Starten Sie die "Belegablage Databox" für Steuern über den Steuer-Navigator.
In den Einstiegsfeldern wird automatisch der richtige Kunde aus dem Steuer-Navigator vorgeschlagen. Alternativ wählen Sie in den Einstiegsfeldern die entsprechende Firma sowie den Kunden aus.
Im linken Bereich "Databox" wird der Databox-Baum mit den auswählbaren Kategorien angezeigt. Im mittleren Bereich "Meine Databox" werden die hochgeladenen Dokumente angezeigt. Im rechten Bereich "Dokumentenvorschau" kann die Vorschau des Dokuments eingeblendet werden.
Sobald im linken Bereich "Databox" eine bestimmte Kategorie ausgewählt wird (z. B. Steuererklärung allgemein), wird im mittleren Bereich die Bezeichnung ebenfalls angepasst (in diesem Fall von "Meine Databox" auf "Steuererklärung allgemein").
Der Databox-Baum "Steuern" ist gegliedert in die Knoten "Allgemein" und "Steuererklärungen". Diese beinhalten die Kategorien "Allgemein" bzw. "Steuererklärungen allgemen".

Dokumente können nur auf der untersten Ebene zugeordnet werden. Da z. B. der Knoten "Steuererklärungen" eine Kategorie hat, können dort keine Dokumente zugeordnet werden. Die Dokumente sind auf eine Kategorie (z. B. Steuererklärungen allgemein) zuzuordnen.
Der Databox-Baum wird in der BMD Com genauso dargestellt wie in der Belegablage Databox. Diese Baumstruktur ist somit auch für den Mandanten in der BMD Com sichtbar.
Wird im Steuer-Navigator beim Kunden über "Erklärungen zuordnen" eine Steuererklärung zugeordnet,
wird dadurch im Databox-Baum im Knoten "Steuererklärungen" automatisch eine eigene Kategorie für diese Steuererklärungen erstellt.
Damit hat jede Steuererklärung eine eigene Kategorie (die Kategorien für Einkommensteuererklärung und Arbeitnehmerveranlagung verfügen auch über Subkategorien).
Die Ansicht des Databox-Baums kann also je Kunde unterschiedlich sein, da unterschiedliche Erklärungen beim Kunden zugeordnet sind.
Werden mit der Funktion "Databox-Kategorien Steuern"
Kategorien selbst erstellt, werden diese Standardkategorien für Steuererklärungen ersetzt.
Es besteht die Möglichkeit, eine eigene Baumstruktur zu erfassen. Diese ersetzt allerdings die Standardbaumstruktur und ist dann für alle Firmen gültig.
Wählen sie dazu in den Funktionen "Databox-Kategorien Steuern".

Wählen Sie F5 oder die Funktion "Plus" (+9.

Das Feld "Nr." wird automatisch vorgeschlagen und kann mit Enter bestätigt werden.

Im Feld "Bezeichnung" erfassen Sie die gewünschte Bezeichnung für die Kategorie und beenden mit "Speichern und schließen".

So können auch mehrere Kategorien erfasst werden.
Die Reihenfolge der erfassten Kategorien kann mit den Pfeilen links verändert werden. Markieren Sie die Kategorie, die verschoben werden soll und wählen Sie den entsprechenden Pfeil auf der linken Seite. Zu Auswahl stehen
- Pfeil nach ganz oben
- Pfeil eine Position nach oben
- Pfeil eine Position nach unten
- Pfeil nach ganz unten
Möchten Sie die Kategorie umbenennen, markieren Sie diese, wählen das Symbol für "Bearbeiten" oder alternativ mit rechter Maus "Bearbeiten (F6)" und nehmen die gewünschten Änderungen vor.
Die neu erstellten Kategorien ersetzen die bisherigen Standardkategorien.
Hinweis | Werden alle selbst erstellten Kategorien des Knotens gelöscht, werden die ursprünglichen Standardkategorien wieder angezeigt.
Wählen Sie dazu in den Funktionen "Databox-Kategorien Steuern", markieren Sie den jeweiligen Datensatz und wählen das Symbol für "Löschen" oder alternativ mit rechter Maus "Löschen (F7)".
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Wird ein Dokument aus der Belegablage Databox direkt
in das DMS archiviert, so wird dieses danach aus der Belegablage Databox automatisch gelöscht. Diese Verhalten kann mit einer Parametereinstellung definiert bzw. verändert werden.
Wählen sie dazu im Paket TOOLS unter Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Databox → Allgemein.
Der Parameter "Dokument nach Archivierung löschen?" kann mit "Nein" oder "Ja" definiert werden.
Soll nach dem Hochladen eines Dokuments am Knoten "Steuererklärungen" eine E-Mail Benachrichtigung oder eine Aufgabe erstellt werden, dann kann die entsprechende Parametereinstellung gesetzt werden.
Wählen Sie dazu im Paket TOOLS unter Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Databox → Benachrichtigung.

- E-Mail Benachrichtigung (Steuererkl.) an:
Wird ein Dokument in die Databox hochgeladen, wird an die hier hinterlegte Adresse eine E-Mail gesendet, falls das Feld "Sachbearbeiter" in den Kundenstammdaten nicht in Verwendung ist.
- E-Mail Benachrichtigung aktivieren:
Definieren Sie, ob und wann Sie eine E-Mail bei (Belegablage)Databox-Upload durch Ihren Mandanten erhalten möchten. Die E-Mail erhält der Sachbearbeiter aus den Kundenstammdaten. Hier wird zur Zeit der Parameter "Zuständigkeitsbereich" nicht geprüft.
- Aufgabe nach Upload erstellen:
Bei Einstellung "Ja" wird einem zuständigen Sachbearbeiter eine Aufgabe angelegt, sobald der Mandant ein Dokument in die Databox uploadet. Der für die Mitarbeiterermittlung relevante Zuständigkeitsbereich wird im gleichnamigen Parameter "Zuständigkeitsbereich Steuererkl" hinterlegt.
- Zuständigkeitsbereich Steuererkl.:
Über den hier hinterlegten Zuständigkeitsbereich wird jener Mitarbeiter ermittelt, der die Aufgabe bei aktiviertem Parameter "Aufgabe nach Upload erstellen" erhält.
Sie können das gewünschte Dokument direkt einer Kennzahl in der Steuererklärung zuordnen.
Dazu öffnen Sie die gewünschte Steuererklärung und wechseln wieder in die "Belegablage Databox".
Es bieten sich zwei verschiedene Varianten für das Vorgehen an.
Variante 1
Markieren Sie das gewünschte Dokument in der Belegablage Databox und ziehen Sie es mittels Drag & Drop auf das Symbol der geöffneten Steuererklärung in den "Aktiven Funktionen".
Dadurch wird die Steuererklärung sofort angezeigt und Sie können das Dokument zur gewünschten Kennzahl ziehen und loslassen.
Im Anschluss wird der Dialog zur Archivierung geöffnet. Kontrollieren Sie die vorgeschlagenen Einstellungen und beenden Sie mit "Speichern und schließen".
Variante 2
Aktivieren Sie im Burger-Menü der Belegablage Databox unter "Fenster" die Einstellung "Als eigenständiges Fenster öffnen".
Die Belegablage Databox wird als eigenständiges Fenster geöffnet und kann nun z. B. am zweiten Monitor oder neben der geöffneten Checkliste platziert werden.
Markieren Sie das gewünschte Dokument in der Belegablage Databox und ziehen Sie es mittels Drag & Drop zur gewünschten Kennzahl in der Steuererklärung und lassen Sie es los.
Im Anschluss wird der Dialog zur Archivierung geöffnet. Kontrollieren Sie die vorgeschlagenen Einstellungen und beenden Sie mit "Speichern und schließen".
Die Zuordnung des Dokuments zu einer Kennzahl sehen Sie durch das Kennzeichen "Dok" neben der Kennzahl:
Zusätzlich werden am Reiter "Dokumente" alle zugeordneten Dokumente angezeigt:
Ist ein Dokument einer Kennzahl zugeordnet worden, so wird dieses aus der Ansicht der Belegablage gelöscht.
Hinweis | Wird ein Dokument einer Steuererklärung zugeordnet und der Archivierungsvorgang mit "Speichern und Schließen" beendet, so wird dieses danach aus der Belegablage Databox automatisch gelöscht.
Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Archivierungsvorgang mit "Speichern ohne Verschieben" abzuschließen, dann bleibt das Dokument in der Belegablage Databox und wird nicht gelöscht.
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Sie können das gewünschte Dokument direkt in das DMS archivieren.
Dazu markieren Sie im mittleren Bereich das gewünschte Dokument und wählen mit der rechten Maus "Dokument(e) archivieren".
Alternativ markieren Sie das gewünschte Dokument und wählen unter Funktionen "Dokument(e) archivieren".
Im Anschluss wird der Dialog zur Archivierung geöffnet. Kontrollieren Sie die vorgeschlagenen Einstellungen und beenden Sie mit "Speichern und schließen".
Hinweis | Wird ein Dokument aus der Belegablage Databox direkt in das DMS archiviert, so wird dieses danach aus der Belegablage Databox nicht zwingend automatisch gelöscht. Das Verhalten kann mit der entsprechenden Parametereinstellung definiert werden. |
Dokumente können auf zwei verschiedene Arten heruntergeladen werden.
Variante 1
Markieren Sie im mittleren Bereich das gewünschte Dokument und wählen mit der rechten Maus "Datei(en) herunterladen". Im folgenden Dialog wählen Sie den gewünschten Ordner zum Speichern der Dokumente.
Alternativ markieren Sie im mittleren Bereich das Dokument und wählen bei Funktionen "Datei(en) herunterladen".
Variante 2
Das Dokumente kann zum Herunterladen direkt in den Explorer gezogen werden.
Dazu markieren Sie im mittleren Bereich das gewünschte Dokument und ziehen es in den geöffneten Explorer.
Hinweis | Wird ein Dokument heruntergeladen oder in den Explorer gezogen, so wird diese danach nicht aus der Belegablage Databox gelöscht. |
Dokumente können vom Steuerberater in die Belegablage Databox für den Mandanten hochgeladen werden. Der Mandant kann dann in der BMD Com diese
Dokumente herunterladen. Der Datenaustausch funktioniert also auch in diese Richtung.
Wählen Sie dazu die gewünschte Kategorie/Subkategorie und dann "Dateien hochladen"
Es folgt der Dialog zur Auswahl der Datei. Wählen Sie "Durchsuchen" und selektieren Sie die gewünschte Datei.
Anschließend wählen Sie "Dateien hochladen".
Sie können nun im Feld "Beschreibung" eine kurze Information über das Dokument für den Mandaten erfassen. Wählen Sie dazu auf dem Dokument mit rechter Maus "Bearbeiten (F6)".
Im Feld "Beschreibung" erfassen Sie Ihre Anmerkung. Beenden Sie mit "Speichern und schließen".
Damit der Dokumentenaustausch über BMD Com Databox vorgenommen werden kann, ist für den
BMD Com-Benutzer die Lizenz "Basis Benutzer" ausreichend. Diese Einstellung können Sie beim BMD Com-Benutzer überprüfen. Wählen Sie dazu TOOS
→ Tools
→ BMD Com
→ BMD Com-Benutzer. Beim entsprechenden Benutzer ist die aktive Lizenz mit einem grünen Häkchen zu sehen.
Weitere Informationen zum BMD Com-Benutzer finden Sie in der Dokumentation
BMD Com-Benutzer. Eine Übersicht der aktuellen BMD Com-Benutzerlizenzen finden Sie auf unserer Webseite unter
BMD Com-Lizenzen.
Damit der BMD Com-Benutzer die notwendige Kachel in seiner BMD Com sieht, müssen folgende Berechtigungen freigegeben werden:
- BMD Com → CRM → Databox-Baum → Databox-Baum Steuererklärungen

- Sowie alle notwendigen Berechtigungen unter BMD Com → STEUERN → Steuererklärungen hochladen

In der BMD Com wird durch die Freigabe dieser Berechtigungen die Kachel "Steuerunterlagen hochladen" angezeigt.

Zum Starten von "Steuerunterlagen hochladen" wählen Sie in der BMD Com die Kachel "STEUERN".
Anschließend wählen Sie die Kachel "Steuerunterlagen hochladen".
Im linken Bereich "Databox" wird der Databox-Baum mit den auswählbaren Kategorien angezeigt. Im mittleren Bereich "Meine Databox" werden die hochgeladenen Dokumente angezeigt. Im rechten Bereich "Dokumentenvorschau" kann die Vorschau des Dokuments eingeblendet werden.
Sobald im linken Bereich Databox eine bestimmte Kategorie ausgewählt wird (z. B. Steuererklärungen allgemein), wird im mittleren Bereich die Bezeichnung ebenfalls angepasst (in diesem Fall von "Meine Databox" auf "Steuererklärungen allgemein").
Wird im linken Bereich eine Kategorie gewählt (z. B. "Einkommensteuererklärung"), sehen Sie alle darunter zugeordneten Dokumente. Wird im linken Bereich die Subkategorie (z. B. Werbungskosten) gewählt, so sehen Sie nur jene Dokumente, die dort zugeordnet worden sind.
Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, um ein Dokument zu einer Kategorie bzw. Subkategorie zuzuordnen.
Zum Hochladen von Dokumenten markieren Sie im linken Bereich die gewünschte Kategorie bzw. Subkategorie, zu der Sie das Dokument hochladen möchten (z. B. Steuererklärungen allgemein).
Variante 1
Ziehen Sie das gewünschte Dokument aus dem Explorer auf das markierte Feld.
Variante 2
Ziehen Sie das gewünschte Dokument aus dem Explorer direkt in die gewünschte Kategorie.
Variante 3
Wählen Sie die gewünschte Kategorie und dann den Menüpunkt "Dateien hochladen".

Wählen Sie "Dateien auswählen" und selektieren Sie die gewünschte Datei.

Nach Auswahl der Datei führen Sie "Dateien hochladen" durch.
Nachdem die Datei hochgeladen worden ist, sehen Sie diese im mittleren Bereich des Fensters. Im rechten Bereich können Sie die Dokumentenvorschau einblenden.
Hinweis | Dokumente können nur auf der untersten Ebene zugeordnet werden. Wenn Sie einen übergeordneten Knoten markieren, können Sie keine Dateien hochladen. Die Funktionen werden automatisch ausgegraut.
Beispiel: Da die Kategorie "Einkommensteuererklärung" Subkategorien hat, können zur Kategorie "Einkommensteuererklärung" keine Dokumente zuordnet werden. Das Dokument muss einer Subkategorie (z. B. Allgemeine Angaben) zugeordnet werden.
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Hinweis | Dokumente sind in der BMD Com nicht mehr sichtbar, sobald der Steuerberater diese weiterverarbeitet hat. |
Dokumente, die der Steuerberater in seiner Belegablage Databox für den Mandanten
hochgeladen hat, können in der BMD Com heruntergeladen werden. Der Datenaustausch funktioniert also auch in diese Richtung.
Markieren Sie dazu das gewünschte Dokument und wählen Sie "Datei(en) herunterladen".

Die Datei ist dann in den Downloads Ihres Browsers verfügbar.
Bearbeiten
Sie können im Feld "Beschreibung" eine kurze Information über das Dokument für den Steuerberater erfassen.
Markieren Sie dazu das gewünschte Dokument und wählen Sie "Bearbeiten".

Erfassen Sie im Feld "Beschreibung" eine kurze Information und beenden Sie mit "Speichern".
Löschen
Soll das Dokument nicht an den Steuerberater übermittelt werden, kann es gelöscht werden.
Markieren Sie dazu das gewünschte Dokument und wählen Sie "Löschen".
Der Abgabenrechner in der BMD Com ist ein Werkzeug für die unverbindliche Berechnung der Einkommensteuerlast oder -gutschrift bzw. der Sozialversicherungsabgaben. Dieser kann unabhängig von (in BMD) zugeordneten Steuererklärungen gestartet werden.
- Werte werden manuell erfasst
- Die eingegebenen Daten werden nicht gespeichert
- Ein Ausdruck der Berechnung ist nicht vorgesehen
Diese Vorberechnung ersetzt nicht die endgültige Steuerberechnung, die nur auf Basis der Steuererklärungen erfolgt. Eingaben in den Abgabenrechner werden nicht in Steuererklärungen übernommen.
Damit der Abgabenrechner in der BMD Com verwendet werden kann, ist für den
BMD Com-Benutzer mindestens die Lizenz "Pro Benutzer" notwendig. Diese Einstellung können Sie beim BMD Com-Benutzer überprüfen. Wählen Sie dazu TOOLS
→ Tools
→ BMD Com
→ BMD Com-Benutzer. Beim entsprechenden Benutzer ist die aktive Lizenz mit einem grünen Häkchen zu sehen.
Weitere Informationen zum BMD Com-Benutzer finden Sie in der Dokumentation
BMD Com-Benutzer. Eine Übersicht der aktuellen BMD Com-Benutzerlizenzen finden Sie auf unserer Webseite unter
BMD Com-Lizenzen.
Damit der BMD Com-Benutzer die notwendige Kachel in seiner BMD Com sieht, muss folgende Berechtigung freigegeben werden:
- BMD Com → STEUERN → Abgabenrechner

In der BMD Com wird durch die Freigabe dieser Berechtigungen die Kachel "Abgabenrechner" angezeigt.
Zum Starten von "Abgabenrechner" wählen Sie in der BMD Com die Kachel "STEUERN".
Anschließend wählen Sie die Kachel "Abgabenrechner".
Im linken Bereich befinden sich die Eingabefelder, hier sind die relevanten Daten zu erfassen. Im rechten Bereich wird das Berechnungsergebnis dargestellt, dieses wird nach jeder Eingabe automatisch aktualisiert.
Folgende Felder stehen für die Vorberechnung zur Verfügung und sind manuell auszufüllen.
| Jahr | Das Jahr wird grundsätzlich aus dem Steuer-Navigator übernommen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dieses Jahr zu ändern. |
| Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft | Tragen Sie hier die Einkünfte aus land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeiten ein. Falls solche Einkünfte in der Vorjahressteuererklärung vorhanden waren, wird dieser Wert rechts neben dem Feld in Klammern als "VJ" angezeigt und soll als Orientierungshilfe dienen. |
| Einkünfte aus selbständiger Arbeit | Tragen Sie hier die Einkünfte aus selbständiger Arbeit ein. Falls solche Einkünfte in der Vorjahressteuererklärung vorhanden waren, wird dieser Wert rechts neben dem Feld in Klammern als "VJ" angezeigt und soll als Orientierungshilfe dienen. Hinweis: Die Einkünfte aus selbständiger Arbeit fließen in die Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherung ein, nachdem der Grundfreibetrag sowie der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag abgezogen wurden.
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Einkünfte aus Gewerbebetrieb | Tragen Sie hier die Einkünfte aus Gewerbebetrieb ein. Falls solche Einkünfte in der Vorjahressteuererklärung vorhanden waren, wird dieser Wert rechts neben dem Feld in Klammern als "VJ" angezeigt und soll als Orientierungshilfe dienen. Hinweis: Diese Einkünfte werden ebenfalls in die SV-Bemessungsgrundlage eingerechnet, abzüglich der entsprechenden Freibeträge.
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Investitionen für den iGFB | Tragen Sie hier die Investitionen ein, die für den Investitionsfreibetrag (iGFB) berücksichtigt werden sollen. Rechts neben diesem Feld zeigt das Programm den maximal möglichen iGFB an, den Sie in Anspruch nehmen können. |
Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit | Geben Sie hier die Einkünfte aus einem Angestelltenverhältnis ein. Hinweis: Der Betrag aus diesem Feld wird bei der Berechnung der Mehrfachversicherung berücksichtigt, als ob er im Feld "ASVG-Bezüge (manueller Wert)" in der GSVG-Berechnung eingetragen wäre.
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Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung | Tragen Sie hier die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung ein.
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Anzahl der Kinder bis 17 Jahre | Geben Sie die Anzahl der Kinder ein, die unter 17 Jahre alt sind und für die ein Familienbonus Plus beansprucht wird. Sind Kinder in den Stammdaten als Angehörige erfasst, werden diese automatisch in die Berechnung übernommen. |
Anzahl der Kinder ab 18 Jahren | Geben Sie die Anzahl der Kinder ein, die 18 Jahre oder älter sind und für die ein Familienbonus Plus beansprucht wird. Sind Kinder in den Stammdaten als Angehörige erfasst, werden diese automatisch in die Berechnung übernommen. |
Vorauszahlungen, entrichtete Lohnsteuer | Tragen Sie hier die bereits geleisteten Vorauszahlungen oder entrichteten Lohnsteuern ein. Diese Beträge werden bei der Berechnung der endgültigen Abgaben berücksichtigt. |
Anzahl der Versicherungsmonate | Geben Sie die Anzahl der Monate ein, in denen Sie im entsprechenden Jahr versichert waren. Diese Information ist für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge wichtig. Standardmäßig werden 12 Monate vorgeschlagen. Hinweis: Der Beitragssatz für die Krankenversicherung (KV) beträgt 6,8 %, der Beitragssatz für die Pensionsversicherung (PV) liegt bei 18,5 %. Diese Beitragssätze gelten standardmäßig für Mitglieder der Wirtschaftskammer.
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Vorgeschriebene Sozialversicherungsbeiträge | Erfassen Sie hier die für das Jahr vorgeschriebenen Sozialversicherungsbeiträge. Dieser Wert beeinflusst die endgültige Berechnung der Abgaben. Hinweis: Die vorgeschriebenen Sozialversicherungsbeiträge werden vom tatsächlichen Aufwand der Sozialversicherung abgezogen.
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Bei der Vorberechnung werden folgende Sachverhalte automatisch vom Programm berücksichtigt:
- Der Grundfreibetrag wird bei den betrieblichen Einkünften (LaFo, Selbständig, Gewerbebetrieb) berechnet und extra ausgewiesen.
- Der Familienbonus Plus wird anhand der Eingabe "Anzahl der Kinder unter 18 Jahren" bzw. Anzahl der Kinder ab 18 Jahren" ganzjährig berechnet. Sind Kinder in den Stammdaten als Angehörige erfasst, werden diese automatisch in die Berechnung übernommen. Kinder, die im Berechnungsjahr 18 werden, werden ganzjährig als 18-Jährige betrachtet.
- Der Verkehrsabsetzbetrag wird berechnet, wenn Einkünfte aus einer nichtselbständigen Arbeit vorhanden sind.
Die Schnellberechnung des Abgabenrechners berücksichtigt die GSVG für Standardfälle. Um diese Berechnung durchzuführen, füllen Sie die Felder "Anzahl der Versicherungsmonate“" und "Vorgeschriebene Sozialversicherungsbeiträge" aus.
Die Zeile "Nachforderung bzw. Gutschrift insgesamt" zeigt den Saldo aus der Einkommensteuernachforderung bzw. -gutschrift sowie der Sozialversicherungsnachforderung bzw. -gutschrift.