Anzahlung auf Anlagegüter
Anzahlungen - Allgemein
Eine Anzahlung für ein Anlagegut ist eine geleistete Zahlung, die auf ein zukünftiges Anlagegut erfolgt, bevor dieses vollständig angeschafft und aktiviert wird. Um ein Anlagegut als Anzahlung in der BMD Software darstellen zu können, muss die Anlagenart "Anzahlung" ausgewählt werden.
Das Ziel der Erfassung als Anzahlung ist es, alle geleisteten Anzahlungen, die ein Anlagegut betreffen, zu einer Anlage zusammenzufassen und gemeinsam zu aktivieren, sobald das Anlagegut tatsächlich angeschafft und in Betrieb genommen wird.
Auswahl der Anlagenart Anzahlung
Um ein Anlagegut als Anzahlung darstellen zu können, muss am Anlagegut im Feld "Art" die Anlagenart Anzahlung ausgewählt werden.
Wenn die Anlagenart "Anzahlung" bereits am Kontenstamm definiert wurde, wird diese beim Erzeugen vom Anlagegut automatisch vorgeschlagen.
Kontrollieren Sie spätestens beim Start der Funktion "Anlagegut erzeugen" im Vorschaufenster "Anlagegut-Zugang (Neuanlage)" das Feld "Art". Hier muss "Anzahlung" hinterlegt sein bevor Sie auf die Schaltfläche "Speichern und schließen" klicken.
Durch die Hinterlegung der Anlagenart "Anzahlung" können weder das "Inbetriebnahmedatum" noch die "Nutzungsdauer" erfasst werden.
Ziel ist es, dass alle geleisteten Anzahlungen, die ein Anlagegut betreffen, zu einer Anlage zusammengefasst und gemeinsam aktiviert werden.
Erfassung der Anzahlung
Das Erzeugen einer Anzahlung kann auf zwei Arten erfolgen:
- über die Vorerfassung der Finanzbuchhaltung oder
- über die manuelle Zugangsbuchung im Anlagenexplorer
Anzahlung über die Vorerfassung der Finanzbuchhaltung
Die Anzahlungen können über die Vorerfassung jahresübergreifend erfasst werden. Voraussetzung sind die korrekt hinterlegten Kontenstammdaten (Anlagenvorerfassungskennzeichen).
Details zur Vorerfassung können Sie im Hilfe-Artikel Beispiele für Anlagenvorerfassung nachlesen.
Die Anlagevorerfassung kann aus verschiedenen Programmpunkten geöffnet werden:
Möglichkeit 1: Einstieg über die Menüleiste Anlagenexplorer → Funktionen → Übernahme Zugänge aus FIBU
Möglichkeit 2: Beim Einstieg in den Anlagenexplorer → Abfrage "Es sind neue Anlagenzugänge aus der FIBU vorhanden. Wollen Sie diese jetzt übernehmen?" mit "Ja" bestätigen.
Möglichkeit 4: Reiter "Vorerfassung Anlagenbuchhaltung" im Anlagenexplorer
Hier finden Sie alle im Zuge einer Fibu-Buchung vorerfassten Anlagegüter. In der Spalte "Bezeichnung" wird grundsätzlich die Einstellung "Anzahlung" bereits angezeigt. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen die Kontenstammdaten geprüft werden oder mit rechten Mausklick → "Spaltenweise bearbeiten" diese Einstellung manuell getroffen werden.
Anzahlung über die manuelle Zugangsbuchung
Die Anzahlungen können als Zugang im Anlagenexplorer jahresübergreifend manuell erfasst werden. Diese Variante sollte nur verwendet werden, wenn es keine Buchungen in der FIBU gibt.
Für den Start der manuellen Zugangserfassung gibt es mehrere Varianten:
Variante 1: Start im Bereich Anlagenbaum → Reiter "Konten" → Funktionen → Zugang
Variante 2: Im Reiter "Anlagegüter" und im Reiter "Anlagegut" unter Funktionen → Zugang
Variante 3: Im Bereich Anlagebaum im Reiter "Konten" das Konto markieren → rechte Maustaste → Zugang
Aktivierung (Inbetriebnahme) einzelner Anlagegüter
Aufruf der Funktion
Um die notwendige Funktion "Aktivierung (Inbetriebnahme)" zu starten haben Sie zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit 1: Markieren Sie die gewünschte Anzahlung (das gewünschte Anlagegut) im Anlagenbaum und wählen Sie die Funktion → Aktivierung (Inbetriebnahme). Alternativ finden Sie die Funktion auch über die rechte Maustaste.
Möglichkeit 2: Markieren Sie die gewünschte Anzahlung (das gewünschte Anlagegut) im rechten Fenster-Bereich im Reiter "Anlagegüter" und wählen Sie die Funktion → Aktivierung (Inbetriebnahme). Alternativ finden Sie die Funktion auch über die rechte Maustaste.
Aktivierung im Detail
Nach dem Start der Funktion "Aktivierung (Inbetriebnahme)" öffnet sich das gleichlautende Fenster. Hier geben Sie die nötigen Informationen des Zugangs in folgenden Feldern ein:
Datum: In diesem Feld das Aktivierungsdatum erfassen.
Beleg: Das Belegdatum wird von der Anzahlung bzw. FIBU übernommen.
Konto: Die Kontonummer für die Aktivierung kann manuell eingegeben oder mit F4 ausgewählt werden.
Inventarnummer: Hier wird die nächsthöhere Nummer laut Ziel-Konto vorgeschlagen.
Bezeichnung: Hier bitte die künftige Bezeichnung vom Anlagegut (wenn abweichend zur Anzahlung) erfassen.
Art: Die Anlagenart wird bei korrekt eingestellten Kontenstammdaten (Feld Anlagenart) vorgeschlagen.
Inbetriebnahmedatum: Hier wird das Datum der Aktivierung vorgeschlagen, kann aber überschreiben werden.
Abschreibungsart Unternehmensrecht: Es wird grundsätzlich linear vorgeschlagen. Sollte eine abweichende Abschreibungsart notwendig sein, muss diese hier entsprechend eingestellt werden.
Abschreibungsart Steuerrecht: Es wird grundsätzlich linear vorgeschlagen. Sollte eine abweichende Abschreibungsart notwendig sein, muss diese hier entsprechend eingestellt werden.
Nutzungsdauer Unternehmensrecht: Die gewünschten Jahre eingeben.
Nutzungsdauer Steuerrecht: Die gewünschten Jahre eingeben.
Im nächsten Schritt können Sie entscheiden, ob Sie die Umbuchung auch in der FIBU durchführen möchten. Es öffnet sich das Fenster "Umbuchung in FIBU" mit der Frage "Wollen Sie die Umbuchung auch in der FIBU durchführen?".
Bestätigen Sie diese mit "Ja", können Sie im nächsten Fenster "Umbuchung in FIBU" die Buchungsart, das Buchungssymbol und die Belegnummer festlegen. Die Felder "Firma" und "FIBU" werden auf Grund der zur ANBU zugeordneten FIBU vorgeschlagen.
Aktivierung (Inbetriebnahme) von mehreren Anlagegütern
Aktivierung (Inbetriebnahme) je Anlagegut
Aufruf der Funktion
Markieren Sie im Anlagenbaum das Konto Anzahlungen und wählen Funktionen → Aktivierung oder Rechte Maustaste → Aktivierung (Inbetriebnahme)
Haben das Konto Anzahlungen für Sachanlagen zum Aktivieren markiert, können Sie entscheiden, ob Sie die Anlagegüter einzeln (je Anzahlung wird ein eigenes Anlagegut erstellt) oder gemeinsam (alle Anzahlungen werden auf ein Anlagegut zusammengefasst) umbuchen möchten.
Anschließend erscheine eine Abfrage: "Wollen Sie die Aktion für alle ausgewählten Anlagegüter einzeln oder gemeinsam durchführen?". Wählen Sie eine der Möglichkeiten aus:
- Je Anlagegut
- Gemeinsam
- Abbrechen (Aktion wird abgebrochen)
Aktivierung im Detail
Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Je Anlagegut" öffnet sich das Fenster "Aktivierung (Inbetriebnahme)". Hier geben Sie die nötigen Informationen des Zugangs in folgenden Feldern ein:
Datum: In diesem Feld das Aktivierungsdatum erfassen.
Beleg: Das Belegdatum wird von der Anzahlung bzw. FIBU übernommen.
Konto: Die Kontonummer für die Aktivierung (Ziel-Anlagegut) kann manuell eingegeben oder mit F4 ausgewählt werden.
Inventarnummer: Hier wird die nächsthöhere Nummer laut Ziel-Konto vorgeschlagen.
Bezeichnung: Hier bitte die künftige Bezeichnung vom Anlagegut (wenn abweichend zur Anzahlung) erfassen.
Art: Die Anlagenart wird bei korrekt eingestellten Kontenstammdaten (Feld Anlagenart) vorgeschlagen.
Inbetriebnahmedatum: Hier wird das Datum der Aktivierung vorgeschlagen, kann aber überschreiben werden.
Abschreibungsart Unternehmensrecht: Es wird grundsätzlich linear vorgeschlagen. Sollte eine abweichende Abschreibungsart notwendig sein, muss diese hier entsprechend eingestellt werden.
Abschreibungsart Steuerrecht: Es wird grundsätzlich linear vorgeschlagen. Sollte eine abweichende Abschreibungsart notwendig sein, muss diese hier entsprechend eingestellt werden.
Nutzungsdauer Unternehmensrecht: Die gewünschten Jahre eingeben.
Nutzungsdauer Steuerrecht: Die gewünschten Jahre eingeben.
Im nächsten Schritt können Sie entscheiden, ob Sie die Umbuchung auch in der FIBU durchführen möchten. Es öffnet sich das Fenster "Umbuchung in FIBU" mit der Frage "Wollen Sie die Umbuchung auch in der FIBU durchführen?".
Bestätigen Sie diese mit "Ja", können Sie im nächsten Fenster "Umbuchung in FIBU" die Buchungsart, das Buchungssymbol und die Belegnummer festlegen. Die Felder "Firma" und "FIBU" werden auf Grund der zur ANBU zugeordneten FIBU vorgeschlagen.
Diese Schritte wiederholen sich so lange bis alle markierten Anlagegüter auf das gewünschte Konto aktiviert wurden. Am Ziel-Konto im Anlagenbaum sehen Sie jedes einzelne, aktivierte Anlagegut.
Gemeinsame Aktivierung (Inbetriebnahme)
Aufruf der Funktion
Möglichkeit 1: Markieren Sie im Anlagenbaum das Konto "Anzahlungen" und wählen Funktionen → Aktivierung (Inbetriebnahme) oder Rechte Maustaste → Aktivierung (Inbetriebnahme) 
Möglichkeit 2: Markieren sie im Reiter Anlagegüter die gewünschten Anlagen → rechter Mausklick → Aktivierung (Inbetriebnahme)
Haben Sie mehrere Anlagegüter bzw. das Konto "Anzahlungen" zum Aktivieren markiert, können Sie entscheiden, ob Sie die Anlagegüter einzeln (je Anzahlung wird ein eigenes Anlagegut erstellt) oder gemeinsam (alle Anzahlungen werden auf ein Anlagegut zusammengefasst) umbuchen möchten.
Auswahl der zu aktivierende Anlagegüter
Es kommt beim Start der Funktion "Aktivierung (Inbetriebnahme)" ein Abfrage-Fenster "Wollen Sie die Aktion für alle ausgewählten Anlagegüter einzeln oder gemeinsam durchführen?".
Bei Klick auf die Schaltfläche "Gemeinsam" öffnet sich das Fenster "Aktivierung (Inbetriebnahme). Hier definieren Sie im Feld "Datum" das gewünschte Inbetriebnahmedatum. Danach werden sämtliche Anlagegüter, welche vor dem definierten Datum angeschafft wurden und auf dem Anzahlungskonto erfasst sind aufgelistet.
Anschließend können Sie die Spalten "Betrag" bzw. "Prozent" bearbeiten. Dadurch kann ein bestimmter Prozentsatz des Gesamtbetrages aller (Teil-)Anzahlungen auf ein Anlagegut aktiviert werden. Das kann vor allem praktisch sein, wenn es zum Beispiel eine Gesamtrechnung gibt, diese aber auf mehrere Bereiche und somit mehrere Anlagegüter aktiviert werden soll.
Zur Bearbeitung der Beträge bzw. der Prozente klicken Sie mit der rechten Maustaste in die gewünschte Spalte und wählen "Spaltenweise" bearbeiten.
Wurden irrtümlich falsche Werte erfasst, so können diese unter Extras → alle Werte zurücksetzen wieder gelöscht werden.
Wurden die Werte richtig erfasst, können Sie mit einem Klick auf Aktivieren die Aktivierung des Anlagegutes starten.
Aktivierung im Detail
Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Aktivieren" öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier geben Sie die nötigen Informationen des Zugangs in folgenden Feldern ein:
Datum: Das Aktivierungsdatum ist auf Grund der zuvor vorgenommenen Einstellung bereits befüllt und kann nun nicht mehr verändert werden.
Beleg: Das Belegdatum wird von der Anzahlung bzw. FIBU übernommen.
Konto: Die Kontonummer für die Aktivierung (Ziel-Anlagegut) kann manuell eingegeben oder mit F4 ausgewählt werden.
Inventarnummer: Hier wird die nächsthöhere Nummer laut Ziel-Konto vorgeschlagen.
Bezeichnung: Hier bitte die künftige Bezeichnung vom Anlagegut (wenn abweichend zur Anzahlung) erfassen.
Art: Die Anlagenart wird bei korrekt eingestellten Kontenstammdaten (Feld Anlagenart) vorgeschlagen.
Inbetriebnahmedatum: Hier wird das Datum der Aktivierung vorgeschlagen, kann aber überschreiben werden.
Abschreibungsart Unternehmensrecht: Es wird grundsätzlich linear vorgeschlagen. Sollte eine abweichende Abschreibungsart notwendig sein, muss diese hier entsprechend eingestellt werden.
Abschreibungsart Steuerrecht: Es wird grundsätzlich linear vorgeschlagen. Sollte eine abweichende Abschreibungsart notwendig sein, muss diese hier entsprechend eingestellt werden.
Nutzungsdauer Unternehmensrecht: Die gewünschten Jahre eingeben.
Nutzungsdauer Steuerrecht: Die gewünschten Jahre eingeben.
Im nächsten Schritt können Sie entscheiden, ob Sie die Umbuchung auch in der FIBU durchführen möchten. Es öffnet sich das Fenster "Umbuchung in FIBU" mit der Abfrage: "Wollen Sie die Umbuchung auch in der FIBU durchführen?".
Bestätigen Sie diese mit "Ja", können Sie im nächsten Fenster "Umbuchung in FIBU" die Buchungsart, das Buchungssymbol und die Belegnummer festlegen. Die Felder "Firma" und "Fibu" werden auf Grund der zur Anbu zugeordneten Fibu vorgeschlagen.
Aktivierung (Inbetriebnahme) der Anzahlung als Erweiterung
Erweiterungen werden grundsätzlich auf die Restnutzungsdauer abgeschrieben. Die Aktivierung der Anzahlung als Erweiterung kann bei allen allen drei Varianten angewendet werden:
- Aufruf der Aktivierung einzelner Anlagegüter
- Aufruf der Aktivierung von mehreren Anlagegütern - Je Anlagegut
- Aufruf der Aktivierung von mehreren Anlagegütern - Gemeinsam
Möchten Sie eine Erweiterung erfassen, so müssen Sie im Aktivierungsfenster im Feld Inventarnummer mit der Funktion F4 oder Anklicken des blauen Pfeiles jenes Anlagegut auswählen, auf dem die Erweiterung erfasst werden soll.
Anschließend können Sie die Aktivierung, wie bereits beschrieben, fortführen. Details können sie hier nachlesen:
- Einstellungen bei der Aktivierung einzelner Anlagegüter
- Einstellungen bei der Aktivierung von mehreren Anlagegütern - Je Anlagegut
- Einstellungen bei der Aktivierung von mehreren Anlagegütern - Gemeinsam
Aktivierung (Inbetriebnahme) einer wesentlichen Erweiterung
Handelt es sich bei der Erweiterung um eine wesentliche Erweiterung so kann es sein, dass durch diese Erweiterung eine neue Restnutzungsdauer für dieses Anlagegut erfasst werden muss. Diese können Sie im Aktivierungsfenster im Bereich "Neue Restnutzungsdauer" in den Feldern "Unternehmensrecht" und "Steuerrecht" erfassen.
Falls Sie diese Felder nicht in Ihrem Aktivierungsfenster sehen, so können Sie diese Felder einfügen über rechten Mausklick → Feldauswahl → Bearbeiten.
Beispiele mit Varianten von Erweiterungen finden Sie im Hilfe-Artikel Erweiterung.
Hinweis
 | Die Felder zur Erfassung der neuen Restnutzungsdauer können nur dann bearbeitet werden, wenn im Feld "Inventarnummer" ein bereits aktiviertes Anlagegut ausgewählt wurde. |
Ausdruck
Die Umbuchungsliste zeigt die Umbuchungen, die in der Anlagenbuchhaltung durchgeführt wurden. Starten Sie diesen Ausdruck im Anlagenexplorer → Anlagenbaum → Ausdruck → "Ausgewählte Anlagegüter drucken" oder "Alle Anlagegüter drucken".
Danach öffnet sich das Fenster "Ausdrucke". Wählen Sie hier den Ausdruck "Umbuchungen" im Reiter "Basiseinstellungen" im Feld "Ausdruck" mit F4 aus.
In der Umbuchungsliste sehen Sie die in den Ausdruckeinstellungen ausgewählten Umbuchungen/Aktivierungen.
Details zur Erstellung von Ausdrucken und den möglichen Einstellungen wie Filter erfahren Sie im Hilfe-Artikel Standardausdrucke Anlagenbuchhaltung.
