Druckliste
Inhalt
Allgemeines
Drucklisten bieten die Möglichkeit, Auswertungen, Berichte etc. inklusive Inhaltsverzeichnis und Deckblatt pro Firma/FIBU zu einem Dokument zusammenzufassen. Dieses Gesamtdokument kann dann bequem mit einem Mausklick ausgedruckt, gespeichert, archiviert… werden.
Vorteil von Drucklisten:
Wurde einmal eine Druckliste für eine Firma/FIBU angelegt, braucht dann laufend nur mehr der entsprechende Auswertungszeitraum (von/bis Periode) festgelegt werden und alle einmal eingefügten Elemente können in einem Schwung ausgedruckt werden, ohne weitere Einstellungen vornehmen zu müssen.
Derzeit können folgende FIBU-Auswertungen in eine Druckliste eingefügt werden:
- Erfolgsrechnungen und Saldenlisten
- BWA
- Budgetauswertungen
- Finanzplan langfristig und Planbilanz
- Finanzplan kurzfristig
- Bonitätsanalyse
- Investitionsplan
- Tilgungsplan
- Personalkostenplan
- Artikelplan
- Wareneinkaufsplan
- Kontoblatt
- Journal
- Offene Posten
- Auszifferungsliste
- Außenstandsliste detailliert
- Außenstandsliste kumuliert
- Umsatz- und Personensaldenliste
- Kassenbericht und Bankbericht
- Teil- und Schlussrechnungen
- Vertreterabrechnung
- Stammdaten Sachkonten
- Stammdaten Personenkonten
- Wareneingangsbuch
- UVA
- Umsatzsteuerverprobung
- Spezielle Steuernachweise
- Kammerumlage
- ZM
- ADL
- Mengenliste
- Darlehen
- Kfz
- Werbeabgabe
- Weitere Auswertungen - Notiz/Chronik
Beispiel
 | Hier ein Beispiel zu einer angelegten Druckliste: 
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Anlage einer Druckliste
Wie bei den Berichten können auch Drucklisten auf zwei verschiedene Varianten angelegt werden:
1. Anlage einer Drucklistenvorlage, die allgemein gültig ist, d. h. diese Druckliste gilt als Vorschlag für alle Firmen und FIBUs und kann jederzeit mandantenspezifisch angepasst werden.
2. Anlage einer mandantenspezifischen Druckliste nur für eine bestimmte Firma.
Beim Einstieg in die Druckliste wird immer die zuletzt verwendete Druckliste vorgeschlagen.
 Drucken | Startet die Druckliste und öffnet die Ausdrucksvorschau. Ein Export ins Excel ist nicht möglich. | ||
 Einstellungen | Zeigt die Einstellungen des jeweils markierten, hinzugefügten Elements - bei einem Ausdruck werden beispielsweise die Ausdruckseinstellungen geöffnet. | ||
| Drucker und Inhaltsverzeichnis | Mit dieser Funktion können Wasserzeichen eingefügt, der Drucker auswählt und Angaben zum Inhaltsverzeichniseintrag getroffen werden. | ||
 Speichern | Speichert die Druckliste - diese kann dann über das Feld Vorlage augewählt werden. Achtung!
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 Vorlage laden | Mit diesem Punkt kann die Druckliste wieder auf den Stand der Vorlage gesetzt werden - firmenbezogene Änderungen werden zurückgesetzt. | ||
| Als Vorlage speichern | Die firmenbezogene Druckliste wird als Vorlage gespeichert und kann somit auch für andere Firmen verwendet werden. | ||
 Neue Vorlage | Anlage einer neuen, mandantenbezogenen Druckliste – sobald eine Nummer und eine Bezeichnung vergeben wurden, kann die neue Druckliste über das Feld Vorlage ausgewählt werden. Hinweis
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 Vorlagen bearbeiten | Über diesen Punkt können die Drucklistenvorlagen kopiert, bearbeitet, ... werden. |
 Nach oben verschieben | Verschiebt ein zur Druckliste hinzugefügtes Element um eine Position nach oben. |
 Nach unten verschieben | Verschiebt ein zur Druckliste hinzugefügtes Element um eine Position nach unten. |
 Druckliste der Vorjahres-FIBU laden | Mit dieser Funktion werden die Drucklistenelemente inkl. ihrer Einstellungen vom Vorjahr in das aktuell gewählte Jahr übernommen. |
 Alle auswählen | Alle zur Druckliste hinzugefügten Elemente werden markiert (sofern die nötigen Einstellungen getroffen wurden), d. h. es können anschließend alle Elemente gedruckt, archiviert ... werden. Nach Ausführen von "Alle auswählen" wird die Funktion grau /inaktiv. Das Symbol vor der Funktion  ändert sich nach der Auswahl nicht. |
 Auswahl löschen | Alle zur Druckliste hinzugefügten Elemente werden deaktiviert, d. h. es können anschließend einzelne Elemente markiert und gedruckt, archiviert ... werden. "Auswahl löschen" ist nur aktiv, wenn mindestens ein Element angehakt ist. Das Symbol vor der Funktion  ändert sich nach der Auswahl nicht. |
Beim Steuernachweis, Einzelsteuernachweis, UVA, ZM, ADL, USt-Verprobung, Kammerumlage sowie bei den Ausdrucken unter Spezielle Steuernachweise wird - sofern in den Einstellungen nichts hinterlegt wurde - immer die bis Periode lt. Einstieg ausgewertet, da die UVA nur monatlich gedruckt werden kann. Somit sollten die dazugehörigen Auswertungen ebenfalls für diesen Zeitraum sein.
Hinweis
 | Werden bei den Feldern "Land", "Währung" und "Summerierung" keine Werte eingegeben, werden diese automatisch von der FIBU genommen, da diese nicht in den Einstiegswerten definiert werden können.  |
Werden z. B. im Feld Konto-Nr etc. keine Werte hinterlegt, werden alle Daten gedruckt.
Reiter "Diverses"
Bei einigen Auswertungen ist es auch möglich, unter dem Reiter Diverses eine abweichende Firma bzw. FIBU zu hinterlegen.
Bei der UVA kann am Reiter Diverses ausgewählt werden, ob die U31 gedruckt werden soll.
Hinweis
| Beim Erstellen der UVA wird geprüft, ob für die Bis-Periode noch Buchungen aus folgenden Programmen offen sind:
In solchen Fällen wird einen entsprechende Hinweismeldung mit Verlinkung auf die Verbuchung ausgegeben. Im Parameter FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Auswertungen → Ausdruck allgemein → Monatsabschluss prüfen bei Druckliste kann eingestellt werden, ob beim Drucken der Druckliste diese Prüfung durchgeführt werden soll. |
Anlage einer mandantenspezifischen Druckliste
Soll eine Druckliste nur für eine bestimmte Firma angelegt werden, genügt es, wenn über den Menüpunkt Vorlagen - Neue Vorlage eine neue Druckliste angelegt wird. Sobald eine Nummer und die Bezeichnung vergeben wurden, steht man sofort in dieser neuen Druckliste und kann mit 
die benötigten Elemente hinzufügen.
die benötigten Elemente hinzufügen. Hinweis
 | Im Zuge der Jahresübernahme wird die mandantenspezifische Druckliste berücksichtigt und somit auch für das neue Jahr angelegt. |
Über den Menüpunkt Vorlagen → Als Vorlage speichern könnte die mandantenspezifische Druckliste als Drucklistenvorlage abgespeichert und somit für andere Firmen verfügbar gemacht werden.
Drucklistenelemente
Deckblatt
Allgemeines
Wird ein Deckblatt zur Druckliste hinzugefügt, muss es im sich automatisch öffnenden Einstellungsfenster angelegt, bearbeitet oder ausgewählt werden. Ein bereits hinzugefügtes Deckblatt kann über die Einstellungen angelegt, bearbeitet oder ausgewählt werden:
Über den blauen Suchpfeil kann ein bereits vorhandenes Deckblatt gesucht und hinterlegt werden, über das danebenliegende Symbol für Neuanlage können Deckblätter neu angelegt, kopiert, importiert, exportiert oder bearbeitet werden:
Standardmäßig wird das Controlling-Deckblatt bzw. FIBU-Deckblatt mitgeliefert. Diese können bei Bedarf kopiert und bearbeitet werden (sollten sie nicht vorhanden sein, können sie über den Clientsinfo-Bereich auf www.bmd.at heruntergeladen werden):
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Importieren | Deckblätter können über diesen Punkt als RPT-Datei importiert werden. |
 Exportieren | Deckblätter können über diesen Punkt als RPT-Datei exportiert werden. |
 Neu | Neuanlage eines Deckblattes |
 Öffnen | Öffnet das Deckblatt und ermöglicht das weitere Bearbeiten. |
Verschieben/Duplizieren | Das Deckblatt kann nach global, firmenbezogen oder benutzerbezogen verschoben werden. |
 Kopieren | Kopiert ein bestehendes Deckblatt. Der Name der Kopie kann frei gewählt werden. |
| Bearbeiten | Wird ein Deckblatt bearbeitet, kann ein neuer Name vergeben oder können Datenbesitzergruppen hinterlegt werden. |
 Löschen | Löscht das markierte Deckblatt. |
Funktionen zur Deckblattgestaltung
Wird ein Deckblatt für eine Druckliste neu angelegt oder geöffnet und anschließend bearbeitet, stehen die gleichen Gestaltungselemente wie bei der Neuanlage oder Bearbeitung einer Kopf- bzw. Fußzeile zur Verfügung.
Die detaillierte Erklärung der einzelnen Gestaltungsmöglichkeiten ist unter Kopf-/Fußgestaltung zu finden.
Zusätzlich können unter Entwurf → Drehung Textfelder, die markiert sind, gedreht werden:
Inhaltsverzeichnis
Genauso wie das Deckblatt kann auch das Inhaltsverzeichnis mittels Doppelklick oder über die Einstellungen F6 bearbeitet werden - beispielsweise kann so eine eigene Kopf- bzw. Fußzeile generiert werden, der eigentliche Inhalt inklusive Seitenangaben wird automatisch angelegt:
Report | Hinterlegung individueller Report (z. B. aus der Bilanz) für das Inhaltsverzeichnis. | ||||||||
Kopf-/Fußbereich | Hinterlegung individuelle Kopf- bzw. Fußzeile für das Inhaltsverzeichnis. Wird beispielsweise bei den Ausdrucken bereits eine individuelle Kopf- bzw. Fußzeile verwendet (über den Auswertungsdesigner erzeugt), kann diese hier ebenfalls hinterlegt werden. | ||||||||
Seitentitel und Überschriften | Einstellung, ob die Überschriften bzw. Unterüberschriften und die Seitentitel von eingefügten Berichten ebenfalls in das Inhaltsverzeichnis der Druckliste aufgenommen werden sollen:
Achtung!
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Sprache | Einstellung, ob das Inhaltsverzeichnis in einer Fremdsprache gedruckt werden soll. | ||||||||
Querformat | Einstellung, ob das Inhaltsverzeichnis hoch- oder querformatig gedruckt werden soll. | ||||||||
| Schriftart | Auswahl Schriftart für das Inhaltsverzeichnis. | ||||||||
| Einrückungen ignorieren | Sämtliche Einrückungen werden ignoriert. | ||||||||
| Beilagen auf eigener Seite | Ein Ausdruck kann in der Druckliste über die Funktion Drucker und Inhaltsverzeichnis als Beilage definiert werden (Feld "Als Beilage"). Hier kann dann eingestellt werden, ob die Beilagen im Inhaltsverzeichnis auf einer eigenen Seite geführt werden sollen. | ||||||||
| Zeilen mit Punkten füllen | Einstellung, ob im Inhaltsverzeichnis der Abstand zwischen der Bezeichnung und der Seitenangabe mit Punkten aufgefüllt werden soll. |
Platzhalter
Über diese Funktion werden leere Seiten in die Druckliste eingefügt und im Inhaltsverzeichnis richtig berücksichtigt. Somit können auch externe Ausdrucke bzw. Beilagen (die nicht digital abgespeichert sind) zur Druckliste hinzugefügt werden und das Inhaltsverzeichnis wird gleich richtig aufbereitet:
Ausdrucke aus BMD 5.5/BMD NTCS
Werden abgespeicherte Ausdrucke aus BMD 5.5 / BMD NTCS in die Druckliste eingefügt, muss im automatisch erscheinenden Einstellungsfenster in der Zeile Dateiname der Pfad und der Name des gewünschten Ausdrucks eingegeben werden. Wichtig dabei ist, dass Ausdrucke aus der NTCS über die Ausdrucksvorschau als "PVW" abgespeichert werden:
Wird die Druckliste für verschiedenen Zeiträume bzw. überhaupt mit verschiedenen Einsteigseinstellungen gestartet, müssen diese Ausdrucke manuell angepasst/aktualisiert werden.
Achtung!
 | Wird die Druckliste für verschiedenen Zeiträume gestartet, müssen diese Ausdrucke natürlich manuell aktualisiert werden! |
Externe Dokumente
Über diesen Punkt kann zum Beispiel ein Word- oder Excel-File, ebenso wie ein PDF-Dokument, in die Druckliste eingefügt werden. Da diese externen Dokumente allerdings erst bei einem Echtausdruck berücksichtigt werden (in der Vorschau wird lediglich ein Platzhalter angeführt), müssen unter den Einstellungen nicht nur der Pfad, sondern auch die Seitenanzahl und die Bezeichnung hinterlegt werden, damit sich das Inhaltsverzeichnis entsprechend aufbauen kann:
Für den Dateinamen können auch folgende Platzhalter verwendet werden:
[FirmenNr]
[FibuJahr]
[FibuNr]
Wird als Dateiname beispielsweise "D:\[FibuJahr]\XY.pdf" hinterlegt, wird für eine Buchhaltung 2020 der Pfad "D:\2020\XY.pdf" verwendet.
Die Einstellungen können auch nachträglich noch einmal zur Bearbeitung über Einstellungen oder mittels Doppelklick geöffnet werden.
Hinweis
| Wird aus der Drucklistenvorschau ein PDF-Dokument erstellt und wurden externe PDF-Dokumente oder PDF-Dokumente aus dem BMD DMS in der Druckliste hinterlegt, so werden diese im Ziel-PDF nur dann miteingebettet, wenn KEIN Bearbeitungspasswort verwendet wird. Das funktioniert nicht für Word-, Excel- ... Dokumente.   |
Dokumente aus BMD DMS
Wird das BMD Archiv verwendet, können auch dort abgelegte Dokumente in die Druckliste integriert werden. Auch hier müssen in den Einstellungen der Name des Dokuments und die tatsächliche Seitenanzahl hinterlegt werden, da in der Vorschau wieder nur ein Platzhalter erzeugt wird und das Inhaltsverzeichnis sonst nicht richtig erstellt werden kann.
Hinweis
| Wird aus der Drucklistenvorschau ein PDF-Dokument erstellt und wurden externe PDF-Dokumente oder PDF-Dokumente aus dem BMD DMS in der Druckliste hinterlegt, so werden diese im Ziel-PDF nur dann miteingebettet, wenn KEINE Bearbeitungspasswörter hinterlegt sind. Das funktioniert nicht für Word-, Excel- ... Dokumente.  |
Berichte
Angelegte Berichte können ebenfalls in die Druckliste eingefügt werden. Die Berichte werden nach Paketen sortiert angezeigt. Berichte bei denen kein Paket hinterlegt wurde (fibubezogene Berichte) stehen unter Sonstige:
Für einen hinzugefügten Bericht müssen folgende Einstellungen berücksichtigt weren:
Kopf-/Fußbereich | Auswahl individueller Kopf-/Fußbereich für diesen Bericht (falls beim Bericht selbst kein Kopf/Fuß hinterlegt ist, oder beim Bericht ein Kopf/Fuß hinterlegt ist, der vom Rest der Druckliste abweicht). Achtung!
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Gliederungsschema | Nur für Bilanzberichte relevant. | ||
Sprache | Auswahl der Berichtsprache. | ||
Firma FIBU/KORE | Abweichend von der Firma - FIBU/KORE, mit der man in die Druckliste einsteigt, kann hier eine fixe Firma FIBU/KORE für den Bericht hinterlegt, oder auch das aktuelle Jahr, Vorjahr oder Folgejahr definiert werden. |
Auswertungen
Natürlich können in die Druckliste auch Auswertungen aus allen NTCS-Paketen eingefügt werden. Wird beispielsweise ein Ausdruck aus der FIBU bzw. dem CONTROLLING (BWA, Budgetauswertungen, Finanzplan, Planbilanz, Detailpläne) ausgewählt, müssen zusätzlich noch die normalen Ausdruckseinstellungen hinterlegt werden:
Hinweis
| Es werden nur alle aktiven FIBU-Ausdrucke angezeigt. |
Hinweis
| Beim Ausdruck Kontoblatt und Journal kann in den Einstellungen bei der Von-Periode mit F8 eingestellt werden, dass die Von-Periode gleich ist wie die Bis-Periode. |
Achtung!
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Die Eingabe einer Firma bzw. FIBU im Reiter "Diverses" kann nur bei Controlling-Auswertungen sowie bei der Saldenliste erfolgen! |
Zusätzlich können bei Ausdrucken, die in eine Druckliste eingefügt werden, über den Reiter Diverses ein eigener Report oder ein individueller Kopf- bzw. Fußbereich hinterlegt werden:
Achtung!
| Werden in eine Druckliste auch Ausdrucke aus der KORE eingefügt, müssen dort die Buchungen übernommen sein, um aktuelle Werte zu erhalten. |
Sobald alle benötigten Bestandteile zur Druckliste hinzugefügt wurden, kann diese ausgedruckt und/oder gespeichert werden.
Sonstige Funktionen in der Druckliste
Drucker und Inhaltsverzeichnis
Über die Funktion Drucker und Inhaltsverzeichnis können pro hinzugefügtem Drucklistenelement Einstellungen, welche den Ausdruck bzw. das Inhaltsverzeichnis betreffen, hinterlegt werden:
Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
Drucker | Einzelne Drucklistenbestandteile können auf eigene Drucker geschickt werden (normale Ausdrucke werden z. B. schwarz-weiß gedruckt, Berichte mit Diagrammen aber in Farbe). |
Neue Seiten-Nr. | Ab dem jeweiligen Drucklistenbestandteil beginnt die Seitennummerierung wieder von vorne. |
Neues Blatt (Duplex) | Einstellung, ob das jeweils markierte Drucklistenelement beidseitig gedruckt werden soll - Voraussetzung dafür ist ein Duplexdrucker. |
Eintrag erzeugen | Einstellung, ob der jeweilige Drucklistenbestandteil in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll. |
Bezeichnung | Bezeichnung, mit welcher der jeweilige Ausdruck in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen wird. Beispielsweise wird dann statt "574 Mehrjahres-Finanzplan" nur "Mehrjahres-Finanzplan" gedruckt. Besonders wichtig ist die Hinterlegung einer Bezeichnung bei externen Dokumenten oder Platzhaltern. Zusätzlich kann dabei auch mit Variablen gearbeitet werden. Soll im Inhaltsverzeichnis beispielsweise auch variabel der jeweilige Firmenname angegeben werden, ist folgende Hinterlegung nötig:  Darstellung im Inhaltsverzeichnis:  Weitere mögliche Variablen: #BBL = Beginn Bilanzjahr (WJ-Beginn) Langform (1. Jänner 2016) #BSL = Bilanzstichtag (WJ-Ende) Langform #BBK = Beginn Bilanzjahr (WJ-Beginn) Kurzform (1.1.2016) #BSK = Bilanzstichtag (WJ-Ende) Kurzform #BJ = Bilanzjahr (WJ-Jahr) #FIBN = FIBU-Bezeichnung #FIBK =FIBU-Kurzname #ANAM1 = Firmenname 1 #ANAM2 = Firmenname 2 #ANAM3 = Firmenname 3 #ASTR = Straße #APLZ = PLZ #AORT = Ort |
Hinweis | Wird eine individuelle Bezeichnung hinterlegt, kann dazu ein Hinweis (der nicht gedruckt wird) erfasst werden. |
Als Beilage | Hier kann definiert werden, ob der jeweilige Drucklistenbestandteil als Beilage dargestellt wird. Beilagen müssen immer am Ende der Druckliste angeordnet sein und es dürfen danach nur mehr Beilagen, aber keine anderen Elemente mehr aufgelistet werden (ansonsten würde die Nummerierung wieder von vorne beginnen). |
Zeilenabstand | Eingabe Zeilenabstand für die Darstellung im Inhaltsverzeichnis (der Zeilenabstand wird vor dem jeweils markierten Drucklistenelement eingefügt):  |
Zusätzliche Einrückung | Eingabe Einrückung für die Darstellung im Inhaltsverzeichnis:  |
Seitennummer drucken | Einstellung, ob im Inhaltsverzeichnis die Seitennummer des jeweiligen Ausdrucks (oder nur die Bezeichnung) gedruckt werden soll. |
Ebene | Definition, in welcher Ebene der Ausdruck im Inhaltsverzeichnis gedruckt werden soll - je höher die Ebene, desto weiter rechts befindet sich dann der Eintrag:  |
Schriftart Ebene 1 bis 5 | Definition Schriftart pro Ebene für das Inhaltsverzeichnis:  |
Export und Import von Drucklisten
Firmenspezifische Drucklisten können über den Programmpunkt 
Finanzbuchhaltung → Import und Export → Import/Export exportiert bzw. importiert werden. Sobald dort im Bereich Bilanz der Punkt Druckliste ausgewählt wird, werden firmenspezifisch angelegte Drucklisten berücksichtigt (auch wenn sie Teile einer Standarddruckliste beinhalten):
Finanzbuchhaltung → Import und Export → Import/Export exportiert bzw. importiert werden. Sobald dort im Bereich Bilanz der Punkt Druckliste ausgewählt wird, werden firmenspezifisch angelegte Drucklisten berücksichtigt (auch wenn sie Teile einer Standarddruckliste beinhalten):
Drucklistenvorlagen (ohne firmenspezifische Teile) können unter Druckliste → Vorlagen → Vorlagen bearbeiten exportiert und importiert werden:
Druckliste → Vorlagen → Vorlagen bearbeiten exportiert und importiert werden: 
| Druckliste exportieren | Wird eine Druckliste exportiert, wird eine DRL-Datei erzeugt und unter einem bestimmten Pfad abgespeichert. |
| Druckliste importieren | Eine Druckliste bzw. eine DRL-Datei kann unter einer beliebigen Nummer importiert werden. |
