HOGAST-Schnittstelle
Grundlegende Informationen zum Import von Buchungen finden Sie unter Buchungen importieren.
Inhalt
Allgemeines
Dieses Dokument beschreibt die Übernahme von Buchungen aus dem HOGAST-System (EasyGoing) inklusive der dazugehörigen Dokumente. Die HOGAST-Gruppe ist eine Einkaufsorganisation speziell für Bewirtungs- und touristische Betriebe. Sie bietet den Export von Rechnungen über eine XML-Datei an und stellt zusätzlich Dokumente bereit, die über den Buchungsimport in das BMD Archiv eingefügt werden können.
Die HOGAST-Schnittstelle ist nicht im FIBU-Basis Paket enthalten. Die Einrichtung bzw. sämtlicher Supportaufwand in Verbindung mit Datenimporten sind nicht im Wartungsvertrag enthalten und somit kostenpflichtig.
Vorbereitungen
EasyGoing
EasyGoing ist die Vorerfassungsplattform von HOGAST. Hier können Sie die Konten voreinstellen und an den Buchhaltungsstandard anpassen.
Hinweis
 | In der Kategorie 3 muss beim Punkt "Verbindlichkeiten Hotel GastroPool" das Lieferantensammelkonto der NTCS Buchhaltung (Sachkonto z. B. 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Inland) hinterlegt werden, um eine Soll-Haben-Gleichheit zu gewähren. Wird hier in der Spalte "Ihre Nummer" das Lieferantenkonto eingetragen, kann das HOGAST-File nicht fehlerfrei importiert werden. |
Erzeugung der Daten für BMD
Im EasyGoing können Sie mithilfe eines Antragsformulars, das Sie direkt auf der Website www.hogast.at finden, einstellen, wie der Datenexport stattfinden soll. Üblicherweise findet der Export der Daten einmal im Monat per E-Mail statt.
Sie können die Dateien auch direkt von EasyGoing herunterladen.
In folgendem Fenster müssen die jeweiligen Daten ausgefüllt bzw. eingeschränkt werden.
Am letzten Schirm wählen Sie den Punkt "Offene Posten als XML exportieren" aus und drücken "Daten exportieren".
Hier können sowohl die XML-Datei als auch die PDF-Dokumente einzeln oder gesamt exportiert werden.
Wird die XML-Datei exportiert, öffnet sich beispielsweise der Datei-Explorer, in welchem anschließend die XML-Datei gespeichert werden kann.
Beim Export der PDFs kann die exportierte Zipdatei anschließend vom Downloads-Ordner kopiert und extrahiert/entpackt werden, um sie im BMD NTCS verwenden zu können.
Speichern der HOGAST-Dateien
Die Zipdateien müssen zuerst in ein von Ihnen bestimmtes, fixes HOGAST-Verzeichnis extrahiert werden. Die extrahierten Dateien dürfen nicht umbenannt werden, um die automatische Archivierung zu gewährleisten.
Importmodell – Buchungen
Um die Schnittstelle nutzen zu können, wird ein Importmodell benötigt.
Das entsprechende Makro erhalten Sie als Zipdatei nach Erwerb der Lizenz auf Anfrage bei unseren FIBU Supportmitarbeitern (über die Funktion „Kontakt zu BMD“). Diese Zipdatei muss unter den Importmodellen einmalig importiert werden.
Starten Sie dazu das Paket FIBU → Import und Export → Buchungen importieren und dort im Feld "Importmodell" die F4-Funktion:
Im Fenster der Importmodelle kann unter Extras → Import die Zipdatei der Schnittstelle importiert werden.
Danach muss ein allgemeines Modell für die HOGAST-Schnittstelle vorhanden sein.
Dieser Datensatz kann mit F6 bearbeitet werden, um beispielsweise die Bezeichnung oder den Vorschlagswert für den Pfad der Importdatei anzupassen.
Sie haben die Möglichkeit, den Pfad mit Platzhaltern zu hinterlegen.
Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:
- Firmennummer = $firmennr$
- Fibu-Nummer = $fibunr$
- Jahr = $jahr$
Import gesamtes Verzeichnis
Beim Import der HOGAST-Dateien kann auch ein gesamtes Verzeichnis eingelesen werden. Dazu muss am Modell das Feld "Dateiprüfung" auf Verzeichnis umgestellt und im Feld "Dateiname" nur der Pfad angegeben werden.
Die Zipdateien müssen auch bei dieser Importvariante entpackt werden. Nähere Informationen dazu finden Sie im Punkt Speichern der HOGAST-Dateien.
Es wird in dem angegebenen Ordner nach XML-Dateien gesucht. Nach dem Import werden die Dateien in einen Unterordner verschoben mit Firmennummer\Fibu-Nummer\Dateiname+Importdatum, unabhängig vom bestehenden Parameter "Datei umbenennen".
Achtung!
 | Wenn Sie den HOGAST-Import bereits in Verwendung haben und jetzt auf den Import aus Verzeichnis umstellen, müssen Sie sämtliche alte Dateien in dem Verzeichnis löschen oder in einen Unterordner verschieben. Ansonsten werden diese doppelt importiert. Es werden immer alle XML-Dateien in dem angegebenen Verzeichnis importiert. |
Parameter
Im Fenster der Importmodelle können unter Extras – Importparameter die Einstellungen zur Importschnittstelle angepasst werden.
Folgende Parameter sind für die HOGAST-Schnittstelle vorhanden:
ArtikelKtoUmschlüsselung | Einstellung, ob die Kontenumschlüsselung allgemein oder FIBU-spezifisch erfolgt: 1 = Allgemein 2 = FIBU-spezifisch Hinweis
| ||
| Buchungen zusammenfassen | Einstellung, wie die Buchungen zusammengefasst werden sollen: 1 = Buchungen auf Artikelebene zusammenfassen. Die Artikelnummer wird hierbei in das Freifeld 3 übernommen. Zusammengefasst wird je Konto, Prozentsatz, Kostenstelle und Artikelnummer. 2 = Buchungen auf Kontenebene zusammenfassen. Zusammengefasst wird je Konto, Prozentsatz und Kostenstelle. (Standard) | ||
| Buchungssymbol | Buchungssymbol für die HOGAST-Rechnungen "HG" wird herangezogen, um den Unterschied zu normalen ER darzustellen. | ||
Datei umbenennen | Hier definieren Sie, ob die Buchungsdatei nach dem Import umbenannt wird. (0 = Nein; 1 = Ja) | ||
| Default Sachkonto | Ist eine Buchung im EasyGoing nicht vollständig kontiert, so gilt das hier hinterlegte Sachkonto als Rückfallebene. 9990 ist im BMD Standardkontenrahmen als "Unklare Buchungsfälle" definiert und bietet sich hierfür an. | ||
| Erweiterung Lieferantenkonten | Haben die Lieferantenkontonummern im HOGAST-System nicht gleich viele Stellen wie im BMD System, so muss eine Kontostellenerweiterung stattfinden. (Vorausgesetzt, Sie verbuchen auf mehrere unterschiedliche HOGAST-Lieferanten.) Hier kann ein Wert eingetragen werden, der zur HOGAST-Lieferantennummer hinzugerechnet wird. (Beispiel: Wenn die Konten im HOGAST-System 5-stellig geführt werden, muss 300000 zur Nummer addiert werden, um die Lieferanten auf 6-stellige BMD Nummern zu erweitern.) | ||
| Lieferant HOGAST | Sollen alle Eingangsrechnungen auf einen HOGAST-Lieferanten verbucht werden, so kann dieser hier hinterlegt werden. Dies bietet einen Vorteil in der Abstattung, da alle Zahlungen auf diesen Lieferanten gebucht werden können. Die Lieferantenbezeichnung wird als Info im Buchungstext importiert. |
Konten-Umschlüsselung
Werden im HOGAST-System die Buchungen auf Artikelebene zusammengefasst, so kann eine Umschlüsselung zu den NTCS Konten stattfinden.
Über das Auswahlmenü kann auf die Kontenumschlüsselung umgeschaltet werden:
Diese Umschlüsselungstabelle kann verwendet werden, um die übergebene Kontonummer aufgrund der Artikelnummer zu überprüfen. Stimmt die Kontonummer nicht mit der in den Parametern hinterlegten Kontonummer überein, wird sie abgeändert. Ist der Parameter "Buchungen zusammenfassen" auf 1 = Artikelebene eingestellt, wird die ursprüngliche Kontonummer in das Freifeld 5 der Buchung geschrieben.
Dabei müssen die Felder wie folgt befüllt werden:
| Datenkey | Artikelnummer in der HOGAST-Datei |
| Daten1 | Kontonummer, auf die umgeschlüsselt werden soll. |
Stammdatenimport
Werden die Lieferantenkonten aus dem HOGAST verwendet, können im Zuge dieses Imports auch die Stammdaten der Lieferanten übernommen werden.
Über das Auswahlmenü kann auf die Stammdaten umgeschaltet werden:
| Stammdaten importieren | Einstellung, ob die Stammdaten importiert werden sollen. 0 = kein Import, 1 = Stammdaten importieren |
| Zwischendatei | Hinterlegung des Pfades und Dateiname einer CSV-Zwischendatei, wo die Stammdaten für den Import vorbereitet werden. |
Es werden folgende Stammdaten übernommen, wenn diese in der Datei vorhanden sind:
Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Staat, UID-Nummer
HOGAST-Dateien
Vom HOGAST-System erhalten Sie zwei Zipdateien. In einer befindet sich die XML-Datei, die beim Import ausgewählt werden muss (sie beinhaltet die Eingangsrechnungen). In der anderen befinden sich die PDF-Dokumente der Rechnungen, die über den Import automatisch zu den einzelnen Rechnungen archiviert werden können, sofern die erforderlichen Einstellungen für die Archivierung getroffen wurden.
XML-Datei
Die HOGAST-Import-Datei ist eine XML-Datei, die in zwei verschiedenen Arten aufgebaut sein kann: Dateien mit Vorkontierung oder Dateien auf Artikelebene. Beide Arten können in BMD eingelesen werden.
Archivierung der PDF-Dateien
Wird das BMD Archiv verwendet, können die PDF-Rechnungen mit der HOGAST-Schnittstelle mitarchiviert werden. Voraussetzung dafür ist, dass die PDF-Dateien entzippt im gleichen Verzeichnis wie die XML-Datei abgelegt sind. Der PDF-Name darf nicht verändert werden und muss die Beleg-Nr beinhalten.
Natürlich muss für die Firma ein Archiv existieren und die entsprechende Kategorie (z. B. "HG" lt. dem verwendeten Buchungssymbol für HOGAST-Rechnungen) muss ebenfalls angelegt sein.
Die PDF-Rechnungen werden im Zuge des Imports der Buchungen automatisch in das BMD Archiv verschoben.
Import in BMD
Der Einstieg erfolgt über Finanzbuchhaltung → Import und Export → Buchungen importieren.
Firma | Firma, in die der File importiert werden soll. |
FIBU | FIBU, in die der File importiert werden soll. |
Hier kann mit F4 das HOGAST-Modell ausgewählt werden. | |
Dateiname | Eingabe Dateipfad des Files. Mit F4 kann die Datei auch gesucht werden. |
Der weitere Import der Buchungen über die Schnittstelle wird genauso gehandhabt, als würden BMD Dateien importiert werden. Die weiteren Beschreibungen dazu finden Sie deshalb unter Buchungen importieren.
