Feldauswahl Workflow: Alle Felder
Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu allen verfügbaren Feldern beim Workflow:
Ad-hoc-Workflowtyp | In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, für Workflows vom Typ CRM die Ausprägung "Kunden und Lieferanten", "Projekt" oder "Mitarbeiter" auszuwählen. Wird dann zum Kunden/Lieferanten bzw. Projekt ein Workflow gestartet, stehen in der Liste nur jene CRM Workflows zur Auswahl, die den jeweiligen Ad-hoc-Workflowtyp aufweisen. Wird im Fenster "Mitarbeiter" ein Workflow gestartet, stehen in der Liste nur die Workflows mit dem Ad-hoc-Workflowtyp "Mitarbeiter" zur Verfügung. Wenn zu Telefonprotokoll, Kundentelefonate oder Mitarbeitertelefonate ein Workflow gestartet wird, stehen in der Liste die Workflows mit dem Ad-hoc-Workflowtyp "Kunden und Lieferanten" zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Workflow starten. | ||||||
Aktiv | In diesem Feld können Sie definieren, ob es sich um einen aktiven bzw. inaktiven Workflow handelt. Wenn Workflows auf "Inaktiv" gesetzt werden, können diese künftig nicht mehr verwendet werden. Auch bereits verwendete Workflows können inaktiv gesetzt werden, Sie bekommen aber eine Hinweismeldung mit der Auflistung jener Stammdaten, bei welchen der Workflow hinterlegt ist. Beispiel
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Auch den LEA Workflow für die Honorarnoten-Freigabe mit Workflow können Sie auf "Inaktiv" stellen, wenn dieser nicht mehr benötigt wird. Das hat zur Folge, dass der deaktivierte Workflow bei neu aufzubereitenden Rechnungen weder über den Aufbereitungsdialog noch über eine manuelle Hinterlegung ausgewählt werden kann. Honorarnoten, die sich während des Inaktiv-Setzens des Workflows noch im Workflowprozess befinden, werden dadurch nicht verändert und können noch den gesamten Prozess durchlaufen. Aus diesem Grund erhalten Sie beim Entfernen des Aktiv-Kennzeichens bei LEA Workflows keine Hinweismeldung mit einer Auflistung, wo der Workflow hinterlegt worden ist. | ||||||
Bezeichnung | In diesem Feld können Sie die Bezeichnung des Workflows nach Ihren Wünschen eintragen. | ||||||
BMD Standard | Dieses Feld gibt Auskunft, ob der Workflow ein ausgelieferter BMD Standardworkflow ist. | ||||||
Checklistenvorlage | In diesem Feld können Sie eine  Checkliste hinterlegen, die dann im Workflow verwendet werden kann. Mit dem F8-Symbol  vor diesem Feld können Sie Checklisten hinterlegen, vorausgesetzt Sie haben unter "Stammdaten → Einstellungen → Checklistvorlagen" Vorlagen angelegt. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklistvorlagen.Dieses Feld ist bei neu angelegten Workflows immer aktiv, nur bei bestehenden Workflows, wenn bereits eine Projektcheckliste (Feld: Checklistvorlage (alt)) am Workflow hinterlegt ist, kann hier keine Checkliste ausgewählt werden. | ||||||
Checklistenvorlage (alt) | In diesem Feld können Sie eine Checklistvorlage am Workflow hinterlegen. Weitere Informationen zu den Checklisten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Vorlagen. Dieses Feld ist nur mehr aktiv, wenn bereits eine Projektcheckliste am Workflow hinterlegt ist, für neu angelegte Workflows ist nur mehr das Feld Checklistvorlage aktiv. | ||||||
Datenbesitzer für Ansehen | In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegen. Dieser Workflow kann dann nur von jenen Benutzern gesehen werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind. | ||||||
Datenbesitzer für Bearbeiten | In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegen. Dieser Workflow kann dann nur von jenen Benutzern bearbeitet werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind. | ||||||
Feldauswahl | In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, zu definieren, welche Felder einer Workflowaufgabe immer an die Folgeworkflowaufgaben innerhalb dieses Workflows weitergegeben werden sollen. Mit dem  F8-Symbol vor diesem Feld wird eine Feldauswahl gestartet, in der Sie die gewünschten Felder zuordnen können. Grundsätzlich stehen Ihnen hier folgende Felder der Aufgaben zur Verfügung:
Das heißt, Sie können zu einer Workflowaufgabe bestimmte Informationen in Freifeldern erfassen, einen Farbcode definieren oder ein Projekt hinterlegen. Beim Erledigen Ihrer Aufgabe werden diese Felder, sofern im Workflow definiert, an die nächste Aufgabe im Workflow weitergegeben. Dadurch hat der nächste Sachbearbeiter alle benötigten Informationen, um seine Workflowaufgabe zu erledigen. | ||||||
Instanz löschen | Über dieses Feld können Sie steuern, ob die Workflowinstanzen nach dem korrekten Durchlauf des Workflows bis zum Ende gelöscht werden sollen. Bei den Workflowtypen Kampagne und DMS-Workflow ist es nicht möglich, die Workflowinstanzen automatisch nach dem Beenden des Workflows zu löschen. Beispiel
Hinweis
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Matchcode | In diesem Feld können Sie den Matchcode des Workflows eintragen. Standardmäßig wird die von Ihnen eingegebene Bezeichnung des Workflows automatisch in das Feld Matchcode geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen. | ||||||
Mitarbeiter | In diesem Pflichtfeld müssen Sie einen Mitarbeiter definieren, der Verantwortlicher des Workflows ist bzw. als letzte Rückfallebene bei der Ermittlung des Sachbearbeiters für die Aufgabe dient, sollte durch den Workflow kein Mitarbeiter ermittelt werden können. Mit dem blauen Pfeil  vor diesem Feld können Sie die Mitarbeitersuche öffnen, in diesem Fenster werden Ihnen dann die Mitarbeiter jener Firma angezeigt, unter der Sie den Workflow erfassen. Hinweis
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Verwendungszweck | In diesem Feld können Sie zusätzlich zum Workflowtyp noch eine genauere Kategorisierung des Workflows vornehmen. Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes im CRM Es gibt unterschiedliche Verwendungszwecke für Workflows, die neben der besseren Kategorisierung von Workflows zusätzlich noch steuern, welche Tabellen für Feldwertprüfungen zur Verfügung stehen. Eine Feldwertprüfung ist bei Workflows des Typs "CRM" nur möglich, wenn der passende Verwendungszweck im Workflow hinterlegt ist. Bei Workflows des Typs "DMS" ist dafür kein Verwendungszweck nötig, für Kampagnenworkflows ist eine Feldwertprüfung nicht vorgesehen. Details zur Feldwertprüfung erhalten Sie in der Dokumentation zum Workflow unter dem Punkt CRM Prüfung Ja/Nein. | ||||||
Workflow im Hintergrund starten | In diesem Feld können Sie definieren, ob Workflowaufgaben asynchron gestartet werden sollen. Wird ein Workflow gestartet, kann über dieses Feld eingestellt werden, dass danach die Weiterverarbeitung und Anlage der nächsten Aufgabe asynchron weiterlaufen soll, damit der ausführende User sofort weiterarbeiten kann. Die Einstellung kann je Workflow definiert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die verfügbaren Standardworkflows mit dem Workflowtyp "LEA/PLE" sind als asynchron startender Workflow definiert. Für diese ist das Feld "Workflow im Hintergrund starten" aktiviert. Nähere Informationen zu diesen Standardworkflows finden Sie in den Themendokumentationen Honorarnotenfreigabe mit Workflow und LEA-KORE-Überleitung mit Workflow. | ||||||
Workflowtyp | In diesem Pflichtfeld müssen Sie den Typ des Workflows (CRM Workflow, DMS-Workflow ...) angeben. Anhand des Workflowtyps wird ermittelt, in welchem Programmteil Sie den Workflow später einsetzen können. Zum Beispiel muss ein Dokumentenworkflow mit dem Typ DMS-Workflow erfasst werden, damit dieser zu einem Dokument gestartet werden kann. |
angezeigt. Dies dient als Hinweis für den Workflowverantwortlichen, dass die Mitarbeiterermittlung im Workflow nicht korrekt funktioniert hat und er sich diese ansehen soll. 