ZEIT Auswertungsdesigner
Grundlegende Informationen zur BMD NTCS finden Sie unter Willkommen in der NTCS. Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte. Einen Überblick über alle häufig gestellten Fragen finden Sie unter FAQ und Lernvideos.In diesem Dokument wird auf den Auswertungsdesigner in der Zeiterfassung eingegangen, welcher ab der Jahresversion Kalenderjahr 2025 zur Verfügung steht.
Hinweis
 | Das Programm Auswertungsdesigner Alt bzw. Auswertungen Alt steht für eine gewisse Übergangszeit noch bereit. Es können die bestehenden Auswertungen vom alten auf den neuen Auswertungsdesigner übernommen werden mit einer eigens dafür vorgesehenen Funktion. |
Auswertungsdesigner Neu
In diesem neuen ZEIT Auswertungsdesigner werden Auswertungen neu angelegt, die Spalten der Auswertung definiert oder geändert bzw. bestehende Auswertungen verwaltet.
Um die Auswertungen anzusehen, können Sie das Programm Auswertungen Neu bzw. dazugehörig das Showprogramm oder Smart-Interfaces verwenden.
Mit der Umstellung auf diesen neueren Auswertungsdesigner wird das Programmverhalten an die Auswertungsdesigner der anderen NTCS Pakete angeglichen, da diese dieselbe Basis haben.
Dabei ergeben sich viele Vorteile, z. B., dass für die Anzeige von Mitarbeiterfeldern in einer Liste keine Makros mehr benötigt werden, sondern eine vollständige Feldauswahl zur Verfügung steht.
Neuanlage einer Auswertung
Auswertungstypen
Im Auswertungsdesigner stehen im Fensterbereich "Auswertungstypen" die einzelnen Arten von möglichen Auswertungen bereit und im Fensterbereich "Auswertungen" die jeweilig angelegten Auswertungen.
Für eine Neuanlage muss zuerst der jeweilige Auswertungstyp ausgewählt werden und dann kann die Neuanlage mit der Funktionstaste F5 gestartet werden.
Mögliche Auswertungstypen:
- Historische Daten auswerten: Ermöglicht die Eingabe eines Von- und Bis-Monats. Dabei werden z. B. Monatssummen oder Salden abgefragt. Es werden bereits vorhandene/berechnete Werte berücksichtigt bzw. geladen. Die Auswertung erfolgt daher schneller.
- Auswertung per Stichtag: Ermöglicht die Eingabe eines Auswertungsstichtages, was z. B. bei Saldenlisten relevant ist. Bei dieser Auswertung wird die Berechnung laut Bewertung gestartet. Der Aufruf dieser Daten dauert daher etwas länger als "Historische Daten" auszuwerten, weil die Werte bis zu dem Stichtag hin berechnet werden.
- Buchungsartensummen auswerten: Hiermit können Zeitbuchungssummen mit gewählten Buchungsarten angezeigt werden. Die Auswertung erfolgt tagesbezogen mittels Eingabe eines Von-/Bis-Datums.
- Tagessummen auswerten: Bezieht sich auf Tagessummen, wie z. B. ÜStd., Zulagen usw., welche in der Bewertung berechnet werden. Eine tagesbezogene Auswertung mittels Eingabe eines Von-/Bis-Datums ist möglich.
- Dienstplan Saldenvorschau: Wird im Programm "Dienstplan" verwendet. Wie "Auswertung per Stichtag", nur dass für Tage, die in der Zukunft liegen, angenommen wird, dass der Mitarbeiter laut Plan arbeiten wird (Zeitbuchungen werden simuliert).
- Zeitbuchungen: Es werden Zeitbuchungen abgefragt und aufgelistet und z. B. sortiert oder gruppiert, je nach Einstellungen im Spaltendesigner.
Auswertung
Im folgenden Fenster wird die Auswertung an sich definiert. Weiters ist der Spaltendesigner das wichtigste Feld in dieser Ansicht. In ihm wird definiert, welche Daten in der Auswertung anzeigt werden und welche Sortierung und Filterung angewendet werden soll.
Weitere relevante Felder in diesem Fenster sind:
- Berechtigungen für Mitarbeiterdaten prüfen
- Filterung auf Mitarbeiter und Stichtag und Firmen
- Automatische Spaltenbreite: Die Spalten werden automatisch an die Spaltenüberschriften angepasst und prozentuell verkleinert. Ist bei Auswertungen mit vielen Spalten empfehlenswert.
- Nullzeilen unterdrücken: Wenn alle Spalten einer Zeile den Wert 0 ausgeben, wird durch diese Einstellung die Zeile nicht gedruckt.
- Sortierwerte gruppieren bis Spalte: Der Andruck von Textduplikaten kann durch diese Einstellung geregelt werden (1 für 1. Spalte).
- Format: A4 oder A3
- Ausrichtung: Hochformat oder Querformat
- Ausdruck/Linien
- Formularkopf
- Reportdesign
Weitere relevante Funktionen in diesem Fenster sind:
- Aktivieren und Deaktivieren von Auswertungen
- Standard-/Musterauswertung
Mittels der Musterauswertung kann eine Vorschau mit Demodaten gestartet werden. Bei individuell angelegten Auswertungen gibt es keine automatische Musterauswertung. Es besteht aber die Möglichkeit, dass die Auswertung als PDF unter dem angegeben Pfad gespeichert wird.
Spaltendesigner
Mit der Funktionstaste F8 wird der Spaltendesigner geöffnet. Im Spaltendesigner werden der Aufbau (Sortierspalten) und der Inhalt (Datenspalten) der Auswertung definiert.
Der Spaltenbaum untergliedert sich in Spezial-, Sortier- und Datenspalten, je nach ihrer Datenherkunft.
Der Spaltenbaum untergliedert sich in Spezial-, Sortier- und Datenspalten, je nach ihrer Datenherkunft.
Die Spalten können mittels Drag & Drop oder Doppelklick in die Auswertung eingefügt werden. Durch den Button "Entfernen" können diese wieder gelöscht werden.
Ausgewählte Daten in der Auswertung werden grün und fett markiert. Außerdem wird mittels der Zahl am Ende angezeigt, wie oft dieses Feld in der Auswertung ausgewählt worden ist.
Sortierspalten
Bei Daten aus der Sortierspalte handelt es sich um Felder wie Mitarbeiternummer, Name, Abteilung etc. Standardmäßig ist bei Auswertungen in der ZEIT das Feld "Mitarbeiter" (Nummer und Langbezeichnung) ausgewählt.
Bei Daten aus der Sortierspalte handelt es sich um Felder wie Mitarbeiternummer, Name, Abteilung etc. Standardmäßig ist bei Auswertungen in der ZEIT das Feld "Mitarbeiter" (Nummer und Langbezeichnung) ausgewählt.
Durch diese Spalten werden auch Sortierungen in Auswertungen ausgewählt. Diese Spalten werden mit einer gelben Überschrift im Auswertungsdesigner angezeigt.
Datenspalten
Bei den Feldern in der Datenspalte handelt es sich um konkrete, anzuzeigende Werte der Zeiterfassung (z. B. Salden, Buchungsartenssummen, Telearbeit-Tage etc.). Diese Spalten werden mit einer blauen Überschrift im Auswertungsdesigner bzw. in der Spaltenübersicht angezeigt.
Die Spalten werden mittels Doppelklick oder Drag & Drop in die Auswertung eingefügt. Wenn mehrere Buchungsarten bzw. Zeitbezugsarten summiert werden sollen, muss mittels Drag & Drop die Datenspalte auf die bereits ausgewählten Spalte hinzugezogen werden.
Bei den Feldern in der Datenspalte handelt es sich um konkrete, anzuzeigende Werte der Zeiterfassung (z. B. Salden, Buchungsartenssummen, Telearbeit-Tage etc.). Diese Spalten werden mit einer blauen Überschrift im Auswertungsdesigner bzw. in der Spaltenübersicht angezeigt.
Die Spalten werden mittels Doppelklick oder Drag & Drop in die Auswertung eingefügt. Wenn mehrere Buchungsarten bzw. Zeitbezugsarten summiert werden sollen, muss mittels Drag & Drop die Datenspalte auf die bereits ausgewählten Spalte hinzugezogen werden.
Spezialspalten
Durch Spezialfelder können z. B. Formeln, Berechnungen, Prozentwerte, Makros etc. im Makroeditor angelegt bzw. eingefügt werden. Diese Spalten werden mit einer violetten Überschrift im Auswertungsdesigner angezeigt.
Durch Spezialfelder können z. B. Formeln, Berechnungen, Prozentwerte, Makros etc. im Makroeditor angelegt bzw. eingefügt werden. Diese Spalten werden mit einer violetten Überschrift im Auswertungsdesigner angezeigt.
Formel auf Aggregat
Die Spalte "Formel auf Aggregat" wird aus Performancegründen für Formelspalten verwendet, welche auf bereits aggregierte Werte anderer Spalten zugreift (z. B. Addition/Subtraktion von zwei Spalten). Außerdem ist dies auch für die Funktionalität relevant, z. B. bei Prozentrechnung.
Es werden z. B. mehrere Monate ausgewertet, am Ende werden die Gesamtsummen aller Monate ins Verhältnis gesetzt. Würde man das je Datensatz/Monat machen, würden die Prozentwerte der einzelnen Monate aufsummiert.
Jänner: Spalte 1 = 20, Spalte 2 = 10 -> 50 %
Februar: Spalte 1 = 50, Spalte 2 =5 -> 10 %
- Richtiges Gesamtergebnis bei Aggregat = 21 %
- Falsches Ergebnis mit "normaler" Formel = 60 %
Diese Einstellung entspricht jener Spalteneinstellung im alten bzw. bisherigen Auswertungsdesigner "Einmal am Ende berechnen".
Formel als Sortierung
Mithilfe dieses Feldes kann ein Wert, der via Formel ermittelt wird, als Sortierspalte eingesetzt werden. Das ist einfacher als ein Makro zu erstellen, da ein Feld aus dem Formeleditor geladen werden kann.
Makro
Bei der Verwendung von Makros müssen die Details ausgewertet werden (unterste Ebene). Das Erstellen von Makros bietet mehr Möglichkeiten als die Verwendung einer einfachen Formel, jedoch ist dies dementsprechend aufwendiger.
Makro auf Aggregat
Die Spalte "Makro auf Aggregat" wird aus Performancegründen für Makrospalten verwendet, welche auf bereits aggregierte Werte anderer Spalten zugreift (z. B. Addition von zwei Spalten). Außerdem ist dies auch für die Funktionalität relevant, z. B. bei Prozentrechnung.
Es werden mehrere Monate ausgewertet, am Ende werden die Gesamtsummen aller Monate ins Verhältnis gesetzt. Würde man das je Datensatz/Monat machen, würden die Prozentwerte der einzelnen Monate aufsummiert.
Jänner: Spalte 1 = 20, Spalte 2 =1 0 -> 50 %
Februar: Spalte 1 = 50, Spalte 2 = 5 -> 10 %
- Richtiges Gesamtergebnis bei Aggregat = 21 %
- Falsches Ergebnis mit "normaler" Formel = 60 %
Makro als Sortierung
Mithilfe dieses Feldes kann ein Wert, der via Makro ermittelt wird, als Sortierspalte eingesetzt werden.
Prozent von Gesamtsumme
Mit dem Einfügen dieser Spalte und der Hinterlegung einer Referenzspalte, welche die Berechnungsbasis bildet, wird der prozentuelle Anteil an der Gesamtsumme ausgewiesen.
Abweichung
Mithilfe dieser Spalte können Abweichungsberchnungen durchgeführt werden. Dazu werden die Felder "Berechnungsart Detail", "Referenzspalte" und "Referenzspalte 2" sowie "Ausgabe bei ungültigem Wert" verwendet. Je nach Auswahl der Berechnungsart wird das %-Zeichen vorgeschlagen.
Laufende Summe
Mithilfe dieser Spalte kann eine laufende Summierung bezogen auf eine Referenzspalte eingestellt werden.
Ausgewählte Spalten
In diesem Bereich werden die ausgewählten Spalten angezeigt. Diese können hier sortiert und verschoben werden.
In diesem Bereich werden die ausgewählten Spalten angezeigt. Diese können hier sortiert und verschoben werden.
In der Spalte "Gesamt" kann weiters für die gesamte Auswertung die Schriftart und Schriftfarbe ausgewählt werden. Zusätzlich können hier Gesamtsummen inkl. Bezeichnung und Hintergrundfarbe definiert werden.
Spalteneinstellungen
In den Spalteneinstellungen kann das jeweilige Format der Spalte eingestellt werden. Die Einstellungsmöglichkeiten sind immer vom Feld selbst abhängig.
Relevante Felder in der Spalteneinstellung sind:
- Spalte: Hier wird die Spaltenüberschrift definiert.
- Feld: Aktuell findet man hier die Information, welche Buchungsart oder Zeitbezugsart in der Spalte verwendet wird.
- Formatierungsmöglichkeiten: Ausrichtung, Farbe, Größe etc.
- Format
- Darstellungsformat: Hier kann eingestellt werden, dass nur eine Nummer und/oder auch der Name angezeigt wird. Diese Einstellungen benötigt man oft in Bezug auf Mitarbeiter und z. B. Abteilungen.
- Summe: Mit dieser Einstellung wird eine Summe für die Spalte ermittelt.
- Gruppierungen: Gruppierung erkennt man anhand der grünen Leiste in der Spaltenauswahl. Je Spalte kann nur auf eine andere Spalte gruppiert werden.
Tipp: Wenn das Darstellungsformat für eine Spalte eingestellt werden kann, wird dies im Hinweis angezeigt, den Sie sehen, wenn Sie die Maus über die Spaltenbezeichnung bewegen.
Ampel
Mit der sogenannten Ampel können Werte durch definierte Grenzen z. B. farblich markiert werden.
Mit der Funktionstaste F4 gelangen Sie in das Fenster zur Anlage und Verwaltung einer Ampel. Anschließend können Sie in dem Detailfenster die Ampeleinstellungen definieren.
Dafür werden die Grenzwerte ausgewählt und eine Überschrift vergeben. Anschließend kann noch zwischen verschiedenen Formaten, Bildern und Farben unterschieden werden. Die Ampel kann auch dafür verwendet werden, dass bestimmte Werte nicht angedruckt werden (z. B. indem Schriftfarbe Weiß eingestellt wird).
Formularkopf/-fuß ändern
Soll zum Beispiel ein Logo auf der Auswertung angezeigt werden, kann dies mit dem Formularkopf/-fuß eingestellt werden.
Reportdesign ändern
Das Aussehen der Auswertung in Form eines Ausdrucks bzw. PDFs wird mittels Reportdesign geändert.
Auswertungen
Unter "Auswertungen" können Sie die zuvor angelegten/definierten Auswertungslisten aufrufen bzw. ansehen sowie exportieren oder ausdrucken.
Dieses Ansehen bzw. Aufrufen der jeweiligen Auswertung kann in der NTCS aber auch im Web erfolgen.
Smart-Interfaces
Nach der Speicherung kommt eine Abfrage, ob ein Smart-Interface für die Auswertung erstellt werden soll.
Ein Smart-Interface wird als Abfragefenster über eine bereits bestehende Auswertung gelegt. Damit können Sie die Auswertung einerseits mit bestimmten, selbst wählbaren Filterfeldern eingrenzen, andererseits vor unbefugtem Zugriff schützen.
Die Anwender eines Smart-Interface sehen damit nur ein Abfragefenster, aber nicht die Einstellungen zur Auswertung selbst, wie es im Auswertungsdesigner selbst der Fall wäre.
Soll nachträglich ein Smart-Interface erstellt werden, muss in Auswertungen im jeweiligen Auswertungstyp mittels Funktionstaste F4 ein neues Smart-Interface erstellt werden. Es muss hier eine Auswertung aus dem Auswertungsdesigner im Feld "Auswertung" ausgewählt werden.
Für das Smart-Interface sind die Felder "Bezeichnung", "Auswertung" und "Feldauswahl" notwendig. Die Feldauswahl muss immer ausgewählt werden, da sonst keine Abfrage auf Mitarbeiter und Zeitraum aufscheint.
Auswertungsmöglichkeiten
Auswertung starten
Durch "Auswertung starten" wird das Smart-Interface, mit dem die gewünschten Filterungen eingegeben werden können, für die Auswertung geladen. Die Auswertung kann dann mittels Ausdruck, Vorschau, Drucken oder Export ausgewertet werden.
Durch "Auswertung starten" wird das Smart-Interface, mit dem die gewünschten Filterungen eingegeben werden können, für die Auswertung geladen. Die Auswertung kann dann mittels Ausdruck, Vorschau, Drucken oder Export ausgewertet werden.
Showprogramm
Das Showprogramm ist für jedes beliebige Smart-Interface verfügbar und kann im Fenster "Auswertungen" mit der Funktion "Showprogramm" oder der Tastenkombination Alt + F3 gestartet werden.
Das Showprogramm ist für jedes beliebige Smart-Interface verfügbar und kann im Fenster "Auswertungen" mit der Funktion "Showprogramm" oder der Tastenkombination Alt + F3 gestartet werden.
Das Showprogramm im Auswertungsdesigner ist eine Funktion, die es ermöglicht, Auswertungsdaten sowohl in tabellarischer als auch in grafischer Form auf dem Bildschirm darzustellen (z. B. Mitarbeiterstatistiken). Die grafische Darstellung wird stark durch das Design der Auswertung bestimmt.
Aktualisieren
Dadurch kann die Auswertung bei Änderungen von z. B. Zeitbuchungen oder Änderung des Spaltendesigner aktualisiert werden.
Sortierung
Durch Auswahl in der Baumstruktur im Bereich "Sortierung" werden jeweils die Daten im rechten Bereich geladen. Für diese Auswahlmöglichkeit muss das gewünschte Sortierkriterium an 1. Stelle in der Feldauswahl im Auswertungsdesigner sein.
Anpinnen von Summen
Summen können jeweils angepinnt werden, wodurch zum Beispiel Summen von Abteilungen verglichen werden können. Dafür muss zuerst die gewünschte Ebene ausgewählt, dann die Summe angepinnt und in eine andere Ebene im Sortierbaum gewechselt werden. Wichtig dabei ist, dass in der Feldauswahl im Auswertungsdesigner jeweils "Summe" für die notwendigen Felder ausgewählt ist.
Dadurch kann die Auswertung bei Änderungen von z. B. Zeitbuchungen oder Änderung des Spaltendesigner aktualisiert werden.
Sortierung
Durch Auswahl in der Baumstruktur im Bereich "Sortierung" werden jeweils die Daten im rechten Bereich geladen. Für diese Auswahlmöglichkeit muss das gewünschte Sortierkriterium an 1. Stelle in der Feldauswahl im Auswertungsdesigner sein.
Anpinnen von Summen
Summen können jeweils angepinnt werden, wodurch zum Beispiel Summen von Abteilungen verglichen werden können. Dafür muss zuerst die gewünschte Ebene ausgewählt, dann die Summe angepinnt und in eine andere Ebene im Sortierbaum gewechselt werden. Wichtig dabei ist, dass in der Feldauswahl im Auswertungsdesigner jeweils "Summe" für die notwendigen Felder ausgewählt ist.
Ausdrucksvorschau, Export und E-Mail-Versand sind auch in dieser Funktion möglich.
Übernahme/Umstellung
Bereits angelegte Auswertungen vom bisherigen/alten Auswertungsdesigner können einfach in den neuen Auswertungsdesigner übernommen werden. Der Übernahmeprozess wird in der Funktion "Auswertungen Alt” gestartet unter: Paket ZEIT → Auswertungen → Weitere Auswertungen → Auswertungen Alt
In der Funktion "Auswertungen alt" muss nun beim Auswertungstyp "Auswertungsdesigner” ausgewählt werden.
Danach sieht man im Fenster "Auswertungsdesigner" die bisherigen Auswertungen
Folgende Funktionen stehen hier zur Verfügung:
- In neuen AWD übernehmen: Hiermit kann man einzelne (markierte) Auswertung übernehmen.
- Alle in neuen AWD übernehmen: Hiermit werden alle bestehende Auswertungen aus der Liste übernommen
Aus der Auflistung kann man ebenfalls entnehmen, welche Auswertungen bereits übernommen worden sind.
Anmerkung: Eine mehrmalige Übernahme derselben alten Auswertung ist möglich, diese wird dann mit einer neuen ID und Änderungsdatum in die neuen Auswertungen übernommen.
Durch die Übernahme wird ein Änderungsdatum erzeugt und das Kennzeichen im Feld "Übernommen" gesetzt.
Nach der Übernahme finden Sie die Auswertung(en) unter Auswertungen Neu.
Anschließend wird automatisch ein Smart-Interface erstellt. Dieses muss nicht eigens angelegt werden.
Die Auswertung kann nun gestartet werden. Vorher empfiehlt es sich jedoch, noch einen Blick in den Spaltendesigner zu werfen, um zu überprüfen, ob nach der Übernahme noch Anpassungen nötig sind.
Informationen bezüglich Übernahme von Auswertungen
Der Großteil der Auswertungen kann vollständig 1:1 übernommen werden, aber ggf. nicht alle spezielle Einstellungen.
Folgende Punkte können momentan ggf. noch nicht oder nicht vollständig übernommen werden:
- Gespeicherte Reports
Reports wurden z. B. gespeichert, damit Summen angezeigt wurden. Für diesen Fall ist im neuen Auswertungsdesigner keine Aktion notwendig, da Summen standardmäßig ausgegeben werden. Statt Reports zu speichern können Ausdruckseinstellungen direkt auf der neuen Auswertung oder je Spalte im Spaltendesigner definiert werden. - Ausdruckseinstellungen
In den Spalteneinstellungen gab es den Reiter "Ausdruckseinstellungen". Hier kann leider nur die Einstellung "Sortieren" übernommen werden.
Das Feld "Summierung" wird momentan nicht übernommen, da das im neuen Auswertungsdesigner ohnehin Standard ist.
Standardauswertungen
Zukünftig ist es auch möglich, Standardauswertungen für den Auswertungsdesigner einzuspielen.
Diese können im Fenster Auswertungsdesigner → Funktionen → Import/Export → Standardauswertungen importieren werden.
Standardmäßige Auswertungen sind zum Beispiel:
- Soll/Ist inkl. Monatssummen (kann z. B. für eine Deckungsprüfung bzw. Prüfung von ÜStd. und Summen verwendet werden)
- Aktuelle Salden (Saldenliste per Stichtag auszuwerten)
- Telearbeit (Summe Tage, die auch in der Überleitung in die Lohnverrechnung inkludiert sind)
- und weitere, z. B. Lohnarten-Liste (Auszahlungen bzw. Umbuchungen) ...
Unterschied zwischen Auswertungsdesigner Alt und Neu
Hier eine kurze Zusammenfassung von Unterschieden zwischen dem alten und neuen Auswertungsdesigner:
Nullwerte anzeigen
Das konnte bisher über eine Menüfunktion unter "Ansicht" ein-/ausgeschaltet werden.
Im neuen Auswertungsdesigner gibt es im Spaltendesigner bei Datenspalten das Feld "Ampel". Hier kann eingestellt werden, dass von 0,00 bis 0,00 kein Text ausgegeben wird (Feld "Format" = kein Text).
Mitarbeiter ohne Werte
Das konnte bisher über eine Menüfunktion unter "Ansicht" ein-/ausgeschaltet werden.
Mitarbeiter ohne Werte
Das konnte bisher über eine Menüfunktion unter "Ansicht" ein-/ausgeschaltet werden.
Im neuen Auswertungsdesigner gibt es je Auswertung die Einstellung "Nullzeilen unterdrücken".
Ausdruckseinstellung "Gruppieren"
Im alten Auswertungsdesigner konnte nach einer beliebigen Datenspalte gruppiert werden. Es wurde ein Gruppenkopf ausgegeben und darunter die Detail-Datensätze.
Ausdruckseinstellung "Gruppieren"
Im alten Auswertungsdesigner konnte nach einer beliebigen Datenspalte gruppiert werden. Es wurde ein Gruppenkopf ausgegeben und darunter die Detail-Datensätze.
Im neuen Auswertungsdesigner kann für Sortierspalten das Feld "Kopf" aktiviert werden. Die Spalte, nach der gruppiert werden soll, muss dabei die erste Spalte der Auswertung sein.
Detailsummen
Im alten Auswertungsdesigner gab es die Funktionen "Detailsummen" und "Detailsummen aller Mitarbeiter".
Im neuen Auswertungsdesigner können Detailsummen dadurch angezeigt werden. Dies geschieht, indem man in die Auswertung rechts neben dem Mitarbeiter eine Tages- oder Monatsspalte einfügt (Spaltendesigner → Sortierung → Abrechnungszeitraum). Im Baum des "Showprogramms" kann links oben zwischen "Sortierung detailliert" und "Sortierung kumuliert" gewechselt werden.
Durchschnitt aller Monate/Tage
Über die Einstellung "Werte berechnen" konnte bei Datenspalten eingestellt werden, dass nicht alle Monate/Tage summiert wurden, sondern dass ein Durchschnittswert ausgegeben wurde.
Detailsummen
Im alten Auswertungsdesigner gab es die Funktionen "Detailsummen" und "Detailsummen aller Mitarbeiter".
Im neuen Auswertungsdesigner können Detailsummen dadurch angezeigt werden. Dies geschieht, indem man in die Auswertung rechts neben dem Mitarbeiter eine Tages- oder Monatsspalte einfügt (Spaltendesigner → Sortierung → Abrechnungszeitraum). Im Baum des "Showprogramms" kann links oben zwischen "Sortierung detailliert" und "Sortierung kumuliert" gewechselt werden.
Durchschnitt aller Monate/Tage
Über die Einstellung "Werte berechnen" konnte bei Datenspalten eingestellt werden, dass nicht alle Monate/Tage summiert wurden, sondern dass ein Durchschnittswert ausgegeben wurde.
Im neuen Auswertungsdesigner ist das durch Einfügen mehrerer Spalten möglich:
1. Die Auswertung muss eine Tages- oder Monatsspalte enthalten.
2. Gewünschte Summe einfügen (z. B. Sollstunden). Im Feld "Gruppierung" die Tages- oder Monatsspalte auswählen und Spalteneinstellung "Drucken" auf "Nein" einstellen.
3. Weitere Spalte unter Spezial → "Summe Gruppierung" einfügen, als Referenzspalte die Spalte aus Punkt 2 auswählen und Berechnungsart "Summe" auf "Durchschnitt - Gruppenspalten" einstellen.
Eine zweite Lösungsmöglichkeit ist, in Formel/Makro auf Aggregat auf die Anzahl der Tage/Monate zuzugreifen.
Formelzugriffe BMD_ZSPWERT und BMD_ZSPNUMMER
Die Formelzugriffe auf Spaltenwert und Spalten-Nr. sind nur deswegen im neuen Auswertungsdesigner enthalten, damit alte Auswertungen übernommen werden können und funktionieren. Aber sie werden im Formel- und Makroeditor nicht angezeigt. Grund ist, dass diese bei neuen Auswertungen nicht benötigt werden. Die Logik im neuen Auswertungsdesigner ist, dass hier jede Spalte automatisch als eigener Formelzugriff eingefügt wird in Form einer eigenen ID.
Vorjahresvergleich
Im alten Auswertungsdesigner gab es das Einstiegsfeld "Anzahl Vorjahre" und die Funktion "Spalten je Jahr nebeneinander anordnen".
Im alten Auswertungsdesigner gab es das Einstiegsfeld "Anzahl Vorjahre" und die Funktion "Spalten je Jahr nebeneinander anordnen".
Das gibt es im neuen AWD nicht, da dies bisher kaum genutzt worden ist. Ein möglicher Workaround wäre "Gruppieren" zu nutzen:
Der gesamte Zeitraum (z. B. 1.2023 bis 12.2024) wird aufbereitet und dabei wird nach einer Spalte gruppiert (z. B. Jahr). Für jede Datenspalte wird dann je Jahr eine Spalte erzeugt.
Das funktioniert auch für den Mitarbeiter d. h., je Datenspalte und Mitarbeiter wird eine Spalte erzeugt.
BMD Web-Auswertungen
In der Web-Zeiterfassung steht der Button "Auswertungen" zur Verfügung. Hier können die erstellten Auswertungen aufgerufen bzw. angesehen sowie auch exportiert oder gedruckt werden.
Die Erstellung und Änderung von Auswertungen erfolgt jedoch natürlich im NTCS Vollclient über den Auswertungsdesigner.
Die Erstellung und Änderung von Auswertungen erfolgt jedoch natürlich im NTCS Vollclient über den Auswertungsdesigner.
Stapeldefinition
Auswertungen können auch automatisiert über einen (geplanten) Stapel zentral abgespeichert, exportiert oder per E-Mail versendet werden.
In der Stapeldefinition ist dafür die Funktion "ZEIT Auswertung starten" (Funktion: MCS_ZEITAWSMI_STAPEL) auszuwählen. Anschließend muss das gewünschte Smart-Interface ausgewählt und müssen ggf. die relevanten Stapelparameter gesetzt werden, z. B. ein zu nutzendes Dateiverzeichnis o. ä.
Berechtigungen
Wie im nachfolgenden Screenshot erkennbar, können sowohl für den Auswertungsdesigner als auch für die bereits angelegten, anzusehenden Auswertungen eigens Berechtigungen festgelegt werden.
Hinweis
| Wenn ein Benutzer bisher im alten (ZEIT) Auswertungsdesigner berechtigt war, Auswertungen anzulegen, zu bearbeiten und zu starten, so sind diese Berechtigungen zukünftig auch für den neuen Auswertungsdesigner und das Programm "Auswertungen Neu" automatisch vergeben. War ein Benutzer jedoch nur für das Ansehen der Auswertungen berechtigt, nicht aber für das Bearbeiten oder eine Neuanlage, so ist er zukünftig nur für das Programm "Auswertungen Neu" (eben nur zum Ansehen/Starten der Auswertungen) berechtigt, nicht aber für den neuen Auswertungsdesigner, wo künftig Auswertungen definiert und gestaltet werden. |
Datenbesitzer
Berechtigungen auf gewisse Auswertungen können auch über Datenbesitzergruppen geregelt werden.
Das funktioniert so, dass auf den Smart-Interfaces zuvor manuell erstellte Datenbesitzergruppen hinterlegt werden können. Somit kann gesteuert werden, welche Benutzer welche Auswertungen sehen dürfen.
Zu beachten ist, dass dies jedoch nur für die Auswertung selbst gilt! Dies hat keinen Einfluss auf die jeweiligen Mitarbeiterdaten, die in der Auswertung dann geladen werden sollen!
Diese Datenbesitzergruppe muss dann anschließend allen Benutzern zugeordnet werden, welche für die Auswertung berechtigt sein sollen.
