Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu jenen Feldern, welche im Auslieferungsstandard im Workflow eingeblendet sind:

Standardfeldauswahl Workflow
Workflow-Nr.
In diesem Feld können Sie dem Workflow eine Nummer zuteilen. Bei der Neuanlage eines Workflows wird Ihnen automatisch die nächste freie Nummer vorgeschlagen. Sie können aber auch eine von Ihnen gewünschte Nummer für den Workflow vergeben.
Bezeichnung
In diesem Feld können Sie die Bezeichnung des Workflows nach Ihren Wünschen eintragen.
Workflowtyp
In diesem Pflichtfeld müssen Sie den Typ des Workflows (CRM Workflow, DMS-Workflow ...) angeben. Anhand des Workflowtyps wird ermittelt, in welchem Programmteil Sie den Workflow später einsetzen können. Zum Beispiel muss ein Dokumentenworkflow mit dem Typ DMS-Workflow erfasst werden, damit dieser zu einem Dokument gestartet werden kann.
Mitarbeiter
In diesem Pflichtfeld müssen Sie einen Mitarbeiter definieren, der Verantwortlicher des Workflows ist bzw. als letzte Rückfallebene bei der Ermittlung des Sachbearbeiters für die Aufgabe dient, sollte durch den Workflow kein Mitarbeiter ermittelt werden können. Mit dem blauen Pfeil 1087148480000300032.png vor diesem Feld können Sie die Mitarbeitersuche öffnen, in diesem Fenster werden Ihnen dann die Mitarbeiter jener Firma angezeigt, unter der Sie den Workflow erfassen.

Hinweis
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Kommt diese Rückfallebene zur Anwendung, wird in den Aufgaben in der Spalte Workflow zusätzlich zum Workflowsymbol ein Rufzeichen 824701212270367.png angezeigt. Dies dient als Hinweis für den Workflowverantwortlichen, dass die Mitarbeiterermittlung im Workflow nicht korrekt funktioniert hat und er sich diese ansehen soll. 

Diese Aufgaben können dann manuell an den zuständigen Sachbearbeiter delegiert werden. Bei diesem Vorgang wird das Rufzeichen beim Workflowsymbol wieder entfernt, weil die Aufgabe jetzt beim zuständigen Sachbearbeiter liegt und das Rufzeichen in diesem Fall verwirrend wäre.

Instanz löschen
Über dieses Feld können Sie steuern, ob die Workflowinstanzen nach dem korrekten Durchlauf des Workflows bis zum Ende gelöscht werden sollen. Bei den Workflowtypen Kampagne und DMS-Workflow ist es nicht möglich, die Workflowinstanzen automatisch nach dem Beenden des Workflows zu löschen.

Beispiel
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Wenn Sie bei einem Termingenehmigungsworkflow dieses Feld aktiviert haben, werden die Workflowinstanzen nur solange gespeichert, solange die Termingenehmigungsaufgabe des zuständigen Mitarbeiters noch nicht erledigt wurde. Erledigt dieser die Termingenehmigungsaufgabe und der Workflow kommt somit zum Ende, wird auch die daraus entstandene Workflowinstanz gelöscht.

Hinweis
Hinweis.png
Für jeden Start des Workflows wird eine Instanz angelegt, das heißt, eine Workflowinstanz stellt einen Workflowablauf dar. Im Fenster Workflowinstanzen erhalten Sie weitere Informationen zu dieser Thematik.

Dieses Fenster steht primär den Administratoren zur Verfügung. Dieser kann hier relativ schnell feststellen, wo ein Workflow "hängengeblieben" ist und welche Aufgaben erzeugt worden sind und welche nicht. Außerdem können bereits erzeugte Instanzen hier wieder gelöscht werden, falls sie versehentlich erzeugt worden sind.

Hinweis
Hinweis.png
Wenn am Workflow "Instanz löschen" aktiviert ist, sobald die Ende-Aktion des Workflows erreicht wird, wird die Workflowinstanz inklusive der Aufgaben gelöscht. In diesem Fall werden keine E-Mail-Benachrichtigungen über das Löschen der Aufgaben versendet.

Aktiv
In diesem Feld können Sie definieren, ob es sich um einen aktiven bzw. inaktiven Workflow handelt. Wenn Workflows auf "Inaktiv" gesetzt werden, können diese künftig nicht mehr verwendet werden. Auch bereits verwendete Workflows können inaktiv gesetzt werden, Sie bekommen aber eine Hinweismeldung mit der Auflistung jener Stammdaten, bei welchen der Workflow hinterlegt ist.

Beispiel
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Meldung beim Inaktiv-Setzen eines bereits verwendeten DMS-Workflows:

1193140426000004510_3.png

Eine solche Meldung dient allerdings nur als Hinweis, der Workflow wird nicht automatisch von den Kategorien gelöscht. Damit Sie sichergehen können, dass der Workflow nicht mehr verwendet wird, müssen Sie diesen von den Kategorien, bei denen er vor dem Inaktiv-Setzen des Workflows hinterlegt gewesen ist, löschen.

Meldung beim Inaktiv-Setzen eines CRM Workflows, welcher auf einer Pipelinestufe im Leadmanagement hinterlegt ist:

1193140426000004510_4.png

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Auch den LEA Workflow für die Honorarnoten-Freigabe mit Workflow können Sie auf "Inaktiv" stellen, wenn dieser nicht mehr benötigt wird. Das hat zur Folge, dass der deaktivierte Workflow bei neu aufzubereitenden Rechnungen weder über den Aufbereitungsdialog noch über eine manuelle Hinterlegung ausgewählt werden kann.

Honorarnoten, die sich während des Inaktiv-Setzens des Workflows noch im Workflowprozess befinden, werden dadurch nicht verändert und können noch den gesamten Prozess durchlaufen. Aus diesem Grund erhalten Sie beim Entfernen des Aktiv-Kennzeichens bei LEA Workflows keine Hinweismeldung mit einer Auflistung, wo der Workflow hinterlegt worden ist.
 

Feldauswahl Workflow: Alle Felder

Feldauswahl.png Feldauswahl Workflow