Bankauszugsverbuchung mit Amazon und Paypal
Grundlegende Informationen zur Bankauszugsverbuchung finden Sie unter Bankauszugsverbuchung.Allgemeines
Mit der Bankauszugsverbuchung können Sie auch Ihre Amazon-, PayPal- und AmazonPay-Abrechnungen einlesen und verarbeiten.
Die Transaktionsberichte der Zahlungen werden als CSV-Dateien heruntergeladen und können dann in der Bankauszugsverbuchung automatisch mit den dazugehörenden Ausgangsrechnungen ausgeziffert werden.
Achtung!
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Damit mit diesen Dateien gearbeitet werden kann, benötigen Sie die Zusatzlizenz Ergänzung Bankauszugsverbuchung digitale Konten!
Sollten Sie diese noch nicht erworben haben, wenden Sie sich bitte an verkauf@bmd.at um ein unverbindliches Angebot einzuholen. |
Grundsätzliche Vorbereitungen
Um die Funktion optimal nutzen zu können, müssen Sie folgende Punkte unbedingt beachten:
- Je nach Anbieter gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Transaktionsberichte herunterzuladen. Erstellen Sie die Dateien gemäß der unten beschriebenen Vorgangsweise. Andere Formate können nicht richtig verarbeitet werden.
- Beachten Sie unbedingt, dass bereits bei der Verbuchung der Ausgangsrechnungen die Voraussetzungen für die Zuordnung der Zahlungen geschaffen werden müssen. Wie Sie die Rechnungen richtig verbuchen, finden Sie ebenfalls in dieser Dokumentation.
Wenn Sie die ersten Dateien heruntergeladen haben, vereinbaren Sie einen kurzen Abklärungstermin mit dem BMD FIBU Support.
Im Rahmen dieses Termins werden
- die Dateien überprüft und analysiert
- besprochen, wie Sie die Ausgangsrechnungen zukünftig verbuchen sollten, um eine automatische Auszifferung zu ermöglichen
- Details zu Spesen, Gebühren etc. abgeklärt
Da die Abläufe und Anforderungen je Buchhaltung verschieden sind, ist dieser Termin unbedingt notwendig!
Download von Transaktionsberichten
Je nach Zahlungsplattform gibt es unterschiedliche Vorgangsweisen, wie die Dateien heruntergeladen werden.
Damit die Dateien problemlos eingelesen werden, gehen Sie beim Download entsprechend dieser Beschreibungen vor. Werden andere Formate oder Spalten heruntergeladen, können diese im Programm nicht richtig verarbeitet werden.
Amazon
Der Download von Amazon-Dateien für den Import in die Bankauszugsverbuchung kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen (je nachdem, welche Art von Zugang Sie bei Amazon eingerichtet haben).
Melden Sie sich auf der Website https://sellercentral-europe.amazon.com mit Ihren Zugangsdaten an.
Danach wählen Sie den Punkt Berichte → Zahlungen.
Hier werden die monatlichen Transaktionsberichte angezeigt. Fordern Sie den gewünschten Bericht an und laden Sie diesen herunter.
Zahlungen - Berichtsrepository
Melden Sie sich bei Amazon mit Ihren Zugangsdaten an.
Danach wählen Sie den Menüpunkt Zahlungen → Berichtsrepository.
Hier werden die Berichte zu den Zahlungsvorgängen angezeigt. Fordern Sie den gewünschten Bericht an und laden Sie diesen herunter.
Dateiaufbau (Beispiel) in beiden Fällen
Amazon Pay
Melden Sie sich auf der Website https://sellercentral-europe.amazon.com mit Ihren Amazon Pay-Zugangsdaten an.
Danach wählen Sie den Punkt Berichte → Zahlungen
Unter Berichte nach Zeitraum können Sie die gewünschten Transaktionsberichte erstellen und herunterladen.
Dateiaufbau (Beispiel)
PayPal
Melden Sie sich auf der Website https://www.paypal.com mit Ihren Zugangsdaten an.
Danach wählen Sie den Punkt Berichte → Aktivitäten herunterladen. Unter Transaktionstyp geben Sie unbedingt Guthaben-relevant an. Achten Sie darauf, dass als Format CSV eingestellt ist.
Danach erstellen Sie den Bericht und laden die Datei herunter.
Dateiaufbau:
Hinweis
 | Bitte achten Sie darauf, dass die Dateien direkt heruntergeladen werden und nach dem Öffnen mit Excel NICHT gespeichert werden, da sich dadurch der Dateiaufbau ändern kann. Damit die Dateien richtig eingelesen werden können, dürfen diese nicht verändert werden. |
Verbuchung der Ausgangsrechnungen
Damit die Zahlungen in der Bankauszugsverbuchung automatisch zugeordnet werden können, müssen Sie bereits bei der Buchung der Ausgangsrechnungen die entsprechenden Kennzeichen erfassen.
Die Auszifferung erfolgt in den allermeisten Fällen über den Transaktionscode (z.B. bei PayPal) oder die Bestellnummer (z.B. bei Amazon). Diese Codes müssen daher sowohl in der Rechnung als auch in der Zahlung vorhanden sein.
Wenn Sie die CSV-Dateien gemäß Programmbeschreibung heruntergeladen haben, sind diese Informationen in den Zahlungsdateien automatisch enthalten. Dementsprechend müssen Sie daher auch die Rechnungsbuchungen anpassen.
Erfassen Sie daher den Transaktionscode (Bestellnummer) bereits bei der Buchung der AR im Feld ZV-Zahlungsreferenz.
Beispiel
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In den meisten Fällen werden die Ausgangsrechnungen über eine Schnittstelle in die Buchhaltung importiert. Beim Import muss der Transaktionscode (Bestellnummer) bereits in der Importdatei übermittelt werden. Dazu verwenden Sie die Spalte zvkundendaten. Detaillierte Infos zum Import von Buchungen finden Sie unter Import Buchungen.
Beispiel
|  Nach dem Import wird die Buchung so angezeigt:  |
Bankauszugsverbuchung
Bankverbindungen
Da es sich bei den Amazon-, Amazon Pay- und PayPal-Abrechnungen nicht um Telebankingdateien bzw. Kontoauszüge handelt, müssen Sie für die richtige Verbuchung fiktive Bankverbindungen anlegen. Dies ist notwendig, damit die Daten auf die entsprechenden Verrechnungskonten gebucht werden. Erfassen Sie die benötigten Konten in der Bankauszugsverbuchung unter Funktionen → Stammdaten → Bankverbindungen.
Amazon
Um die Amazon-Abrechnungen auf das richtige Konto zu verbuchen, erfassen Sie eine fiktive Bankverbindung, bei der Sie als FIBU-Bankkonto das Amazon-Verrechnungskonto hinterlegen.
Bei der Anlage befüllen Sie folgende Felder:
| Bankkontonummer | Geben Sie in diesem Feld die Bezeichnung z.B. Amazon an. Das erleichtert Ihnen die Auswahl der Bank beim Einlesen der Dateien. |
| FIBU-Bankkonto | In diesem Feld tragen Sie die Nummer des Amazon-Verrechnungskontos ein. Dieses Konto wird als Gegenkonto bei der Verbuchung der Zahlungen verwendet. |
| Bu-Symbol Bankauszugsverbuchung | Hier können Sie optional ein eigenes Buchungssymbol angeben. Das erleichtert die Suche nach den Buchungen im Journal. |
Amazon Pay
Um die Amazon Pay-Abrechnungen auf das richtige Konto zu verbuchen, erfassen Sie eine fiktive Bankverbindung, bei der Sie als FIBU-Bankkonto das Amazon Pay-Verrechnungskonto hinterlegen.
Bei der Anlage befüllen Sie folgende Felder:
| Bankkontonummer |
Geben Sie in diesem Feld die Bezeichnung z.B. Amazon Pay an. Das erleichtert Ihnen die Auswahl der Bank beim Einlesen der Dateien. |
| FIBU-Bankkonto | In diesem Feld tragen Sie die Nummer des Amazon Pay-Verrechnungskontos ein. Dieses Konto wird als Gegenkonto bei der Verbuchung der Zahlungen verwendet. |
| Bu-Symbol Bankauszugsverbuchung |
Hier können Sie optional ein eigenes Buchungssymbol angeben. Das erleichtert die Suche nach den Buchungen im Journal. |
PayPal
Um die PayPal-Abrechnungen auf das richtige Konto zu verbuchen, erfassen Sie eine fiktive Bankverbindung, bei der Sie als FIBU-Bankkonto das PayPal-Verrechnungskonto hinterlegen.
Bei der Anlage befüllen Sie folgende Felder:
| Bankkontonummer |
Geben Sie in diesem Feld die Bezeichnung z.B. PayPal an. Das erleichtert Ihnen die Auswahl der Bank beim Einlesen der Dateien. |
| FIBU-Bankkonto | In diesem Feld tragen Sie die Nummer des PayPal-Verrechnungskontos ein. Dieses Konto wird als Gegenkonto bei der Verbuchung der Zahlungen verwendet. |
| Bu-Symbol Bankauszugsverbuchung |
Hier können Sie optional ein eigenes Buchungssymbol angeben. Das erleichtert die Suche nach den Buchungen im Journal. |
Bankauszugskreise
Damit die Daten in der Bankauszugsverbuchung vollständig erkannt und eingelesen werden, müssen am Bankauszugskreis die richtigen Einstellungen getroffen werden. Die Anlage erfolgt wie gewohnt über die Schaltfläche Neu erstellen/einlesen.
Amazon
Damit die Amazon-Dateien richtig eingelesen werden, müssen Sie bei der Anlage des Bankauszugskreises das Telebankingformat AMAZON Marketplace/Amazon Pay auswählen.
Die Amazon-Abrechnungen werden für die verschiedenen Länder getrennt durchgeführt. Die Dateien werden dabei auch in den verschiedenen Sprachen und Formaten ausgegeben (z. B. Amazon UK in Englisch, Amazon FR in Französisch etc.). Damit die Überschriften und Datumsformate auch in diesen Fällen richtig erkannt werden, müssen Sie im Feld MakroTyp zusätzlich das Abrechnungsland bekanntgeben.
Damit die Dateien auf das richtige Konto verbucht werden, wählen Sie im Feld Zahlbank (Firma) die Bankverbindung Amazon aus.
Achtung!
| Je nach Einstellung des Händlerkontos bei Amazon (Rechnungserstellung durch Amazon; Steuerberechnung durch Amazon etc.) werden die Zahlbeträge entweder BRUTTO oder NETTO in der Datei angegeben. Damit in der Bankauszugsverbuchung die richtigen Beträge verarbeitet werden, müssen Sie am Kreis unbedingt definieren, wie die Beträge in Ihrer Datei angeliefert werden. Dazu steht Ihnen am Kreis das Feld Art des Zahlungsbetrages zur Verfügung:  |
Ansonsten sind keine zusätzlichen Einstellungen mehr notwendig. Sie können die Datei mit Speichern und Schließen in die Bankauszugsverbuchung einlesen.
Amazon Pay
Damit die Amazon Pay-Dateien richtig eingelesen werden, müssen Sie bei der Anlage des Bankauszugskreises das Telebankingformat AMAZON Marketplace/Amazon Pay auswählen.
Damit die Dateien auf das richtige Konto verbucht werden, wählen Sie im Feld Zahlbank (Firma) die Bankverbindung Amazon Pay aus.
Ansonsten sind keine zusätzlichen Einstellungen mehr notwendig. Sie können die Datei mit Speichern und Schließen in die Bankauszugsverbuchung einlesen.
PayPal
Damit die PayPal-Dateien richtig eingelesen werden, müssen Sie bei der Anlage des Bankauszugskreises das Telebankingformat PAYPAL Abrechnung auswählen.
Die PayPal-Abrechnungen werden für die verschiedenen Länder getrennt durchgeführt. Die Dateien werden dabei auch in den verschiedenen Sprachen und Formaten ausgegeben. Damit die Überschriften und Datumsformate auch in diesen Fällen richtig erkannt werden, müssen Sie im Feld MakroTyp zusätzlich das Abrechnungsland bekanntgeben.
Damit die Dateien auf das richtige Konto verbucht werden, wählen Sie im Feld Zahlbank (Firma) die Bankverbindung PayPal aus.
Ansonsten sind keine zusätzlichen Einstellungen mehr notwendig. Sie können die Datei mit Speichern und Schließen in die Bankauszugsverbuchung einlesen.
Bearbeiten Bankauszugsverbuchung
Beim Einlesen der Dateien werden neben den Zahlungen auch sämtliche Gebühren und Spesen berücksichtigt und in einer eigenen Zeile dargestellt. Dies ermöglicht Ihnen die Anlage von Regeln zur automatischen Verbuchung der anfallenden Kosten. Die Vorgangsweise ist dabei bei allen Dateiformaten gleich.
Automatisches Ausziffern der offenen Rechnungen
Die Zuordnung der Zahlungen zu den Rechnungen erfolgt über den Transaktionscode bzw. Bestellnummer. Wenn Sie diese wie hier beschrieben auf Ihren Rechnungsbuchungen erfasst haben, dann kann die Zuordnung ganz einfach über den Parameter Auszifferung nach "ZV-Zahlungsreferenz" erfolgen.
Wenn Sie diesen Parameter auf 1 - Ja setzen, dann vergleicht das Programm die Werte im Verwendungszweck mit dem Feld ZV-Zahlungsreferenz der Rechnungsbuchungen. Wenn die gefundenen Werte übereinstimmen, dann wird die Rechnung ausgeziffert.
Um falsche Zuordnungen zu vermeiden, muss auch die Länge der Zahlungsreferenz angegeben werden. Dazu steht Ihnen unter "Automatische Zuordnung" der Parameter Beleglänge für Auszifferung nach "ZV-Zahlungsreferenz" zur Verfügung. Hinterlegen Sie in diesem Parameter die Stellenanzahl für die Prüfung. In diesem Parameter wird angegeben, wie viele Stellen der ZV-Zahlungsreferenz mit den Angaben im Verwendungszweck übereinstimmen müssen, damit zugeordnet wird.
Beispiel
| Bei der Rechnungsbuchung wurde die Bestellnummer im Feld "ZV-Zahlungsreferenz" erfasst.  In der Amazon-Datei ist diese Bestellnummer im Verwendungszweck enthalten.  Die Parametereinstellungen sind daher so zu treffen:  Dadurch kann die Zahlung in der Bankauszugsverbuchung automatisch zu dieser Rechnung zugeordnet werden.  |
Zuordnung der Spesen und Gebühren
Die Gebühren, Spesen etc. werden beim Einlesen in einer eigenen Zeile dargestellt. Damit haben Sie die Möglichkeit, diese über Regeln auf das richtige Konto zuordnen zu lassen.
Eine einfache und eindeutige Zuordnung erreichen Sie mit einer Regel nach Geschäftsvorfallcode.
Damit Sie die Gebühren und Spesen leichter erkennen können, werden diese im Feld Geschäftsvorfallcode extra gekennzeichnet. Blenden Sie sich aus diesem Grund das Feld in der Bankauszugsverbuchung ein.
Je nach Art der Zahlung wird die entsprechende Bezeichnung angezeigt. Mit dieser Bezeichnung können Sie eine entsprechende Regel erfassen und die Positionen automatisch kontieren.
Markieren Sie die gewünschte Zeile und öffnen Sie über die rechte Maustaste den Punkt Regel neu anlegen.
Bei der Anlage der neuen Regel erfassen Sie folgende Felder:
| Geschäftsvorfallcode | Tragen Sie hier die Bezeichnung ein, die im Feld "Geschäftsvorfallcode" angezeigt wird. |
| Konto | In diesem Feld geben Sie das Konto an, auf das Sie die Gebühren verbuchen möchten. |
| USt-Steuercode | Erfassen Sie den Steuercode, mit dem die Gebühren gebucht werden sollen. |
| USt-Prozentsatz | Hier muss der gewünschte Steuerprozentsatz hinterlegt werden. |
| Buchungstext (Zahlung) | Wenn Sie einen speziellen Buchungstext verwenden wollen, dann hinterlegen Sie diesen ebenfalls gleich auf der Regel. |
Alle Zahlungen mit dem Geschäftsvorfallcode "Gebühren", werden mit dieser Regel automatisch auf das richtige Konto zugeordnet.
Mit der gleichen Vorgangsweise können Sie sämtliche Spesen, Gebühren und Überträge automatisieren und ein manuelles Eingreifen ist nicht mehr notwendig.
Paypal-Dateien mit Fremdwährung
Fremdwährungszahlungen werden in der Paypal-Datei in der jeweiligen Währung mitgeliefert.
Ein Fremdwährungskurs ist in der Datei nicht enthalten. Es werden jedoch zu jeder Transaktion mit Fremdwährung zwei zusätzliche Zeilen mit dem Hinweis "Allgemeine Währungsumrechnung" angegeben.
Beim Einlesen in die Bankauszugsverbuchung wird der Umrechnungskurs aus diesen beiden Zeilen berechnet und automatisch in die Original-Zahlung übernommen.
Die Zuordnung der Währungsumrechnung zu den dazugehörenden Zahlungen erfolgt über das Feld "Zugehöriger Transaktionscode". Dort wird der Transaktionscode der eigentlichen Zahlung angeführt, wodurch die Zahlungen eindeutig zugeordnet werden können. Die Transaktionscodes werden in der Bankauszugsverbuchung im Feld Zahlungsreferenz angezeigt.
Die Auszifferung erfolgt wie gewohnt anhand der eingetragenen ZV-Zahlungsreferenz. Der offene Posten wird in Fremdwährung ausgeziffert und eventuelle Kursdifferenzen bei der Verbuchung ausgebucht.
Die Gebühren werden - wie unter Punkt 2.3.2 angeführt - anhand einer Regel nach Geschäftsvorfallcode ausgeziffert.
Für die Allgemeine Währungsumrechnung empfehlen wir die Anlage einer Regel nach Textkonstante "Allgemeine Währungsumrechnung" mit automatischer Sperre dieser Zahlungen.
Sonstige Funktionen
Sobald die Dateien in die Bankauszugsverbuchung eingelesen wurden, stehen Ihnen sämtliche Funktionen und Regeln wie bei den Standard-Dateiformaten zur Verfügung. In den meisten Fällen ist jedoch nur wenig manuelle Bearbeitung notwendig.
Archivierung von Dokumenten
Wenn Sie die Abrechnungen von Amazon bzw. Paypal archivieren möchten, dann muss das Dokument direkt am Bankauszugskreis im Feld Dateiname oder Verzeichnis Dokument ausgewählt/angegeben werden.
Da bei den betroffenen Abrechnungsblättern kein Bezug zu den Zahlungsbuchungen hergestellt werden kann, können Sie immer nur ein einzelnes Dokument auswählen und zu den Zahlungen archivieren. Die automatische Zuordnung mehrerer Dokumente kann nicht durchgeführt werden. Aus diesem Grund muss am Bankauszugskreis das Feld Archivieren Kontoauszug auf "Ja" gesetzt werden. Die hier getroffene Einstellung gilt ausschließlich für den betroffenen Bankauszugskreis und ermöglicht Ihnen eine abweichende Einstellung im Parameter Archivierung Kontoauszug für die Verarbeitung von anderen Telebankingdateien.
Verbuchung
Sobald alle Zahlungen richtig kontiert wurden, kann die Datei wie gewohnt mit der Funktion Verbuchen in die Buchhaltung verbucht werden.
Detaillierte Informationen über die Verbuchung finden Sie unter Verbuchen Bankauszugsverbuchung.
 | Siehe auch: |