Grundlegende Informationen zur Wirtschaftsprüfung finden Sie unter Themen Wirtschaftsprüfung

1. Voraussetzungen

• Lizenz für BMD Com        
  
• Basis Benutzer (BMD Com) für den entsprechenden WP-Mandanten        
• DMS-Vorschlagswerte für Dokumentenherkunft "Bilanz - Saldenbestätigung", damit evt. vom Kunden bzw. Lieferanten angefügte Dokumente verarbeitet werden können
  
• E-Mail-Vorlagen (Aufforderung / Rückmeldung Saldenbestätigung) müssen in den Parametern hinterlegt sein (zur Anlage siehe Punkt 2.)

1.1. DMS-Vorschlagswerte

 CRM  → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → DMS-Vorschlagswerte

Legen Sie mit  oder F5 einen neuen DMS-Vorschlagswert an. Wichtig dabei ist, dass im Feld Dokumentenherkunft "Bilanz - Saldenbestätigung" gewählt wird:

1.2. E-Mail-Vorlagen

1.3. Exkurs: Import Personenkonten

• Kontonummer: maximal 10stellig (Standard 6stellig; Kunden mit 2/Lieferanten mit 3 beginnend; ggf. Sondereinstellungen notwendig: FIBU - Stammdaten - Nummernkreise);
• Kontenbezeichnung: maximal 200 Zeichen; keine Strichpunkte oder Anführungszeichen (Hochkomma) möglich;
• PLZ, Ort und Straße:  sind nur notwendig, wenn Sie selbst Briefe an Kunden und Lieferanten senden wollen;
• E-Mail: die E-Mail-Adresse wird für den Versand der digitalen Saldenbestätigung benötigt
• Soll / Haben / Saldo: Trennung in Soll und Haben nicht zwingend; Habensalden immer mit "-"; keine 1000er-Trennzeichen verwenden;
• Es können auch Daten von Kunden- und Lieferanten in einem Vorgang gemeinsam importiert werden.

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Hinweis 

Nähere Informationen dazu finden Sie im Dokument Personenkonten importieren.

Hinweis 

Beim Import der Sachkonten dürfen keine Saldenbuchungen generiert werden, da ansonsten der Import der Personenkonten nicht mehr möglich ist.

2. Auswahl Kunden/Lieferanten

Die Auswahl der Kunden bzw. Lieferanten für die Saldenbestätigungsaktion können Sie im BMD Prüfungsnavigator in der Detailcheckliste "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" oder "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" starten.

Dazu wählen Sie die Tätigkeit "Festlegung der zu bestätigenden oder anzufragenden Informationen" und wählen "Personenkonten übernehmen".

Eine manuelle Auswahl der gewünschten Kunden bzw. Lieferanten können Sie tätigen, indem Sie die gewünschten Kunden bzw. Lieferanten im oberen Bereich auswählen und mit Klick auf den Pfeil nach unten der Saldenbestätigungsaktion zuordnen:

Die Auswahl kann auch nach folgenden Kriterien erfolgen:

• ausgewählte Einträge
• alle Einträge
• die ersten N Einträge
• die letzten N Einträge
• zufällig N Einträge

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3. Link senden

• Alle senden: Die Aufforderung wird an alle Kunden/Lieferanten dieser Liste versandt.
• Mail(s) senden: Die Aufforderung wird an den oder die ausgewählten (markierten) Kunden bzw. Lieferanten versandt.

Für den Versand des Links können aus der Liste auch bestimmte Kunden bzw. Lieferanten ausgewählt werden. D.h. wenn der Versand des Links z.B. noch einmal an all jene Kunden/Lieferanten erfolgen soll, von denen die Rückmeldung ausständig ist, markieren Sie diese mittels Multiselect und senden Sie anschließend den Link mittels "E-Mail(s) senden". Der Versand erfolgt in diesem Fall nur an die markierten Personen.

4. Link ausführen Kunde/Lieferant

• Konto: Kontonummer des Kunden/Lieferanten
• WJ-Ende: Stichtag für die Saldenbestätigung
• Saldo: Saldo lt. Buchhaltung. Mit dem Symbol  kann der Bearbeiter die OP-Liste öffnen um den Saldo abzugleichen.
• Status: bestätigt / nicht bestätigt
• bestätigter Saldo:
  • Status = bestätigt: es wird automatisch der Saldo übernommen und kann nicht bearbeitet werden.
  • Status = nicht bestätigt: der Saldo kann  manuell erfasst werden 
• Differenz:
  • Status = bestätigt: Differenz ist gleich 0,--
  • Status = nicht bestätigt: Differenz ist gleich Saldo abzüglich bestätigter Saldo 
• E-Mail Bearbeiter: Pflichtfeld zur Identifikation des Bearbeiters
• Name Bearbeiter: Pflichtfeld zur Identifikation des Bearbeiters. An diese E-Mail-Adresse wird nach dem Speichern der Bestätigung auch die Rückmeldung versandt.
• Anmerkung Bearbeiter: Feld für zusätzliche Angaben des Bearbeiters

Mit Klick auf  Bearbeiten können die Daten bearbeitet werden.

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Mit Klick auf  beim Saldo kann der Sachbearbeiter die OP-Liste ansehen, herunterladen oder als Excel-Datei speichern.

 

Zusätzlich kann auch ein Dokument an den Wirtschaftsprüfer übermittelt werden. Dazu muss das gewünschte Dokument via Drag and Drop in den Upload-Bereich gezogen werden:

Sobald die Eingabe vom Kunden bzw. Lieferanten gespeichert wird, 

• erhält der Bearbeiter an die erfasste E-Mail-Adresse eine Bestätigung (Rückmeldung).
  
• sind die getroffenen Angaben in der Wirtschaftsprüfungscheckliste im Arbeitsschritt "Auswertung von Saldenbestätigungen Kunden bzw. Lieferanten" ersichtlich.

Ein - eventuell hochgeladenes - Dokument finden Sie im Archiv. Sie können das Dokument direkt der Tätigkeit zuordnen. Klicken Sie dazu im Bereich "Dokumente" auf "Dokumente zuordnen":

Im linken Bereich sehen Sie alle Dokumente, diese können Sie mit Klick auf die Tätigkeit zuordnen:

Das zugeordnete Dokument finden Sie sowohl im Arbeitsbereich als auch im Dokumentenbereich:

Nähere Informationen zum Arbeiten in der WP-Checkliste finden Sie unter Arbeiten mit dem WP-Projekt.

5. Auswertung von Saldenbestätigungen Kunden/Lieferanten

Wurden die Saldenbestätigungen nicht via BMD Com versendet, so können die Antworten mit Bearbeiten ebenfalls in dieser Tabelle erfasst werden.

• E-Mail-Link: Zeigt an, an welche Kunden bzw. Lieferanten ein Link für die digitale Saldenbestätigung bereits versandt wurde. Ein nochmaliger Versand ist jederzeit möglich.
• Name Bearbeiter
• E-Mail Bearbeiter
• Anmerkung Bearbeiter

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Siehe auch: Fensterhilfe Saldenbestätigung Ansicht der Checkliste Arbeiten mit dem WP-Projekt

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