Schnittstelle DatevPro
Grundlegende Informationen zum Import von Buchungen finden Sie unter Buchungen importieren.Inhalt
Allgemeines
Dieses Dokument beschreibt die Übernahme mittels der vorgefertigten Import-Schnittstelle. Hier finden Sie alle erforderlichen Informationen zu den Einstellungen, die vorab für den Import getroffen werden können.
Die Einrichtung bzw. der sämtliche Supportaufwand in Verbindung mit Datenimporten sind nicht im Wartungsvertrag enthalten und somit kostenpflichtig.
Die Einrichtung bzw. der sämtliche Supportaufwand in Verbindung mit Datenimporten sind nicht im Wartungsvertrag enthalten und somit kostenpflichtig.
Vorbereitungen
Um die DATEVPro-Schnittstelle nutzen zu können, werden zwei Importmodelle - jeweils eines für den Import der Stammdaten und eines für den Import der Buchungen – benötigt. Die entsprechenden Makros erhalten Sie als Zipdateien nach Erwerb der Lizenz auf Anfrage bei unseren FIBU Supportmitarbeitern (über die Funktion „Kontakt zu BMD“).
Importmodell - Stammdaten
Der Import für die Personenstammdaten kann manuell gestartet werden oder im Zuge des Buchungsimports erfolgen. Der manuelle Aufruf findet unter FIBU→ Import und Export → Personenkonten importieren statt. Soll der Import automatisch mit den Buchungen erfolgen, so muss das in den Parametern am Importmodell der Buchungen hinterlegt werden.
Das dazu nötige Stammdaten Importmodell kann, wie im nächsten Punkt beschrieben, im Programm "Personenkonten importieren" angelegt bzw. importiert werden.
Import des Konten Importmodells
Nach Erwerb der Lizenz erhalten Sie auf Anfrage von einem unserer FIBU Supportmitarbeiter das entsprechende Makro in Form einer Zipdatei. In dieser Zipdatei sind die Feldauswahl und das Makro implementiert. Dieses Modell muss unter den Konten-Importmodellen einmal importiert werden.
Dazu steigen Sie in das Paket Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Import und Export → Personenkonten importieren ein und wählen dort im Feld "Konten Importmodell" die F4-Funktion:
Dazu steigen Sie in das Paket Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Import und Export → Personenkonten importieren ein und wählen dort im Feld "Konten Importmodell" die F4-Funktion:
Im Fenster der Konten-Importmodelle kann unter Extras → Import die Zipdatei importiert werden.
Nach dem Import steht Ihnen ein allgemeines Modell für die DatevPro-Stammdaten zur Verfügung:
Nach dem Import steht Ihnen ein allgemeines Modell für die DatevPro-Stammdaten zur Verfügung:
Importmodell – Buchungen
Um die Schnittstelle nutzen zu können, wird ein Importmodell benötigt.
Das entsprechende Makro erhalten Sie als Zipdatei nach Erwerb der Lizenz auf Anfrage bei unseren FIBU Supportmitarbeitern (über die Funktion „Kontakt zu BMD“). Diese Zipdatei muss unter den Importmodellen einmalig importiert werden.
Starten Sie dazu das Paket FIBU → Import und Export → Buchungen importieren und dort im Feld "Importmodell" die F4-Funktion:
Im Fenster der Importmodelle kann unter Extras → Import die Zipdatei der Schnittstelle importiert werden.
Nach dem Import steht Ihnen ein allgemeines Modell für die DATEVPro-Schnittstelle zur Verfügung:
Dieser Datensatz kann mit F6 bearbeitet werden, um beispielsweise die Bezeichnung oder den Vorschlagswert für den Pfad der Importdatei anzupassen.
Sie haben die Möglichkeit, den Pfad mit Platzhaltern zu hinterlegen.
Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:
- Firmennummer = $firmennr$
- Fibu-Nummer = $fibunr$
- Jahr = $jahr$
Parameter
Im Fenster der Importmodelle können unter Extras – Importparameter die Einstellungen zur Importschnittstelle angepasst werden.
Allgemeine Parameter
Die Allgemeinen Einstellungen für den Buchungsimport können unter der Parametergruppe PARAMETER eingestellt werden.
| Buchungssymbol allgemein | Buchungssymbol für Buchungen, die kein Kreditoren- oder Debitorenkonto bzw. Kasse oder Bank betreffen. Dieses Buchungssymbol dient als Rückfallsebene. |
Buchungssymbol Bank | Buchungssymbol für Bankbuchungen. Am Sachkontostamm wird das Feld "Kassen-/Bank-Kz" geprüft, hier muss Bank eingestellt sein. |
| Buchungssymbol Debitoren | Buchungssymbol für Debitorenbuchungen lt. Parameter Datev Kontogrenzen Kunden. |
Buchungssymbol Kasse | Buchungssymbol für Kassenbuchungen. Am Sachkontostamm wird das Feld "Kassen-/Bank-Kz" geprüft, hier muss "Kasse" eingestellt sein. |
| Buchungssymbol Kreditoren | Buchungssymbol für Kreditorenbuchungen lt. Parameter Datev Kontogrenzen Lieferanten. |
| Datei umbenennen | Einstellung, ob die DATEV pro - Datei nach dem Import in die FIBU umbenannt und verschoben werden soll. Der ursprüngliche Dateiname wird mit dem Tagesdatum versehen. 0 = Datei nicht umbenennen 1 = Datei umbenennen 2 = Datei umbenennen und verschieben in Unterordner (Firmennummer und FIBU-Nummer) |
| Datev Kontogrenzen Kunden | Kontengrenze, die im Fremdprogramm/in DatevPro für die Kunden verwendet wird. Diese Einstellung ist wichtig, damit die Kontengruppe erkannt und somit das Buchungssymbol "Debitoren" richtig verwendet wird. Daten1 = Untergrenze Kundenkonten Daten2 = Obergrenze Kundenkonten |
| Datev Kontogrenzen Lieferanten | Datev Kontogrenzen Lieferanten: Kontengrenze, die im Fremdprogramm/in DatevPro für die Lieferanten verwendet wird. Diese Einstellung ist wichtig, damit die Kontengruppe erkannt wird und somit das Buchungssymbol "Kreditoren" richtig verwendet wird. Daten1 = Untergrenze Lieferantenkonten Daten2 = Obergrenze Lieferantenkonten |
Erweiterung Kundenkonten | Wert, der zur DATEVPro-Kundennummer hinzugezählt werden soll. Werden in DATEVPro und in BMD die gleichen Kundennummern verwendet, ist diese Einstellung nicht notwendig. |
Erweiterung Lieferantenkonten | Wert, der zur DATEVPro-Lieferantennummer hinzugezählt werden soll. Werden in DATEVPro und in BMD die gleichen Lieferantennummern verwendet, ist diese Einstellung nicht notwendig. |
Kontenumwandlungsfaktor | Wert, mit dem eine Kontonummer multipliziert oder dividiert werden soll. Werden in DATEVPro und BMD die gleichen Kontonummern verwendet, ist diese Einstellung nicht notwendig. Daten1 = Faktor für Sachkonten Daten2 = Faktor für Kundenkonten Daten3 = Faktor für Lieferantenkonten Daten4 = 1 für Umwandlung lt. Fremdreferenzkonto (nur für Sachkonten möglich) Beispiele für die Eingabe: /10 oder *100 |
Periode | 0 = Buchungsperiode vom Buchungsdatum (Standard); 1 = Buchungsperiode vom Leistungsdatum |
Zahlungskonditionen | Da es in DATEVPro keine eigenen Felder für die Fälligkeiten in der Buchungsdatei direkt gibt, können alle anderen ungenutzten Felder dafür verwendet werden. Hier können die jeweilige Spaltennummern der CSV-Datei angegeben werden, in der sich die Informationen befinden. Daten1 = FeldNr für Faelligkeitsdatum Daten2 = FeldNr für Skontotage Daten3 = FeldNr für Skontoprozent Daten4 = FeldNr für Zahlungsziel in Tagen |
Umwandlung Kontonummer
Stimmen die Kontonummern in DatevPro nicht mit den Kontonummern der NTCS überein, dann kann dies über die oben angeführten Parameter gelöst werden.
Betrifft es die Personenkonten, müssen in den oben angeführten Parametern zwingend die "Datev Kontengrenzen Kunden" bzw. "Datev Kontengrenzen Lieferanten" hinterlegt werden und zusätzlich in den Zeilen "Erweiterung Kundenkonten" bzw. "Erweiterung Lieferantenkonten" die nötigen Eingaben erfolgen.
Alternativ kann sowohl für Personenkonten als auch Sachkonten mit dem Parameter in der Zeile "Kontenumwandlungsfaktor" gearbeitet werden. Der Rechenfaktor ist je nach betroffener Kontengruppe laut obiger Parametererklärung in den verschiedenen Datenspalten zu hinterlegen.
Ist eine Umrechnung nicht möglich, kann NUR für Sachkonten beim Parameter „Kontenumwandlungsfaktor“ in der Spalte „Daten4“ die Ziffer 1 eingetragen werden, dadurch wird das Fremd-Referenzkonto lt. Kontenstamm verwendet. Das Fremd-Referenzkonto kann unter Stammdaten → Konten in der Spalte "Fremd-Referenzkonto" befüllt werden.
Betrifft es die Personenkonten, müssen in den oben angeführten Parametern zwingend die "Datev Kontengrenzen Kunden" bzw. "Datev Kontengrenzen Lieferanten" hinterlegt werden und zusätzlich in den Zeilen "Erweiterung Kundenkonten" bzw. "Erweiterung Lieferantenkonten" die nötigen Eingaben erfolgen.
Alternativ kann sowohl für Personenkonten als auch Sachkonten mit dem Parameter in der Zeile "Kontenumwandlungsfaktor" gearbeitet werden. Der Rechenfaktor ist je nach betroffener Kontengruppe laut obiger Parametererklärung in den verschiedenen Datenspalten zu hinterlegen.
Ist eine Umrechnung nicht möglich, kann NUR für Sachkonten beim Parameter „Kontenumwandlungsfaktor“ in der Spalte „Daten4“ die Ziffer 1 eingetragen werden, dadurch wird das Fremd-Referenzkonto lt. Kontenstamm verwendet. Das Fremd-Referenzkonto kann unter Stammdaten → Konten in der Spalte "Fremd-Referenzkonto" befüllt werden.
Hinweis
 | Gibt es mehrere Kontogrenzen für Kunden und Lieferanten, müssen die Kontogrenzen über die Einstellungen in der Parametergruppe KONTOKREISE angelegt werden. Spalte Daten1 = Untergrenze Kunden- oder Lieferantenkonten, Spalte Daten2 = Obergrenze Kunden- oder Lieferantenkonten. |
Feldzuordnungen
Über das Auswahlmenü kann auf die Parametergruppe FELDZUORDNUNG umgeschaltet werden.
Feldzuordnungen dienen einerseits dazu, dass bei abweichendem Spaltenaufbau eine Datei trotzdem eingelesen werden kann. Das ist standardmäßig nicht notwendig, wenn die Datei in einem Original DatevPro Satzaufbau geliefert wird. Anderseits werden die Feldzuordnungen benötigt, um z. B. mit Filialen zu importieren oder um die Auszifferung zu übergeben.
Werden die Feldzuordnungen verwendet, dauert der Import der Buchungen dadurch länger, deswegen muss die Feldzuordnung über den Parameter "_Feldzuordnungen aktivieren_" aktiviert werden (Daten1 auf 0 stellen). Nur die Felder laut der Spalte "Datenkey" können abweichend definiert werden, weitere Felder sind nicht möglich.
Feldzuordnungen dienen einerseits dazu, dass bei abweichendem Spaltenaufbau eine Datei trotzdem eingelesen werden kann. Das ist standardmäßig nicht notwendig, wenn die Datei in einem Original DatevPro Satzaufbau geliefert wird. Anderseits werden die Feldzuordnungen benötigt, um z. B. mit Filialen zu importieren oder um die Auszifferung zu übergeben.
Werden die Feldzuordnungen verwendet, dauert der Import der Buchungen dadurch länger, deswegen muss die Feldzuordnung über den Parameter "_Feldzuordnungen aktivieren_" aktiviert werden (Daten1 auf 0 stellen). Nur die Felder laut der Spalte "Datenkey" können abweichend definiert werden, weitere Felder sind nicht möglich.
Die Felder sind wie folgt zu befüllen:
| Datenkey | Feldbezeichnung: Die Felder, welche über die Feldzuordnung einlesbar sind, sind bereits angelegt. Es können hier keine Felder selbst hinzugefügt werden. |
| Daten1 | Spaltennummer des Feldes in der DatevPro Datei. (Bei 0 beginnend, also Spalte A=0, Spalte B=1 ...) |
Import von Filialen
Die Filiale kann unterschiedlich ermittelt bzw. übergeben werden.
1. Ist eine Filialnummer in der Importdatei angegeben, so kann diese über die Feldzuordnung eingelesen werden. Dazu muss bei „Daten1“ die Spaltennummer eingeben werden, in der die Filialnummer in der Importdatei übergeben wird.
1. Ist eine Filialnummer in der Importdatei angegeben, so kann diese über die Feldzuordnung eingelesen werden. Dazu muss bei „Daten1“ die Spaltennummer eingeben werden, in der die Filialnummer in der Importdatei übergeben wird.
2. Wenn die Filialnummer in der Importdatei nicht angegeben ist, wird grundsätzlich zuerst die Filiale vom Gegenkonto herangezogen, sofern hinterlegt, danach jene vom Konto.
3. Sind beide leer, so wird anschließend versucht eine OSS-Filiale zu ermitteln.
• Hierfür muss einerseits bereits eine Filiale mit dem jeweiligen Land angelegt sein (z. B. Frankreich) und dem entsprechenden OSS-Schema (z. B. EU-OSS).
• und andererseits muss in der Importdatei
- in der Spalte „AN“ der ISO-Code oder die UStID des Bestimmungslandes (z. B. Frankreich),
- in der Spalte „AO“ der Steuersatz des Bestimmungslandes (z. B. 20)
- und in der Spalte „DS“ die UStID des Ursprungslandes (Deutschland) übergeben werden.
Es wird dann anhand des Steuerschlüssels (Spalte BUSchlüssel) der Steuercode und Prozentsatz laut Importparametern ermittelt, wobei der Prozentsatz mit dem Steuersatz (Spalte „AO“) aus der Datei überschrieben wird.
Ausnahme wäre, wenn die Buchung steuerlich als innergemeinschaftliche Lieferung (Steuercode 7) oder sonstige Leistung (Steuercode 77) übergeben wird, da es dann ausgeschlossen ist, dass es sich um einen OSS-Umsatz handelt, wird dann auch keine Filiale ermittelt.
4. Konnte auch keine OSS-Filiale gefunden werden, wird die Filiale vom Steuerschlüssel verwendet werden.
Auszifferung
Grundsätzlich wird in der Importdatei keine Auszifferung übergeben. Unter bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, die Zahlung mit der Rechnung ausziffern zu lassen.
Gibt es eine Spalte (z. B. die Belegnummer) die sowohl bei der Zahlung als auch bei der Rechnung den gleichen und eindeutigen Wert enthält, dann kann diese Spalte in der Parametergruppe FELDZUORDNUNGEN angegeben werden. Mit der richtigen Reihenfolge (Rechnung vor der Zahlung) können die Buchungen in einer Importdatei enthalten sein. Sind es zwei getrennte Importdateien, so muss die Datei mit den Rechnungen zuerst importiert werden.
Gibt es eine Spalte (z. B. die Belegnummer) die sowohl bei der Zahlung als auch bei der Rechnung den gleichen und eindeutigen Wert enthält, dann kann diese Spalte in der Parametergruppe FELDZUORDNUNGEN angegeben werden. Mit der richtigen Reihenfolge (Rechnung vor der Zahlung) können die Buchungen in einer Importdatei enthalten sein. Sind es zwei getrennte Importdateien, so muss die Datei mit den Rechnungen zuerst importiert werden.
Kontenkreise
Über das Auswahlmenü kann auf die Parametergruppe KONTENKREISE umgeschaltet werden.
Gibt es mehrere Kontogrenzen bei den Kunden- und Lieferantenkonten, dann müssen diese bei der Parametergruppe KONTENKREISE angelegt werden.
In der Spalte Datenkey wird angegeben um welchen Kontenkreis es sich handelt.
In der Spalte Datenkey wird angegeben um welchen Kontenkreis es sich handelt.
Spalte Daten1 = Untergrenze Kunden- oder Lieferantenkonten
Spalte Daten2 = Obergrenze Kunden- oder Lieferantenkonten
Stammdatenparameter
Ob im Zuge des Buchungsimports die Personenstammdaten importiert werden, kann unter der Parametergruppe STAMMDATEN eingestellt werden.
| Kontenimport | Einstellung ob Stammdaten beim Import automatisch importiert werden sollen. Zusätzlich muss das Stammdatenmodell im Personenkontenimport variabel existieren. 0 = Kein Import 1 = Stammdaten werden importiert 2 = Automatische Anlage Personenkonten ohne Stammdatendatei (Bei dieser Einstellung muss im Feld Daten2 der Pfad und Dateiname für eine Zwischendatei angegeben werden, wo die neu anzulegenden Personen im CSV-Format abgespeichert werden.) |
Stammdaten Datev-Quelldatei | Pfad und Dateiname der DATEV pro - Stammdatendatei. Damit diese Datei importiert wird, muss der Parameter Kontenimport ebenfalls gesetzt sein. |
Stammdaten Encoding | Encoding für Stammdatenimport 0 = ansi 1 = oemtoansi (Standard) 2 = UTF-8 3 = unicode |
| Stammdaten Modell-Nr | Standardmodellnummer ist 101 für den DATEV pro - Import. Stammdatenmodell muss im Personenkontenimport variabel als allgemeines Kontenimportmodell angelegt sein. |
Stammdaten Zessionskennzeichen | Wird hier ein Zessionskennzeichen hinterlegt, so wird dieses Kennzeichen im Zuge des Imports auf jedem Kunden eingetragen. |
Steuercodeumschlüsselung
Damit die Steuer korrekt übergeben wird, muss der DATEVPro Steuerschlüssel auf Steuercode und Prozentsatz umgewandelt werden. Dazu kann unter der Parametergruppe STEUERCODE/STEUERCODEAT/STEUERCHODECH/STEUERCODEHU die Umschlüsselung eingetragen werden.
Je nach Land am Firmenstamm ist entweder STEUERCODE = Deutschland, STEUERCODEAT = Österreich, STEUERCODECH = Schweiz, STEUERCODEHU = Ungarn auszuwählen. In der Spalte "Datenkey" ist der Steuerschlüssel von DatevPro einzutragen, in die Spalte Daten1 der BMD Steuercode und in der Spalte Daten2 der BMD Prozentsatz.
Im ersten Schritt wird bei der DatevPro Schnittstelle der Steuercode und der Prozentsatz aus der Importdatei aus der Spalte mit der Überschrift BUSchlüssel ermittelt und lt. folgender Umschlüsselungstabelle umgewandelt. Ist in der Importdatei kein BUSchlüssel vorhanden, dann wird der Steuercode und Prozentsatz vom Sachkonto verwendet. Ist am Sachkonto ebenfalls nichts hinterlegt, wird ohne Steuercode und Prozentsatz importiert.
Die Felder sind wie folgt zu befüllen:
| Datenkey | DATEV pro - Steuerschlüssel |
| Daten1 | BMD Steuercode |
| Daten2 | BMD Prozentsatz |
Daten3 | Buchungssymbol. Ist nur notwendig für das Ausschalten der Steuerautomatik, damit netto von einem Erlöskonto auf ein anderes umgebucht werden kann. Das Buchungssymbol dafür muss demensprechend angelegt sein. Wird hier ein Buchungssymbol mitgegeben, übersteuert dies alle anderen Buchungssymbole. |
Dokumente
Für den Import von Buchungen mit Dokumenten gibt es drei verschiedene Möglichkeiten.
- Bereits archiviertes Dokument anfügen: Hier erfolgt die Ermittlung des Dokuments mittels Barcode.
- PDF neu archivieren: Hier wird das PDF mit der Belegnummer an die Buchung angehängt.
- PDF neu archivieren mithilfe einer XML-Mappingdatei: Hier erfolgt über die Mappingdatei die Zuordnung der Dokumente zu den Buchungen.
Bereits archiviertes Dokument anhängen
Beim Import der DatevPro-Datei ist es möglich, ein Dokument aus dem Archiv an die Buchung zu hängen.
Dazu muss im Archiv auf dem Dokument das Feld "Barcode" mit einer eindeutigen Nummer befüllt sein.
Zusätzlich wird im Parameter "Barcode" in der Parametergruppe FELDZUORDNUNG im Feld Daten1 die Spalte der Datei angegeben, in der der Barcode übergeben wird.
PDF aus Verzeichnis archivieren
Werden mit der CSV-Datei auch PDF-Dokumente mitgeschickt, können die unter folgenden Voraussetzungen archiviert werden:
- Archiv in NTCS ist eingerichtet
- Die PDF-Dateien müssen im gleichen Verzeichnis wie die CSV-Datei liegen.
- Im Dateinamen der PDF muss die Belegnummer vorkommen, wie sie in der Datei im Belegfeld 1 mitgegeben wird. Davor und danach kann noch ein anderer Text stehen (xxxBelegnrxxx.pdf)
Sind diese Voraussetzungen gegeben, wird automatisch die PDF-Datei archiviert und an die Buchung gehängt. Es sind keine weiteren Einstellungen notwendig.
Pro Buchung kann nur ein Dokument übergeben werden.
PDF mittels XML-Mappingdatei zuordnen und archivieren
Anhand einer XML-Mappingdatei erfolgt die Zuordnung der PDF-Dokumente zu den Buchungen. Die XML-Datei, PDF-Dokumente und CSV-Datei werden von Datev entsprechend ausgegeben.Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:
Die Bezeichnung der PDF-Dateien darf nicht geändert werden.
Sind diese Voraussetzungen gegeben, wird automatisch die PDF-Datei der jeweiligen Buchung zugeordnet und archiviert. Weitere Einstellungen sind nicht notwendig.
Import in BMD
Der Einstieg erfolgt über Finanzbuchhaltung → Import und Export → Buchungen importieren.
Allgemein:
Firma | Firma, in die die Datei importiert werden soll. |
FIBU | FIBU, in die die Datei importiert werden soll. |
Über das Importmodell ist eine Vorerfassung/Speicherung der einzugebenden Datenfelder wie z. B. der Dateiname der Importdatei möglich. Somit muss nur noch das Modell geladen werden, weitere Einstellungen/Eingaben sind nicht mehr notwendig. Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe Import-/Exportmodell. | |
Dateiname | Eingabe Dateipfad der Datei. Mit F4 kann auch gesucht werden. Mit der Schaltfläche  können die zuletzt im Windows verwendeten Dateien aufgerufen werden. Voraussetzung ist die entsprechende Einstellung im Windows. Wenn z. B. eine Datei aus einer E-Mail gespeichert wird, kann diese in den Ordner für zuletzt verwendete Dateien gespeichert und somit gleich über diese Schaltfläche aufgerufen werden. |
Der weitere Import der Buchungen über die Schnittstelle wird genauso gehandhabt, als würden BMD Dateien importiert werden. Die weiteren Beschreibungen dazu finden Sie deshalb unter Buchungen importieren.
