto zugeordnet. Ein möglicher Grund für die Umbuchung könnte die falsche Kontenzuordnung bei der ursprünglichen Buchung sein. Weiters kann die Umbuchung aufgrund organisatorischer Änderungen wie z. B. neuer oder erweiterter Kontenplan oder aufgrund von Umstrukturierungen im Unternehmen notwendig sein.
Bei einer Umbuchung werden die bestehenden Anlagedaten übernommen. Das bedeutet:
Bei einer Umbuchung werden die bestehenden Anlagedaten übernommen. Das bedeutet:
- Anschaffungskosten bleiben unverändert
- Anschaffungsdatum bleibt gleich
- Abschreibungsart und -dauer bleiben erhalten
- Bisherige Abschreibungen werden mitgeführt
- Restbuchwert bleibt korrekt bestehen
- Anlagenart wird beibehalten.
Durch eine Umbuchung ändert sich lediglich die kontenmäßige Zuordnung.
Aktivierung (Inbetriebnahme)
Wenn ein Unternehmen ein Wirtschaftsgut anschafft oder selbst herstellt (z.B. eine Maschine, ein Fahrzeug oder ein Gebäude), wird dieses zunächst in der Anlagenbuchhaltung erfasst.
Solange das Wirtschaftsgut jedoch noch nicht betriebsbereit ist - also noch gebaut, montiert oder geliefert wird - darf es nicht abgeschrieben werden. In dieser Phase wird es gesondert ausgewiesen, meist als:
- Anzahlung (wenn bereits Teilbeträge gezahlt wurden) oder
- Anlagen im Bau (wenn sich das Wirtschaftsgut noch in der Herstellungs- oder Bauphase befindet).
Sobald das Wirtschaftsgut fertiggestellt und einsatzbereit ist - also technisch funktionsfähig und für den vorgesehenen Zweck nutzbar - erfolgt die sogenannte Aktivierung (Inbetriebnahme).
Dabei geschieht Folgendes:
- Umbuchung der Anlagenart
Das Wirtschaftsgut wird von der vorläufigen Kategorie ("Anzahlungen" oder "Anlagen in Bau") auf die endgültige Anlagenart (z.B. Maschinen, Fuhrpark, Gebäude) umgestellt. - Festlegung der Nutzungsdauer
Mit diesem Zeitpunkt wird die Nutzungsdauer erfasst. - Beginn der Abschreibung
Mit der Inbetriebnahme startet die planmäßige Abschreibung.
Das bedeutet, die Anschaffungs- oder Herstellungskosten werden über die Nutzungsdauer als Aufwand verteilt.
Die Funktion "Aktivierung (Inbetriebnahme)" kennzeichnet den Zeitpunkt, an dem ein Wirtschaftsgut von der Bau- oder Anzahlungsphase in die aktive Nutzung übergeht. Erst ab diesem Zeitpunkt wird es regulär abgeschrieben und wirkt sich als Aufwand auf das Betriebsergebnis aus.
Siehe dazu:
Gesamtumbuchungen
Umbuchungen können unter Funktionen → Umbuchung / Teilumbuchung oder mit der Maustaste durch Ziehen eines Anlagegutes von einem Konto auf ein anderes Konto (Drag & Drop) erstellt werden.
Beim Ziehen mittels Maustaste von einem Konto auf ein anderes Konto erhalten Sie im Jahr des Zugangs folgende Abfrage:
"Soll das Anlagegut verschoben oder umgebucht werden? ACHTUNG: Das Verschieben wirkt sich auf den gesamten ANBU-Zeitraum (alle Vor- und Folgejahre) aus!"
Wählen Sie zwischen folgenden zwei Optionen:
- Verschieben: Wenn das Anlagegut versehentlich auf einem falschen Konto erfasst wurde. Das Anlagegut wird dem richtigen Konto zugeordnet. Dieser Vorgang ist nicht nachvollziehbar.
- Umbuchen: Mittels Umbuchungsabgang und -zugang wird der Ausweis des umgebuchten Wirtschaftsgutes nachvollziehbar.
Mit "Umbuchen" öffnet sich die Erfassungsmaske, welche Sie mit den notwendigen Daten, wie Datum, Konto, Inventarnummer, Bezeichnung und Anschaffungs- und Herstellungskosten befüllen.
Im Anschluss erfolgt die Abfrage, ob die Umbuchung auch in der FIBU durchgeführt werden soll. Es erfolgt die Umbuchung in der Fibu in der Periode des eingegebenen Umbuchungsdatum.
Das umgebuchte Anlagengut wird im Anlagenexplorer in grauer Schriftfarbe mit dem Zusatz "umgebucht" angezeigt.
Mit "Verschieben" erfolgt die Abfrage, ob die Verschiebung in der Fibu durchgeführt werden soll. Danach wird das Wirtschaftsgut sofort dem gewählten Konto zugeordnet.
Teilumbuchung
Grundsätzlich wird bei der Funktion "Umbuchung / Teilumbuchung" der gesamte Anschaffungswert vorgeschlagen. Dieser kann bei Bedarf gekürzt werden, womit eine Teilumbuchung ausgelöst wird. Die Abschreibung wird dann anteilig beim Ziel- bzw. Quellanlagegut gerechnet.
Umbuchen mehrerer Wirtschaftsgüter ("Umbuchen Multiselect")
Mit "Multiselect", also der Mehrfachauswahl, können Sie mehrere Wirtschaftsgüter in einem Vorgang umbuchen.
Wählen Sie dazu mit gedrückter Umschalttaste und einfachem Mausklick die Liste der Wirtschaftsgüter am Reiter "Anlagegüter" aus.
Möchten Sie einzelne Wirtschaftsgüter in der Anlagengüterliste auswählen, dann halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken die gewünschten Wirtschaftsgüter mit einfachem Klick der linken Maustaste an. Damit die gemeinsame Umbuchung von mehreren Wirtschaftsgütern funktioniert, muss bei allen ausgewählten Anlagen dieselbe Anlagenart eingetragen sein.
Ziehen Sie mit Drag & Drop die markierten Wirtschaftsgüter auf das Zielkonto bzw. wählen Sie die Funktion "Umbuchen".
Es folgt die Abfrage, ob Sie die Aktion für alle ausgewählten Anlagegüter einzeln oder gemeinsam durchführen möchten.
- Mit der Auswahl "Gemeinsam" öffnet sich die Erfassungsmaske für die gemeinsame Umbuchung der gewählten Wirtschaftsgüter, in der Sie die notwendigen Daten erfassen.
Als Ergebnis erhalten Sie ein Wirtschaftsgut mit den summierten Werten der ausgewählten Quell-Wirtschaftsgütern.
Klicken Sie auf "Abbrechen", bricht der Vorgang ab. - Mit der Auswahl "Je Anlagegut" öffnet sich die Erfassungsmaske für die Umbuchung je Wirtschaftsgut und Sie erhalten am Ziel-Konto dieselbe Anzahl an Wirtschaftsgütern wie am Quell-Konto.
Klicken Sie während des Umbuchens der einzelnen Wirtschaftsgüter auf "Abbrechen", dann erhalten Sie die Abfrage, ob Sie alle weiteren Datensätze abbrechen möchten oder fortfahren wollen.
Umbuchung in der NTCS FIBU
In einem zusätzlichen Schritt kann die Umbuchung auch gleich in der NTCS FIBU erfolgen. Nach Abschluss der Umbuchung im Anlagenexplorer erscheint eine Abfrage, ob die Umbuchung auch in der FIBU durchgeführt werden soll:
Anschließend können die Berechnungsart und das Buchungssymbol für die Umbuchung gewählt werden. Sind in den allgemeinen ANBU Parametern je Berechnungsart unterschiedliche Buchungssymbole hinterlegt, können auch alle Berechnungsarten verbucht werden:
Wann Sind Umbuchungen nicht möglich?
In folgenden Fällen können keine Umbuchungen erstellt werden:
- Wenn das Umbuchungsdatum gleich dem Anschaffungsdatum ist. In diesem Fall ist nur die Funktion "Verschieben" möglich.
- Wenn beim Umbuchen auf ein bestehendes Wirtschaftsgut der Anschaffungswert bereits vom Ziel-Anlagegut stammt bzw. zuvor schon vom Ziel-Anlagegut auf das Quell-Anlagegut umgebucht wurde.
- Wenn auf Quell- und Ziel-Anlagegut die gleiche Bewertungsreservenart vorhanden ist.
- Wenn der BW zu Beginn des Jahres < als der Jahresabschreibungsbetrag ist.
- Wenn die Restnutzungsdauer < 1 Jahr ist.
- Kombination von +/- im gleichen Wirtschaftsjahr: Wenn das Anlagegut schon einmal umgebucht wurde oder auf dieses Anlagegut bereits umgebucht wurde.
- Wenn beim Umbuchen von mehreren Wirtschaftsgütern (Multiselect) die Anlagenart nicht bei allen ausgewählten Anlagen gleich ist oder bei einem Wirtschaftsgut die Anlagenart nicht eingetragen wurde.
