Historische Kostenstammdaten
Grundlegende Informationen zu den Kostenstammdaten finden Sie unter Kostenstammdaten.Inhalt
Allgemeines
In der Kostenrechnung besteht die Möglichkeit, in den Kostenstammdaten historisch geführte Fixierungen zu verwalten. Dadurch kann pro Periode beispielsweise festgelegt werden, auf welche Kostenträger bei Verwendung einer bestimmten Kostenstelle gebucht werden soll.
Beispiel
 | In der Kostenstelle "Werkstatt" werden im Jänner nur Schränke (= KTR) und im Februar nur Tische (= KTR) produziert. Durch die Hinterlegung von fixen Kostenträgern je Periode auf der Kostenstelle wird beim Buchen bzw. bei der Übernahme der jeweilige Kostenträger fix in die Buchung übernommen. Das erspart die manuelle Eingabe des Kostenträgers beim Buchen und ist damit auch weniger fehleranfällig. |
Hinweis
 | Historische Stammdaten sind für alle fünf Kostennummern (Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen, Geschäftsbereiche) anwendbar! |
Die Verwaltung der historisch geführten Stammdaten muss zunächst pro Kostenrechnung aktiviert werden. Sobald dann Fixierungen erfasst werden und die Übernahme bzw. Umlage der Buchungen erneut gestartet wird, werden die Buchungen bzw. die Umlagen entsprechend den Hinterlegungen geändert!
Dazu sind folgende Schritte nötig:
Aktivierung KORE-Stammdaten
Die Aktivierung der historischen Stammdatenverwaltung erfolgt in den KORE-Stammdaten über das Feld Historische Stammdaten.
KORE → Stammdaten → Firmen- und KORE-Stammdaten → auf der KORE (linke Seite):
Hinterlegung Kostenstammdaten
Wenn man anschließend in die Stammdaten → Kostenstammdaten einsteigt, steht in der Menüzeile "Funktionen" der Punkt "Historische Kostenstammdaten" zur Verfügung:
Pro Kostenstelle, Kostenträger … können dann pro Periode die jeweils anderen Kostennummern fixiert werden:
Standardfelder Historische Kostenstammdaten
Kosten-Nummer – wird vom Einstieg übernommen. | |||
Definition, ab welchem Zeitraum die Hinterlegungen auf den Kostennummern fix oder als Vorschlag in die Buchungen übernommen werden. Die Eingabe erfolgt im Format "JJJJMM", für Jänner 2020 z. B. demnach "202001". Durch die Felder Gültig ab Jahr Monat und Gültig bis Jahr Monat können Zeiträume definiert werden, in denen beispielsweise auf einer Kostenstelle verschiedene Kostenträger fixiert werden. Beispiel
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Gültig bis JahrMonat | Definition, bis zu welchem Zeitraum die Hinterlegungen auf den Kostennummern fix oder als Vorschlag in die Buchungen übernommen werden. Die Eingabe erfolgt im Format "JJJJMM", für Jänner 2020 z. B. demnach "202001". Bleibt das Feld leer, gilt die Hinterlegung unbegrenzt. Wird ein neuer Datensatz angelegt, wird automatisch im bestehenden das Feld "Gültig bis Jahr Monat" befüllt. Durch die Felder Gültig ab Jahr Monat und Gültig bis Jahr Monat können Zeiträume definiert werden, in denen beispielsweise auf einer Kostenstelle verschiedene Kostenträger fixiert werden. Das Feld "Gültig bis JaMo" darf nie manuell entfernt werden, wenn es bereits einen anderen Datensatz im gleichen Zeitraum gibt. Bei der Jahresübernahme der Kostenrechnung wird der letztgültige historische Kostenstammwert, bei dem "gültig bis JaMo" leer ist, in das nächste Jahr vorgetragen. Im neuen Jahr wird in das Feld "Gültig ab JaMo" dabei auf den Wirtschaftsjahrbeginn des neuen Jahres gestellt. Beispiel
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Kst fix/Vorschlag | Auf der ausgewählten Kostennummer kann eine Kostenstelle entweder fix oder als Vorschlag im Feld KST Vorschlag hinterlegt werden. Wird die KST fix hinterlegt, wird sie für den definierten Zeitraum im Zuge der Übernahme in sämtliche Buchungen geschrieben, egal ob in der ursprünglichen Buchung eine abweichende oder keine KST mitgegeben wurde. Diese Änderung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden! Hinweis
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Kst Vorschlag | Hinterlegung Kostenstelle, die fix oder als Vorschlag in die Buchung übernommen wird. | ||
Ktr fix/Vorschlag | Auf der ausgewählten Kostennummer kann ein Kostenträger entweder fix oder als Vorschlag im Feld KTR Vorschlag hinterlegt werden. Wird der KTR fix hinterlegt, wird er für den definierten Zeitraum im Zuge der Übernahme in sämtliche Buchungen geschrieben, egal ob in der ursprünglichen Buchung ein abweichender oder kein KTR mitgegeben wurde. Diese Änderung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!. Hinweis
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Ktr Vorschlag | Hinterlegung Kostenträger, der fix oder als Vorschlag in die Buchung übernommen wird. | ||
Abt fix/Vorschlag | Auf der ausgewählten Kostennummer kann eine Abteilung entweder fix oder als Vorschlag im Feld ABT Vorschlag hinterlegt werden. Wird die ABT fix hinterlegt, wird sie für den definierten Zeitraum im Zuge der Übernahme in sämtliche Buchungen geschrieben, egal ob in der ursprünglichen Buchung eine abweichende oder keine ABT mitgegeben wurde. Diese Änderung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden! Hinweis
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Abt Vorschlag | Hinterlegung Abteilung, die fix oder als Vorschlag in die Buchung übernommen wird. | ||
Dim fix/Vorschlag | Auf der ausgewählten Kostennummer kann eine Dimension entweder fix oder als Vorschlag im Feld DIM Vorschlag hinterlegt werden. Wird die DIM fix hinterlegt, wird sie für den definierten Zeitraum im Zuge der Übernahme in sämtliche Buchungen geschrieben, egal ob in der ursprünglichen Buchung eine abweichende oder keine DIM mitgegeben wurde. Diese Änderung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden! Hinweis
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Dim Vorschlag | Hinterlegung Dimension, die fix oder als Vorschlag in die Buchung übernommen wird. | ||
GBR fix/Vorschlag | Auf der ausgewählten Kostennummer kann ein Geschäftsbereich entweder fix oder als Vorschlag im Feld GBR Vorschlag hinterlegt werden. Wird der GBR fix hinterlegt, wird er für den definierten Zeitraum im Zuge der Übernahme in sämtliche Buchungen geschrieben, egal ob in der ursprünglichen Buchung ein abweichender oder kein GBR mitgegeben wurde. Diese Änderung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden! Hinweis
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GBR Vorschlag | Hinterlegung Geschäftsbereich, der fix oder als Vorschlag in die Buchung übernommen wird. |
Achtung!
 | Das "Bis Datum" im Feld Gültig bis JaMo darf nie manuell entfernt werden, wenn es bereits einen anderen Datensatz im gleichen Zeitraum gibt. |
Wird für eine Kostennummer, bei der noch keine historischen Stammdaten vorhanden sind, eine Fixierung eingestellt, erscheint zusätzlich die Abfrage, ob dieser Datensatz historisch angelegt werden soll:
Hinweis
| Historisch hinterlegte Fixierungen ziehen immer vor den Fixierungen über den Kostennummernstamm, bzw. sollten keine Fixierungseinstellung direkt am Stamm der Kostennummer hinterlegt werden, ansonsten erhalten Sie folgende Hinweismeldung: "Es sind historische Kostenstammdaten für die Fixierungen/Vorschlagswerte vorhanden. Bitte entfernen Sie die Einstellungen in Feld(ern): XY, YZ"  |
Wird eine Kostennummer bearbeitet, auf dem historische Datensätze vorhanden sind, erscheint folgender Hinweis: "Historische Kostenstammdaten vorhanden!"
Zusätzlich können Sie sich das Feld Hist. Werte in der Liste der Kostennummern einblenden. Hier sehen Sie auf den ersten Blick, bei welchen Kostennummern historische Werte vorhanden sind:
Dieses Feld dient nur zur Ansicht und kann nicht bearbeitet werden. Das Sortieren und Filtern ist aber möglich.
Hinweis
| Dieses Feld können Sie auch in der Baumzuordnung einblenden. |
Über das Burger-Menü → Layout gibt es zusätzlich die Möglichkeit, die historischen Kostenstammdaten als eigenen Bereich einzublenden:
Hier können auch Neuanlagen oder Änderungen von historischen Kostenstammdaten vorgenommen werden:
Berechnung – Übernahme und Umlage
Nach der Hinterlegung der historischen Stammdaten muss die Übernahme der Buchungen und bei Bedarf auch die Berechnung der Umlage gestartet werden:
Achtung!
| Durch die Fixierungen in den historischen Stammdaten werden Buchungen geändert. Diese Änderungen werden natürlich auch in die FIBU zurückgeschrieben und können nicht mehr rückgängig gemacht werden! |
Auch beim Buchen in der FIBU werden die historischen Hinterlegungen je Periode geprüft. Es kann z. B. auf einer Kostenstelle nur der hinterlegte Kostenträger in der jeweiligen Periode gebucht werden:
 | Siehe auch: |