my BMD Com Faktura: Artikel
Welche Vorteile es hat, Ihre Produkte und Dienstleistungen als Artikel in der Faktura anzulegen, erfahren Sie in dieser Themenhilfe.
Allgemein
Grundsätzlich ist es nicht notwendig, Artikel für die Belegerstellung anzulegen.
In jedem Beleg besteht die Möglichkeit, die Informationen zu den Belegpositionen als reinen Text zu hinterlegen und die entsprechenden Daten (Steuer, Preis etc.) manuell zu erfassen.
Dies bedeutet jedoch auch, dass die Daten für jeden Beleg manuell erfasst werden müssen.
Handelt es sich bei den Produkten/Dienstleistungen um immer wiederkehrende Artikel, empfehlen wir die Anlage in den Stammdaten, um so die Belegerfassung zu erleichtern und effizienter zu gestalten.
Vorteile der Artikelanlage
Neben der leichteren und effizienteren Belegerfassung hat die Anlage der Artikel in den Stammdaten auch noch folgende Vorteile:
- Leichtere und genauere Auswertung der verkauften Produkte/Dienstleistungen
Wird ein Artikel angelegt und in den Belegen verwendet, ist eine eindeutige Zuordnung der Belegpositionen möglich, wodurch in weiterer Folge Umsatzauswertungen erstellt werden können.
Werden die Belege ohne angelegte Artikel erfasst, fehlt die eindeutige Zuordnung, wodurch eine Umsatzauswertung je Produkt/Dienstleistung nicht mehr möglich ist. - Reduktion von Fehlern bei Preis- und Steuerprozentauswahl in der Belegerfassung
Da am Artikel bereits der entsprechende Steuersatz hinterlegt wird und auch ein Verkaufspreis hinterlegt werden kann, wird verhindert, dass am Beleg die falschen Daten angeführt werden.
Trotzdem besteht die Möglichkeit, am Beleg sowohl den Steuersatz als auch den Verkaufspreis manuell abzuändern. - Zuordnung von Buchungsinformationen der Produkte und Dienstleistungen für die Buchhaltung über das Schlagwort
Besteht die Anforderung seitens der Buchhaltung, dass z. B. Materialien und Dienstleistungen auf unterschiedliche Erlöskonten gebucht werden sollen, können diese Buchungsinformationen aufgrund der Hinterlegung eines Schalgworts am Artikel direkt an die Buchhaltung übergeben werden.
Werden nur manuelle Positionen in der Belegerfassung verwendet, ist eine derartige Steuerung nicht möglich.
Beispiel
 | Als Fotografin biete ich meinen Kunden die Dienstleistungen für Portrait- und Familienshootings an. Zusätzlich zu den in den Paketen enthaltenen Bildern können sie auch weitere Bilder bestellen. Da der Preis für die Dienstleistungen je Stunde sowie der Preis je zusätzlichem Bild immer gleich ist, möchte ich die Daten nicht jedes Mal manuell im Beleg erfassen. Somit lege ich die folgenden Artikel an:
Durch die fixe Hinterlegung der Steuer und des Preises muss ich bei der Belegerfassung nur noch den Kunden und den zu verrechnenden Artikel auswählen. |
Artikel
Wo die Artikel aufgerufen werden können und welche Artikeldaten hinterlegt werden können, wird in den folgenden Kapiteln beschrieben.
Zusätzlich erhalten Sie in dem folgenden Video alle Informationen dazu, wie Sie einen Artikel anlegen, bearbeiten bzw. löschen können und welche Vorteile die Anlage von Artikeln hat.
Liste der Artikel
Die Verwaltung der Produkte und Dienstleistungen erfolgt im Bereich "Artikel", der über die Menüleiste im Bereich Faktura → Artikel geöffnet wird.
Hier werden sämtliche Artikel aufgelistet, die bereits in den Stammdaten erfasst worden sind.
Innerhalb der Liste ist eine auf- bzw. absteigende Sortierung der Daten mittels Klick auf die Spaltenüberschriften möglich.
Die Sortierung ist erkennbar am entsprechenden Pfeil neben der Spaltenüberschrift.
Zusätzlich ist es möglich, nach bestimmten Artikeln oder Schlagwörtern zu suchen bzw. die Liste danach zu filtern.
Die Filterung der Artikel auf Basis der Suchfelder kann mit der Funktion "alle zurücksetzen" wieder zurückgesetzt werden, um somit die komplette Liste angezeigt zu bekommen.
Artikeldaten
Die Artikeldaten stellen die Basis für die Vorschlagswerte in der Belegerfassung dar.
Wird ein neuer Artikel angelegt bzw. ein bestehender bearbeitet, öffnen sich die Artikeldaten und es können die gewünschten Einstellungen bzw. Änderungen vorgenommen werden.
Folgende Artikeldaten können hinterlegt werden:
| Bezeichnung | Hier wird die genaue Bezeichnung der Dienstleistung / des Produkts hinterlegt, die auch auf den Belegen angedruckt wird. Wir empfehlen, die Bezeichnung so zu wählen, dass der Artikel einerseits in der Belegerfassung einfach zu finden, andererseits aber auch für den Belegempfänger klar verständlich ist. Bei der Bezeichnung handelt es sich um ein Pflichfeld, das befüllt werden muss. Werden hier keine Daten erfasst, ist ein Speichern des Artikels nicht möglich und es erscheint die entsprechende Hinweismeldung. | ||
Schlagwort | Das Schlagwort dient einerseits dazu, die Artikel zu kategorisieren und leichter auswerten bzw. filtern zu können, andererseits können anhand dieser auch für den Steuerberater relevante Informationen für die Kontierung übermittelt werden. Sollen z. B. Dienstleistungen und Produkte laut dem Steuerberater auf unterschiedliche Erlöskonten verbucht werden, kann dies über das Schlagwort gesteuert werden. Die Hinterlegung eines Schlagworts ist jedoch nicht unbedingt erforderlich. Nähere Informationen zu den Schlagwörtern sind im Dokument my BMD Com Faktura: Schlagwörter zu finden. | ||
Einheit | Bei der Einheit handelt es sich um jene, mit der das Produkt / die Dienstleistung verrechnet wird (z. B. Stück). Hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld, da z. B. für die elektronische Rechnung vorgegeben ist, dass eine Einheit bei der Rechnungsposition anzuführen ist. Im Standard stehen die Einheiten "Stück", "Stunde" und "kg" zur Verfügung. Weitere Einheiten können selbst definiert und angelegt werden. Informationen dazu sind im Kapitel Einheit zu finden. | ||
| Steuersatz | Hier ist jener Umsatzsteuerprozentsatz zu wählen, der für das Produkt / die Dienstleistung relevant ist. Zur Auswahl stehen nur die relevanten Steuersätze des Unternehmenslandes. Handelt es sich um kein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen (z. B. Kleinunternehmen etc.), kann dieses Feld nicht editiert werden. Mit Klick auf den Pfeil öffnet sich die Auswahl der vorhandenen Steuersätzen und der benötigte Steuersatz kann gewählt werden. Hinweis
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| VK-Preis | Soll in der Belegerfassung direkt ein Verkaufspreis für den Artikel vorgeschlagen werden, ist dieser hier zu hinterlegen. Abhängig davon, ob in den Einstellungen eine Brutto- oder Netto-Belegerfassung gewählt worden ist, ist hier entweder der VK-Preis brutto oder netto zu hinterlegen. Ist ein Vorschlagswert nicht gewünscht, kann das Feld leer bleiben. In der Belegerfassung selbst kann der vorgeschlagene Wert jederzeit abgeändert werden. Ob der Verkaufspreis brutto oder netto hinterlegt werden muss, ist anhand der Feldbezeichnung ersichtlich.  |
Ergänzende Felder
Ist es notwendig bzw. gewünscht, neben den oben angeführten Daten noch weitere Informationen zum jeweiligen Artikel zu erfassen, ist dies über die ergänzenden Felder möglich.
Mit Klick auf das Plussymbol 
neben dem jeweiligen Feld wird dieses aktiviert und die gewünschten Daten können erfasst werden.
neben dem jeweiligen Feld wird dieses aktiviert und die gewünschten Daten können erfasst werden.Folgende Felder stehen ergänzend zur Verfügung:
| Beschreibung | Ist die Bezeichnung für die genaue Beschreibung des Produkts / der Dienstleistung nicht ausreichend, können die zusätzlichen Informationen über die Beschreibung ergänzt werden. Die Beschreibung wird in der Belegerfassung angezeigt und auf den Belegen entsprechend angedruckt. |
Artikelnummer | Soll eine eigene Artikelnummer vergeben werden, ist dies über dieses Feld möglich. Die Artikelnummer dient nur zur internen Information und wird im Standard nicht auf den Belegen angeführt bzw. in der Artikelsuche berücksichtigt. |
Notiz | Notizen und interne Informationen, die weder in der Belegerfassung noch auf den Belegen selbst eine Relevanz haben, können über dieses Feld erfasst werden. Ist am Artikel eine Notiz hinterlegt, ist dies in der Liste der Artikel anhand des Notizsymbols ersichtlich. Die hinterlegten Daten werden im Mouseover-Text angezeigt.  |
Sind ergänzende Felder bei einem Artikel aktiviert worden, sind diese beim jeweiligen Artikel immer aktiv. Bei allen anderen Artikeln sind die Felder im Standard deaktiviert.
Hinweis
 | Entfernen Sie eines der ergänzenden Felder mit "x", wird nicht nur das Feld ausgeblendet, sondern auch der Inhalt des Feldes gelöscht. |
Einheit
In diesem Video wird Ihnen kurz erklärt, wofür eine Einheit benötigt wird und wie diese angelegt bzw. bearbeitet werden kann.
Für jeden Artikel ist eine entsprechende Einheit zu hinterlegen, in der dieser verkauft (verrechnet) wird.
Grund dafür ist unter anderem die elektronische Rechnungslegung, bei der es die Vorgabe gibt, dass je Rechnungsposition eine Einheit anzuführen ist.
Im Standard werden die Einheiten "Stück", "Stunde" und "Kilogramm" ausgeliefert. Bei der Einheit "Stück" handelt es sich um die Standardeinheit, die generell vorgeschlagen wird.
Ist es gewünscht, neue Einheiten anzulegen oder auch bestehende zu ändern, kann dies direkt über das Feld "Einheit" erfolgen. Dabei ist es irrelevant, ob der Aufruf in den Artikeldaten oder in der Belegerfassung in den Positionen erfolgt.
In beiden Fällen wird die Bearbeitung bzw. Neuanlage der Einheit geöffnet.
Um eine neue Einheit anzulegen, ist der Fokus in das Feld "Einheit" zu setzen. In der Ergebnisliste der Einheiten steht die Funktion "Einheit anlegen" zur Verfügung.
Mit Ausführen der Funktion öffnet sich das Fenster für die Neuanlage.
Im Feld "Einheit" wird nun die gewünschte Bezeichnung der Einheit (z. B. "Km") hinterlegt. Mit "Speichern" wird die Anlage abgeschlossen und die neue Einheit steht für die Verwendung zur Verfügung.
Um eine bestehende Einheit zu ändern, steht die Funktion "Bearbeiten" über das Bleistiftsymbol zur Verfügung.
Ist eine Einheit in der Liste markiert worden, ist die Funktion ersichtlich und kann ausgeführt werden. Mit Aufruf der Funktion öffnet sich das Fenster für die Bearbeitung der Einheit.
Sobald die Änderung gespeichert worden ist, ist die Änderung sowohl für neue als auch bestehende Artikel verfügbar.
Weitere Informationen zum Thema Artikel
Weitere Informationen zu z. B. der Artikelanlage und Fragen, die regelmäßig zum Thema Artikel gestellt werden, finden Sie in den folgenden Dokumenten:
Artikel | Neuanlage eines Artikels und was ist dabei zu beachten
Artikel | Wie ein bestehender Artikel bearbeitet oder gelöscht werden kann
my BMD Com Faktura: FAQ ArtikelFAQ | Häufig gestellte Fragen zum Thema "Artikel"
 | Siehe auch:  Lernvideo: Artikel anlegen Lernvideo: Einheiten anlegen |