Bilanzprojekt abschließen oder Tätigkeit sperren
In diesem Hilfedokument erfahren Sie, wie Sie ein Bilanzprojekt sperren bzw. abschließen und auch wieder entsperren können. Weiters wird erklärt, wie erledigte Tätigkeiten in der klassischen Checkliste automatisch gesperrt werden können.
Tätigkeiten mit "Erledigt"-Benutzer sperren
Während in erweiterten Checklisten eine Tätigkeit mit dem Status "Erledigt" automatisch für eine weitere Bearbeitung gesperrt wird, dient der Status in klassischen Checklisten lediglich als Information. Durch die Einstellung in den Parametern kann auch in den klassischen Checklisten die Bearbeitung von erledigten Tätigkeiten eingeschränkt werden.
In den 
Tools-Parametern finden Sie Einstellungen, mit denen Sie eine weitere Bearbeitung bzw. Sperre von Tätigkeiten in den klassischen Checklisten mit dem "Erledigt"-Benutzer steuern können.
Tools-Parametern finden Sie Einstellungen, mit denen Sie eine weitere Bearbeitung bzw. Sperre von Tätigkeiten in den klassischen Checklisten mit dem "Erledigt"-Benutzer steuern können. Diese Einstellungen dienen der Absicherung, damit nachträglich keine unabsichtlichen Änderungen mehr vorgenommen werden können. Die Parameter werden aufgerufen über:
TOOLS → Einstellungen → TOOLS Parameter im Punkt "BMD System" mit der Auswahl "Allgemeine Einstellungen".
Im Punkt "Checkliste - Einstellungen" finden Sie folgende Parameter:
- Administratorbenutzer für erledigte Tätigkeiten: Dieser Benutzer darf erledigte Tätigkeiten immer bearbeiten, auch wenn hinterlegt ist, dass dies nur durch den "Erledigt"-Benutzer erlaubt ist.
- Tätigkeiten mit "Erledigt"-Benutzer für andere Benutzer sperren: Mit der Auswahl "Ja" dürfen alle Tätigkeiten, die einen "Erledigt"-Benutzer haben, nur noch von diesem Benutzer bearbeitet werden.
Wird der Status einer Tätigkeit im Projekt mit rechter Maustaste auf "Erledigt" gesetzt, wird zeitgleich der auszuführende Benutzer mitprotokolliert (mit Namen und Datum)
Werden die Parameter wie oben beschrieben eingestellt, sind ab diesem Zeitpunkt nur der Erledigt-Benutzer bzw. in unserem Beispiel auch zusätzlich der Benutzer BMD001 berechtigt, die Tätigkeiten mit dem Status "erledigt" zu öffnen bzw. zu bearbeiten. Alle anderen Benutzer bekommen beim Versuch, die Tätigkeit auszuführen folgenden Hinweis:
Hinweis
 | Diese Parameter gelten nur für klassische Projektvorlagen (z. B. Vorlage 40). |
Bilanzprojekt sperren bzw. abschließen
Grundsätzlich besteht in jedem Projekt die Möglichkeit, dieses als abgeschlossen zu kennzeichnen und damit zu sperren.
In der klassischen Checklistenart "Jahresabschluss" (z. B. Vorlage 40) finden Sie im Menüpunkt "Checkliste" die Funktion "Projekt abschließen":
In der Checklistenart "Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität" (z. B. Vorlage 120) wird die Sperre des Bilanzprojektes in der Checkliste "Kontrolle, Archiv, Projektabschluss mit der Tätigkeit "Daten für Jahresabschluss sperren/entsperren" gestartet.
Vor der Sperre kommt noch die Abfrage, ob Sie die FIBU und den Jahresabschluss für die weitere Bearbeitung sperren möchten.
Die Projektsperre verhindert, dass Änderungen vorgenommen werden können. Beispielsweise dürfen Kontengruppen bzw. Auswertungsgliederungen nur mehr angesehen, jedoch keine Änderungen mehr gemacht werden. Das Gleiche gilt auch für erstellte Berichte im Bilanzprojekt. Die Bearbeitung der Anlagenbuchhaltung, der Personalrückstellungen (in NTCS) und der langfristigen Rückstellungen werden ebenfalls gesperrt. Weiters werden hierdurch auch die Bilanzumbuchungen gesperrt und die Buchungskreise bei Verwendung der NTCS FIBU abgeschlossen.
Hinweis
| Die Funktion "Projekt abschließen" steht in der klassischen Checklistenart (z. B. Vorlage 40 Jahresabschluss) nur dann zur Verfügung, wenn alle Tätigkeiten als "Erledigt"  oder "Nicht notwendig"  gekennzeichnet sind. Gibt es in der Checkliste noch Tätigkeiten mit dem Status "Offen"  oder "In Arbeit"  , so scheint die Funktion hellgrau auf mit der Anmerkung "Offene Tätigkeiten": |
Abgeschlossenes Projekt wieder aktivieren
Allgemein
Bei Bedarf kann ein abgeschlossenes Projekt wieder aktiviert werden.
In der Checklistenart "Jahresabschluss" (z.B. Vorlage 40) finden Sie im Menüpunkt "Checkliste" die Funktion "Abgeschlossenes Projekt wieder aktivieren".
In der Checklistenart "Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität" (z. B. Vorlage 120) wird über den gleichen Punkt in der Checkliste "Kontrolle, Archiv, Projektabschluss" mit der Tätigkeit "Daten für Jahresabschluss sperre/entsperren" das Projekt auch entsperrt.
Sie müssen die danach folgende Abfrage mit "Ja" bestätigen, wenn Sie das Projekt wieder entsperren möchten.
Weiters müssen Sie auch auswählen, welche Bereiche entsperrt werden sollen. Zur Auswahl stehen: FIBU (Projekt), Bilanzumbuchungen, ANBU und Personalrückstellungen.
Möchten Sie die Anlagenbuchhaltung und Personalrückstellungen beispielsweise gesperrt lassen und nur die Auswertungen wieder öffnen, sind die Häkchen bei "FIBU (Projekt)" und "Bilanzumbuchungen" zu setzen.
Aktivierung einschränken (gilt nur für klassische Checklisten)
Mit den TOOLS Parametern können Sie einschränken, dass nur bestimmte Benutzer abgeschlossene Projekte bearbeiten bzw. wieder öffnen dürfen.
TOOLS → Einstellungen → Tools Parameter im Punkt "BMD System" mit der Auswahl "Allgemeine Einstellungen".Im Punkt "Checkliste - Einstellungen" finden Sie folgende Parameter:
- Benutzer für abgeschlossene Checklisten: Es kann entweder der Projektleiter berechtigt werden und/oder bestimmte Benutzer (bei mehreren Benutzern sind diese durch Strichpunkt getrennt zu erfassen - Beispiel: BMD001;BMD002;BMD003,...)
- Darf der im Bilanzprojekt hinterlegt Projektleiter abgeschlossene Bilanzprojekte öffnen? Hier bestehen die Auswahlmöglichkeiten "Ja" oder "Nein".
Jene Benutzer, die in den Tools-Parametern hinterlegt sind, können die Projekte weiterhin öffnen und bei Bedarf auch ein abgeschlossenes Projekt wieder aktivieren. Versucht ein anderer Benutzer dieses Projekt zu öffnen, so erscheint der Hinweis "Sie haben keine Berechtigung, um abgeschlossene Projekte zu öffnen".
Hinweis
| Diese Parameter gelten nur für klassische Projektvorlagen (z. B. Vorlage 40). |
